Faire un plan de prospection en 6 étapes (+ guide sur la qualification de leads offert)

La prospection de nouveaux clients est une étape indispensable pour n’importe quelle équipe commerciale. Cependant, une prospection sans plan d’action commercial, à l’aveugle, avec très peu de coordinations entre les différentes équipes n’aura qu’un impact limité sur vos efforts commerciaux. Pire, cela peut mener à un burnout de vos équipes et une perte de temps qui a un coût à la fois moral et financier.

C’est là qu'un plan de prospection prend tout son sens : il permet de structurer vos activités co et définir clairement les objectifs commerciaux et les actions nécessaires pour les atteindre. Le plan de prospection va donc procurer à vos équipes les fondations dont elles ont besoin pour atteindre leurs objectifs, acquérir de nouveaux clients et influencer le développement commercial de l’entreprise dans son ensemble.

Mais les bénéfices ne s’arrêtent pas seulement là : disposer d’un planning de prospection vous permettra de mesurer vos efforts de façon plus précise afin d’affiner vos tactiques de prospection en temps réel, pour de meilleurs résultats obtenus.

Comment faire un plan de prospection ?

Maintenant que nous avons vu comment un plan de prospection commercial peut se montrer utile pour vos actions commerciales, rentrons un peu plus dans les détails. Dans cette partie vous trouverez nos conseils (divisés en 6 étapes) pour créer des actions de prospection commerciale efficace.

Étape 1 : Définissez vos objectifs de prospection

C’est peut-être l’étape la plus importante. Avant même de commencer à penser à votre cible ou aux différentes techniques que vous allez utiliser pour démarcher vos prospects, il vous faut avoir défini vos objectifs de prospection en amont. En pratique, il arrive que les objectifs ne soient pas clairement définis alors même que vos commerciaux se sont déjà lancés corps et âme dans leurs activités de prospection.

Ce cas de figure pose problème étant donné que le succès de vos actions commerciales est difficilement mesurable : comment savoir si votre stratégie de prospection porte ses fruits ? Cela rend difficile toute sorte d’amélioration des techniques et stratégies de vente. Après tout, comment savoir quoi améliorer si vos équipes n’ont pas de visibilité sur ce qui ne va pas ? Il convient donc de définir vos objectifs de prospection en amont et d’adapter votre planning de prospection en fonction (et non l’inverse). Faites le point avec vos équipes, analysez les performances passées, l’état du marché ainsi que toutes les données pertinentes en votre possession afin de définir vos objectifs.

Si vous éprouvez des difficultés, vous pouvez utiliser la méthode SMART qui est très utilisée par les équipes commerciales et marketing pour définir des objectifs qui sont précis, pertinents atteignables et mesurables. Ils peuvent par exemple concerner l’augmentation du chiffre d’affaires, le nombre de nouveaux prospects chauds transformés en clients ou de prospects qualifiés faisant partie d’une zone géographique spécifique.

Finalement, ce qui importe c’est que ces objectifs soient pertinents pour l’entreprise tout en restant réalistes et mesurables par votre équipe commerciale.

Étape 2 : Choisissez votre cible

Une fois vos objectifs définis, vous pouvez choisir votre cible. Plusieurs cas de figure s’offrent à vous et dépendront de votre entreprise, les outils de génération de leads à votre disposition, ainsi que des objectifs que vous souhaitez atteindre.

Votre cible peut être restreinte avec un ciblage qui se fait sur une zone géographique ou une industrie (dans le cadre d’un démarchage BtoB) bien spécifique. À l’inverse, vous pouvez avoir un ciblage beaucoup plus large qui se portera sur un marché entier (comme un pays) et qui ne répondra qu’à très peu de critères. Votre cible dépend donc grandement de votre secteur d’activité, de votre budget et des techniques de vente utilisées par vos équipes commerciales.

