7 przykładowych e-maili ofertowych, które pomogą pozyskać nowych klientów (z szablonami)

Jednym z najtrudniejszych elementów procesu sprzedaży jest nawiązanie kontaktu z potencjalnymi klientami przy użyciu e-maila ofertowego.

Bez dobrze przemyślanej strategii, która zachęci potencjalnych klientów do otwarcia wiadomości, Twoje e-maile mogą zostać potraktowane jako spam, a Ty możesz nawet narazić się na naruszenie przepisów RODO.

Bez obaw — gdy nauczysz się, jak odpowiednio tworzyć e-maile z ofertą, nie będziesz musieć martwić się o żadne negatywne skutki złych praktyk marketingowych, a dobre pierwsze wrażenie przełoży się na wyraźny wzrost skuteczności Twoich wiadomości.

Personalizacja e-maili pomoże Ci dotrzeć do właściwych odbiorców i zwiększyć współczynnik otwarć. Dzięki wiadomościom spersonalizowanym do każdego leada będziesz mieć znacznie większą szansę na wywarcie pozytywnego wrażenia, niż w przypadku wysłania masowych wiadomości.

Pamiętaj: Twoi potencjalni klienci są tacy jak Ty. Jeśli sam otrzymasz e-mail ofertowy od nieznanego nadawcy z typowym, nic niewyróżniającym się tematem, który w żaden sposób nie odnosi się ani do Ciebie, ani do Twoich konkretnych potrzeb, najprawdopodobniej go zignorujesz lub usuniesz.

Dlaczego więc Twoje leady miałyby oczekiwać czegoś innego? Ciągle jesteśmy zasypywani rozpraszającymi wiadomościami w skrzynce odbiorczej i nauczyliśmy się je skutecznie pomijać.

Aby się wyróżnić, musisz więc zaoferować potencjalnym klientom coś, czego nie będą mogli zignorować — warto o tym pamiętać przy tworzeniu tematu e-maila ofertowego.

Czym jest e-mail ofertowy?

E-mail z ofertą handlową to tak naprawdę zimny e-mail (ang. cold email). Jest to wstępna wiadomość, którą wysyłasz do potencjalnego klienta, aby sprzedać mu swój produkt lub usługę.

Głównym celem takiego e-maila jest stworzenie podstaw do nawiązania wzajemnie korzystnej, długoterminowej relacji biznesowej, poprzez budowanie dobrej reputacji swojej firmy i zaufania między Tobą a Twoim leadem.

Profesjonalne e-maile z ofertą są wysyłane z różnym stopniem anonimowości, lecz pisząc swoją wiadomość, warto odnieść się do wszelkich wcześniejszych kontaktów. Lead mógł już wcześniej wchodzić w interakcję z Twoją marką, na przykład w mediach społecznościowych lub podczas jakiegoś wydarzenia, co możesz wykorzystać, aby wyróżnić się z tłumu.

Istnieje jednak duże prawdopodobieństwo, że potencjalni klienci nie będą wiedzieć, kim jesteś przed otrzymaniem wiadomości — i nie ma w tym nic złego. Dzięki skutecznym e-mailom ofertowym będziesz w stanie zaangażować leady i wprowadzić je do swojego procesu sprzedaży.

Zastanawiasz się zapewne: „Czym jest profesjonalny e-mail ofertowy i czym różni się od innych?”. Otóż większość tej kategorii stanowią e-maile z ofertą handlową, ale profesjonalny e-mail ofertowy może być również wysłany np. przez osobę poszukującą pracy do firmy lub odwrotnie.

Jak wygląda e-mail ofertowy?

Każdy wysłany e-mail będzie inny, ale wszystkie powinny mieć podobną strukturę.

Temat

Najważniejszą częścią Twojej wiadomości jest jej temat. Jest to element, który Twoi potencjalni klienci zobaczą jako pierwszy i to on pomoże im zadecydować, czy otworzyć wiadomość, czy też wyrzucić ją do kosza.

