Como a Reintech usou o Pipedrive para entrevistar e avaliar 1.500 engenheiros de software

O Pipedrive é um ótimo CRM de vendas, mas seus recursos descomplicados e flexibilidade significam que a ferramenta pode ser usada por nossos clientes para outros propósitos. Os especialistas em recrutamento na área de tecnologia da Reintech usaram o Pipedrive para acompanhar 1.500 engenheiros de software através de um rigoroso processo de contratação e cadastro. Veja como a empresa fez isso.

• A equipe de três pessoas da Reintech entrevistou e avaliou 1.500 candidatos em apenas um ano
• Um membro da equipe só está disponível oito horas por semana, mas mesmo assim ninguém precisa fazer hora extra
• A Reintech usa um processo que envolve múltiplas ferramentas integradas

A empresa britânica Reintech, cujos funcionários estão distribuídos no Reino Unido e na Ucrânia, ajuda empresas a expandir suas equipes de desenvolvimento de software no leste europeu. Com uma equipe de quatro pessoas, a Reintech conta com suporte externo e software com automatização para lidar com projetos de maneira consistente.

O problema enfrentado pela Reintech

Antes de criar o processo central no qual o Pipedrive é usado, a equipe da Reintech gastava quase todo o seu tempo adicionando manualmente informações em seu sistema de gerenciamento.

“No começo usávamos um sistema mais simples e todo dia eu gastava muito tempo criando novas fichas, inserindo informações sobre candidatos e enviando mensagens de notificação a cada passo—eu estava quase perdida no caos, conta Viktoria Kovalenko, lead de recrutamento. “Sabíamos que deveria haver algo melhor para as nossas necessidades.”

Para tratar do problema, eles criaram um processo que necessitava de uma equipe pequena e do uso de ferramentas conectadas para melhorar a gestão de pedidos de clientes—e isso foi feito em grande parte com automatizações. Como Sasha Bondar explica:

“O negócio gerou um número altíssimo de transações, mas a tecnologia conseguiu dar conta da gestão do processo porque:

1. A automatização diminui o tempo de transações.
2. A automatização diminui o custo de transações.

A produtividade por pessoa aumentou drasticamente, e uma equipe de uma ou duas pessoas pode fazer o que uma equipe de 10 fazia há 10-15 anos atrás.”

O processo da Reintech criado com o Pipedrive

1. Um desenvolvedor cria uma conta na plataforma da Reintech

Ferramentas: Pipedrive e LinkedIn

Primeiro, uma pessoa candidata-se a uma vaga que foi publicada no LinkedIn ou no próprio site da Reintech. Este candidato então é criado como novo contato e novo negócio no Pipedrive, e passa para a primeira etapa do funil: “Nova candidatura”.

2. A primeira ligação

Ferramentas: Pipedrive

A recrutadora da Reintech, Julia Kolesnikova, entra em contato com cada candidato por telefone para verificar todas as informações fornecidas. Ela também apresenta a plataforma da empresa para o desenvolvedor, descreve os próximos passos do processo de verificação e agenda uma entrevista online com o entrevistador da Reintech e Viktoria.

“Eu adoro a flexibilidade do Pipedrive. Essa flexibilidade nos permitiu processar centenas de desenvolvedores ao mesmo tempo”, diz Sasha.

3. Marcando uma entrevista

Ferramentas: Pipedrive e Calendly

Se uma entrevista for marcada, a ficha do lead é movida para a etapa “Entrevista agendada”.

“Se um candidato não puder escolher um horário para uma entrevista durante a primeira ligação, um e-mail com o link do Calendly da Viktoria é enviado automaticamente, assim o candidato pode selecionar o melhor horário para ele”, explica Sasha. “Esta automatização é iniciada ao mover os candidatos para a etapa “Pedido de entrevista de habilidades interpessoais” em nosso funil.

Quando o candidato seleciona um horário no Calendly, um webhook notifica a equipe da Reintech de que é hora de movê-lo para a etapa “Entrevista agendada”.

Se o candidato não fornecer as informações necessárias para criar um perfil, a equipe adiciona uma tarefa no Pipedrive com um lembrete para entrar em contato com ele. Quando o candidato cancela ou remarca uma entrevista, a equipe da Reintech atualiza o contato.

“O Pipedrive cria e atribui tarefas e envia e-mails automaticamente com base em sua atividade—por exemplo, após mover uma ficha para outra etapa”, diz Viktoria, que gosta de usar os Insights e a ferramentas de relatórios para acompanhar o progresso. “Eu gosto muito de olhar para as boas estatísticas ao final de períodos produtivos.”