Définir son client idéal

Il va falloir que vous qualifiiez les prospects avec lesquels vous rentrez en contact, car même si ces derniers répondent à certains critères de base (comme la zone géographique ou l’industrie dans laquelle ils travaillent), ils ne répondent peut-être pas à d’autres critères plus spécifiques tels que le budget dont ils disposent.

Afin de structurer vos prospects, vous pouvez créer un fichier de prospection : c’est une base de données qui recensent vos prospects et leads. Chaque prospect recensé dispose de sa propre fiche prospect qui contient des informations utiles telles que :

• Son nom et prénom

• Son numéro de téléphone

• Son adresse e-mail

• Son entreprise

• Le poste occupé

Si le prospect est en charge ou influence la prise de décision dans l’entreprise

Cette fiche peut être remplie avant même la première interaction si vous disposez déjà de certaines informations. Le reste pourra être rempli durant votre premier appel ou entretien. N’hésitez pas à télécharger notre modèle gratuit de fiche prospect et à vous en servir comme base pour vos propres fiches.

Il existe de nos jours plusieurs outils qui permettent de garder un œil sur vos prospects et leur emplacement dans le pipeline de vente. Un CRM orienté pour la vente procure une solution tout-en-un afin d’enregistrer, qualifier et suivre vos prospects. Il existe également des outils qui permettent de valider en temps réel les prospects qui rentrent en contact avec vous – c’est notamment le cas de notre Chatbot qui fait partie de notre extension LeadBooster.

Étape 3 : Utilisez les bons canaux de prospection

Une fois vos objectifs et votre cible définis, il est temps de choisir les canaux de communication que vous allez utiliser pour votre campagne de prospection. Ces canaux dépendront de plusieurs critères :

• Vos objectifs : quels canaux de communication me permettent d’atteindre mes objectifs commerciaux ?

• Votre cible : quels canaux me permettent de communiquer avec mon audience de la meilleure façon ? Si votre cible se trouve en majorité sur LinkedIn par exemple, utiliser cette plateforme pour trouver de nouveaux prospects est vital.

• Votre budget : quels canaux sont les plus adaptés à mon budget ? Certains canaux sont plus coûteux que d’autres et le retour sur investissement n’est pas toujours intéressant si votre budget n’atteint pas un seuil minimum.

Les différentes techniques de prospection

Voici quelques exemples de canaux souvent utilisés par les équipes commerciales lors de leurs campagnes de prospection.

La prospection téléphonique ou phoning

La prospection téléphonique a de nos jours une réputation sulfureuse, principalement à cause de certains commerciaux peu frauduleux qui sont prêts à tout pour arriver à leur fin. Pourtant, lorsque mené sensiblement, le phoning est une technique de prospection tout à fait viable. Pour cela, il convient d’appliquer quelques bonnes pratiques avant tout coup de fil passé afin de garantir une première prise de contact réussie :

• S’assurer que le prospect appelé fait bien parti de votre cible

• La communication avec le prospect doit être personnalisée : ne récitez pas le même discours que vous avez appris par cœur à chaque personne que vous avez au bout du fil (et ce même si vous utilisez un script).

• Le but d’un premier appel n’est pas de déclencher la vente ! Il permet avant tout d’échanger et d’en savoir plus sur les besoins de votre prospect afin de le qualifier : n’hésitez pas à poser les bonnes questions afin d’obtenir des informations utiles qui vous serviront plus tard.

Les réseaux sociaux

Les réseaux sociaux sont très utilisés : les chances sont que votre cible se trouve sur un ou plusieurs réseaux sociaux. Les entreprises B2B par exemple trouveront la plupart de leurs leads sur LinkedIn, voire sur X (anciennement Twitter) pour certaines industries.

Une stratégie de communication adaptée à ces réseaux est de mise. Le social selling, qui est une technique qui consiste à utiliser les réseaux sociaux dans le processus de vente, vous permet de générer des leads grâce à une stratégie d’inbound marketing. Cependant, cela vous demande d’être très actif et requiert que vos équipes marketing produisent un contenu régulier de qualité afin de maintenir vos followers engagés.

