Jak napisać idealny e-mail z potwierdzeniem? 23 inspirujące przykłady

Korzystanie z szablonów e-maili potwierdzających to świetny sposób na poprawę doświadczenia klienta i jego ścieżki zakupowej.

Kiedy kontaktujesz się z firmą online, wiesz, że dostaniesz wiadomość zwrotną niemal natychmiast. Wyobraź sobie, że dokonujesz zakupu albo rezerwujesz pokój w hotelu i nie otrzymujesz w odpowiedzi żadnej odpowiedzi. Zacząłbyś się pewnie wtedy zastanawiać, czy nie wystąpił jakiś problem z zakupem, rezerwacją czy rejestracją.

Szybka reakcja pomaga uniknąć potencjalnych nieporozumień i niejasności. Od momentu, w którym klient skontaktuje się z Tobą lub dokona zakupu online, ważne jest, aby od razu poinformować go o kolejnych krokach na jego ścieżce.

E-maile z potwierdzeniem sprawiają, że cały ten proces staje się prosty, bezproblemowy i pomaga Tobie (oraz Twoim klientom) zachować porządek.

W tym artykule przyjrzymy się, czym są emaile z potwierdzeniem odbioru i w jaki sposób mogą pomóc Ci utrzymać zaufanie i zaangażowanie Twojej bazy użytkowników. Przeanalizujemy również kilka przykładów takich wiadomości i podzielimy się pomysłami na szablony, które możesz dostosować do swoich potrzeb.

Czym są e-maile z potwierdzeniem odbioru?

E-maile potwierdzające to automatyczne wiadomością wysyłane w odpowiedzi na działania podjęte przez klienta. Ich głównym celem jest zapewnienie odbiorców, że podjęte przez nich czynności zakończyły się sukcesem. Ma to znaczenie w wielu sytuacjach, na przykład: przy powitaniu osób rejestrujących się na wydarzenie, potwierdzeniu dokonanej rezerwacji czy zapewnieniu klienta, że zakup został faktycznie zrealizowany.

Oprócz zwykłego „potwierdzenia” czegoś, jak sama nazwa wskazuje, tego typu wiadomość może również zawierać istotne informacje, takie jak szczegóły zamówienia czy potwierdzenie płatności. Wiadomości z potwierdzeniem mogą również zawierać szczegóły aktywacji po zakupie usług, instrukcje dotyczące kolejnych kroków lub proponować dodatkowe możliwości zakupu.

Oto trzy dobre powody, dla których warto wysyłać e-maile z potwierdzeniem:

1. Zazwyczaj trafiają one do głównej skrzynki odbiorczej adresata.
2. Stanowią skuteczną okazję marketingową.
3. Pomagają budować zaufanie.

E-maile potwierdzające mają wysokie współczynniki otwarć i kliknięć, dlatego wykorzystanie ich do up-sellingu i cross-sellingu powiązanych ofert jest z pewnością dobrym posunięciem. Pomagają one wzmocnić więź między Tobą a Twoimi klientami, pokazując im, że naprawdę Ci na nich zależy.

Wiadomości z potwierdzeniem są szczególnie przydatne do poprawy doświadczeń nowych klientów, tworząc doskonałe pierwsze wrażenie i budując podstawy pod przyszłe działania w ramach e-mail marketingu.

Szablony i przykłady e-maili potwierdzających

Przygotowaliśmy kilka szablonów, które możesz wykorzystać w różnych kontekstach.

1. E-maile potwierdzające zamówienie

E-maile potwierdzające zamówienie służą do potwierdzenia zakupu dokonanego przez klienta za pośrednictwem Twojej strony internetowej, aplikacji lub innej platformy e-commerce. Jako że są one zazwyczaj wysyłane po dokonaniu transakcji płatniczej kartą kredytową lub inną formą płatności, zapewniają one klientów, że ich zamówienie zostało pomyślnie zrealizowane.

E-maile potwierdzające zakup mają wysoki współczynnik otwarć, ponieważ większość klientów chce mieć pewność, że otrzymałeś ich zamówienie i pracujesz nad jego realizacją. Potwierdzenia e-mailowe budują poczucie bezpieczeństwa i zaufania do sposobu, w jaki prowadzisz swój biznes.

