Dobrze przygotowany szablon maila biznesowego oszczędza Twój czas i zapewnia spójność w profesjonalnej komunikacji.
Kiedy połączysz odpowiedni szablon z właściwym formatowaniem, Twoja wiadomość nie tylko zostanie przeczytana. Wywoła działanie, wzmocni relacje i stworzy nowe możliwości biznesowe.
W tym artykule znajdziesz 24 szablony maili biznesowych na każdą sytuację. Każdy z nich spełnia standardy profesjonalnego formatu wiadomości e-mail.
Dodatkowo podpowiemy, na które elementy zwrócić uwagę i jakie są najlepsze praktyki, które pomogą Twoim mailom wyróżnić się – nawet w najbardziej zatłoczonych skrzynkach odbiorczych.
Kluczowe informacje z tego artykułu o szablonach e-maili biznesowych
Co zawiera artykuł: Artykuł przedstawia 24 niezbędne szablony maili biznesowych, które pomogą osiągnąć sukces. Szablony obejmują różne sytuacje, takie jak weryfikacja, powitanie, sprzedaż, follow-up, potwierdzenie oraz obsługa klienta.
Jak szablony maili pomagają: Korzystanie z tych szablonów gwarantuje spójną i profesjonalną komunikację, oszczędza czas oraz zwiększa szanse na zaangażowanie odbiorców, pomagając firmom skutecznie zarządzać i pielęgnować relacje z klientami.
Pipedrive usprawnia email marketing, umożliwiając wysyłkę masowych wiadomości, śledzenie interakcji oraz integrację kampanii mailowych z lejkiem sprzedażowym. Dzięki temu zarządzanie e-mailami staje się bardziej efektywne i skuteczne. Wypróbuj Pipedrive za darmo przez 14 dni.
Czym jest profesjonalny format maila?
Profesjonalny format maila to określony sposób organizacji wiadomości, który sprawia, że wygląda ona schludnie i odpowiednio do biznesowego kontekstu. To szablon, który przestrzega ustalonych zasad (np. temat wiadomości, powitanie, krótkie akapity itp.), aby zapewnić profesjonalny wygląd Twojej wiadomości.
Odbiorcy często oceniają Cię już na podstawie wyglądu maila – zanim jeszcze przeczytają jego treść. Prawidłowy format maila daje odbiorcom pozytywne pierwsze wrażenie.
5 kluczowych elementów profesjonalnego formatu maila
Profesjonalne maile muszą zawierać określone elementy, aby były skuteczne. Właściwe formatowanie może zdecydować o tym, czy Twoja wiadomość zostanie wzięta pod uwagę, czy odrzucona – zwłaszcza w sytuacjach o dużym znaczeniu, takich jak komunikacja z klientami czy zautomatyzowane kampanie marketingowe.
Oto kluczowe elementy formatowania maila (oraz przydatne wskazówki).
1. Temat wiadomości
Temat wiadomości to pierwsze, co widzi odbiorca – jedna linijka, która decyduje, czy e-mail zostanie otwarty, czy trafi do kosza.
Dobry temat przyciąga uwagę i jasno mówi, czego dotyczy wiadomość. Badania SuperOffice pokazują, że 33% odbiorców otwiera e-maile właśnie ze względu na temat. To dlatego warto poświęcić mu chwilę – nieprzemyślany temat może skutecznie zniweczyć nawet najlepszą kampanię.
Oprócz personalizacji tematu, oto kilka wskazówek, które pomogą Ci zwiększyć wskaźniki otwarć:
Bądź konkretny w opisie treści („Raport ze spotkania: Przegląd sprzedaży za II kwartał” lub „15% rabatu na kolejne zakupy”)
Unikaj wielkich liter, nadmiernej interpunkcji oraz słów wywołujących filtr antyspamowy
W miarę możliwości uwzględniaj wezwania do działania lub terminy
Używaj słowa „Pilne” oszczędnie i tylko wtedy, gdy jest to naprawdę konieczne
Tematy wiadomości działają lepiej, gdy są zgodne z oczekiwaniami odbiorcy. Jeśli czeka na Twoją wiadomość, odwołaj się do wcześniejszych rozmów (np. „Kontynuacja naszego spotkania”).
2. Profesjonalne powitanie
Powitanie (lub zwrot grzecznościowy) to pierwsza linijka Twojego e-maila. Zwraca się do odbiorcy i nadaje ton całej wiadomości.
Odpowiednie powitanie sprawia, że e-mail nie brzmi ani zbyt chłodno, ani zbyt nachalnie. To także prosty sposób, by nadać wiadomości właściwy ton i trochę ją spersonalizować.
Oto lista powitań oraz wskazówki, kiedy ich używać:
Powitanie | Kiedy stosować |
Szanowny Panie / Szanowna Pani [Nazwisko] | Komunikacja formalna lub pierwszy kontakt |
Witaj [Imię] | Ugruntowane relacje zawodowe |
Cześć [Imię] / Hej [Imię] | Bardziej zażyłe relacje lub e-maile marketingowe do zaangażowanych subskrybentów |
„Szanowny/a [Stanowisko]” | Gdy nie możesz znaleźć nazwiska odbiorcy |
„Zespole” lub „Dzień dobry [Nazwa działu]” | Do wiadomości grupowych |
Warto pamiętać, że nie są to sztywne zasady. Wiele branż stosuje bardziej swobodny styl komunikacji. Na przykład e-maile marketingowe często mają przyjazny ton, aby budować relacje.
Zwracaj uwagę na sposób komunikacji w Twojej organizacji. Jak komunikują się z interesariuszami? Jakiego powitania używają Twój menedżer lub kadra zarządzająca w swoich wiadomościach? W przypadku wątpliwości zacznij od formalnego tonu i dostosuj się na podstawie reakcji innych.
3. Struktura treści e-maila
Struktura treści e-maila biznesowego to główna część Twojej wiadomości, ułożona w sposób logiczny i czytelny. Zawiera wprowadzenie, kluczowe punkty, szczegóły oraz wszelkie prośby lub wezwania do działania.
Twoja wiadomość powinna być przejrzysta i dobrze ułożona. Zanim zaczniesz pisać, warto odpowiedzieć na kilka kluczowych pytań:
„Jaką wiadomość chcę przekazać?”