“O Pipedrive está sempre sendo atualizado, nós estamos crescendo e nossas necessidades estão se transformando. Por isso continuaremos a usar os novos recursos e automatizar processos”, explica Sasha. Por exemplo, a empresa já integrou a Caixa de Entrada de Leads em seu processo, o que ajuda a gerenciar os novos contatos feitos através da página no LinkedIn.

4. A entrevista de avaliação das habilidades interpessoais

Ferramentas: Pipedrive, Automatizações e Google Meet

Em seguida, Viktoria conversa com os candidatos via Google Meet em uma entrevista de meia hora.

Se o candidato passar por esta etapa, a equipe pede a ele que faça um teste oral de inglês (a próxima etapa classificatória). Todas as informações relevantes são adicionadas nos campos personalizados.

No Pipedrive, o candidato é movido para o passo chamado “Avaliação de inglês agendada” e, usando a automatização configurada pela Reintech, um e-mail é enviado para a professora de inglês que trabalha com a equipe. O e-mail contém as informações necessárias para a realização do teste: nome, telefone e horários desejados.

5. O teste oral de inglês

Ferramentas: Pipedrive e HackerRank

Depois que a professora de inglês recebe um e-mail com detalhes sobre quando e quem testar, ela planeja uma ligação de acordo com sua semana de trabalho de oito horas. São necessários cerca de 15 minutos para verificar se um candidato é capaz de se comunicar bem em inglês. Após a ligação, Olga, a professora, entra em contato com Julia para falar sobre o resultado.

Se um candidato for aprovado no teste oral de inglês, Julia move o negócio correspondente a ele para a etapa “Teste técnico”. Este é o passo final no processo de seleção parcialmente automatizado usando o HackerRank e parcialmente concluído de forma manual.

“As entrevistas são quase sempre conduzidas por telefone, o que torna o processo ainda mais interessante e desafiador ao mesmo tempo”, diz Olga. “A minha parte no processo de seleção é importante porque tanto a qualidade do projeto quanto a adaptação do candidato ao novo ambiente de trabalho depende do sucesso desta etapa. Depois de ter avaliado milhares de candidatos, eu percebi o quanto o tamanho de todo o projeto é significativo.”

6. Testando as habilidades técnicas dos candidatos

Ferramentas: Pipedrive, HackerRank e Telegram

Depois que um candidato entra na etapa “Teste técnico”, o Pipedrive automaticamente inicia um novo teste no HackerRank—uma solução de avaliação técnica e entrevista remota para a contratação de desenvolvedores—e envia as instruções do teste para os candidatos.

“Quando o candidato conclui o teste técnico, recebemos um webhook do HackerRank e, se ele passar no teste, é automaticamente colocado na etapa ‘Avaliado’ em nosso funil”, conta Sasha.

“Se o link do teste expirar, ou se o candidato não passar em sua primeira tentativa, permitimos que ele selecione um horário para um segundo teste através do nosso bot no Telegram.”

O Telegram, neste caso, é a ferramenta de mensagem instantânea.

“Depois de passar na entrevista de habilidades pessoais, o candidato pode conectar sua conta da Reintech com o bot do Telegram para receber todas as atualizações sobre o processo de seleção por mensagem instantânea”, explica Sasha.

“O bot também vai oferecer a possibilidade de reagendar um teste técnico. Depois, nosso bot da Reintech vai notificar nosso desenvolvedor sobre novas vagas e vai perguntar sobre a disponibilidade do desenvolvedor.

7. Completando o perfil do candidato

Ferramentas: Pipedrive

Quando um candidato entra na etapa “Avaliado”, o processo está completo. Agora ele pode completar seu perfil na Reintech e, depois da revisão, a equipe da empresa publica as informações em seu marketplace.

O Pipedrive no centro do processo de automatização

Embora ao menos um membro da equipe da Reintech esteja envolvido em quase todas as etapas do processo, grande parte dele é automatizado e por isso é possível gerenciar vários candidatos ao mesmo tempo.

“Com a ajuda do Pipedrive no centro do processo de automatização, nossa abordagem nos permite processar centenas de candidaturas todo mês com uma equipe muito pequena”, diz Sasha. “O maior valor do Pipedrive é o recurso de Automatizações, em combinação com a API do Pipedrive e as integrações.”

Para Julia, que está gerenciando grande parte do aspecto manual do processo, o rastreamento e monitoramento são essenciais:

“É um processo automatizado rápido e conveniente, que nos permite trabalhar em um ambiente confortável. As tarefas são claramente definidas e atribuídas para mim, por isso não há situações em que eu não sei o que fazer. Eu gosto da possibilidade de monitorar o progresso do trabalho e fazer comentários.

Eu vejo como o sistema nos ajuda a manter a atenção e a motivação do candidato durante todo o processo de avaliação. Isso é trabalho dinâmico, quando você encontra satisfação no resultado final e recebe feedback positivo dos desenvolvedores.”