Como a Leyout cortou os custos em menos da metade com os Smart Docs do Pipedrive

Estudo Caso Leyout

O fundador da Leyout, Stefan Blendulf, testou todas as soluções de gestão de documentos que conseguiu encontrar, mas quando descobriu que o Pipedrive havia lançado o recurso Smart Docs, ele soube que esta era a escolha certa. A mudança para os Smart Docs reduziu os custos de maneira significativa e triplicou a eficiência, disse Blendulf.

  • A mudança para os Smart Docs reduziu o custo de gestão de clientes e documentos em 58%
  • De acordo com Stefan, seu processo é “três vezes” mais eficiente do que antes
  • O plano Avançado do Pipedrive foi essencial para o sucesso da equipe de duas pessoas

A startup sueca Leyout ajuda empresas de e-commerce de pequeno e médio porte a otimizar suas lojas online. No entanto, a Leyout precisou de um tempo para encontrar seu nicho de mercado.

“Começamos como uma agência digital e trabalhávamos com web design, campanhas publicitárias, campanhas em reels, impressões—nem tudo era digital, era mais publicidade e comunicações”, explica Stefan.

“Então encontramos nosso nicho. No ano passado, trabalhamos para criar um produto que nos beneficiasse de maneira recorrente, porque precisávamos de faturamento recorrente.

“Testamos várias coisas e acabamos com um produto que beneficia empresas de pequeno e médio porte que não têm o orçamento, tempo ou conhecimento para fazer tudo sozinhas, com uma otimização de clientes que não custa muito caro para elas. Essa é a ideia e até agora as coisas estão indo muito bem.”

O desafio enfrentado pela Leyout

Antes de usar os Smart Docs, Stefan contava com várias integrações do Pipedrive (disponíveis em nosso marketplace) para automatizar processos e gerenciar os passos fora do CRM, incluindo gestão de documentos.

“Estávamos usando muitos aplicativos para conseguir uma só coisa,” diz Stefan. “Era só SaaS. Usamos umas dez ferramentas diferentes e claro, é possível integrar a maioria delas com o Pipedrive, mas o custo pode acabar muito alto.”

“Esse era o maior desafio, manter um ótimo fluxo de trabalho, porque quanto mais aplicativos você tem, mais coisas você precisa levar em consideração e você pode configurar tudo com automatização, mas isso também é algo que demanda tempo e manutenção, então era complicado, ter tudo trabalhando de maneira coordenada e ainda manter um fluxo de trabalho coeso.”

Os Smart Docs foram a solução e ajudaram a definir a oferta da Leyout

Quando os Smart Docs foram lançados, Stefan rapidamente cancelou a integração de gestão de documentação que estava desacelerando seu processo e começou a usar o recurso nativo do Pipedrive.

“De todos os clientes do Pipedrive, nenhum testou mais SaaS ou CRMs do que eu, e não há nenhum mais completo do que o Pipedrive, especialmente com os Smart Docs.”

"Testamos tudo”, revela Stefan. “Usamos o Hubspot por um tempo, e gastamos muito dinheiro já de cara com isso. Eles adicionaram muitas coisas que deveriam funcionar, mas foi uma catástrofe, nada funcionava.”

“Sinceramente, estamos tão satisfeitos com esta solução, era o que eu estava procurando. Não consigo pensar em uma solução melhor. A nossa eficiência disparou, não dá nem para comparar.”

Quando começaram a usar os Smart Docs, Stefan e o cofundador Malin haviam decidido, após um ano de preparação, pitches e testes (com a ajuda do Pipedrive), que o novo nicho da Leyout seria o e-commerce.

Os Smart Docs ajudaram os dois a simplificar o fluxo de trabalho e também a moldar sua solução para os clientes.

“O Pipedrive nos inspirou. Eles nos ajudou a entender o que era possível. Com o potencial dos Smart Docs, pudemos oferecer o produto de uma maneira mais atraente e mais profissional aos prospectos.”

Os Smart Docs permitem que você crie modelos de documentos personalizados para sua empresa usando ferramentas simples de edição. Quando o modelo estiver pronto, você pode usá-lo para criar propostas, orçamentos, contratos e mais para qualquer um de seus negócios no Pipedrive com apenas um clique.

Usando seus modelos, você pode gerar um documento para qualquer um de seus negócios em poucos segundos. Você pode inserir marcadores para extrair dados para campos personalizados, assim cada modelo será único e irá corresponder a um negócio.

Os Smart Docs ajudam você a:

  • Certificar-se de que os dados do cliente estão corretos em documentos importantes
  • Reduzir o trabalho repetitivo e evitar erros causados ao copiar e colar informações
  • Manter um formato similar em todos os documentos, assim seus prospectos e clientes saberão que quem está enviando é você

Como a Leyout está aproveitando os Smart Docs ao máximo

Quando conversamos com Stefan, ele ainda estava trabalhando para melhorar o produto da Leyout com a ajuda do Pipedrive e dos Smart Docs.

Ele criou formulários  de ordem de vendas e modelos de documentos de preços que automaticamente extraem informações de contato dos campos personalizados criados.

Stefan também criou um número único para cada negócio no Pipedrive, que aparece nos Smart Docs e que permite que ele rastreie para quem cada formulário foi enviado.

O fundador da Leyout nos contou que é fã da aparência profissional de seus documentos nos Smart Docs.

“Eu criei esta tabela laranja e ela ficou muito organizada. Essa é a prova de que o Pipedrive funciona e de que eu gerencio tudo no Pipedrive e nos Smart Docs.”

Os Smart Docs estão disponíveis para os usuários do Avançado. Usuários do Profissional e Corporativo têm acesso aos Smart Docs Pro. No entanto, a extensão Smart Docs Pro, que vai dar aos usuários do Avançado acesso às assinaturas eletrônicas, opções de documentos sem marca e a possibilidade de compartilhar documentos e modelos com toda a empresa será lançada em breve.

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