Como organizar vendas no Pipedrive: Hábitos para melhorar sua produtividade

O Pipedrive ajuda milhares de equipes de vendas de pequenas empresas ao redor do mundo a organizar seus processos de vendas, o que gera mais eficiência e mais vendas fechadas. Além disso, o onboarding é mais simples e direto, e a interface do CRM é fácil de usar para todos os membros da equipe.

Neste artigo, novos e atuais usuários aprenderão a usar o Pipedrive para melhorar seu próprio workflow, gerenciar melhor seus leads e suas vendas e tirar o máximo proveito do melhor software de CRM do mercado.

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Como organizar vendas no Pipedrive?

Para organizar as vendas no Pipedrive, centralize as comunicações, registre as atividades, use filtros para priorizar as oportunidades, automatize os follow-ups e acompanhe o pipeline regularmente. Também é possível usar IA, integrações e projeções de receita para reduzir tarefas manuais e melhorar a produtividade da equipe comercial.

1. Use o poder da inteligência artificial (IA)

A inteligência artificial acelera o ciclo de vendas ao automatizar tarefas e transformar dados de vendas em insights valiosos. O CRM de vendas Pipedrive usa a tecnologia de IA mais recente em várias ferramentas poderosas, o que inclui as seguintes:

Assistente de Vendas IA

Esse recurso destaca automaticamente as oportunidades de alto valor e recomenda as melhores ações a seguir, com base na atividade do seu pipeline de vendas.

O Assistente de Vendas também oferece monitoramento de desempenho, alertas e recomendações de integração com aplicativos, mantendo você a par das suas métricas-chave e eliminando a necessidade de tarefas manuais.

O CRM aprende com os seus hábitos e feedback graças à IA, tornando-se cada vez melhor com o tempo.

Escritor de email IA

A ferramenta de email com IA condensa longas conversas de email em sumários facilmente compreensíveis, destacando pontos que requerem uma ação. A IA também pode gerar rascunhos de email personalizados a partir dos seus prompts, economizando tempo e energia.

Além disso, as ferramentas de email do Pipedrive podem analisar o sentimento do cliente para identificar quem está próximo de comprar e quem pode precisar de atenção para manter o relacionamento de forma suave.

Todos esses recursos ajudam você a criar mensagens eficazes e tomar decisões úteis sem precisar adivinhar nada.

Chat AI

O assistente virtual do Pipedrive está sempre a um clique de distância, então você não precisa se preocupar em buscar respostas online nem falar com o suporte ao cliente.

Um widget de conversa responde a perguntas específicas sobre o uso do Pipedrive. Por exemplo, “Onde eu vejo meu pipeline?” e “Como eu inicio uma campanha de email marketing?”.

Automação

Defina automações para disparar tarefas, e-mails ou lembretes para as leads identificadas pelo Assistente de Vendas.

A IA também vai destacar os sinais para lidar com follow-ups e respostas perdidas de forma adequada. Ela pode enviar um e-mail, escalar ou reatribuir a venda a outros membros da equipe. O resultado é um pipeline de vendas que avança sem obstáculos.

2. Envie e receba e-mails de dentro do Pipedrive

O Pipedrive pode conectar conversas de email a qualquer venda ou contato no seu CRM, e o seu Smart BCC permite que você registre e-mails na sua conta do Pipedrive, enviando-os manualmente para um único endereço BCC.

Esse recurso liga automaticamente as suas conversas de email ao contato ou à venda correta, mesmo que você o envie de fora do Pipedrive (por exemplo, do Microsoft Outlook ou do Gmail).

Para simplificar as coisas, os recursos de sincronização permitem sincronizar seu email diretamente com o seu inbox no Pipedrive. Ver, enviar e receber e-mails do seu CRM. A ferramenta vai determinar automaticamente quais contatos e vendas devem ser associados.

