Aprenda como disparar email em massa

O email marketing é uma das mais importantes plataformas quando o assunto é compartilhar notícias, gerar vendas e manter visibilidade. Afinal, enviar emails em massa é uma ótima forma de alcançar centenas ou até milhares de pessoas de uma só vez.

Este popular recurso marketing de conteúdo pode ser a solução perfeita para o lançamento de novos produtos ou para a promoção de ofertas. No entanto, quando utilizados de maneira incorreta, os emails em massa podem se tornar irritantes, ou pior, ir direto para a caixa de spam.

Neste artigo, explicamos como disparar email em massa, como criar campanhas de email eficientes e quais ferramentas utilizar.

O que é email em massa?

O email em massa, também conhecido como broadcast email ou email blast, é um tipo de email enviado para uma grande lista de contatos. Geralmente, este recurso é utilizado para promover marcas ou vendas, no entanto, ele também costuma funcionar no desenvolvimento de relacionamentos com consumidores e leads. Seu principal objetivo é alcançar o máximo de pessoas possível com um baixo investimento.

Como você pode perceber, esta é uma poderosa ferramenta de automação de marketing, capaz de gerar grandes retornos quando as melhores práticas são utilizadas. Isso inclui a definição de um propósito para cada campanha e a criação de mensagens consistentes, relevantes e com uma boa estratégia de marketing. Afinal de contas, emails aparentemente aleatórios e que não cativam o público-alvo costumam acabar com baixas taxas de abertura, ou pior, marcados como spam.

Os tipos mais comuns de email em massa incluem:

• Newsletters que mantêm os assinantes atualizados com informações, insights, guias e notificações

• Emails promocionais, que são utilizados para promover vendas, atrair clientes, sugerir produtos e aumentar o reconhecimento da marca

• Emails de retenção, que encorajam fidelidade e mantém clientes de longa data engajados

• Emails de aquisição, utilizados como uma forma de converter vendas e convencer os clientes a realizar compras

Como disparar email em massa pode ajudar a sua empresa

Para a maioria das empresas, o envio de emails promocionais de forma individual e recorrente é virtualmente impossível. Assim que o serviço ou empresa consegue atingir um certo número de clientes, isso se torna um grande desafio.

Dito isso, embora os clientes entendam que as campanhas de email em massa sejam enviadas para uma grande lista de contatos, um toque humano e de personalização é sempre bem-vindo.

Na verdade, pesquisas apontam que cerca de 75% dos clientes são mais propensos a comprar quando o vendedor os reconhece e oferece recomendações relevantes baseadas nas suas preferências.

Emails estratégicos, que reconhecem a jornada única de cada cliente e que incorporam as melhores práticas de personalização são uma ótima maneira de alcançar o público de forma menos robótica.

Entre campanhas de desconto para listas direcionadas, anúncios de ofertas sazonais e inúmeras outras possibilidades, enviar emails em massa é uma ótima maneira de alcançar todo o seu público-alvo de forma mais rápida e descomplicada.

Como enviar emails em massa de forma eficiente

Antes de enviar emails em massa como parte da sua estratégia de marketing, é importante que você implemente este recurso de forma correta para aproveitar ao máximo os seus benefícios. Ao planejar a suas campanhas, siga as seguintes dicas:

1. Entenda o seu público-alvo

Embora seja possível comprar listas de email prontas, é mais recomendável que você construa uma base de contatos própria, formada por pessoas que interagiram de forma direta com a sua empresa e optaram conscientemente por se tornar clientes ou assinantes.

Além de garantir que sua lista esteja em conformidade legal, esta prática aumenta as chances de que suas campanhas de email sejam entregues, em vez de serem marcadas como spam.

2. Defina a sua estratégia

Antes de mais nada, é importante que você identifique o propósito da campanha. Por exemplo, o seu objetivo pode ser aumentar vendas, obter mais cliques e downloads ou aumentar engajamento.

O envio de emails em massa é realmente a melhor forma de alcançar o objetivo definido, ou resultados seriam melhores se você adotasse uma abordagem diferente? Esta estratégia se encaixa com as suas campanhas existentes, ou é melhor excluir os destinatários que já estão recebendo uma outra campanha?

3. Invista em design

Utilizar elementos visualmente atraentes é uma ótima maneira de garantir que o seu email seja lido e que os links contidos nele recebam mais cliques. Ou seja, você precisa investir em design.

Um bom design de email geralmente envolve simplicidade. Afinal a mensagem deve ser clara e fácil de ler. Use uma fonte básica, limpa e com um tamanho legível em todos os dispositivos. Também é importante que utilize imagens e esquemas de cores atraentes e fiéis ao guia de estilo da sua marca.

4. Escolha um disparador de email em massa adequado

A maioria dos disparadores de email conta com restrições quanto ao volume de contatos e/ou número de disparos mensais. Por este motivo, é sempre uma boa ideia manter o seu plano atualizado para acomodar a demanda.

Outro problema é que alguns disparadores de emails podem apresentar dificuldades para enviar grandes volumes de mensagens ao mesmo tempo, devido a sobrecarga dos servidores. Isso pode levar a tempos de envio lentos e imprecisos e, por consequência, a uma redução nas taxas de abertura e cliques da campanha.

Escolher um bom serviço disparador de email em massa é a melhor forma de garantir que as suas campanhas alcancem o destinatário.

5. Ofereça benefícios e vantagens

Como já mencionado, os seus emails em massa devem possuir um objetivo claro. Parte deste objetivo deve ser atender as necessidades dos clientes, assinantes ou leads. Afinal, sem isso os destinatários não teriam nenhuma razão para continuar a receber os seus emails e muito menos para interagir com eles.

