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Sind elektronische Unterschriften gesetzlich bindend? Alles, was Sie wissen müssen!

Elektronische Unterschriften sind nicht nur kollaborativ, sondern der schnellste und verlässlichste Weg, um Unterschriften für Dokumente zu organisieren.

Anstatt darauf zu warten, dass ein Papierdokument unterzeichnet wird, können Sie mit einem Tool für eSignaturen Deals nicht nur schneller abschließen, sondern diese verfügen auch über einen klaren Audittrail. So steigt die Produktivität ebenso wie die Transparenz.

Je mehr Menschen digitale Arbeitspraktiken übernehmen und zu remoter Arbeit wechseln, desto mehr steigt die Popularität von elektronischen Signaturen. Manchmal gibt es jedoch Vorbehalte angesichts der Frage, ob elektronische Signaturen wirklich rechtsgültig sind. Dem liegt der Fehlschluss zugrunde, dass vor den Augen des Gesetzes etwas, das elektronisch unterschrieben ist anders als etwas, das handschriftlich unterzeichnet wurde, keine Gültigkeit hat.

In Deutschland und weltweit bestimmen und schützen Gesetze die Verwendung von eSignaturen. Sind elektronische Signaturen rechtsgültig? Die kurze Antwort ist “ja”. In mehr als 180 Ländern sind elektronische Signaturen rechtlich bindend und die Gesetze sind weitläufig.

Sofern es gesetzliche Ausnahmen gibt, bedeutet dies nicht, dass diese Art von Unterschriften nicht verwendbar sind, sondern dass es zusätzliche gesetzliche Anforderungen für die Durchsetzbarkeit gibt.

Weiter unten führen wir Details zu den Implikationen der Rechtmäßigkeit auf und wie Sie die angemessenen Werkzeuge auswählen, um eSignaturen für Ihr Unternehmen zu nutzen.

Inhalt


Was ist eine eSignatur?

Eine qualifizierte/rechtsgültige eSignatur ermöglicht es Ihnen, Absegnungen oder Einwilligungen digitaler Dokumente und Vereinbarungen zu erhalten. Durch den Gebrauch einer eSignatur wird die physische Signatur überflüssig und der Prozess zum Unterzeichnen von Verträgen schneller.

  • eSignaturen sind einfach – genau wie das Unterzeichnen von Papierunterlagen

  • In den meisten Ländern hat eine eSignatur die gleiche Rechtsgültigkeit wie eine Unterschrift auf Papier (Aber Sie sollten immer die aktuelle Gesetzgebung Ihres Wohnortes und die des Ortes, an dem die anderen Unterzeichnenden leben prüfen)

  • eSignatur können schon aus dem einfachen Hinzufügen eines Namens zu einem digitalen Dokument bestehen

  • eSignaturen genießen steigende Beliebtheit und die Prognosen für ihren Markt sehen signifikantes Wachstum für die kommenden Jahre

  • “eSignatur” ist ein weit gefasster Begriff für verschiedene Arten elektronischer Signaturen, einschließlich digitaler Signaturen, die verschiedenen Zwecken dienen


Sind eSignaturen und digitale Signaturen das Gleiche?

Die Begriffe eSignatur und digitale Signatur werden häufig synonym verwendet. Doch auch wenn Sie ähnliche Zwecke haben, gibt es entscheidende Unterschiede. Digitale Signaturen sind eine spezialisierte Unterkategorie elektronischer Signaturen:

  • Digitale Signaturen sind eine erweiterte Form elektronischer Signatur, die bzgl. der Verifizierung und Authentifizierung der unterzeichnenden Personen und der Integrität des Dokuments noch weiter gehen

  • Digitale Signaturen zeichnen sich hauptsächlich durch besondere Funktionen in den Bereichen Sicherheit und Compliance aus

  • Digitale Signaturen haben erweiterte Funktionen für den Audittrail sowie Backend-Werkzeuge, die die Authentizität sicherstellen

  • Eine digitale Signatur verwendet einen Algorithmus, um einen digitalen Fingerabdruck oder privaten Schlüssel zu erstellen, der bei jedem Dokument einzigartig ist

  • Bei digitalen Signaturen kommen Public Key Infrastructures (PKI) zum Einsatz, hierbei handelt es sich um Maßnahmen und Vorgänge, die genutzt werden, um digitale Zertifikate zu erstellen und auszugeben

  • Mit einer PKI wird die Identität der Nutzer nachgewiesen

  • Zu den Vorteilen von PKI gehören der kontrollierte Zugang zu Systemen und Ressourcen, verbesserte Verantwortlichkeiten und Datenschutz

Jede Art der elektronischen Signatur hat eigene Vorteile, aber nicht jede eSign Software liefert die gleichen Funktionen.