Aqui estão alguns benefícios de conduzir as comunicações de dentro do Pipedrive:

Ver as respostas de clientes instantaneamente

Quando um email recebido for sincronizado com suas vendas e contatos, o Pipedrive se torna ainda melhor ao reunir tudo de que você pode precisar em um só lugar.

Ter controle completo sobre quem tem permissão para ver quais e-mails, junto com a segurança de dados campeã mundial do Pipedrive, significa que você pode ter tranquilidade e saber que suas conversas confidenciais ficarão confidenciais.

Componha e responda a e-mails do Pipedrive

Escreva novos e-mails e responda a e-mails recebidos de dentro do Pipedrive sem mudar abas ou janelas para manter o foco no processo de vendas em vez de ficar pulando entre e-mails e sua ferramenta de vendas.

Sincronize com o seu provedor de serviço de email preferido

A funcionalidade de sincronização de e-mails do CRM Pipedrive é compatível com os principais provedores de e-mail, como Gmail, Outlook.com e iCloud.

Você também pode conectar-se a várias contas personalizadas, sincronizando-as por meio de um IMAP genérico ou de um registro de domínio, como Yahoo! Mail, Microsoft Exchange, Outlook.com e iCloud.

Assista ao nosso tutorial de sincronização de email no CRM Pipedrive para saber mais:

3. Receba atualizações e lembretes de atividades

O sucesso de cada venda pode depender da sua habilidade de se comunicar com seus clientes de forma pontual, bem preparada e profissional.

Graças ao Pipedrive, você não precisa contratar um assistente pessoal para ficar por dentro de reuniões, fechamentos e chamadas. A ferramenta de CRM assumirá esse papel para você.

Email de lembrete de atividades

Com os e-mails de lembrete de atividades, você nunca vai pisar na bola em uma venda, porque o Pipedrive não vai deixar você esquecer suas atividades de vendas. Você decide o quanto antes.

Você ainda pode escolher se quer ser informado por email ou por notificações no dispositivo móvel.

Lembretes de atividades móveis.

Os aplicativos de iOS e Android do Pipedrive vão manter você informado sobre atividades futuras, para que você não precise interromper sua agenda cheia para verificar manualmente.

Atualizações personalizadas

O CRM do Pipedrive vai além de atividades agendadas. Receba atualizações na hora certa sobre vendas através de várias fontes, como notificações de desktop, relatórios de email com revisões diárias e notificações móveis.

Pelo fato de poder personalizar o que você segue e o quanto gostaria de ser notificado, você nunca vai perder os detalhes importantes. Além disso, você vai evitar o barulho de alertas de vendas que você não precisa ou não quer receber.

Leia o tutorial do CRM Pipedrive sobre como alterar as notificações.

4. Use filtros para gerenciamento de vendas

Conforme o seu processo de vendas avança e atrai leads, a sua visão do pipeline pode começar a parecer bagunçada. Os filtros podem ajudar você a localizar rapidamente as informações de que precisa.

Você sempre poderá ver vendas com atividades atrasadas no topo da sua lista, seguidas por aquelas com atividades a vencer. Os filtros podem ajudar você a encontrar vendas sem atividades planejadas, para que você possa se planejar com facilidade.

Imagine que você acabou de coletar vários contatos de diferentes campanhas (de um evento, de um webinar ou de um ebook, talvez). Use os campos personalizados do Pipedrive para documentar a “fonte do lead” desses novos contatos para filtrá-los mais facilmente mais tarde.

Digamos que você quer olhar os leads trazidos de um evento ao qual a sua pequena empresa compareceu.

Usando os filtros, você pode filtrar a sua busca por:

• Todas as pessoas que batem com a fonte “Evento”

• Aquelas adicionadas ao Pipedrive desde a data do evento

Os filtros do Pipedrive facilitam encontrar dados que batem com critérios específicos. Você pode ser o quão específico quiser.

Filtros ajudam você a distinguir entre vendas, pessoas, organizações e atividades com base em seus critérios personalizados.