„Czy powinienem uwzględnić jakieś szczegółowe informacje dla kontekstu?”
„Czy jest to pilne?”
„Jakie działanie chcę, aby odbiorca podjął?”
„Jaki jest najbardziej logiczny porządek przedstawienia tych informacji?”
Napisz treść e-maila, gdy masz już jasno określoną zawartość i strukturę. Przeczytaj ją ponownie z perspektywy odbiorcy i zastanów się, czy coś może być niejasne lub wprowadzać w błąd. W razie potrzeby wprowadź poprawki.
4. Zakończenie
Zakończenie to kilka słów poprzedzających podpis, które pomagają zostawić dobre wrażenie i elegancko zamknąć wiadomość.
Oto kilka propozycji zakończeń, które możesz wykorzystać:
Do e-maili biznesowych | Do e-maili marketingowych/nieformalnych |
|
|
Poziom formalności zakończenia możesz dopasować do relacji z odbiorcą. Na przykład, w propozycji sprzedaży do nowego klienta warto użyć „Z poważaniem,”, z kolei w newsletterze do stałych klientów można zakończyć słowami „Miłego dnia” lub „Do zobaczenia”.
5. Podpis e-maila biznesowego
Podpis w mailu biznesowym to blok informacji umieszczony na końcu Twojej wiadomości. Zawiera dane kontaktowe, dzięki czemu odbiorcy mają łatwy dostęp do Twoich danych. Daje im też inne możliwości kontaktu z Tobą.
Typowy podpis e-maila biznesowego powinien zawierać:
Twoje pełne imię i nazwisko oraz stanowisko
Nazwę firmy i/lub logo
Adres e-mail
Numer telefonu (jeśli dotyczy)
Inne sposoby kontaktu, np. LinkedIn, Calendly
Sformatuj podpis zgodnie ze standardami firmy lub wytycznymi marki. Używaj profesjonalnej czcionki o umiarkowanym rozmiarze i unikaj nadmiaru kolorów.
Podpis w e-mailach marketingowych może być bardziej dynamiczny, ale powinien pozostać przejrzysty. Dołącz link do rezygnacji z subskrypcji lub zaproszenie do zapisania się na newsletter oraz linki do mediów społecznościowych.
24 szablony e-maili biznesowych na każdą okazję
Skoro wiesz już, co składa się na dobrze napisany e-mail biznesowy, czas przejść do praktyki — poniżej znajdziesz szablony przydatne w wielu codziennych sytuacjach.
Podzieliliśmy je na cztery kategorie:
Komunikacja wewnętrzna w firmie
Profesjonalny kontakt zewnętrzny
Obsługa klienta
Marketing
Dzięki tym szablonom Twoja komunikacja będzie spójna i profesjonalna, a przy tym zaoszczędzisz czas i zyskasz większe zaangażowanie odbiorców — co przełoży się na lepsze doświadczenia klientów.
Uwaga: Pipedrive usprawnia e-mail marketing, umożliwiając wysyłanie masowych wiadomości, śledzenie interakcji oraz integrację kampanii e-mailowych z lejkiem sprzedażowym, co zwiększa efektywność zarządzania e-mailami. Wypróbuj Pipedrive za darmo przez 14 dni.
Szablony e-maili do komunikacji wewnętrznej w firmie
E-maile do komunikacji wewnętrznej pomagają w kontaktach ze współpracownikami, kadrą zarządzającą oraz interesariuszami. Zazwyczaj mają one bardziej formalny ton i muszą być jasne oraz zwięzłe.
1. Zaproszenie na spotkanie
Możesz wysłać e-mail z zaproszeniem na spotkanie, aby przekazać uczestnikom istotne informacje. Dołącz miejsce, datę, godzinę oraz notatki ze spotkania, aby każdy wiedział, gdzie i kiedy się pojawić oraz jak się przygotować (jeśli jest to konieczne).
Cześć [Imię],
Ustaliliśmy termin spotkania, podczas którego omówimy [cel spotkania] oraz [inne cele spotkania].
Do zobaczenia o [godzina] w [miejsce] dnia [data] — poniżej znajdziesz agendę:
[Agenda spotkania]
Proszę daj znać, jeśli nie możesz potwierdzić obecności lub masz jakiekolwiek wątpliwości.
Miłego dnia!
2. Ocena wyników pracy
Choć najlepiej omawiać wyniki pracownika podczas bezpośredniego spotkania, czasem sytuacja wymaga przekazania takiej informacji e-mailem. Dobrze, jeśli piszesz do osoby, którą bezpośrednio nadzorujesz — albo wysyłasz wiadomość po uzgodnieniu tego z jej przełożonym.
Oto trzy powody, dla których wysłanie e-maila może być lepszym rozwiązaniem:
Masz przydatne materiały lub informacje, do których chcesz, aby pracownik miał łatwy dostęp (np. mogłyby zginąć w wątku na Slacku)
Pracownik od dłuższego czasu osiąga bardzo słabe wyniki
Chcesz mieć pisemny ślad korespondencji z innych powodów
Ponieważ pierwszy powód jest najczęstszy, jeśli chcesz wspierać sukces pracownika, oto nasz szablon.
Cześć [Imię],
Przed naszym spotkaniem chciałbym/chciałabym podzielić się kilkoma spostrzeżeniami dotyczącymi wyników za ostatni [okres].
Jak widzisz, nastąpił spadek w [wskaźnik wydajności]:
[Zrzut ekranu z panelu kontrolnego]
Widzę w danych kilka możliwych przyczyn, ale chętnie poznam Twoją opinię, aby lepiej zrozumieć problem i wspólnie go rozwiązać.
Niedawno znalazłem/znalazłam kilka przydatnych materiałów, które mogą pomóc zespołowi poprawić [wskaźnik wydajności]:
[Link do materiału]
[Link do materiału 2]
Do zobaczenia na naszym spotkaniu w [dzień].
Dziękuję,
[Imię]
3. Ogłoszenie o awansie/przeniesieniu
E-mail z ogłoszeniem awansu pozwala szybko poinformować zespół i partnerów o zmianie stanowiska lub przeniesieniu pracownika. Dzięki takiemu szablonowi komunikacja w firmie staje się bardziej otwarta i przejrzysta.
Drogi zespole [nazwa firmy],
Miło mi poinformować, że [pracownik] dołącza do zespołu [dział] na stanowisku [stanowisko].