Selon votre budget, vous pouvez également lancer une campagne payante afin d’obtenir des leads d’une façon un peu plus proactive. Cela demande cependant une bonne connaissance de votre cible et d’une landing page optimisée afin de maximiser le taux de conversion pour capturer les adresses e-mail et autres informations utiles sur vos prospects.

L’e-mailing

L’e-mailing est une technique de prospection digitale très efficace pour faire le point avec vos prospects et les maintenir engagés. Avec plus de 2,6 milliards de personnes qui disposent d’une boîte e-mail, c’est un canal de communication intimiste et très efficace qui, si bien utilisé, portera à coup sûr ses fruits.

Grâce à des outils d’e-mailing avancés, tels que notre outil Campaigns, vous pouvez segmenter votre audience selon plusieurs critères (dont l’étape du funnel de vente dans lequel le prospect se trouve). Cela vous offre la possibilité de créer des campagnes d’e-mailing bien plus ciblées qui résonnent avec votre audience.

Les évènements et salons professionnels

Ces évènements sont parfaits pour aborder vos prospects et clients en face à face et nouer des liens forts avec eux. Vous pouvez ainsi agrandir votre réseau et vous faire connaître dans le milieu par vos pairs.

Pour les plus courageuses et courageux d'entre vous, vous pouvez vous inscrire afin de donner une conférence sur un sujet pertinent pour votre industrie et, surtout, pour vos prospects. Cela permettra d’avoir les projecteurs braqués sur vous et d'asseoir votre autorité dans le milieu, tout en procurant de la valeur ajoutée à vos prospects et vous permettant de mettre la lumière sur votre entreprise et sa solution.

Les webinaires

C’est en quelque sorte la version digitale des événements professionnels. Les webinaires vous permettent d’éduquer vos prospects et clients sur un sujet pertinent, tout en faisant la promotion de vos produits et services.

Petit bonus non négligeable, il est presque systématique de s'inscrire à un webinaire en rentrant son adresse email, ce qui permettra en retour d’alimenter votre base de données pour vos campagnes d’emailing.

Les publicités en ligne

Nous avions évoqué plus haut la possibilité de lancer des publicités payantes sur les réseaux sociaux, plutôt que d’attendre que l’une de vos publications devienne virale sur un coup de chance.

En partant du même principe, vous pouvez également lancer des publicités payantes sur Google Ads qui vous permettront de générer du trafic sur votre site et des leads de façon proactive. Attention cependant à ne pas brûler votre budget dans le vent car Google Ads (tout comme Bing Ads) repose sur modèle de PPC : l’annonceur va payer par clic sur son annonce, et non par conversion. Cela signifie que vous pouvez perdre votre budget sans avoir reçu un seul lead. Nous vous conseillons par conséquent de faire appel à un expert.e (si vous n’en comptez pas déjà un.e dans vos rangs) ou former l’un des membres de votre équipe avant de lancer votre première campagne.

Le référencement naturel (SEO)

Cette technique de prospection se prête plus au marketing (et plus précisément à l’inbound marketing) qu’à la vente mais elle est devenue absolument primordiale de nos jours pour garantir un afflux constant de leads dans le pipeline.

Le SEO comprend toutes les activités d'optimisation faites sur un site web (création d’article, création de pages produits et commerciales, amélioration de l’UX et la vitesse du site, etc.) qui auront un impact sur son classement naturel (ou référencement) sur les moteurs de recherche comme Google ou Bing.

Étape 4 : Suivez un script (si la situation y est propice)

Un script n’est autre qu’un guide conversationnel que votre équipe commerciale pourra utiliser afin de faciliter les interactions avec les prospects. Le script doit être adapté selon la cible, le canal utilisé, vos objectifs et la problématique à laquelle votre produit ou service répond.