Przyciągające wzrok treści i atrakcyjny wygląd mają ogromne znaczenie, dlatego zapoznaj się z wybranymi przez nas przykładami i przekonaj się, dlaczego uważamy je za świetny sposób na skuteczne przekazanie Twojej wiadomości.

Przykłady e-maili potwierdzających zamówienie

Oto kilka przykładów ilustrujących, jak wyglądają dobrze wykonane e-maile potwierdzające zamówienie.

Przykład 1: Polaroid Originals

Mamy to!

Cześć, Smiles Davis,

Chcieliśmy tylko szybko potwierdzić, że otrzymaliśmy Twoje zamówienie.

Gdy wszystko zostanie potwierdzone i przygotowane do wysyłki, wyślemy Ci kolejnego maila z numerem śledzenia przesyłki i wszystkimi szczegółami dotyczącymi paczki.

Czas dostawy zaczniemy liczyć od momentu wysłania tej wiadomości — zwykle zajmuje to około jednego dnia roboczego. Damy Ci znać tak szybko, jak to możliwe!

W międzyczasie, jeśli masz pytania, napisz do nas na adres [email protected] – z przyjemnością pomożemy.

W tym przykładzie firma Polaroid wykorzystuje elegancki design, aby przekazać klientowi istotne informacje:

• krótkie wprowadzenie pozwala pokazać nieco swojej osobowości, jednocześnie zapewniając klienta, że jego zakup jest w drodze,

• pełne podsumowanie zamówienia wraz z istotnymi informacjami, w tym: kiedy można spodziewać się e-maila z potwierdzeniem wysyłki, dane kontaktowe firmy na wypadek pytań oraz numer zamówienia, aby klient mógł się do niego łatwo odwołać w razie potrzeby,

• zwięzłe opisy produktów wraz ze zdjęciami i cenami, co daje klientowi klarowny przegląd dokonanych zakupów.

Przykład 2: Teespring

Uwielbiamy tę koszulkę! 👕

Numer potwierdzenia zamówienia: 21321
Przewidywana data dostawy: 16 września 2015 r.

Jeszcze raz dziękujemy za zamówienie!

Twoja szafa też na pewno się na nie cieszy :)

Nowoczesny i pełen koloru – ten e-mail w wyjątkowy sposób obrazuje ostatni zakup klienta.

Zawiera on wszystkie istotne informacje, takie jak numer zamówienia i podsumowanie ceny oraz stanowi doskonały przykład tego, jak e-maile potwierdzające zamówienie mogą być wykorzystywane do zwiększenia zaangażowania klientów. Zwróć uwagę na zamieszczone ikony do mediów społecznościowych oraz możliwość skontaktowania się zarówno z firmą, jak i sprzedawcą, za pomocą jednego kliknięcia.

Przykład 3: Chewy

Ten e-mail ma przejrzysty i nieco formalny wygląd, który kładzie nacisk na markę i wprowadza interaktywny element w postaci animowanego gifa u góry wiadomości.

Chociaż ten przykład jest mniej spersonalizowany, nadal zawiera wszystkie niezbędne informacje dotyczące zakupu. Zwróć uwagę na niebieski przycisk umieszczony nad każdym zamówieniem, który służy do śledzenia przesyłki. Jest to świetny sposób na dodanie wartości do Twojego e-maila.

Twoje zamówienie jest w drodze! 🚚

Śledzenie przesyłki będzie dostępne w ciągu 24 godzin.

Szablony e-maili potwierdzających zamówienie

Oto kilka szablonów e-maili z potwierdzeniem zamówienia, które możesz wykorzystać w swoich wiadomościach. Oprócz treści samej wiadomości, możesz także wybrać jeden z poniższych tematów e-maila potwierdzającego:

• Dziękujemy za Twoje zamówienie,

• Dziękujemy za Twój zakup,

• Twoje zamówienie w [Nazwa Firmy] jest w trakcie realizacji,

• Cześć, [Imię Klienta], oto szczegóły Twojego zamówienia.