Przez [okres] pracy w naszej firmie [pracownik] zrealizował/zrealizowała wiele ważnych projektów, m.in. [lista osiągnięć]. Wśród jego/jej największych sukcesów warto wymienić: [osiągnięcia].
[Pracownik] mocno wspierał/wspierała dział [nazwa działu], dbając o jego sprawne działanie. Jestem przekonany/przekonana, że podobnie jak my, wielu z Was doceniło jego/jej zaangażowanie — i że w nowej roli jeszcze bardziej rozwinie swoje talenty.
Z niecierpliwością czekamy na rozpoczęcie tego nowego etapu. Jeśli macie pytania dotyczące tej zmiany, śmiało napiszcie w odpowiedzi na tę wiadomość.
Z wyrazami szacunku,
[Twoje imię i nazwisko]
[Twoje stanowisko]
Publiczne docenianie osiągnięć pracownika podnosi morale w całej firmie.
Warto wyróżnić jego sukcesy i jasno je zakomunikować. Nie zapomnij również dołączyć swoich danych kontaktowych, aby ułatwić zadawanie pytań związanych z procesem zmian.
4. Podziękowanie
Możesz wysłać e-mail z podziękowaniem przy niemal każdej okazji. Celem jest okazanie odbiorcy uznania za jego wysiłki i pomoc w budowaniu silniejszej relacji.
Cześć [Imię],
Chciałbym/chciałabym jeszcze raz podziękować za [czynność]. Bardzo pomogłeś/pomogłaś mi w [problem].
Będę Cię informować na bieżąco. Daj znać, jeśli mogę w czymś pomóc.
Z poważaniem,
[Twoje imię]
Zachowaj autentyczność w e-mailu z podziękowaniem i jasno wskaż, za co jesteś wdzięczny, zamiast używać ogólników.
Uznanie dla czyjegoś zaangażowania może poprawić dynamikę zespołu i współpracę.
Profesjonalne szablony wiadomości do kontaktu zewnętrznego
Możesz korzystać z tych szablonów podczas nawiązywania kontaktu z osobami spoza Twojej organizacji. Takie maile mają na celu zbudowanie pozytywnego pierwszego wrażenia oraz stworzenie przestrzeni do nowych relacji biznesowych i procesów decyzyjnych.
5. Osobiste przedstawienie się
Mail z przedstawieniem się to świetny sposób, aby wyjaśnić, kim jesteś i dlaczego się kontaktujesz. Warto, aby wiadomość była osobista, zwięzła i jasno wskazywała cel.
Możesz skorzystać z poniższego przykładowego szablonu wiadomości powitalnej i dopasować go tak, aby jak najlepiej oddawał Twój styl oraz profesjonalny wizerunek.
Cześć [Imię],
[Imię wspólnego znajomego] przekazał mi niedawno Twoją wizytówkę, kiedy rozmawialiśmy o [temat].
Chciałem/Chciałam się przedstawić i wyjaśnić, dlaczego się kontaktuję.
[Krótka autoprezentacja]
[Twoja propozycja wartości]
Daj proszę znać, jeśli masz ochotę porozmawiać — chętnie opowiem więcej.
Pozdrawiam,
[Twoje imię]
E-maile z osobistym przedstawieniem się najlepiej sprawdzają się wtedy, gdy wspomnisz o wspólnym kontakcie. Zamiast od razu prosić o coś dla siebie, skup się na tym, jak możesz dostarczyć wartość odbiorcy.
Jeśli nie otrzymasz odpowiedzi w ciągu tygodnia, wyślij przypomnienie.
6. Biznesowe przedstawienie się
Formalny e-mail biznesowy służy do zaprezentowania Twojej firmy potencjalnemu klientowi – pod warunkiem, że wcześniej wyraził zgodę na taki kontakt.
Wiadomości tego typu warto używać, gdy ktoś interesuje się Twoimi usługami – niezależnie od tego, czy dzieje się to poprzez bezpośredni kontakt, np. na LinkedIn, czy przez wypełnienie formularza na stronie internetowej.
Cześć [Imię],
Dziękuję za zainteresowanie [firma i usługa].
Mam na imię [imię] i jestem [stanowisko w firmie].
Na początek krótko przedstawię, czym się zajmujemy.
[Dodaj swoją ofertę]
Mamy wielu klientów, którzy chętnie polecają nas dalej — ich opinie znajdziesz tutaj: [Dodaj link].
Jeśli chcesz omówić swoje wyzwania, zapraszam do umówienia rozmowy: [Link do spotkania].
Będzie mi bardzo miło porozmawiać,
[Twoje imię]
E-maile biznesowe mają na celu pokazanie profesjonalizmu i wiarygodności. W miarę możliwości warto dołączyć dowody społeczne (takie jak referencje, studia przypadków czy recenzje), aby szybko zbudować zaufanie.
7. Zapytanie o pracę
E-mail z zapytaniem o pracę pomaga zdobyć stanowisko, które nie zostało jeszcze oficjalnie ogłoszone. Dzięki temu trafiasz na radar firmy, w której chciałbyś pracować.
Takie wiadomości są zazwyczaj dłuższe niż standardowe, krótkie i konkretne e-maile.
Cześć [imię],
Choć nie znamy się osobiście, Twoja firma przewija się w moich zawodowych planach od czasów liceum — wtedy po raz pierwszy pomyślałem/pomyślałam: „Chciałbym/chciałabym tu kiedyś pracować”.
Wiem, że w kwestii [konkretne wymagania stanowiska] wybierasz tylko najlepszych. Jestem pewien/pewna, że gdy pojawia się właściwy kandydat, warto porozmawiać o przyszłych możliwościach.
Nazywam się [Twoje imię] i jestem wyjątkowo zaangażowanym [stanowisko] w [kraj]. Moje zdolności w zakresie [konkretna umiejętność] może nie budziły zachwytu w liceum, ale dziś stoją za osiągnięciami takimi jak [A, B, C].
Piszę, aby dowiedzieć się, czy w [interesujący dział] pojawiają się obecnie nowe role. Jestem przekonany/przekonana, że mógłbym/mogłabym realnie pomóc w osiąganiu [konkretne cele Twojej firmy].