Souvent utilisé lors des appels à froid, un script peut être également appliqué à toutes les interactions écrites (e-mails, chats, messages sur les réseaux sociaux) que vous avez avec vos prospects. Les scripts sont peaufinés au fur et à mesure en fonction des résultats obtenus afin d’améliorer les performances de vos commerciaux (d’où l’intérêt de s’être fixé des objectifs clairs dès le début). Ils permettent de faciliter la communication et la rendre plus fluide, tout en permettant à vos équipes d’avoir des réponses ou techniques de relance efficaces en fonction du contexte.

Cependant, il ne faut pas non plus s’enfermer dans un script à tout prix si la situation appel plutôt à une communication spontanée. Les scripts sont simplement des outils qui, dans certains cas, peuvent faciliter la première interaction avec un prospect, mais ne doivent en aucun cas devenir une contrainte pour votre équipe.

Étape 5 : Vérifiez le bon suivi de vos prospects

Vous avez fait le plus difficile : vous avez trouvé des prospects qualifiés que vous pouvez transformer en clients de votre entreprise !

Maintenant, il reste à vérifier le bon suivi de ces prospects afin de les faire avancer dans le funnel de vente. Pour cela, il existe un grand nombre d’actions que vous pouvez implémenter afin d’entretenir vos prospects et assurer leur fidélisation.

Vous pouvez par exemple leur proposer un rendez-vous ou un appel téléphonique afin de discuter de leurs besoins et de décider ensemble si les services que vous proposez peuvent y répondre. Si le besoin de parler de vive voix ne se fait pas sentir (ou si vos commerciaux sont trop occupés pour dédier un rendez-vous à chaque prospect), alors envoyer des e-mails de rappel peut-être un bon moyen d’entretenir la relation. L’important est que vos équipes commerciales et autres équipes (telles que les équipes marketing) soient sur la même longueur d’onde afin d’avoir un processus de vente aussi fluide que possible. Dans ces e-mails, n’hésitez pas à leur fournir des informations utiles (livres blancs, données en rapport avec leur industries, etc.) afin de démontrer votre savoir faire et augmenter leur confiance envers votre entreprise.

Savoir en un coup d’œil où un prospect se trouve dans le processus de vente et quel lead prioriser est crucial, car cela dictera la façon dont vous allez communiquer. Pour cela, un CRM dédié qui dispose d’un pipeline de vente intégré comme Pipedrive est la solution parfaite et vous permettra de transformer un plus grand nombre de prospects en futurs clients.

Étape 6 : Mesurez votre succès

Trop souvent oublié, mesurer le succès de votre campagne de prospection est absolument vital. Votre force de vente se doit de savoir quelles sont les activités qui ont le plus d’impact et quelles sont celles qui ne produisent pas assez de valeur afin d’adapter sa stratégie et rester motivée.

Si vous avez définis des objectifs pertinents et mesurables (par exemple, via la méthode SMART), alors mesurer le succès de votre campagne est un jeu d’enfant puisque vous devriez déjà avoir en main toutes les données nécessaires. Des objectifs quantifiables tels que le nombre de leads qualifiés ou le nombre de rendez-vous obtenus par vos commerciaux sont de parfaits exemples d’objectifs qu’il est facile de mesurer tout au long de votre campagne.

Faire le point de façon régulière est également une bonne idée et permet d’ajuster votre campagne au fur et à mesure sans avoir à l’interrompre. Pour cela, vous pouvez utiliser la fonction « Éclairages» de Pipedrive qui vous offre un tableau de bord compréhensible et mis à jour en temps réel.

Pour résumer, mesurer le succès de votre campagne permet de :

• Savoir si votre plan de prospection est efficace

• D’ajuster en temps réel vos tactiques et stratégies commerciales afin d’atteindre vos objectifs commerciaux

• Motiver vos équipes en leur permettant d’avoir un retour concret sur leurs performances

• Identifier les activités qui apportent le plus de valeur afin de les prioriser

Le degré de succès de votre campagne aura donc un impact direct sur votre plan de prospection en vous permettant d’adapter votre stratégie commerciale en fonction des résultats obtenus.