Você pode acessar filtros em várias visualizações, incluindo as de pipeline, de lista e de previsões, bem como as prediletas de vendedores e gerentes de vendas.

O Pipedrive tem vários filtros, mas você também pode criar seus próprios filtros personalizados. Elas podem ser configuradas para buscar determinadas combinações de campos.

Veja o nosso tutorial sobre como usar os filtros do Pipedrive:

Tenha tudo o que você precisa em uma lista

Na visão de lista (mais a respeito adiante), você pode salvar colunas específicas para corresponder a cada filtro. Ao criar um filtro, marque a caixa “Salve as colunas com o filtro” no final do pop-up “Editar Filtro”.

Marcar essa caixa garante que as colunas relevantes serão exibidas automaticamente sempre que você mudar de filtro, para que você veja sempre os dados certos no formato correto.

Torne a visibilidade privada ou pública sempre que quiser compartilhar seu filtro personalizado com outros membros da equipe. A configuração padrão de visibilidade é privada, mas você pode mudar as permissões para tornar o filtro público ou privado com o clique de um botão.

5. Economize tempo com a visualização de lista

Deixar de gerenciar o processo de vendas em planilhas bagunçadas vai dar mais tempo aos seus vendedores para focarem no que é importante: gerar leads e fechar vendas.

Pode ser que existam ocasiões em que você queira, digamos, encontrar todas as vendas sob a responsabilidade de um usuário do Pipedrive específico e reatribuí-las a outra pessoa da sua equipe de vendas.

A visão de lista é a melhor opção quando você quer fazer várias edições em diferentes campos.

Essa visualização permite que você filtre, organize, segmente e edite em massa suas vendas, contatos e atividades.

Ao combinar os filtros do Pipedrive com o fluxo automatizado de edição em lote na visualização de lista, você terá uma alternativa poderosa para lidar com tarefas manuais de vendas.

Os filtros permitem que você se concentre nas vendas específicas que deseja editar. O editor em lotes permite que você os altere.

Colunas de dados personalizadas

As colunas na visualização de lista podem ser removidas ou mais campos adicionados. Elas também podem ser customizadas na ordem que você preferir. Você também pode personalizar a visualização em lista de cada pipeline de vendas que gerenciar no Pipedrive.

Classificando dados

Você pode classificar todos os dados exibidos em qualquer coluna da visualização de lista clicando no cabeçalho da coluna. Digamos que você queira organizar essa lista por vendas, com o valor mais alto primeiro.

Ver a sua venda maior e a menor é fácil. Basta clicar no botão de subir ou descer no cabeçalho “Valor”. A seta permite que você selecione a coluna para classificar e também ajuda a exibir a coluna selecionada em ordem ascendente ou descendente.

6. Customizar atividades para as necessidades da sua empresa

Além de permitir que você entenda com quem a sua equipe de vendas está interagindo, o Pipedrive é uma ferramenta de gestão que pode ajudar você a monitorar como os colaboradores interagem com elas.

Interações com clientes são registradas como atividades.

O Pipedrive vem com um conjunto genérico mas útil de tipos de atividades, incluindo “Chamada”, “Almoço” e “Reunião”. A sua equipe de vendas pode querer monitorar atividades, como chamadas e reuniões. Em contraste, a sua equipe executiva pode querer manter notas sobre almoços e outros tipos específicos de eventos a que compareceu, que não se encaixam nesses tipos genéricos de atividades.

Por exemplo, se a sua pequena empresa está vendendo conexões industriais de satélites para equipes de construção, você vai precisar de uma pesquisa de campo para avaliar que tipos de pacotes de equipamentos vocês podem vender. O Pipedrive não vem com um tipo de atividade “pesquisa de campo”, mas você pode criar uma facilmente para usar no futuro.