Mam doświadczenie w [Twoja specjalizacja], ukończyłem/ukończyłam [stopień naukowy], a przez ostatnie [okres czasu] pracowałem/pracowałam jako [stanowisko] w [poprzednia firma], gdzie zajmowałem/am się [obowiązki zawodowe].
Daj proszę znać, kiedy będzie możliwa krótka rozmowa telefoniczna.
Pozdrawiam,
[Twoje imię]
E-maile z zapytaniem o pracę sprawdzają się najlepiej, gdy przed wysłaniem dokładnie zapoznasz się z firmą.
Podkreśl swoje umiejętności i osiągnięcia (czyli to, co możesz zaoferować firmie), a jeśli jest to istotne w Twojej branży – dołącz link do portfolio lub odpowiednie załączniki.
8. List motywacyjny
Po znalezieniu wymarzonego stanowiska wyślij list motywacyjny, aby zwiększyć swoje szanse na zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną.
W sprzedaży większość pracodawców traktuje list motywacyjny jako wprowadzenie do Twojej osobowości i umiejętności. Spersonalizuj zwrot grzecznościowy zamiast używać ogólnego „Szanowni Państwo”.
List motywacyjny dodaje indywidualnego charakteru i przyciąga uwagę czytelnika, co zwiększa prawdopodobieństwo, że Twoja aplikacja zostanie dokładnie przeczytana.
Możesz skorzystać z poniższego profesjonalnego szablonu e-maila z listem motywacyjnym i dostosować go do swoich potrzeb.
Szanowny/Szanowna [imię],
Z dużym zainteresowaniem zauważyłem/zauważyłam, że poszukują Państwo [stanowisko]. Od dłuższego czasu śledzę sukcesy Państwa firmy w zakresie [ich specjalizacja].
Kontaktuję się, aby wyrazić swoje zainteresowanie pracą w Państwa zespole. Jestem przekonany/przekonana, że moje doświadczenie w [odpowiednie doświadczenie] czyni mnie odpowiednim kandydatem na to stanowisko.
W mojej poprzedniej pracy jako [stanowisko] w [firma] zajmowałem/zajmowałam się [opisz obowiązki zawodowe]. Do moich największych atutów należą [wymień swoje cechy], które chętnie wykorzystam, aby wspomóc Państwa w realizacji [potrzeba biznesowa].
W załączeniu przesyłam moje CV z dodatkowymi szczegółami dotyczącymi kwalifikacji. Dziękuję za poświęcony czas na rozpatrzenie mojej aplikacji.
Z niecierpliwością czekam na możliwość kontaktu.
Z poważaniem,
[Twoje imię]
Zamiast wymieniać ogólne cechy, przedstaw mierzalne osiągnięcia. Używaj liczb i procentów, gdy to możliwe, i staraj się powiązać swoje dotychczasowe doświadczenie z aktualnymi potrzebami firmy.
9. Profesjonalny list referencyjny
Profesjonalny list referencyjny możesz wykorzystać, aby poświadczyć czyjeś umiejętności w procesie rekrutacyjnym. Możesz go napisać jako były pracodawca lub otrzymać od przełożonego bądź wykładowcy.
Taki list pokazuje rzetelny przegląd umiejętności, zdolności i wiedzy danej osoby. Możesz skorzystać z poniższego szablonu profesjonalnego e-maila z listem referencyjnym i dostosować go do swoich potrzeb.
Szanowny/Szanowna [imię],
Chciałbym/Chciałabym udzielić rekomendacji [osoba rekomendowana], który(a) przez [okres czasu] pełnił(a) w [nazwa organizacji] rolę [stanowisko].
Jako [Twoje stanowisko] współpracowałem/współpracowałam z [osoba rekomendowana] przy [projekty] i miałem/miałam okazję obserwować jego/jej zaangażowanie oraz wysoki poziom kompetencji. [Imię] wyróżniał(a) się szczególnie w obszarach takich jak [umiejętności/wiedza/zdolności]. Cenione w naszym [zespole/grupie studentów] cechy, takie jak [cechy], były u [osoba rekomendowana] widoczne na każdym etapie współpracy.
Jestem pewien/pewna, że [osoba rekomendowana] będzie cennym wsparciem również w Państwa organizacji i świetnie odnajdzie się w nowym środowisku.
W przypadku pytań chętnie udzielę dodatkowych informacji.
Z poważaniem,
[Twoje imię i nazwisko]
Listy referencyjne powinny zawierać przykłady w formacie sytuacja–działanie–rezultat. Opisz, z jaką sytuacją osoba się zmierzyła, jakie podjęła działania i jakie były ich efekty.
10. Podziękowanie po rozmowie kwalifikacyjnej
E-mail z podziękowaniem po rozmowie kwalifikacyjnej może zwiększyć Twoje szanse na zdobycie wymarzonej pracy. Wyślij wiadomość, w której wyrazisz wdzięczność za poświęcony czas i zaznaczysz, że czekasz na kolejne kroki w procesie rekrutacyjnym.
Szanowny/Szanowna [imię],
Dziękuję za czas poświęcony na dzisiejsze spotkanie. Nasza rozmowa była dla mnie bardzo wartościowa.
Cieszę się, że mogłem/mogłam dowiedzieć się więcej o stanowisku [stanowisko] i wierzę, że moje doświadczenie oraz umiejętności pozwolą mi świetnie odnaleźć się w Państwa zespole.
Z niecierpliwością czekam na informacje o kolejnych etapach. W razie dodatkowych pytań pozostaję do dyspozycji.
Dziękuję raz jeszcze i mam nadzieję na szybki kontakt.
Z poważaniem,
[Twoje imię i nazwisko]
Taki e-mail po rozmowie kwalifikacyjnej podkreśla Twój profesjonalizm i pomaga zapisać się w pamięci osoby prowadzącej rekrutację.
Szablony e-maili dla obsługi klienta
Korzystaj z tych szablonów, aby efektywnie komunikować się z klientami i budować pozytywne relacje. Nasze szablony emaili biznesowych obejmują wiadomości do zbierania opinii oraz rozwiązywania problemów i zgłoszeń klientów.
11. Odpowiedź na skargę klienta
Po otrzymaniu skargi najlepiej działać szybko. Przygotuj gotową odpowiedź na takie sytuacje i wyślij ją jak najszybciej, aby uniknąć napięć.