Wersja 2

Wersja 3

Oto nieco dłuższy szablon potwierdzenia zamówienia:

Następnie podaj wszystkie istotne dane, takie jak zestawienie cen wraz ze zdjęciami zakupionych produktów.

Jeśli to możliwe, możesz dodać informacje dotyczące wysyłki i jej śledzenia, a nawet przycisk wezwania do działania (CTA), który pozwoli klientom śledzić ich zamówienie.

Ponadto możesz dodać adres rozliczeniowy i dane odbiorcy, aby klient mógł upewnić się, że jego towary zostaną dostarczone we właściwe miejsce.

Na koniec dodaj kupon na następny zakup (jeśli pasuje to do Twojego modelu biznesowego) oraz kilka linków do powiązanych produktów, które mogą zainteresować klienta, aby wykorzystać okazję do dodatkowej sprzedaży.

2. E-maile potwierdzające rezerwację

Ten rodzaj wiadomości e-mail jest niezbędny przy rezerwacjach hotelu, restauracji, wydarzeń, samochodu itd.

Wysyłając potwierdzenie rezerwacji, zapewnisz swojemu klientowi wszystkie niezbędne informacje dotyczące czasu i miejsca jego rezerwacji.

Przykłady e-maili potwierdzających rezerwację

Oto kilka ciekawych projektów e-maili, które wybraliśmy dla Ciebie i które pokazują, jak powinno wyglądać dobre potwierdzenie rezerwacji.

Przykład 1: Hotel/Zakwaterowanie

Twoja rezerwacja jest potwierdzona.

San Francisco czeka na Ciebie! 🌉

CTA: Sprawdź szczegóły rezerwacji

W tym e-mailu Airbnb wykorzystuje przejrzysty design, który doskonale współgra z wizerunkiem ich marki. Wiadomość pokazuje klientom, jak wygląda ich wynajęte miejsce, a następnie przedstawia wszystkie potrzebne informacje: daty zameldowania i wymeldowania, dane kontaktowe gospodarza oraz plan podróży.

Ponadto znajduje się tam również przycisk „Zmień swoją rezerwację”, którego klienci mogą użyć do anulowania lub modyfikacji szczegółów swojej rezerwacji.

Przykład 2: Wynajem samochodu

Twój samochód czeka na Ciebie na lotnisku LAX 🚗
Toyota Corolla lub inny równie świetny model!

Wynajmujesz u nas pierwszy raz?

• Miej przy sobie kartę kredytową na swoje nazwisko.

• Nie zapomnij o ważnym prawie jazdy.

• Kaucja w wysokości 99 USD zostanie pobrana przy odbiorze auta.

Tutaj klienci mogą dokładnie zobaczyć samochód, którym będą jeździć oraz otrzymują informację o terminach swojej rezerwacji.

Pod podsumowaniem ceny znajduje się opcja kontaktu z zespołem wsparcia na wypadek pytań lub problemów, dzięki czemu ten e-mail jest jeszcze bardziej wartościowy i praktyczny.

Przykład 3: Wydarzenie

RODO: co musisz wiedzieć

Śniadanie na nasz koszt! 🥐
Dołącz do Hyped Marketing i Pro Drive IT na naszym wydarzeniu poświęconym RODO.

Wraz z rozwojem świata cyfrowego coraz bardziej martwimy się o nasze dane osobowe — o to, jak są wykorzystywane i jakie środki chronią je przed trafieniem w niepowołane ręce.

Od 25 maja 2018 r. zacznie obowiązywać nowe rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO – General Data Protection Regulation).
Ale co to właściwie oznacza dla Ciebie i Twojej firmy?

Spotkaj się z nami na pokładzie HQS Wellington 30 stycznia, aby dowiedzieć się wszystkiego, co najważniejsze o tym kluczowym temacie.

📍 HQS Wellington
Temple Stairs, Victoria Embankment, Londyn WC2R 2PN
🕗 8:00–13:00, wtorek 30 stycznia 2017 r.