So ist z. B. Pipedrives Smart Docs eine Software, mit der Sie digitale Unterschriften erfassen können und die speziell auf die Bedürfnisse der Vertriebsbranche abgestimmt ist und mit Public Key Infrastructure (PKI) und Zertifizierung für zusätzliche Sicherheit ausgestattet ist. Dank Smart Docs zentralisiertem Dokumentationsprozess und Speicherung in der Cloud können Nutzer Deals schneller abschließen – ideal, wenn man von unterwegs arbeitet.


Sind eSignaturen rechtlich bindend?

Qualifizierte eSignaturen sind in den meisten Teilen der Welt rechtlich bindend. In den USA und der EU basiert der Gebrauch von elektronischen Unterschriften auf speziellen Gesetzen. In anderen Gegenden, wie etwa Mexiko, gibt es zwar kein vereinheitlichtes Gesetz, aber juristische Anerkennung.

USA

In den USA sind elektronische Signaturen gesetzlich bindend unter dem “Electronic Signatures in Global and National Commerce Act” kurz: ESIGN. Ebenfalls anwendbar sind Versionen des “Uniform Electronic Transactions Act” (UETA) der Bundesstaaten und Territorien.

Unter ESIGN fallen Unterschriften und elektronische Einträge insofern Sie in Verbindung zu einer Transaktion stehen. Als Transaktion gelten unter ESIGN Handlungen, die in Verbindung mit Geschäftstätigkeiten, kommerziellen Angelegenheiten oder Verbraucherbelangen stehen.

Unter elektronischer Unterschrift fallen alle Prozesse, Töne oder Symbole, die in Verbindung mit einem Dokument stehen und als Unterschrift verwendet werden. Laut U.S. Gesetz kann einer eSignatur aufgrund ihrer elektronischen Form weder die juristische Gültigkeit noch die Vollstreckbarkeit abgesprochen werden.

Kanada

Das kanadische Gesetz definiert elektronische Signaturen als Buchstaben, Zahlen, Zeichen oder andere Symbole, die mit einem elektronischen Dokument assoziiert sind. Als verlässliche elektronische Signatur bezeichnet es das kanadische Gesetz, wenn diese Unterschrift eindeutig der unterschreibenden Person zugeordnet werden kann und der verwendete Prozess bzw. die Technologie unter der alleinigen Kontrolle des Unterschreibenden steht.

Eine eSignatur hat in Kanada juristisch den gleichen Status wie eine Unterschrift per Hand. Um eine einheitliche Behandlung sicherzustellen, hat Kanada den “Uniform Electronic Commerce Act” eingeführt.

Jedoch hat Quebec ein anderes, aber vergleichbares Gesetz, das nahelegt, dass elektronische Dokumente und Unterschriften das gleiche Gewicht wie die Papierform haben.

Vereinigtes Königreich

Die Verwendung elektronischer Unterschriften ist im Vereinigten Königreich seit 2000 unter dem “Electronic Communications Act of 2000” geregelt.

2016 übernahm das Vereinigte Königreich mit den “Electronic Identification and Trust Services for Electronic Transactions Regulations” die Richtlinien der EU. Zwischenzeitlich (Austritt aus der EU) sind seit 2019 die “Electronic Identification and Trust Services for Electronic Transactions” in Kraft.

Grundsätzlich werden im Vereinigten Königreich einheitliche Gesetze und Richtlinien umgesetzt, die den Gebrauch von elektronischen Unterschriften und Dokumenten umfassend erlauben.

Europäische Union

In den meisten Mitgliedstaaten der Europäischen Union, einschließlich Deutschland, sind eSignaturen seit den frühen 2000ern gesetzlich anerkannt. Die Verabschiedung des eIDAS Gesetzes 2016 hat die Akzeptanz und den Prozess der eSignaturen in der gesamten EU standardisiert.

Diese Arten der Unterschrift sind für das Wirtschaftsleben zugelassen und haben vor Gericht bestand. Unter dem Gesetz der EU brauchen Dokumente oder Verträge keine handschriftliche Unterschrift, um anerkannt zu werden. Alle Unternehmen müssen in der EU den Standardregularien für eSignaturen folgen.

Brasilien

“Medida Provisoria 2.200-2” ermöglicht Gewerbetreibenden in Brasilien die Verwendung von eSignaturen. Dieses Gesetz existiert seit 2001 und auch hier haben eSignaturen nicht nur im Wirtschaftsleben sondern vor Gericht Bestand.

In Brasilien muss keine handschriftliche Unterschrift erfolgen und elektronische Software-Lösungen können verwendet werden, um Verträge zu unterzeichnen und Unterlagen bereitzustellen, bei Bedarf auch als Beleg vor Gericht.

Mexiko

Anders als die erwähnten Orte hat Mexiko kein spezifisches Gesetz für Unterlagen mit elektronischer Unterschrift. Sind elektronische Unterschriften in Mexiko also gesetzlich bindend?

