Comment faire une fiche prospect ? (+ modèle à télécharger)

La fiche prospect, outil indispensable de tout commercial b to b ou même b to c, est une des premières choses à maîtriser pour avoir de vrais succès commerciaux et surtout pour avoir une gestion de la relation client efficace sur le long terme.

Dans cet article, vous apprendrez pourquoi utiliser des fiches prospect et comment les remplir au mieux afin de vous aider dans votre prospection commerciale. Finalement, vous pourrez télécharger un exemple de fiche prospect vierge et en savoir plus sur les outils de Pipedrive à votre disposition pour vous faire gagner du temps dans la gestion de vos contacts et faire des profits.

Pourquoi utiliser une fiche prospect ?

Contacter d'éventuels prospects n’est jamais chose facile, surtout lorsqu’il s’agit de tous premiers contacts sans introduction préalable. En effet, la prospection téléphonique a un rendement de 1,6 % en moyenne. Le premier avantage d’une fiche prospect, c’est qu’elle vous aide à affiner votre ciblage vers les décideurs ouverts à vous écouter et mieux identifier leurs intentions d’achat.

En rassemblant tous les détails de vos prospects dans un fichier, vous pourrez retrouver les points communs et les organiser en fonction des points forts que votre organisation peut leur proposer. Vous aurez également la possibilité de mieux vous positionner commercialement en amont d’un entretien.

Finalement, la fiche prospect sert à bien garder toutes les données amassées au cours des conversations avec vos futurs clients. Elle sert non seulement comme aide-mémoire, mais aussi à mieux partager l’information à l’intérieur de votre entreprise, entre équipes différentes, et à bien faire un onboarding une fois la vente achevée.

Comment remplir votre fiche ?

Lorsque vous préparez votre fiche prospect, vous commencerez au début avec l’essentiel et vous la remplirez progressivement pendant vos recherches préalables et vos entretiens avec le potentiel client. C’est pou

Revenons sur certains points qui méritent quelques explications.

Pour le numéro de téléphone, pensez à demander le fixe ET le portable, et notez le numéro pour lequel votre contact a une préférence pour être contacté.

Concernant le nom de l’entreprise, ajoutez des détails sur l’entreprise en général. N’hésitez pas à consulter ses réseaux sociaux pour y trouver les détails qui vous intéressent. Cela vous donne plus de crédibilité quand vous évoquez certains détails la concernant durant votre entretien.

Aussi, le degré d’influence que votre lead exerce sur la décision d’achat est un des éléments clé. En effet, le processus d’achat n’est pas forcément évident à définir avec seulement pour information le poste de votre interlocuteur. Vous devrez rechercher la structure de prise de décision de l’entreprise ciblée afin de connaître cette information, ou l’apprendre pendant vos premiers entretiens avec le prospect

Si l’on vous conseille de noter le domaine d’activité, c’est pour vous permettre de regrouper les prospects par catégorie, ce qui augmentera votre efficacité lors de vos appels en ayant des speeches déjà orienté sur leur domaine, ou de partager par exemple des études de cas qui leur correspondent.

Enfin, si vous arrivez à trouver le chiffre d’affaires sur une base de données externe, cela sera définitivement utile lorsqu’il s’agira de proposer votre offre commerciale.

Tous ces détails vous aideront à vous engager dans une première conversation agréable et utile, pendant laquelle vous apprendrez encore plus d’informations qui peuvent mener à une vente.

Enfin, n’oubliez pas de consulter la fiche prospect avant votre premier rendez-vous avec votre contact afin de vous familiariser avec lui / elle et son entreprise le mieux possible. Lors de votre entretien, vous aurez l’occasion d’ajouter des informations relatives dans la fiche.

Attention au RGPD !

Cela peut paraître évident pour certains, mais il est de bon ton de rappeler les règles à respecter dans la prospection B2B ou B2C

Pour le b to c :

• Lorsque vous contactez votre prospect, indiquez clairement comment vous allez utiliser ses données personnelles (par exemple : “puis-je avoir votre adresse mail pour vous envoyer une brochure?”).
• S’il s’agit d’une page web (par exemple un formulaire de contact), le consentement doit être explicite, via par exemple une case à cocher qui atteste d’avoir pris connaissance de l’utilisation des données.
• Conservez la preuve du consentement, au cas où la CNIL vous la demande.
• La personne doit avoir accès à ses données pour les modifier ou les supprimer.

Pour le btob:

• Vous pouvez démarcher des professionnels sans avoir eu leurs consentements explicite (par exemple : les contacter via leur compte Linkedin ou d’une campagne d’inbound marketing)
• Par contre, indiquez explicitement les finalités de l’utilisation de son adresse
• Encore et toujours : le contact doit avoir accès à ses données pour les modifier ou les supprimer.

Par contre bonne nouvelle : ces règles s’appliquent seulement aux adresses portant les noms des personnes et non pas aux adresses email génériques de type «[email protected]».

Un campagne de prospection efficace grâce aux fiches Contacts

Vous connaissez maintenant les avantages de préparer une fiche prospect, ce qu’elle est et ce qu’elle doit contenir au minimum pour vous être utile lors de votre prospection commerciale b to b.

Cependant, s’appuyer sur des documents très manuels du type Microsoft Word ou Excel ou sur des fiches écrites à la main n’est jamais aussi pratique que l’utilisation d’un système automatisé et facile à intégrer dans vos activités quotidiennes. En effet, le fait de devoir tout faire manuellement augmente le risque d’avoir un fichier de prospection erroné, ou avec des informations manquantes, ou encore avec des doublons.

Et c’est encore plus le cas lorsque vous souhaitez réutiliser la fiche pour faire des relances téléphoniques ou par emailing. La mise à jour manuelle des informations est alors chronophage et c’est là qu’avoir un outil directement intégré à son logiciel crm prendra tout son sens.

Les fiches Contacts de Pipedrive vous permettent de centraliser vos données dans un seul endroit en ligne, avec des champs personnalisés et des fonctionnalités qui boostent votre productivité. En stockant toutes les informations sur vos clients et prospects dans Pipedrive, vous pouvez vous concentrer pleinement sur vos entretiens, sans perdre de temps sur les activités administratives.

Utiliser Pipedrive, c’est simple et efficace : vous enregistrez les informations requises dans chaque champ et vous profitez aussi des champs personnalisables où vous mettez les notes qui ne trouvent pas leur place ailleurs. C’est rapide à apprendre et vous aurez aussi l’accès à de nombreuses ressources pour développer votre activité commerciale.

Pourquoi privilégier Pipedrive ?

• C’est un logiciel facile à utiliser et flexible, qui s’adapte à votre pipeline
• Pipedrive vous aide à mieux planifier toutes les actions qui mèneront à une vente, dès le premier contact avec vos prospects
• À l’instar des outils offline, avec Pipedrive vous avez l’accès à vos informations partout et vous pouvez les partager facilement avec vos collègues
• Suivez votre productivité avec des outils d’analyse qui vous aident à mieux calibrer vos efforts là où ils ont le plus de rendement

Pour conclure, utiliser une fiche contact au début de votre prospection commerciale vous aidera à mieux connaître vos clients potentiels avant de les rencontrer pour la première fois, vous donnant plus de crédibilité et augmentant vos chances de succès.

Mais on le reconnaît, une fiche à remplir manuellement et non connectée à vos autres outils a ses propres limites. En passant à un système intelligent de gestion des fiches contacts avec Pipedrive, vous aurez également accès à un outil puissant, efficace et facile à utiliser pour transformer ces prospects qualifiés en nouveaux clients !