Depois que fizer isso, qualquer usuário do Pipedrive (não apenas administradores) poderá começar a agendar atividades usando os novos tipos de atividades personalizadas. Você também pode monitorar suas atividades personalizadas nas estatísticas da sua empresa, tornando o Pipedrive a plataforma perfeita para gestão de projetos e vendas baseadas em atividades.

Como criar o seu próprio tipo de atividade personalizada

Clique no nome da sua conta, no lado direito da barra do topo, dentro da sua conta do Pipedrive, e depois escolha as configurações da empresa no menu do lado esquerdo. Clique na aba “tipos de atividade” e, em seguida, no botão verde “adicionar tipo de atividade” no lado direito da tela. Aqui, você pode dar um nome à atividade e atribuir um ícone a ela para torná-la reconhecível tanto para você quanto para a sua equipe.

Você também pode desativar qualquer tipo de atividade padrão ou personalizada, sem excluir dados dos seus registros. Selecione a opção “Desativar” ao lado da atividade que você deseja desativar. Atividades desativadas ainda podem ser vistas ou reativadas sob demanda quando você seleciona a visualização “Desativados” na tela “Tipos de Atividades”.

7. Aproveite as integrações ao máximo

O CRM Pipedrive integra-se facilmente com outras ferramentas populares do seu stack de tecnologias para agilizar fluxos de trabalho e centralizar dados entre plataformas.

Aqui estão alguns jeitos de integrar ferramentas como Google Workspace e Zapier para ajudar você a aumentar a sua produtividade.

Integrações com o Google

O Pipedrive não apenas integra todas as suas aplicações Google favoritas; fica ainda mais potente com elas. Aqui estão algumas das vantagens:

• A sincronização recíproca de contatos ou de calendário vai garantir que as informações estejam sempre presentes tanto no Google quanto no Pipedrive, não importa onde você as atualize.

• Sincronize grupos de contato específicos com o Pipedrive (sem misturar contatos pessoais e profissionais).

• Sincronize tipos específicos de atividades (veja apenas as atividades que você quer ver no seu calendário).

• Salva automaticamente todos os arquivos do Pipedrive no Google Drive, categorizados em pastas próprias.

• Cada endereço físico armazenado no Pipedrive já possui um link para o Google Maps. Usando dados de geolocalização e com um pouco de planejamento, é fácil ver a melhor rota e o tempo estimado de chegada diretamente do aplicativo do Pipedrive.

Integrações com Zapier

Zapier é um serviço web que permite automatizar ações entre vários aplicativos web que você usa todos os dias (por exemplo, receber notificações no Slack sobre movimentos no Pipedrive).

O Zapier também pode automatizar processos no Pipedrive. Imagine poder encaminhar uma negociação para a próxima etapa do seu pipeline de vendas e, automaticamente, agendar uma atividade e atribuí-la à pessoa correta. Essa é uma das várias possibilidades ao combinar o Zapier e o Pipedrive.

Acesse a vasta biblioteca de integrações do Pipedrive

O Pipedrive oferece mais de 500 integrações com ferramentas populares, permitindo que você agilize seu fluxo de trabalho sem trocar de plataforma. Essas ferramentas incluem calendários e agendamento (por exemplo, Google Calendar, Calendly), geração de leads (por exemplo, LinkedIn, Prospect.io) e suporte ao cliente (por exemplo, Zendesk, Intercom).

Você pode acessar essas integrações via o Marketplace do Pipedrive, que também apresenta revisões de clientes e guias de configuração.

8. Faça projeções e bata suas metas de receita

Projetar receita tem um papel importante para ajudar o seu negócio a crescer.

Pode haver vários motivos para que você se interesse em projetar receita (talvez você esteja fazendo um orçamento para um novo escritório, renovando sua precificação ou buscando bater uma meta antes de contratar novos talentos). Ou talvez você só queira ter uma ideia do valor de todas as vendas “fechadas” e de quanta receita extra você precisa gerar para bater suas metas.