Ja, und sie werden vermehrt genutzt. Gewöhnlich finden zwei Gesetze Anwendung: “The Federal Civil Code” und “The Federal Commerce Code”.

Elektronische Unterschriften sind allgemein genauso anerkannt wie handschriftliche. Wie auch an vielen anderen Orten weltweit werden diese Unterschriften gesetzlich als gleichwertig gegenüber handschriftlichen gesehen und haben auch als Beleg vor Gericht Bestand.


Was sind die Vorteile einer eSignatur?

Neben dem guten Gefühl, dass Dokumente mit eSignaturen in der Regel gesetzlich bindend und durchsetzbar sind, gibt es noch eine Reihe weiterer Vorteile, die für die Integrierung eines eSignaturen Prozesses in Ihrem Unternehmen sprechen:

  • In der Regel sind eSignaturen gesetzlich bindend. Es gibt nur wenige Ausnahmen, bei denen eine elektronische Unterschrift im Vertrieb oder Unternehmen nicht bindend ist.

  • Leerlauf beseitigen. Anstatt sich auf den Austausch von Papierdokumenten zum Unterschreiben zu verlassen, können Sie mit dem entsprechenden Tool effizient und bequem Deals abschließen, um zu erhalten, was Sie brauchen.

  • Komfort und Einfachheit können entscheiden, ob Sie einen Deal gewinnen oder verlieren. Indem Sie eSignaturen anbieten, vereinfachen Sie Dinge für Ihre Kunden, denn so können Sie Dokumente jederzeit und überall unterzeichnen.

  • Beseitigen Sie Verzögerungen und Engpässe. Alles was dazu führt, dass Sie Deals schneller abschließen, ist ein Gewinn und eSignaturen zeichnen sich gerade dadurch aus. Wenn etwas oder jemand den Prozess verzögert (z. B. das Warten auf einen Vertrag, der per Post geschickt wird oder Zugang zu einem Drucker), sollten Sie dieses Problem möglichst schnell erkennen und beseitigen.

  • Sparen Sie Geld durch papierlosen Workflow. Senken Sie Druck- und Papierkosten und allgemeine Ausgaben, indem Sie einen langwierigen Prozess verkürzen.

  • Erweiterte Sicherheitsprotokolle schützen Daten und Dokumente. Sicherheit hat für jedes Unternehmen höchste Priorität. Tools für eSignaturen umfassen einen Audittrail, der im Falle einer Auseinandersetzung oder eines Vorfalls entscheidend sein kann.

  • Zentralisierte Sichtbarkeit von Verträgen. Es kann passieren, dass Vertriebsprofis mehrere Kanäle durchsuchen müssen, um den Status eines Vertrags zu prüfen. Bei der Verwendung von eSignaturen wird ein Audit-Trail mit allen Beteiligten erstellt. Wenn Sie Smart Docs verwenden, können Sie die unterschriebenen Verträge auch in dem entsprechenden Pipedrive Deal speichern, um die Sichtbarkeit zusätzlich zu erhöhen.

  • Reduzieren Sie negative Einflüsse auf die Umwelt. Unternehmen müssen die Werte Ihrer Kunden widerspiegeln und so weit wie möglich papierlos zu arbeiten ist ein exzellenter Weg, um umweltfreundliche Wert und Ziele zu leben.

  • Zusammenarbeit verbessern. Sammeln Sie alles, was Sie von den entsprechenden Parteien brauchen, sorgen Sie dafür, dass sich Deals weiter bewegen und teilen Sie, wenn nötig, intern Informationen.


Wählen Sie das richtige eSignatur Tool für Ihr Unternehmen

Wie können Vertriebsteams dafür sorgen, dass auch wirklich das beste Tool genutzt wird, um Vorteile von eSignaturen wie juristische Durchsetzbarkeit, Komfort und Kosteneffektivität in Ihrem Unternehmen umgesetzt werden?

Sie müssen einige allgemeine Überlegungen im Kopf behalten, wenn Sie ein eSignatur Tool auswählen. An erster Stelle stehen die Bedürfnisse Ihres Unternehmens.

Zum Beispiel: Wie viele Nutzer benötigen Zugang, um Dokumente per eSignatur zu unterschreiben? Wie viele Abteilungen? Benötigen Sie Cloud-Speicher oder PDF-Optionen? Mit Pipedrives Smart Docs können Sie skalieren, denn diese Lösung entspricht immer dem aktuellen Bedarf Ihres Teams und ist bereit, sich mit Ihnen weiterzuentwickeln.

Problemlose Implementierung und eine benutzerfreundliche Oberfläche sollten ebenso in Ihre Überlegungen einfließen. Die Werkzeuge, die Sie auswählen sollten leicht mit bereits existierenden Systemen integrieren und die Einführung sollte so einfach sein, dass Ihr ganzes Team schnell an Bord ist.