[ZAREJESTRUJ SIĘ TERAZ]

Ten e-mail przedstawia wszystkie istotne informacje, których klient będzie potrzebował do szybkiego wglądu, czyli datę, godzinę oraz adres wydarzenia. Dodatkowo zawarty jest krótki opis wydarzenia jako wprowadzenie dla odbiorcy.

Co więcej, ta wiadomość może pełnić rolę harmonogramu, ponieważ niżej zaprezentowany jest cały plan wydarzenia.

Przykład 4: Wizyta u barbera

Ten fryzjer wysyła dwuczęściowe potwierdzenie rezerwacji ze statusem „w toku” i „potwierdzony”. E-mail ma kolorowy design i zawiera wszystkie informacje, jakie mogą być potrzebne przy tego rodzaju wizycie: data, godzina i rodzaj usługi.

Szablony e-maili potwierdzających rezerwację

Zapoznaj się z tymi dwoma szablonami potwierdzającymi rezerwację i dostosuj je do swoich potrzeb:

Wersja 1: Hotel

Wersja 2: Rezerwacja stolika w restauracji

3. E-maile potwierdzające rejestrację

E-maile potwierdzające rejestrację są kluczowe dla osób, które chcą upewnić się, czy ich rejestracja zakończyła się powodzeniem.

To także doskonały sposób, aby poprowadzić klientów przez kolejne kroki procesu. Tego rodzaju e-maile są najczęściej wykorzystywane przy rejestracji online na wydarzenia, webinary, programy itp.

Przykłady e-maili potwierdzających rejestrację

Poniższe e-maile doskonale ilustrują jak powinny wyglądać wiadomości z potwierdzeniem rejestracji.

Przykład 1: Airbnb

Zanim rozpoczniesz swoją przygodę

Opowiedz nam o sobie
Uzupełnij swój profil, dodając krótki opis i informacje o tym, jakimi językami się posługujesz. Dzięki temu gospodarze będą mogli lepiej Cię poznać.
👉 Uzupełnij profil

Zweryfikuj swoje dane
Połącz swoje konta społecznościowe i szybko potwierdź adres e-mail, numer telefonu oraz tożsamość, aby zwiększyć zaufanie w społeczności Airbnb.
👉 Dodaj weryfikacje

Zaczynajmy!
Znajdź miejsce, które pokochasz, i skontaktuj się z gospodarzem.
Gdy potwierdzi Twój pobyt, możesz rozpocząć swoją przygodę.

👉 Rozpocznij odkrywanie

Kolejny świetny przykład od Airbnb – ten e-mail stanowi doskonały punkt wyjścia dla każdego, kto chce zacząć korzystać z portalu.

W jasny i intuicyjny sposób przedstawia kroki, które należy podjąć, oferując przegląd informacji nawet dla kompletnych początkujących.

Przykład 2: Webinar

Krótki i zwięzły – ten przejrzysty projekt od razu przechodzi do rzeczy i wyświetla odliczanie do rozpoczęcia webinaru.

Co więcej, na dole znajdują się przyciski wezwania do działania (CTA), które pozwalają dodać datę i godzinę do osobistego kalendarza.

Przykład 3: Codeverse

Po zarejestrowaniu się w serwisie Codeverse otrzymujesz powyższą wiadomość e-mail wraz z informacją o miejscu pierwszej lekcji próbnej. To jasny i zwięzły sposób na rozpoczęcie przygody z programowaniem.

Szablony e-maili potwierdzających rejestrację

Tematy

• Twoja rejestracja w [nazwa firmy] została potwierdzona,

• Potwierdzenie rejestracji,

• Witamy w [nazwa firmy],

• Zaczynamy!

Treść wiadomości:

4. E-maile potwierdzające subskrypcję

Te wiadomości są wysyłane automatycznie zaraz po zarejestrowaniu się nowego użytkownika. Służą one do potwierdzenia różnych działań, od subskrypcji newslettera po rejestrację na forum.

Różnica między single a double opt-in

Metoda pojedynczej zgody (single opt-in): użytkownik zacznie otrzymywać e-maile bez konieczności potwierdzenia swojego adresu e-mail za pomocą dodatkowej wiadomości.