Personalizacja Twojego e-maila powinna zacząć się już tutaj. Musisz przyciągnąć uwagę swojego leada i odnieść się do jego problemów, jednocześnie zachęcając go do otwarcia wiadomości, w której znajdzie więcej informacji. Nawet użycie imienia leada w temacie zwiększa współczynnik otwarć o 26%.

Gdy kontaktujesz się po raz pierwszy, nie powinieneś być tajemniczy ani niejednoznaczny, ponieważ Twój e-mail zabrzmi wtedy jak wiadomość wysyłana masowo.

Zamiast tego postaraj się, aby temat wiadomości był krótki i zwięzły. Przejdź od razu do sedna, zwróć się do leada po imieniu i wyjaśnij, dlaczego się z nim kontaktujesz.

Nie chcesz też tutaj komplikować sprawy dodatkowymi wezwaniami do działania. Jedynym zadaniem tematu jest skłonienie odbiorcy do otwarcia e-maila, więc skup się właśnie na tym, jasno określając, co możesz dla niego zrobić.

Ponadto, jeśli już spotkałeś się lub zostałeś przedstawiony swojemu leadowi przez kontakt z branży, warto wykorzystać tę informację w temacie — to doskonały sposób na zwiększenie szans na otwarcie e-maila.

Wprowadzenie

Następnie należy przejść do wprowadzenia, które, podobnie jak temat, powinno być zwięzłe.

Musisz wiedzieć, na ile formalne powinno być Twoje powitanie. „Szanowni Państwo” jest odpowiednie w branżach, takich jak uniwersytety, banki, instytucje rządowe i finansowe, ale może brzmieć dziwnie w bardziej nowoczesnym stylu prowadzenia biznesu.

Kiedy się przedstawiasz, musisz zastanowić się, co potencjalny klient powinien o Tobie wiedzieć. Celem nie jest „sprzedanie siebie”, ale sprzedanie swojego rozwiązania, dlatego na tym etapie wystarczą podstawowe informacje: Twoje imię i nazwisko, stanowisko, nazwa firmy oraz oferowane rozwiązanie. Po uzyskaniu odpowiedzi od leada będziesz mógł się odpowiednio przedstawić.

Jeśli poznałeś się już wcześniej z tym kontaktem lub został Ci on przedstawiony przez kogoś z branży, rozwiń to w treści e-maila.

Główna propozycja wartości

Najważniejszym elementem treści Twojego e-maila jest propozycja.

Na początku warto zacząć od komplementu lub wyrażenia zainteresowania tym, czym zajmuje się dana osoba. To pokazuje, że zrobiłeś rozeznanie i poświęciłeś czas na poznanie jej działalności.

Następnie przychodzi kolej na prezentację, czyli przedstawienie głównej propozycji wartości. To kolejna okazja, aby pokazać potencjalnym klientom, że rozumiesz, jak działa ich biznes, a także wykazać się swoją wiedzą specjalistyczną, wskazując im obszary, które mogłyby zostać usprawnione.

Świetną strategią na tym etapie jest podzielenie się przykładem sytuacji, w której pomogłeś innej firmie osiągnąć to, co właśnie proponujesz swojemu obecnemu leadowi. Wykorzystaj liczby i kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), które będą dla niego interesujące, aby udowodnić, że Twój produkt może przynieść mu ogromne korzyści, ale nie sprzedawaj go zbyt agresywnie.

Zwyczajnie pokaż potencjalnemu klientowi, co możesz zrobić dla jego biznesu. Nie musisz go na razie do niczego zobowiązywać; zależy Ci jedynie na pozytywnej odpowiedzi. Zrobisz na nim znacznie lepsze wrażenie, jeśli przedstawisz atrakcyjną propozycję, ale pozwolisz mu zadecydować, czy chce z niej skorzystać.

Dodaj coś ekstra

Nie jest to konieczny krok, ale jeśli możesz zwiększyć wartość oferty dla Twojego leada bez poniesienia z jego strony żadnych kosztów, to na pewno warto to zrobić.

