Cómo Pipedrive permitió a Top Tier Public Adjusters aumentar de tres a 35 empleados y automatizar el 70 % de la creación de tareas

Afrontando la tormenta en un clima impredecible

En Florida, los huracanes y los eventos meteorológicos severos son una amenaza persistente que a menudo causa daños significativos. El huracán Ian en 2022, un ciclón de categoría 5, se convirtió en la tormenta más costosa en golpear el estado y en el tercer huracán más costoso en la historia de EE. UU. Ese mismo año, el huracán Nicole causó impactos generalizados en la región. Más recientemente, el huracán Idalia en 2023 y tres huracanes en 2024 – Debby, Helene y Milton – continuaron la tendencia de tormentas devastadoras.

Top Tier PA se estableció en 2020 para ayudar a los propietarios de viviendas en Florida con reclamaciones de seguros de propiedad. La empresa se especializa en reclamaciones de seguros de techos. Debido a su ubicación en Florida, donde los huracanes son relativamente frecuentes, el negocio experimenta picos de volumen grandes inmediatamente después de huracanes y tormentas fuertes. La imprevisibilidad de estas tormentas, en términos de intensidad y el lugar donde impactan, significa que puede ser complicado escalar el negocio hacia arriba y hacia abajo, y a alta velocidad, según sea necesario. Por eso Pipedrive se ha convertido en un salvavidas para Top Tier PA, ya que su automatización puede responder rápida y eficientemente a las fluctuaciones en el número de reclamaciones.

Automatización fluida, bajo un mismo techo

Top Tier ha utilizado Pipedrive desde el principio, pero no estaba sacando el máximo provecho del CRM: la empresa tenía un flujo de trabajo sencillo con solo tres embudos y etapas amplias, divididas entre dos empresas. Los procesos manuales y la falta de visibilidad llevaron a inconsistencias en los seguimientos de los clientes y en el procesamiento de reclamos.

En 2023, Brent Guttmann y el equipo abordaron estos desafíos migrando Top Tier a una nueva instancia de Pipedrive. Utilizando scripts personalizados y la función de importación de datos, replicaron con éxito toda la actividad histórica, incluyendo fechas de finalización, tareas, correos electrónicos, notas y archivos, asegurando una transición fluida a la nueva instancia sin perder datos históricos.

La empresa ahora está automatizando procesos con los webhooks, integraciones y API de Pipedrive, lo que Brent Guttmann dice que ha traído enormes beneficios.

Las automatizaciones de Pipedrive están configuradas para activar un webhook cada vez que los empleados de Top Tier crean tareas específicas. Cada vez que se crean estas tareas, el webhook envía una notificación a la URL del punto final designado que la empresa ha configurado. Al recibir la solicitud POST en el punto final, se ejecuta una acción personalizada, como enviar un correo electrónico a partir de una plantilla o generar y enviar un documento a un contacto.

Este sistema mueve automáticamente los tratos a la siguiente etapa una vez que se completa la tarea, asegurando el progreso constante de las reclamaciones. Este traslado a la siguiente etapa también desencadena la creación y asignación de la siguiente actividad. Esta reacción en cadena impulsa los tratos a través del proceso mientras mejora el valor comercial de la función de Estancamiento de Pipedrive.

Top Tier calculó el tiempo promedio que tardan en completarse las actividades dentro de cada etapa y embudo, utilizando esos promedios como valores de configuración para marcar los tratos como estancados si permanecían en una etapa más allá del plazo esperado.

Mayor visibilidad con Pipedrive

Brent Guttmann dice que Pipedrive gestiona ciertos hitos dentro del proceso de reclamaciones. Por ejemplo, los clientes reciben una notificación una vez que se han registrado en los servicios de Top Tier PA, y se envía un correo electrónico semanal para mantenerlos al día sobre en qué punto se encuentran en el proceso de reclamaciones. Los comentarios de los clientes demuestran que “esto les gusta mucho”. Y desde el punto de vista de la empresa, estas notificaciones – gracias a los webhooks de Pipedrive – han reducido enormemente el número de llamadas que recibe la empresa.

Guttmann añade que cuando se contratan nuevos empleados, aprenden a usar Pipedrive rápidamente.

La firma también utiliza las funciones de avances, análisis e informes de Pipedrive para obtener una visión general de los tratos. Al rastrear el número de nuevos tratos por día, semana y mes, brinda a los usuarios una idea del tamaño del volumen en cada punto del embudo de ventas. Guttmann dice que, aunque la pronosticación siempre es difícil, el embudo de facturación por sí solo es excelente para ofrecer información en tiempo real sobre qué esperar.

Top Tier Public Adjusters ahora está trabajando para asegurar que haya diferentes plantillas para documentos, como la prueba de pérdida para cada compañía de seguros con la que trabajan. Aún no han automatizado estos debido al número de variaciones y detalles específicos que deben incluirse para cada asegurador, pero el trabajo ha comenzado y se espera que se complete en un par de semanas.

Construyendo sobre una base sólida

Como muestran las estadísticas anteriores, Brent ha personalizado el CRM Pipedrive de la empresa para obtener visibilidad de producción, empoderar a los usuarios y fomentar el crecimiento.

Hasta la fecha, Top Tier ha facilitado más de 5,200 reclamaciones de seguros de techo exitosas, asegurando más de US$ 100 millones en ingresos de seguros para sus clientes y generando más de US$ 12 millones en ingresos.