Weitere Funktionen, die Sie in Betracht ziehen sollten:

  • Können Sie Dokumente automatisch ausfüllen? Smart Docs von Pipedrive kann Dokumente automatisch ausfüllen. Nutzer können Vorlagen erstellen und z. B. Produktdetails und Informationen aus Ihrem Katalog oder benutzerdefinierten Feldern automatisch eintragen lassen. Diese Funktion sorgt dafür, dass Angebote schneller erstellt werden können und weniger Fehler entstehen.

  • Werden Sie benachrichtigt, wenn ein Kunde ein Dokument öffnet? Smart Docs beinhaltet Tracking-Tools. Für Vertriebsmitarbeiter ist es wichtig, zu wissen wann der richtige Zeitpunkt zum Nachfassen und Abschließen des Deals gekommen ist und dabei helfen die Tracking-Funktionen von Smart Docs. Sie können bei Bedarf auch Erinnerungen verschicken.

  • Welche Funktionen für Zusammenarbeit gibt es? Es sollte einfach und effizient sein, einem ganzen Team sofortigen Zugang zu Vorlagen und Dokumenten zu ermöglichen. Mit Smart Docs sammeln Sie bis zu zehn Unterschriften für ein einziges Dokument.

  • Wie benutzerfreundlich ist es für Ihre Kunden? Sie beseitigen bereits die Einschränkungen einer handschriftlichen Signatur, aber wenn Ihre Kunden ein Plugin oder eine Datei herunterladen müssen, kann dies eine andere Art der Hürde sein. Achten Sie bei der Auswahl eines Tools darauf, dass so wenig Schritte wie möglich für die Unterschrift nötig sind.

  • Integriert es mit Ihren vorhandenen Systemen und Werkzeugen? Halten Sie Ausschau nach einer Lösung wie Smart Docs mit Integration für Google Drive oder, falls das relevanter ist, Microsoft OneDrive.

  • Können Sie PDFs teilen? Nutzer sollten PDF-Dokumente mit einem nachverfolgbaren Link teilen können.

  • Gibt es automatisierte Speicherung? Smart Docs speichert automatisch und erstellt einen Audittrail, der an alle involvierten Teilnehmer geht.

  • Ist das eSignatur Tool sicher? Smart Docs beinhaltet Technologie zur Ver- und Entschlüsselung. Das Werkzeug nutzt außerdem Verifizierungen für identifizierbare Daten einschließlich IP-Adressen. Sobald die benötigten Unterschriften eingegangen sind, wird das Dokument mit Private Key Infrastructure verschlüsselt und eine Zertifizierung sowie ein Zeitstempel werden hinzugefügt.


Abschließende Gedanken

Die Verwendung elektronischer oder digitaler Signaturen ist weitgehend rechtsbindend und vor Gericht genauso durchsetzbar wie handschriftliche Unterschriften. Diese gilt für viele Länder, was hilfreich ist, wenn Vertriebsteams mit internationalen Kunden arbeiten.

Wenn Sie landes- oder weltweit mit Kunden arbeiten, dann kann es das Ende für einen Deal bedeuten, wenn Sie eine Unterschrift nicht physisch einsammeln können. Mit einem eSign Tool wie Pipedrives Smart Docs reduzieren Sie dieses Risiko und es ist rechtlich bindend.

Ein eSignatur Tool ist komfortabel und kosteneffizient und liefert den Nutzern jederzeit einen zentralisierten Überblick dazu, was mit einem Dokument passiert sowie einen Audittrail und höchste Sicherheit.

Erfahren Sie mehr über Pipedrives Smart Docs Feature, mit dem Sie schnell und einfach Unterschriften anfordern können – E-Mail-Adresse genügt. So schließen Sie Deals schneller ab. Finden Sie heraus, warum Pipedrives CRM-Plattform von Vertrieblern für Vertriebler so beliebt ist, indem Sie Pipedrive 14 Tage kostenlos testen.

Die Informationen in diesem Beitrag ersetzen keine juristische Beratung, sondern sind nur für allgemeine Informationszwecke gedacht. Auch wenn die Informationen zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Beitrags als wahr und korrekt angesehen werden, können spätere Änderungen von Gesetzen und Gesetzgebungen, die nach der Veröffentlichung dieses Beitrags erfolgen, Einfluss auf die Korrektheit der Angaben haben. Die Informationen können sich ohne Benachrichtigung ändern und Pipedrive ist nicht haftbar, wenn es um die Genauigkeit jeglicher gedruckter oder gespeicherter Informationen oder deren Interpretation durch die Nutzer geht.

Aufgrund der Informationen in diesem Artikel sollten Sie weder handeln noch Handlungen unterlassen, ohne juristische oder professionelle Hilfe zu suchen.

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