Pisząc do niezadowolonego klienta, zacznij od okazania empatii i pamiętaj, by nie traktować sprawy osobiście. W tego typu wiadomościach sprawdzą się neutralne, uprzejme zakończenia, takie jak „Z wyrazami szacunku” czy „Pozdrawiam”.
Warto też dać klientowi kilka możliwości kontaktu — dodaj swoje dane lub profesjonalny podpis z imieniem, nazwiskiem, adresem e-mail i numerem telefonu.
Możesz skorzystać z przygotowanego poniżej szablonu i dostosować go do swojej sytuacji.
Dzień dobry [Imię],
Przykro nam słyszeć, że doświadczyli Państwo [skarga klienta].
Nasz zespół już zajmuje się [problem klienta]. W międzyczasie prosimy o przesyłanie wszelkich sugestii dotyczących usprawnień.
Poinformujemy Państwa o postępach w ciągu najbliższych [okres].
Dziękujemy za przekazanie informacji.
Z poważaniem,
[Twoje imię]
Idealnie byłoby odpowiedzieć na skargi klientów w ciągu 24 godzin. Wykorzystaj każde zgłoszenie jako okazję, aby przekształcić niezadowolonych klientów w lojalnych ambasadorów marki. Potwierdź problem i zaproponuj rozwiązanie (lub podaj przewidywany czas jego załatwienia).
Po rozwiązaniu sprawy wyślij wiadomość follow-up, aby upewnić się, że klient jest zadowolony.
12. Opinie klientów o zadowoleniu z usługi/produktu (pytania otwarte)
E-mail o satysfakcji klienta to coś innego niż typowa ankieta z gotowymi odpowiedziami. Nie wysyłasz listy opcji do wyboru — zamiast tego prosisz o krótkie, otwarte odpowiedzi.
Takie pytania pozwalają lepiej zrozumieć, jak klienci postrzegają Twoją firmę i co wpływa na ich opinię, nawet jeśli trudno to zmierzyć liczbami.
Cześć [Imię],
Dziękujemy za zaufanie i korzystanie z naszych usług! Zależy nam, aby stale podnosić jakość naszych [produktów/usług].
Mamy do Państwa jedno pytanie:
Jak możemy ulepszyć nasze usługi, aby jeszcze lepiej spełniały Państwa oczekiwania?
Prosimy o krótką odpowiedź — wystarczy kliknąć „Odpowiedz”.
Pozdrawiamy,
[Nazwa firmy]
Ponieważ pytania otwarte wymagają więcej czasu, zwykle otrzymasz mniej odpowiedzi. Jednak informacje uzyskane w ten sposób mogą być znacznie cenniejsze.
Zadając pytanie w stylu „Co moglibyśmy poprawić?” zamiast prosić o ocenę, dajesz klientom przestrzeń, by wskazali to, co naprawdę ma dla nich znaczenie.
13. Ankieta (wersja formalna)
Ankieta to świetny sposób, by dowiedzieć się, co klienci naprawdę sądzą o Twoich produktach lub usługach. Żeby przyniosła dobre rezultaty, e-mail powinien zawierać starannie przygotowane pytania, które pozwolą zebrać przydatne dane liczbowe, a czasem również opinie jakościowe.
Możesz skorzystać z poniższego szablonu formalnej ankiety e-mailowej i dostosować go do swoich potrzeb.
Dzień dobry [Imię],
Mamy nadzieję, że korzystanie z naszego [produktu/usługi] przynosi Państwu dużo satysfakcji.
Stale pracujemy nad udoskonalaniem naszych rozwiązań, dlatego bylibyśmy bardzo wdzięczni, gdyby mogli Państwo poświęcić [określony czas], aby wypełnić krótką ankietę.
[Link lub przycisk CTA do ankiety]
Państwa odpowiedzi pomogą nam jeszcze lepiej dopasować nasze produkty i usługi do Waszych potrzeb.
Serdecznie dziękujemy,
[Nazwa firmy]
Bądź szczera/y w kwestii czasu potrzebnego na wypełnienie ankiety. Aby zwiększyć szanse na odpowiedzi, warto zaoferować zachęty, takie jak drobne rabaty lub nagrody.
14. Ankieta (wersja nieformalna)
Wysyłając marketingowy e-mail z ankietą, weź pod uwagę, że Twoja marka może mieć bardziej nieformalny ton komunikacji.
W takich przypadkach lepiej sprawdzi się osobisty e-mail niż oficjalna wiadomość biznesowa. Możesz skorzystać z wariacji poniższego szablonu.
Cześć [Imię],
Jak wiesz, bardzo cenimy opinie naszych klientów — to one pomagają nam budować dobre i trwałe relacje.
Dlatego będzie nam niezwykle miło, jeśli poświęcisz chwilę, aby wypełnić naszą ankietę.
To naprawdę zajmie tylko 5 minut. Obiecujemy!
[Link lub przycisk CTA do ankiety]
Pozdrawiamy,
[Nazwa firmy]
Nawet jeśli szablon e-maila ma luźniejszy ton, pamiętaj o poszanowaniu czasu odbiorcy. Wiadomość i ankieta powinny być krótkie i zwięzłe.
15. Faktura
Możesz wysłać fakturę e-mailem, żeby ułatwić odbiorcy dokonanie płatności. Wystarczy, że w treści wiadomości podasz szczegóły dotyczące usług, łączną kwotę, dane kontaktowe i inne informacje potrzebne do opłacenia faktury.
Warto też dodać link do płatności online — dzięki temu klient może zapłacić jednym kliknięciem.
Dzień dobry [Imię],
W załączeniu przesyłamy fakturę za usługi [branża] świadczone w okresie od [data] do [data].
Płatność można łatwo zrealizować, klikając tutaj: [link do płatności].
Za pomocą poniższego linku można pobrać kopię faktury w formacie CSV lub PDF: [wstaw link]
W razie jakichkolwiek pytań, prosimy o kontakt.
Dziękujemy za zaufanie,
[Nazwa firmy]
Podczas proszenia o płatności utrzymuj jasny i profesjonalny ton. Etykieta e-mailowa jest niezwykle ważna w kontaktach finansowych, nawet jeśli masz swobodną relację z klientem.
Szablony e-maili marketingowych
Skorzystaj z tych szablonów e-maili marketingowych, aby angażować zarówno obecnych, jak i potencjalnych klientów.