Nie musisz nawet od razu zapewniać żadnego gratisowego produktu, wystarczy, że poinformujesz odbiorcę, że taka opcja jest możliwa, jeśli będzie chętny. Możesz też na przykład podlinkować darmowe treści, podzielić się kilkoma wskazówkami dotyczącymi najlepszych praktyk w branży albo udzielić porady, która może być dla niego pomocna. Jeśli lead będzie zainteresowany, skontaktuje się z Tobą i w ten sposób trafi do Twojego pipeline’u.

Wezwanie do działania

Zanim się podpiszesz i podasz swoje dane kontaktowe, zakończ swój profesjonalny e-mail krótkim wezwaniem do działania, aby mieć pewność, że lead odpowie na Twoją wiadomość. Daj mu znać, że jesteś gotowy do rozmowy i zachęć do skontaktowania się z Tobą za pośrednictwem wybranego przez Ciebie kanału.

Dlaczego personalizacja ma znaczenie

Omówiliśmy już strukturę e-maili ofertowych, więc teraz musimy zrozumieć, czym jest personalizacja i jak bardzo spersonalizowane powinny być Twoje wiadomości, aby skutecznie docierać do potencjalnych klientów.

Budowanie relacji

Nie zbudujesz trwałych relacji biznesowych, traktując swoje leady jak bezimienne okazje do zarabiania pieniędzy. Stosując taką taktykę, tak naprawdę znacznie bardziej prawdopodobne jest, że na zawsze zniechęcisz ich do swojej marki.

Zamiast tego powinieneś traktować leady jak indywidualne osoby. Automatyzacja pozwala zaoszczędzić czas, ale nie zastąpi ona interakcji międzyludzkich. To właśnie personalizacja wnosi do zautomatyzowanych e-maili tak potrzebny element autentycznego kontaktu.

Poświęcenie czasu na poznanie sytuacji swoich leadów i problemów, z którymi się borykają pomoże Ci wczuć się w ich sytuację, co da Ci znacznie solidniejszą podstawę do budowania relacji.

Zrozumienie potrzeb Twoich leadów pokazuje, że jesteś gotów ich wysłuchać i chcesz stworzyć rozwiązanie dopasowane do ich sytuacji.

Zachęcaj do zaangażowania

Jeśli wykorzystasz siłę personalizacji w temacie e-maila, znacząco zwiększysz swoje szanse na uzyskanie kliknięć.

Jedno z badań wykazało, że 72% odbiorców odpowiada wyłącznie na wiadomości skierowane bezpośrednio do nich, co jasno pokazuje, że potencjalni klienci są świadomi masowych e-maili i potrafią je rozpoznać już po samym temacie.

Szanse, że produkt oferowany w masowej wiadomości e-mail odpowie na potrzeby biznesowe leada są niewielkie. Twoi potencjalni klienci nie mają czasu na przeglądanie wszystkich e-maili w poszukiwaniu rozwiązań, zwłaszcza jeśli są zapracowanymi decydentami. Dlatego właśnie musisz wykorzystać personalizację, aby do nich dotrzeć.

Jeśli od razu pokażesz klientowi, że oferujesz usługę dopasowaną specjalnie dla niego, nie tylko zaoszczędzisz jego czas, ale pomożesz mu także zidentyfikować potencjalną okazję, która wiąże się dla niego z minimalnym ryzykiem.

Jaki poziom personalizacji będzie odpowiedni?

Aby wiedzieć, w jaki sposób Twój produkt lub usługa mogą pomóc leadom, musisz dokładnie poznać ich biznes i ocenić, czy pasują do Twojej organizacji.

Podczas poszukiwania leadów warto skorzystać z szablonu ICP, tj. profilu idealnego klienta, aby upewnić się, że potencjalni klienci kwalifikują się do usługi, którą oferujesz.

Musisz znaleźć właściwą osobę, do której wysłać e-maila ofertowego — zazwyczaj będzie to kierownik działu lub kluczowy decydent w firmie.

Dowiedz się, w jaki sposób Twój produkt może być dla nich użyteczny. Jeśli zidentyfikowałeś swojego leada jako idealnego potencjalnego klienta dla Twojej firmy, to prawdopodobnie masz już dobre rozeznanie w jego punktach bólu i wiesz, jak Twój produkt może im pomóc.