Chociaż pojedynczy opt-in może prowadzić do większej liczby subskrybentów, to może też negatywnie wpłynąć na budowanie listy mailingowej, ponieważ zwiększa się liczba fałszywych i nieprawidłowych e-maili oraz spamu. Może to odbić się na Twoich przyszłych kampaniach e-mailowych, skutkując niższą dostarczalnością, niższymi współczynnikami otwarć i kliknięć, a w konsekwencji niższymi współczynnikami konwersji.

Metoda podwójnej zgody (double opt-in): użytkownik musi potwierdzić swój adres e-mail, klikając w link, który otrzyma po zapisaniu się na listę mailingową. To doskonały sposób na upewnienie się, że nowi subskrybenci nie podali fałszywego adresu ani nie zrobili literówki. Dzięki temu masz też pewność, że Twoje działania mailingowe są zgodne z RODO.

Co więcej, e-mail potwierdzający subskrypcję będzie prawdopodobnie Twoim pierwszym kontaktem z potencjalnymi klientami, dlatego warto zwrócić szczególną uwagę na nawet najdrobniejsze szczegóły.

Przykłady e-maili potwierdzających subskrypcję

Oto kilka świetnych przykładów wiadomości e-mail potwierdzających subskrypcję.

Przykład 1: Double opt-in Carpool

Cześć, Smiles Davis! 👋

Prosimy, potwierdź swój adres e-mail: [email protected],
aby zakończyć rejestrację w Waze Carpool.

👉 Potwierdź adres e-mail

Użytkownicy korzystający ze wspólnych przejazdów mogą zobaczyć, że pracujesz w reallygoodemails.com,
ale Twój adres e-mail pozostanie prywatny.

Miłych podróży! 🚗
Zespół Waze Carpool

CTA:

Więcej o Waze Carpool / Pytania? Jesteśmy dla Ciebie / Dołącz do społeczności na Facebooku

Ten e-mail nie tylko dobrze wygląda, ale ma też intuicyjny i przyjazny dla użytkownika układ. Na dole dodano trzy linki, dzięki którym klienci mogą dowiedzieć się więcej o usłudze, skonsultować się z obsługą klienta lub odwiedzić stronę na Facebooku.

Przykład 2: Sidecar

Dziękujemy za zapisanie się! 🙌
Coś świetnego już w drodze!

Nasza misja

Sidecar to nasz sposób, by dać coś od siebie. Stworzyliśmy platformę, która wspiera społeczność projektantów, oferując wysokiej jakości i przystępne cenowo materiały — takie jak przewodniki stylu, zestawy zdjęć, pakiety UI, ikony, grafiki i wiele więcej.
Wszystkie te produkty znajdziesz na naszej stronie, pełnej praktycznych wskazówek i materiałów tworzonych przez zespół Sidecar dla całej branży.

Będziemy sprzedawać wyjątkowe produkty cyfrowe, takie jak:

🖋️ Zestaw Custom Ink Lettering – 5 USD
📘 Szablon Brand Book – 10 USD

Ale to nie wszystko...

Znajdziesz też:

• Artykuły z najlepszymi praktykami,

• Sesje Q&A,

• Materiały tworzone we współpracy ze społecznością,

• I 5% wszystkich zysków przekazujemy na cele charytatywne.

Kto za tym stoi?

Tworzymy to my — Twoi znajomi z Focus Lab.
Zespół Focus Lab to mózg i serce projektu Sidecar. Robimy to, bo kochamy tworzyć i dzielić się wiedzą oraz doświadczeniem z naszą branżą i społecznością.

Poza minimalistycznymi elementami graficznymi, które są przyjemne dla oka i ułatwiają nawigację po wiadomości, ten e-mail przedstawia również misję i wartości firmy oraz funkcje, które oferuje.

Przykład 3: Chipotle

Czas potwierdzić swój adres e-mail (i miłość do burrito)! 🌯

Otrzymałeś tę wiadomość, ponieważ Twój adres e-mail został zarejestrowany w Chipotle.
Potwierdź swoje dane, klikając poniższy przycisk.