Nasze przykłady obejmują szablony dla branży retail (np. informacje o wysyłce, porzucone koszyki), newslettery (np. powitalne, weryfikacyjne) oraz sprzedażowe.
16. E-mail weryfikacyjny (podwójna weryfikacja)
E-mail weryfikacyjny to pierwsza wiadomość, którą dostaje nowy subskrybent po zapisaniu się na newsletter. Jego zadaniem jest skłonić odbiorcę do otwarcia maila i potwierdzenia subskrypcji jednym kliknięciem.
Cześć [imię],
Dziękujemy za zapisanie się do naszego cotygodniowego newslettera. Zanim zaczniemy, prosimy o potwierdzenie adresu e-mail.
Kliknij przycisk poniżej, aby zweryfikować swój adres e-mail i oficjalnie dołączyć do naszej społeczności!
[Przycisk CTA]
Ponieważ głównym celem tego e-maila jest dostarczenie przycisku potwierdzającego, wiadomość powinna być krótka i prosta. Zawrzyj powitanie i jak najwcześniej skieruj odbiorcę do przycisku CTA.
17. E-mail powitalny
E-maile powitalne to idealny sposób, by już na starcie pokazać się z najlepszej strony, bez względu na to, czy reprezentujesz korporację, czy mały biznes. Seria takich wiadomości pomaga nadać ton Twojej marce i ustalić styl przyszłych kontaktów.
Możesz użyć poniższego szablonu jako punktu wyjścia i dopasować go do swojego stylu.
Cześć [imię]!
Super, że jesteś z nami w [Nazwa firmy] — naprawdę się cieszymy!
W [Nazwa firmy] dążymy do tego, by [dodaj cel i/lub misję swojej marki].
Będziemy pisać do Ciebie [dodaj, ile razy w tygodniu będą wysyłane e-maile], zawsze z wartościową treścią i praktycznymi wskazówkami. Od czasu do czasu podrzucimy też rekomendację produktu, który uważamy za naprawdę pomocny.
Cieszymy się, że do nas dołączasz — a na dobry początek zajrzyj do naszych [materiałów edukacyjnych marki].
Pozdrawiamy,
[Nazwa firmy]
Upewnij się, że wiadomość efektywnie komunikuje wartości Twojej marki (np. przyjazność, rzetelność, innowacyjność). W miarę rozwoju marki i zmiany grupy docelowej może być konieczne regularne dostosowywanie tego e-maila.
18. E-maile sprzedażowe
E-mail sprzedażowy ma trzy główne zadania: przyciągnąć uwagę, zbudować relację i zamienić odbiorcę w leada. Niezależnie od tego, czy piszesz cold maila, czy odzywasz się ponownie do kogoś, kto już Cię zna, Twoim celem jest doprowadzenie do spotkania, rozmowy lub ustalenia następnego kroku.
Zanim zaczniesz pisać, dobrze poznaj swoich potencjalnych klientów i ich problemy. Odpowiedź jest dużo bardziej prawdopodobna, gdy odbiorca czuje, że rozumiesz jego sytuację i możesz wnieść realną wartość w jego codzienną pracę.
Cześć [Imię],
Mam nadzieję, że u Ciebie wszystko w porządku. Muszę przyznać, że jestem dużym fanem Twojej pracy — nie raz była dla mnie motywacją do przekraczania własnych możliwości!
Piszę, ponieważ [powód].
Przeglądając działania [firma docelowa], zauważyłem/zauważyłam, że w obszarze [obszar do poprawy] jest miejsce na kilka usprawnień. Pomogłem/Pomogłam już wielu osobom i firmom w podobnych sytuacjach i z przyjemnością porozmawiam o tym również z Tobą.
Czy byłbyś/byłabyś dostępny/dostępna na krótką rozmowę, aby omówić, jak nasz [produkt/usługa] może Ci pomóc?
Pozdrawiam,
[Imię]
Dobrze opracowane tematy cold maili mogą znacząco poprawić efektywność generowania leadów, zachęcając odbiorców do przeczytania wiadomości zamiast ich usuwania.
Ponieważ wysyłasz te e-maile do zajętych potencjalnych klientów, w kolejnym rozdziale znajdziesz także szablon e-maila follow-up.
19. Follow-up sprzedażowy
W wielu przypadkach pierwszy wysłany e-mail sprzedażowy zostaje zignorowany, niezauważony lub zapomniany. E-maile follow-up są kluczowym elementem skutecznego lejka sprzedażowego. Często decydują o tym, czy lead zostanie utracony czy zamieniony w zamkniętą transakcję.
W takiej sytuacji follow-up jest najlepszym sposobem, aby otworzyć drzwi do rozmowy i zbudować relację z potencjalnym klientem lub leadem.
Drogi/Droga [imię],
Domyślam się, że masz teraz dużo obowiązków — całkowicie to rozumiem.
Odzywam się ponownie, ponieważ nie widziałem/widziałam jeszcze odpowiedzi na moją poprzednią wiadomość. Chciałem/Chciałam zapytać, czy miałeś/miałaś już czas ją przejrzeć.
Bardzo chętnie poznam Twoją opinię. Daj proszę znać, kiedy będzie wygodny moment na krótką rozmowę.
Z poważaniem,
[Twoje imię]
Korzystanie z szablonów e-maili follow-upów sprzedażowych może znacząco zwiększyć wskaźniki odpowiedzi. Większość sprzedaży dochodzi do skutku po wielokrotnych punktach kontaktu. Przemyślany follow-up przypomina zajętym odbiorcom o Twojej ofercie, bez nachalności.
20. Potwierdzenie zamówienia
E-mail z potwierdzeniem zamówienia zapewnia klientów, że ich zamówienie jest w trakcie realizacji. Wysyłasz go tuż po otrzymaniu zamówienia, aby poinformować odbiorcę, że wszystko przebiegło pomyślnie.
Cześć [Imię],
Dziękujemy za zakupy w naszym sklepie. Otrzymaliśmy Twoje zamówienie i już przystępujemy do jego realizacji.
Poinformujemy Cię, gdy wszystko będzie gotowe do wysyłki i potwierdzone. W kolejnym e-mailu otrzymasz informacje o śledzeniu przesyłki oraz inne szczegóły.