Przedstawienie konkretnych rekomendacji może być również świetnym sposobem na pokazanie, że rozumiesz swoich leadów oraz branżę, w której działają.

Przykładowo jeśli Twoja firma zajmuje się marketingiem e-commerce i zauważysz, że strona internetowa leada nie wykorzystuje możliwości rozwoju bazy klientów, to uwzględnienie tej informacji i pokazanie, że Twój biznes może zapewnić mu rozwiązanie, świadczy o tym, że interesujesz się jego działalnością, a jednocześnie potwierdza Twoją wiedzę specjalistyczną w tej dziedzinie.

Dobrymi obszarami, w których warto szukać punktów bólu, są:

• problemy techniczne, które możesz rozwiązać,

• błędy w marketingu cyfrowym,

• błędy wynikające z braku doświadczenia w Twojej specjalizacji,

• specyficzne dla branży problemy, których potencjalni klienci mogą nie być w pełni świadomi.

Co prawda jest to sporo pracy przy każdym potencjalnym kliencie i z pewnością jest to znacznie bardziej czasochłonne niż wysyłanie masowych wiadomości e-mail, ale zawężenie grupy leadów i indywidualne kierowanie do nich ofert przyniesie lepsze rezultaty.

3 przykładowe e-maile ofertowe

Oto kilka przykładowych e-maili ofertowych, które ilustrują przedstawione wcześniej wskazówki.

1. Follow-up e-mail po wcześniejszym spotkaniu osobistym

Jeśli poznałeś się z leadem podczas wydarzenia, powyższy e-mail ofertowy stanowi doskonały przykład jak napisać wiadomość, która przypomina o tym spotkaniu i jednocześnie szybko przechodzi do propozycji biznesowej.

Zauważ, że e-mail rozpoczyna się przyjaznym tonem, bez zbędnego rozpisywania się, co pomaga szybko zbudować zaufanie i sprawia, że lead poczuje się swobodniej.

Następnie mamy krótkie przypomnienie, czym zajmuje się nadawca i jak jego działalność wiąże się z biznesem leada, a potem odniesienie do tego, co zostało poruszone podczas pierwszego spotkania (co ponownie pomaga osadzić treść e-maila w kontekście istniejącej relacji).

Potem przedstawione zostają dowody na to, co firma nadawcy zrobiła już dla podobnej firmy, wykazując, że posiada ona kompetencje w tej dziedzinie i potwierdza wartość udzielanych przez nią porad.

Później dodana jest wartość – darmowa porada, jeśli lead odpowie na wiadomość. Zauważ, że nie ma tu zastosowanej agresywnej sprzedaży, a ton wiadomości koncentruje się raczej na udzielaniu wskazówek niż na zawieraniu kolejnej transakcji.

E-mail kończy się wezwaniem do działania, w którym lead może skorzystać z propozycji wartości przedstawionej przez nadawcę. Tu również nie ma wzmianki o sprzedaży; celem jest jedynie uzyskanie odpowiedzi, umówienie kolejnego spotkania i budowanie relacji. Sprzedaż przyjdzie z czasem!

2. Przykładowy zimny e-mail

W tym przykładowym e-mailu ofertowym nadawca kontaktuje się z leadem, którego nigdy wcześniej nie spotkał, ale zasady pozostają takie same.

Nadawca zaczyna od krótkiego przedstawienia siebie, tego, czym się zajmuje i tego, czym zajmuje się jego firma. Następnie komplementuje działalność potencjalnego klienta w specyficzny dla branży sposób, pokazując, że ją rozumie, i że zapoznał się z firmą leada.

Ciekawe w tym e-mailu jest to, że główną propozycją wartości wydaje się być budowanie wzajemnie korzystnej relacji. Nadawca rozpoznaje, że lead jest ekspertem w swojej dziedzinie i wykorzystuje to, aby go pochwalić i zachęcić do nawiązania relacji opartej na wzajemnej wymianie wiedzy.

Tę strategię można łatwo zmodyfikować, aby rozpocząć wprowadzanie potencjalnego klienta do pipeline’u sprzedaży, oferując mu bezpłatne porady branżowe.