👉 Kliknij, aby potwierdzić

Jeśli to nie Ty podałeś ten adres e-mail — nic się nie martw! Po prostu zignoruj tę wiadomość,a nie otrzymasz od nas żadnych kolejnych maili.

Nasze menu | Znajdź Chipotle | Zamów teraz

Dzięki świetnemu tekstowi i projektowi marki, ten e-mail od Chipotle od samego początku zapewnia łatwy dostęp do ich sklepów i produktów. Jest prosty, wszechstronny i kompletny.

Co więcej, na dole wiadomości znajduje się link umożliwiający ustawienie preferencji dotyczących wiadomości e-mail, rezygnację z subskrypcji, zapoznanie się z polityką prywatności oraz kontakt z działem obsługi klienta. Informacje te są ważne, zwłaszcza w kontekście przestrzegania przepisów dotyczących danych i prywatności w różnych jurysdykcjach, takich jak RODO w UE.

Szablony e-maili potwierdzających subskrypcję

Wersja 1

Opcje tematu wiadomości:

• Potwierdzenie Twojej subskrypcji,

• Prosimy o potwierdzenie subskrypcji w [nazwa firmy],

• [Imię klienta], czy właśnie się z nami kontaktowałeś/aś?

• [Nazwa firmy] prosi o weryfikację Twojego adresu e-mail.

Treść wiadomości:

Wersja 2

Tematy wiadomości:

• Dziękujemy za zapisanie się do [nazwa firmy],

• Witamy w [nazwa firmy].

Treść wiadomości:

5. E-maile potwierdzające otrzymanie feedbacku

E-maile z potwierdzeniem otrzymania feedbacku są wysyłane do użytkowników, którzy skontaktowali się z firmą z określonego powodu.

Ich celem jest zapewnienie klienta, że jego zapytanie lub opinia zostały otrzymane, podczas gdy oczekuje on na odpowiedź.

Przykłady e-maili potwierdzających otrzymanie feedbacku

Poniżej przedstawiamy kilka przykładów e-maili z potwierdzeniem otrzymania feedbacku, które zrobiły na nas duże wrażenie.

Przykład 1: BioDock

Dziękujemy!

Za skontaktowanie się z nami.

Wkrótce się do Ciebie odezwiemy.

BioDock oferuje bardzo prosty, lecz niezwykle stylowy przykład, który informuje klienta o otrzymaniu jego wiadomości e-mail.

Przykład 2: Sun Industries

Dziękujemy za kontakt z nami!

Otrzymaliśmy Twoją wiadomość. Ktoś z naszego zespołu wkrótce się z Tobą skontaktuje.

przycisk: Odwiedź naszą stronę

Nieco bardziej rozbudowany niż pierwszy przykład. Ten e-mail nadal przekazuje tę samą wiadomość, ale zawiera też linki do mediów społecznościowych, które zapewniają odbiorcy dodatkowe możliwości interakcji.

Szablony e-maili potwierdzających otrzymanie wiadomości

Opcje tematu wiadomości:

• Otrzymaliśmy Twoją wiadomość!

• Dziękujemy za kontakt z [nazwa firmy],

• Twoja wiadomość do nas dotarła!

Treść wiadomości:

Podsumowanie

Na koniec warto podkreślić, że e-maile potwierdzające są w dużej mierze napędzane przez automatyzację. Narzędzie do e-mail marketingu jest nieocenione w tym procesie, ponieważ odpowiadanie osobiście na każde zapytanie, zamówienie czy rezerwację byłoby praktycznie niemożliwe. Automatyczne e-maile sprawiają, że ta istotna interakcja z klientem staje się łatwa i bezproblemowa.

Zapoznaj się dokładnie z podanymi przez nas przykładami i spróbuj wykorzystać je do pobudzenia własnej kreatywności. Możesz również swobodnie korzystać z dowolnych szablonów e-maili potwierdzających zawartych w tym artykule, dostosowując je do swoich potrzeb według własnego uznania.