Pergunte a si mesmo, “quais são as necessidades dos meus clientes?” e “como eu posso atendê-las?”. As respostas para essas perguntas permitirão que você crie campanhas direcionadas e com conteúdo realmente relevante para o público-alvo em questão.

6. Utilize personalização

A personalização faz com que emails em massa pareçam mais pessoais, atenciosos e humanos. De acordo com a Experian, emails com linhas de assunto personalizadas tem cerca de 25% mais chances de serem abertos do que aqueles com assuntos genéricos.

Felizmente, existem diversas ferramentas que permitem a automação do processo de personalização. Ou seja, mesmo que a sua lista de contatos seja enorme, o processo será simples e rápido.

Para criar campanhas personalizadas:

• Inclua o nome do destinatário na linha de assunto ou na saudação

• Crie campanhas personalizadas para aniversários, datas comemorativas e outras ocasiões especiais

• Desenvolva campanhas com base nas ações tomadas pelo destinatário

• Agende o disparo no melhor horário com base no fuso horário, profissão e objetivos do público-alvo

7. Utilize CTA

Call-to-action (CTA) é qualquer porção visual ou textual da mensagem cujo propósito é persuadir ou convidar o destinatário a tomar uma ação. Por exemplo, se seu objetivo é conversão em vendas, um bom exemplo de CTA seria um link para a sua loja ou para produtos específicos.

Os CTAs devem possuir texto curto e direto com linguagem imperativa, assim como design atraente com elementos que o destaquem (cor e imagem). Na maioria dos casos, eles também devem estar posicionados na parte inferior da mensagem ou após a parte do texto relevante para impulsionar a decisão do usuário.

8. Optimize a mensagem para diferentes dispositivos

Atualmente, os emails podem ser acessados a partir dos mais variados tipos de dispositivos, incluindo tablets e smartphones. Ou seja, é indispensável que o seu email esteja otimizado para telas menores, utilizando uma linha de assunto, texto do cabeçalho e imagens com tamanhos adequados.

Na dúvida, é sempre uma boa ideia testar a legibilidade e a “clicabilidade” da mensagem em todos os tipos de dispositivos antes de disparar o email.

9. Teste as suas campanhas

Após o disparo da campanha, é importante que você analise os resultados e acompanhe as métricas certas para identificar possíveis melhorias. Como os destinatários estão reagindo aos seus emails em massa? Eles estão abrindo e respondendo a mensagem, ou estão ignorando seu email e até mesmo cancelando a inscrição? Será que é hora de tentar outra abordagem?

Por exemplo, se suas taxas de abertura estiverem muito baixas, pode ser uma boa ideia fazer um teste A/B com diferentes linhas de assunto e pré-cabeçalhos no próximo disparo. Outra alternativa é experimentar diferentes CTAs para aumentar sua taxa de cliques (CTR).

Você também pode testar diferentes designs de email. Talvez as mensagens HTML com muitas imagens sejam mais eficazes para o público do seu comércio eletrônico do que as mensagens de texto simples. Utilize o seu software disparador de emails em massa para testar cada campanha e otimizar a sua estratégia de acordo com os resultados observados.

Como disparar emails em massa

Existem várias formas de enviar emails em massa. As principais delas são:

1. Com o Gmail

O Google Workspace (anteriormente conhecido como G Suite) permite o envio de emails em massa de forma simples e descomplicada pelo Gmail. Você só vai precisar adicionar um complemento de mala direta, como Mail Merge ou Yet Another Mail Merge, a sua conta. Ambas as opções são gratuitas, fáceis de usar e permitem o monitoramento de taxas de rejeição e abertura.

No entanto, existem alguns fatores que fazem com que o Gmail não seja a melhor ferramenta quando o assunto é o envio de emails em massa:

• Número limitado de disparos: o Gmail limita tanto o número de contatos quanto o número de disparos diários. O número limite para ambos é 500. Para a maioria das empresas, não é o suficiente.

• Bloqueios: o Gmail é conhecido por bloquear contas e endereços de email que fazem disparos em massa. Se um grande número de seus emails for classificado como spam ou não puder ser entregue, o Gmail poderá desativar temporariamente sua conta e bloquear o envio de emails.

• Ausência de uma ferramenta de design: enviar emails em massa com o Gmail significa que você precisa criar o template no Google Docs ou no próprio Gmail. Ambas as ferramentas são limitadas, podendo tornar o processo de criação bem mais lento e frustrante.

2. Com serviços e ferramentas especializados

Ferramentas especializadas no envio de emails em massa são, sem dúvidas, a melhor opção. A maioria desses serviços permite o acompanhamento de envios, o monitoramento de métricas (abertura, rejeição, cliques, etc.) e a automação de campanhas.

O Pipedrive, por exemplo, é uma ferramenta de CRM eficiente e intuitiva, que conta com uma funcionalidade de email marketing integrada. Com ele, você pode criar e enviar mensagens personalizadas com a ajuda de um editor com funcionalidade “arrastar e soltar”, ou escolher entre uma ampla variedade de modelos gratuitos e prontos para uso.

Você também pode usar o Pipedrive para sincronizar fluxos de trabalho e campanhas de email, visualizar seu pipeline, organizar contatos e interagir de forma personalizada com diferentes grupos e segmentos do seu público-alvo.

Conclusão

Agora que você sabe como disparar emails em massa é hora de botar o que você aprendeu em prática. Seguindo as melhores práticas e com o auxílio da ferramenta ideal, você será capaz de desenvolver campanhas de alta qualidade e sucesso.