Como a Railsware usa o Pipedrive para gerenciar vendas e recrutamento em uma única plataforma

O que é a empresa

A Railsware é uma empresa de desenvolvimento de software especializada em criar produtos digitais sofisticados para empresas em crescimento. À medida que a companhia expandia sua base de clientes e sua equipe, surgiu a necessidade de estruturar dois processos fundamentais para o negócio: vendas e recrutamento.

“Queríamos encontrar uma ferramenta que tornasse nossos processos simples e eficientes ao mesmo tempo.” — Sergiy Korolov, Diretor Geral

Indústria: Desenvolvimento de software

Localização: Internacional (fundada na Ucrânia, com presença global)

Funcionalidades principais usadas: Pipelines personalizáveis, sincronização de e-mail, Smart BCC, automações via Zapier e integrações com Slack e Trello

Estudo de caso da Railsware com o Pipedrive

Resultados principais

Automação da criação de contatos e negócios a partir de formulários online
Redução de erros manuais e eliminação da dependência de planilhas e sistemas internos
Centralização da comunicação comercial e do processo de recrutamento em uma única plataforma
Escalabilidade do processo de contratação, acompanhando o crescimento do volume de candidaturas
Maior proatividade da equipe graças ao acompanhamento visual das atividades e oportunidades

O desafio

Nos primeiros anos da Railsware, o crescimento das oportunidades comerciais exigiu um processo mais estruturado para gerenciar leads e manter um relacionamento consistente com os clientes.

A empresa testou diferentes CRMs, incluindo Salesforce e SugarCRM, mas encontrou plataformas excessivamente complexas, com funcionalidades que não utilizava e pouca flexibilidade para adaptar os processos internos.

Ao mesmo tempo, o crescimento da operação gerou uma nova demanda: contratar mais profissionais para atender os clientes que chegavam. O volume de candidaturas aumentou rapidamente, passando de cerca de 20 candidaturas por ano para até 20 por semana.

A equipe de RH dependia de e-mails, Airtable e processos manuais para acompanhar os candidatos, o que dificultava o controle das etapas de recrutamento e criava riscos de perda de informações.

A solução

Primeiro: organizar as vendas

A Railsware implementou o Pipedrive para criar um processo comercial mais simples e eficiente.

A visualização em pipeline permitiu acompanhar cada oportunidade de forma clara, enquanto os lembretes automáticos de atividades ajudaram a equipe a agir de forma mais proativa.

Posteriormente, a empresa expandiu o uso do Pipedrive com integrações via Zapier, conectando formulários do site ao CRM e automatizando a criação de contatos e negócios.

Quando um novo lead é enviado pelo formulário, o Zapier cria automaticamente os registros no Pipedrive e envia notificações para a equipe comercial via Slack, incluindo informações como nome, telefone, e-mail e serviço de interesse.

Depois: transformar o Pipedrive em uma solução de recrutamento

Ao perceber a flexibilidade da plataforma, a Railsware decidiu utilizar o Pipedrive também para gerenciar o processo de contratação.

A empresa criou pipelines personalizados para acompanhar candidatos em diferentes etapas da seleção.

Foram implementados dois funis principais:

Pré-candidatos: profissionais identificados e abordados pela própria empresa.
Candidatos: profissionais que se inscrevem diretamente nas vagas.

Essa estrutura permitiu acompanhar toda a jornada de recrutamento da mesma forma que a empresa gerenciava suas oportunidades de vendas.

Pequenos alertas apareciam automaticamente para negócios sem atividades programadas. Era como um lembrete constante para fazer algo acontecer naquele dia.

Agora tudo acontece automaticamente. Quando novos contatos são criados no Pipedrive, o Zapier envia uma mensagem para a equipe de vendas com todas as informações do lead.

Sergiy KorolovDiretor Geral, Railsware

Recursos do Pipedrive que fizeram a diferença

Pipelines personalizados

A Railsware criou pipelines específicos para vendas e recrutamento, adaptando cada etapa às necessidades de cada processo.

Smart BCC e sincronização de e-mails

Toda a comunicação com clientes e candidatos passou a ser registrada automaticamente dentro do CRM. Isso permitiu manter um histórico completo de conversas, notas e informações relevantes sem depender de ferramentas adicionais.

Gestão centralizada de contatos

Cada cliente ou candidato possui um perfil completo com histórico de interações, observações e documentos associados. Quando um candidato retorna para uma nova vaga, a equipe consegue consultar todo o histórico anterior e acompanhar sua evolução profissional.

Integrações e automação

A integração entre Pipedrive, Zapier, Slack e Trello eliminou tarefas manuais, acelerou a comunicação interna e garantiu que nenhuma oportunidade fosse perdida.

Os resultados

O que começou como uma iniciativa para melhorar o processo comercial evoluiu para uma plataforma central para diferentes áreas da empresa.

Com o Pipedrive, a Railsware conseguiu padronizar seus processos de vendas, automatizar o gerenciamento de leads e criar uma estrutura escalável para recrutamento.

Ao utilizar uma única ferramenta para dois processos estratégicos, a empresa reduziu a complexidade operacional, aumentou a visibilidade das atividades e criou uma base sólida para sustentar seu crescimento.

Nosso sistema continua funcionando muito bem até hoje e nos ajuda a gerenciar tanto o relacionamento com clientes quanto a contratação de novos talentos de forma organizada e eficiente.