3. Przykładowy e-mail z polecenia od wspólnego kontaktu

Na koniec przyjrzyjmy się przykładowemu e-mailowi ofertowemu, opartemu na poleceniu od wspólnego kontaktu.

Ponownie widzimy, że nadawca tego e-maila od razu przechodzi do sedna. Informuje leada kim jest, dlaczego się z nim kontaktuje (w tym przypadku dlatego, że otrzymał jego dane od wspólnego kontaktu) oraz czym zajmuje się jego firma.

Zaraz po wstępie pojawia się komplement, który pomaga stworzyć przyjazną atmosferę, a także pokazuje, że nadawca rozumie branżę potencjalnego klienta.

W tym e-mailu nadawca dąży do nawiązania relacji z leadem, w ramach której możliwa będzie wymiana pomysłów z korzyścią dla obu stron, co stanowi bezpłatną propozycję wartości.

Dla firm, które chcą sfinalizować sprzedaż w wyniku nawiązanej relacji, takie pozyskanie leada jest doskonałym sposobem na zbudowanie zaufania przed zaoferowaniem produktu. Kolejne rozmowy oparte na wymianie wiedzy dostarczą Ci więcej informacji, które będą przydatne, gdy nadejdzie moment przedstawienia oferty biznesowej.

E-mail kończy się przyjaznym wezwaniem do działania, proponującym spotkanie przy kawie lub rozmowę telefoniczną/wideo, jeśli to byłoby dla leada wygodniejsze.

4 szablony e-maili ofertowych

Przyjrzeliśmy się już przykładowym e-mailom ofertowym, a poniżej przedstawiamy kilka szablonów, które można wykorzystać w oprogramowaniu do e-mail marketingu, aby zaoszczędzić czas, a jednocześnie zachować personalizację niezbędną do wywarcia dobrego wrażenia na potencjalnych klientach.

1. Szablon follow-up e-maila po wcześniejszym spotkaniu osobistym

Jeśli szukasz więcej przykładów nawiązania kontaktu z leadem, którego już spotkałeś osobiście, zapoznaj się z naszym artykułem z szablonami e-maili follow-up.

2. Szablon zimnego e-maila

3. Szablon e-maila z polecenia od wspólnego kontaktu

4. Szablon e-maila ofertowego między dwiema stronami

Podsumowanie

Choć napisanie e-maila ofertowego może wydawać się trudnym zadaniem, kiedy poznasz jego sprawdzoną formułę, znacznie łatwiej będzie Ci tworzyć własne, wyjątkowe wiadomości.

Stosując poniższą strukturę, zyskasz solidne podstawy do przygotowania świetnego e-maila, którego można dostosować do różnych sytuacji:

1. Spersonalizowany temat wiadomości

2. Przyjazne powitanie i wprowadzenie

3. Komplement dla działalności leada

4. Spersonalizowana główna propozycja wartości

5. Dodanie bezpłatnej wartości dla leada

6. Zakończenie z wezwaniem do działania i stopką e-maila

Możesz też po prostu dostosować jeden z powyższych szablonów, aby pasował do Twojej branży!

Stworzenie odpowiedniego e-maila ofertowego ma kluczowe znaczenie dla wywarcia pozytywnego pierwszego wrażenia i budowania udanej relacji biznesowej.

Skuteczny e-mail powinien być zwięzły, jasny i przekonujący, podkreślający Twoją propozycję wartości i wyrażający szczere zainteresowanie nawiązaniem kontaktu z odbiorcą. Aby stworzyć dobre wprowadzenie, warto spersonalizować swoją wiadomość oraz wykazać zrozumienie potrzeb i celów odbiorcy.

Dzięki krótkim e-mailom, które skupiają się na tym, jak możesz zapewnić wartość firmie potencjalnego klienta, spełniasz wszystkie oczekiwania, unikając jednocześnie wszelkich negatywnych sygnałów.

Pisanie takich e-maili, jakie sam chciałbyś otrzymać, gdzie wykazujesz zrozumienie swojej branży i sposobów jej ulepszania, odgrywa kluczową rolę w osiągnięciu sukcesu.