Aby okazać nasze podziękowanie, oferujemy darmową wysyłkę przy następnym zamówieniu. Wystarczy, że wpiszesz kod promocyjny [wpisz kod promocyjny] przy kolejnym zakupie!
Do zobaczenia wkrótce!
Zespół [nazwa firmy]
Możesz dodać dodatkową ofertę, aby zachęcić odbiorcę do podjęcia kolejnej akcji (np. dokonania kolejnego zakupu lub zapisania się na wydarzenie). W tym przykładzie e-maila biznesowego motywacją jest darmowa wysyłka przy następnym zamówieniu.
21. Potwierdzenie wysyłki
E-mail z potwierdzeniem wysyłki wysyła się po wiadomości potwierdzającej zamówienie. Gdy klient wie, że jego zamówienie jest gotowe, będzie chciał również wiedzieć, kiedy dotrze.
W tej wiadomości uwzględnij szczegóły dotyczące dostawy (np. datę i adres wysyłki) oraz dodatkowe informacje, takie jak instrukcje śledzenia paczki.
Cześć [Imię],
Twoje [nazwa produktu lub “zamówienie”] jest już w drodze!
Możesz spodziewać się jego dostawy pod wskazany adres w ciągu [czas dostawy].
Numer zamówienia to [numer zamówienia].
Śledź status swojego zamówienia tutaj: [wstaw informacje do śledzenia].
Dziękujemy za zakupy w naszym sklepie!
Wysyłanie takich e-maili buduje zaufanie i zmniejsza liczbę zapytań o status zamówienia. Upewnij się, że ustalasz realistyczne oczekiwania dotyczące czasu dostawy.
22. Odzyskiwanie porzuconego koszyka
Jeśli zajmujesz się e-mail marketingiem w e-commerce, e-mail dotyczący porzuconego koszyka to szablon, z którego warto skorzystać.
Marketerzy zazwyczaj wysyłają automatyczne przypomnienie do użytkowników, którzy nie ukończyli zakupu. Wiadomość działa jak delikatny bodziec, aby skłonić ich do dokończenia ostatniego etapu konwersji.
Cześć [imię],
Dobre wieści! [Produkt] wciąż czeka w Twoim koszyku, cierpliwie gotowy, by stać się Twój!
Zamów przed [data], aby skorzystać z [% rabatu].
Kliknij przycisk poniżej, aby przejść do strony realizacji zamówienia.
[Przycisk CTA do koszyka]
Według Statista, współczynnik porzuconych koszyków w 2024 roku wyniósł 70,19%. E-maile dotyczące porzuconego koszyka pomagają odzyskać utracone sprzedaże, przypominając klientom o produktach, którymi się interesowali.
23. Prośba o recenzję
Zachęcanie klientów do publicznego dzielenia się pozytywnymi doświadczeniami z Twoją firmą jest kluczowe dla reputacji marki. E-mail z prośbą o recenzję to świetny sposób na zebranie większej liczby opinii o Twojej marce i oferowanych produktach czy usługach.
Ważne jednak, kiedy go wyślesz. Jeśli zrobisz to zbyt późno, klient może już nie pamiętać swojego doświadczenia. Jeśli zbyt wcześnie — nie będzie miał wystarczającej wiedzy, by napisać sensowną recenzję.
[Imię],
Niedawno zakupiłeś/zakupiłaś [produkt] w [Twoja firma].
Mamy nadzieję, że spełnia Twoje oczekiwania — tak samo, jak nam przyjemność sprawia jego oferowanie. Bardzo zależy nam na poznaniu Twojej opinii.
Twoje spostrzeżenia mogą pomóc innym klientom w podjęciu decyzji o zakupie.
Jeśli masz 5 minut, prosimy o pozostawienie recenzji dotyczącej [produktu/usługi].
[Link do recenzji]
Dziękujemy!
Dla produktów fizycznych warto poczekać, aż klient zdąży z nich skorzystać. W przypadku usług, daj klientom czas, aby doświadczyli pełnej wartości oferowanej usługi.
24. Nowe oferty promocyjne
Wysyłka e-maila to świetny sposób na ogłoszenie nadchodzącej promocji — niezależnie od tego, czy planujesz rabat na Walentynki, czy ofertę na Black Friday.
Poniższy szablon może posłużyć Ci jako punkt wyjścia do przygotowania własnej wiadomości promocyjnej.
Cześć [imię],
Jak wiesz, zbliża się [specjalny dzień].
W [nazwa firmy] postanowiliśmy pójść o krok dalej!
A dokładniej, [propozycja oferty].
Oferta trwa tylko przez określony czas — od [data] do [data]. Wpisz kod [kod rabatowy] przy kasie, aby zyskać dodatkowy [oferta/rabat].
Życzymy udanego dnia,
Twoi przyjaciele z [nazwa firmy]
Nauka pisania e-maili promocyjnych zaczyna się od zrozumienia swojej grupy odbiorców, aby stworzyć poczucie pilności. Skup się na przyciągających uwagę tematach wiadomości, personalizacji oraz silnym przycisku CTA.
Zwiększ moc swoich cold maili dzięki 25 szablonom do edycji
Najlepsze praktyki pisania profesjonalnego e-maila
Nawet najlepiej przygotowany e-mail może zostać przeoczony albo wylądować w spamie. Przy tak dużej ilości niechcianych wiadomości odbiorcy z większą ostrożnością decydują, które maile otworzyć i którym zaufać.
Te wskazówki pomogą Ci poprawić skuteczność e-mail marketingu i sprawią, że Twoje wiadomości będą wyglądały profesjonalnie.
Zacznij od wizualnej strony e-maila: czcionka, rozmiar i kolor mają znaczenie. Odbiorca ocenia profesjonalizm maila już po samym wyglądzie, dlatego nie używaj wielu różnych stylów tekstu naraz.
Stosuj standardowe czcionki biznesowe, takie jak Arial, Calibri czy Times New Roman. Rozmiar tekstu powinien wynosić 10–12 pkt w całym e-mailu. Często jednak lepiej pozostać przy domyślnej czcionce i rozmiarze ustawionym przez Twojego dostawcę poczty.
Jeśli chodzi o kolory, czarny tekst na białym tle jest standardem. Pogrubiaj tekst tylko wtedy, gdy chcesz wyróżnić kluczowe informacje.