Comment définir un budget pour mon plan de prospection ?

Le “bon” budget va dépendre de plusieurs facteurs qui sont propres à l’entreprise, son marché et son environnement concurrentiel.

Voyons plus en détail quels sont les coûts principaux à prévoir.

Les frais liés aux outils commerciaux et marketing

De quel(s) outil(s) allez-vous avoir besoin pour pouvoir prospecter ? Demandez-vous où se trouvent vos prospects et de quelles ressources vous allez avoir besoin pour maximiser les résultats.

Parmi les outils les plus populaires, on peut citer votre plateforme CRM qui va vous aider à stocker et gérer les données des leads que vous allez ajouter à votre pipeline ou encore votre logiciel d’emailing qui vous permettra de nurturer vos leads.

Les frais publicitaires

Si vous utilisez des canaux de prospection payants (comme Google Ads ou la publicité payante sur les réseaux sociaux), vous devrez compter ces dépenses publicitaires dans votre budget. Vous pouvez faire un test sur un budget limité afin de savoir si le budget que vous avez en tête est suffisant ou si vous devriez l’augmenter afin d’obtenir des résultats concluants.

Chaque secteur, marché et plateforme dispose de ses propres tarifs : certains sont plus onéreux que d’autres. Si vous n’avez vraiment aucune idée de budget de départ, essayez de trouver des études de cas ou articles spécifiquement centrés sur votre secteur d’activité. Vous pouvez également demander à vos pairs ou engager un.e expert.e afin qu’il ou elle vous conseille sur le budget optimal pour commencer.

Le marché et votre public cible

La taille du marché influencera le budget nécessaire pour l’atteindre. Plus votre marché est niche et plus il est (en théorie) facile de l’atteindre. Au contraire, si votre marché est composé de centaines de milliers d'entreprises par exemple, il va vous falloir du temps et de l’argent pour l’atteindre efficacement.

Mais la taille du marché n’est pas la seule chose que vous devez prendre en compte. Le parcours d’achat client est important. S’il vous faut dépenser de l’argent en campagnes Google Ads afin de cibler le même prospect plusieurs fois sur des campagnes deretargeting jusqu’à ce qu’il soit assez mature pour enfin vous donner ses coordonnées, votre coût d’acquisition sera forcément plus élevé.

Vous pouvez facilement calculer votre coût d’acquisition en divisant le coût total de chaque canal par le nombre de nouveaux clients générés grâce à ce canal sur une période donnée (six mois ou un an par exemple).

Les imprévus

Gardez toujours à l'esprit qu'il peut y avoir des dépenses imprévues. Ces dépenses, souvent petites individuellement, peuvent s’accumuler et creuser votre budget. Ces imprévus peuvent concerner des ajustements de stratégie, des tests de nouveaux canaux et stratégies ou des événements externes hors de votre contrôle. Prévoyez donc une marge de manœuvre dans votre budget pour faire face à ces situations.

En surveillant régulièrement vos techniques et résultats de prospection, vous pourrez optimiser vos dépenses et les ajuster en temps réel afin d’obtenir de meilleurs résultats sans pour autant dépenser plus.

Pour conclure

Comme nous l’avons vu au travers de cet article, un planning de prospection apporte une structure plus que bienvenue à vos campagnes. Aussi motivant qu’important, un plan de prospection commerciale efficace vous permet de garder un œil sur votre performance et vous offre la possibilité d’être réactif afin d’ajuster vos techniques de prospection en temps réel, si le besoin s’en fait sentir.

De la mise en place des objectifs aux canaux et tactiques de vente utilisés, le plan de prospection agit donc comme un guide qui fournit à votre équipe commerciale une structure prédéfinie qui facilite et fluidifie la recherche et la communication avec les prospects.

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour créer votre propre plan de prospection, il ne vous reste plus qu’à vous lancer !