Visualização de projeções

Ideal tanto para gerentes de vendas quanto para vendedores, a visualização de projeções permite que membros da equipe vejam a receita de vendas em andamento organizada pela data provável de fechamento ao lado de vendas que já fecharam — para terem uma comparação fácil. Isso projeta receita usando uma “data de fechamento provável” que a maioria dos clientes do Pipedrive estima para suas vendas. Você também pode configurar o seu próprio campo personalizado (por exemplo, “data de entrega”). A visualização da projeção vai exibir a receita com base em qualquer campo de dados que você escolher.

Depois disso, você vai encontrar uma visualização de calendário útil das suas vendas. No cabeçalho de cada coluna, você encontrará um resumo da sua receita projetada. Existe um valor total de todas as vendas atualmente abertas, um valor total para todas as negociações ganhadas e uma projeção do que a receita combinada de suas vendas fechadas e em aberto seria (caso você feche todas durante o período de tempo em questão).

Campos personalizados

Campos personalizados adicionam uma camada de precisão à visão de projeções, permitindo que você segmente as vendas por critérios relevantes, como região, título do produto ou fonte da venda — para que você possa projetar sua receita com mais confiança.

Barra de status verde

A barra fina e verde de status que você vê em suas vendas indica em que estágio da venda ela se encontra no seu pipeline. Quanto mais completa estiver a sua barra de progresso, mais próxima do final do pipeline a venda está. Vendas mais avançadas no pipeline são priorizadas no topo da visão de projeção.

Arraste e solte para atualizar a data de fechamento das vendas que você, com certeza, não vai fechar antes do fim do período de vendas. Basta arrastar e soltá-las de uma coluna para a próxima, na visão de projeção, para atualizar a data de fechamento prevista. O CRM vai solicitar que você adicione uma nova data.

9. Construa e gerencie campanhas de marketing digital

A ferramenta de marketing do CRM, Campaigns, é muito fácil de usar. Use-o para criar, enviar e monitorar campanhas de marketing diretamente da sua conta Pipedrive. Ela é projetada para funcionar facilmente com os dados do seu CRM, o que torna fácil mirar em segmentos específicos dos seus contatos.

Por exemplo, você pode usar filtros baseados em seus campos personalizados, como contatos que vieram do LinkedIn. Assim que você salvar o filtro, você pode enviar e-mails personalizados para aqueles contatos específicos.

O Campaigns facilita a criação de modelos personalizados, envios agendados e métricas de desempenho-chave, como aberturas e taxas de cliques. Assim, você não precisa de outra plataforma de email.

10. Criar formulários web únicos

Quando clientes atuais ou potenciais querem falar com você, dê a eles um jeito fácil de enviar suas informações e responder a quaisquer perguntas pré-qualificatórias simultaneamente.

Personalize os formatos dos Formulários da Web sob demanda para atender às suas necessidades.

Definir uma lista de campos personalizados. Depois que o formulário for enviado, o Pipedrive vai registrar toda a informação em uma nova venda e em um novo contato no seu pipeline de vendas.

Etiquetar as vendas geradas pelos Formulários da Web é fácil. Você também pode criar quantos formulários a sua operação precisar.

Veja o nosso tutorial sobre como configurar Web Forms no Pipedrive CRM:

Considerações finais

O Pipedrive é uma ferramenta simples e poderosa para aumentar a sua produtividade. Desde a geração de leads até a gestão do pipeline, toda a informação de que você precisa está facilmente acessível e apresentada de um jeito que lhe dá mais tempo para focar em entregar resultados.

Essas 10 dicas para organizar suas vendas no Pipedrive vão ajudar a sua equipe de vendas a aproveitar ao máximo o melhor CRM disponível. Experimente o Pipedrive gratuitamente por 14 dias para levar a sua gestão de relacionamento com clientes para o próximo nível.

FAQ sobre como organizar vendas no Pipedrive