Wskazówka: Formatowanie powinno być niemal niewidoczne. Powinno wspierać Twój przekaz, ale nie rozpraszać odbiorcy od treści, którą chcesz przekazać. Gdy masz wątpliwości, pamiętaj – prostota wygrywa.
Zachowaj zwięzłość i przejrzystość treści e-maila
Większość zapracowanych profesjonalistów tylko skanuje e-maile, zamiast czytać je słowo po słowie. Dlatego najważniejsze informacje powinny być widoczne od razu na pierwszy rzut oka.
Oto kilka taktyk, które pomogą, aby treść Twojego e-maila była łatwa do przyswojenia:
Jedna idea na akapit – dzielenie akapitów według tematu pozwala odbiorcom przetworzyć informacje w wygodnych porcjach.
Wypunktowania lub numerowane listy – pomagają czytelnikom śledzić konkretne informacje, elementy lub instrukcje.
Zasada BLUF (Bottom Line Up Front) – zaczynaj akapit od najważniejszej informacji, nie chowaj jej na końcu, gdzie może zostać pominięta.
Puste linie między akapitami – biała przestrzeń sprawia, że e-mail jest bardziej czytelny i mniej przytłaczający.
Staraj się, aby wiadomości były krótkie i treściwe. Jeśli e-mail jest zbyt długi, odbiorca może poczuć się przytłoczony i odwlekać odpowiedź.
Wskazówka: Jeśli wiadomość musi być długa, użyj nagłówków lub załączników, aby uporządkować informacje.
Skutecznie korzystaj z CC i BCC
CC (carbon copy) i BCC (blind carbon copy) to funkcje e-mailowe, które pomagają dotrzeć do właściwych osób, jednocześnie szanując prywatność odbiorców.
CC używaj, gdy odbiorcy powinni być świadomi przesyłanych informacji, ale nie są głównymi adresatami. BCC stosuj, gdy wysyłasz informacje do wielu niepowiązanych ze sobą odbiorców.
W przypadku CC odbiorcy widzą, kto ma dostęp do treści e-maila, natomiast BCC uniemożliwia identyfikację pozostałych adresatów.
Uwaga: Korzystanie z BCC w e-mailu grupowym różni się od użycia dostawcy poczty (np. oprogramowania Pipedrive do e-mail marketingu) do wysyłania indywidualnych wiadomości do grupy. Oprogramowanie e-mail marketingowe oferuje metryki, takie jak wskaźniki otwarć i kliknięć. BCC ogranicza również liczbę odbiorców (np. 500 w Gmailu), podczas gdy dostawcy e-maili mogą wysyłać wiadomości do tysięcy odbiorców.
Sprawdź swoje załączniki
Zawsze upewnij się, że dołączasz pliki, o których wspominasz w e-mailu. Wysyłanie wiadomości bez załączników to częsty błąd, który może sprawić, że będziesz wyglądać nieprofesjonalnie.
Oto, co zrobić przed wysłaniem e-maila z załącznikiem:
Otwórz załącznik ostatni raz, aby sprawdzić jego zawartość.
Nadaj plikom opisowe nazwy (np. „Raport Marketingowy Q2” zamiast „Dokument1.docx”).
Zwróć uwagę na rozmiar pliku; jeśli przekracza 10 MB, użyj linków do chmury (np. Google Drive, Dropbox).
Sprawdź ponownie, czy plik został faktycznie dołączony.
Jeśli dokument jest w formacie DOCX, eksportuj go do PDF. Pliki PDF są łatwiejsze do otwarcia na różnych urządzeniach.
Korzystaj z przydatnych narzędzi
Częstym błędem w e-mail marketingu jest brak korekty przed wysłaniem wiadomości. Upewnij się, że w e-mailu nie ma literówek ani błędów ortograficznych i gramatycznych. Narzędzia wspomagające pisanie, takie jak Grammarly czy ProWritingAid, pomagają wychwycić te problemy oraz niezgrabne sformułowania.
Dodatkowo, Hemingway Editor może poprawić czytelność Twoich wiadomości. Jeśli e-maile są trudne do przeczytania, odbiorcy mogą dłużej zwlekać z odpowiedzią. Staraj się utrzymać poziom czytelniczy 9 lub niższy.
Wskazówka: Jeśli tworzysz e-mail późno w nocy, skorzystaj z funkcji planowania wysyłki u swojego dostawcy poczty, aby wiadomość dotarła w czasie, gdy odbiorcy będą bardziej skłonni ją przeczytać. Wiadomość wysłana w nocy może wyglądać nieprofesjonalnie.
Przestrzegaj zasad etykiety e-mailowej
Aby skutecznie komunikować się w e-mailach biznesowych, warto przestrzegać poniższych zasad etykiety:
Używaj profesjonalnego adresu e-mail. Adresy typu „[email protected]” lub „[email protected]” mogą zaszkodzić Twojej wiarygodności. Najlepiej stosować format „Imię[email protected]”.
Odpowiadaj na e-maile w ciągu 24–48 godzin. Jeśli potrzebujesz więcej czasu na przygotowanie odpowiedzi, wyślij wiadomość z informacją o przewidywanym terminie.
Dołącz wyraźny CTA. Jeśli oczekujesz odpowiedzi, określ co potrzebujesz, od kogo i w jakim terminie, aby zwiększyć szanse na reakcję.
Utrzymuj profesjonalny ton w całej wiadomości. Jeśli jesteś zdenerwowany, odłóż wysłanie e-maila na moment, gdy się uspokoisz.
Podsumowanie
Pisanie skutecznych e-maili nie zawsze jest proste, ale wierzymy, że te szablony znacząco ułatwią Ci pracę.
Bez względu na to, czy wysyłasz wiadomość do interesariuszy, przygotowujesz referencje dla pracownika czy zapraszasz subskrybentów na webinar, powyższe przykłady pomogą Ci zwiększyć liczbę otwarć i odpowiedzi.
Chcesz od razu zastosować tę wiedzę w praktyce? W Pipedrive wyślesz e-maile masowe, powiążesz je z leadami i zautomatyzujesz całą komunikację — na każdym etapie lejka sprzedaży.
To między innymi dlatego Pipedrive należy do najlepiej ocenianych CRM-ów na świecie. Przetestuj go za darmo przez 14 dni i sprawdź, co potrafi.
