Är du övertygad om att införandet av CRM-programvara är nästa steg i dina tillväxtplaner? Då är din första uppgift att ta reda på vilken som fungerar bäst för dig och ditt team, och sedan utvärdera fördelarna med att använda ett CRM-system.
Det finns hundratals verktyg listade bara i Capterras CRM-programvarukatalog, för att inte tala om på marknaden som helhet. De tillgängliga funktionerna sträcker sig från enkel datahantering till fullständig automatisering av försäljningsprocessen, och från att vara gratis till att kosta hundratals dollar i månaden.
De tre stegen som beskrivs nedan hjälper dig att hitta rätt riktning så att du kan börja upprätta en lista över CRM-alternativ och deras fördelar som kommer att lyfta dig och ditt team istället för att tynga ner er.
1. Fråga dig själv om du verkligen behöver ett CRM-verktyg
Innan du ådrar dig ännu en månatlig kostnad, se till att investeringen i ett CRM-system är rätt steg framåt. För det första, se till att du inte köper kundhanteringsverktyg innan du har några kunder.
Ett populärt verktyg för att komma igång med kund- och leaddatahantering är det enkla kalkylbladet, och det finns många användbara Excel-mallar för instrumentpaneler som kan hjälpa dig när du befinner dig i det tidiga skedet av verksamheten. Men det kommer en tid när dessa inte längre fungerar lika bra.
Här är några möjliga orsaker till detta:
Ditt team har vuxit och för många personer redigerar samma kalkylblad.
Det tar betydligt längre tid att underhålla informationen.
Kalkylblad är inte längre ett säkert sätt att lagra känslig kunddata.
När du har nått taket för fördelarna med Excel och det blir mer en börda och tidskrävande än en hjälp, är det dags att byta till något lite mer avancerat. Att hantera data i en CRM-plattform har sina fördelar, eftersom det kräver mindre manuellt arbete och är ett mycket säkrare sätt att hantera värdefull kunddata.
2. Gör din hemläxa innan du börjar leta efter ett CRM-system
När du väl är säker på att du behöver ett CRM-system kan det verka överväldigande att avgöra vilket som bäst passar dina behov och din budget, men nyckeln är att börja med en intern analys.
Innan du blir överväldigad av de glittrande funktionerna och allt-i-ett-löftena från CRM-marknadens ledare, börja med att isolera de dagliga funktioner som du och ditt team utför. När du har gjort det, dela in dem i kategorier baserat på funktion och de verktyg du använder för att utföra dem.
Till exempel faller hantering av registreringsformulär och sökning efter potentiella kunder på webben under kategorin leadgenerering. Ett annat exempel är att uppdatera kalkylblad och använda data för att skapa prognoser, vilket faller under administrativt arbete.
Detta hjälper dig att bläddra igenom värdeerbjudanden och produktsidor för olika CRM-system och navigera dig mot de som är mer lämpade för dina behov. Dessutom får du en gedigen översikt över de verktyg som hanterar alla aspekter av dina och ditt teams dagliga uppgifter.
Kasta inte bort det gamla ännu
Många CRM-system är byggda för att integreras och synkroniseras med populär kontors- och administrationsprogramvara. Så innan du går Marie Kondo på dina administrationsverktyg, ta en stund att notera vad det är med dem som du tycker är så knepigt.
Om du redan har investerat i ett CRM-system som inte fungerar för dig kanske du störs av alla avancerade funktioner som du betalar för men aldrig använder. Eller kanske är du nöjd med produkten, men dina behov som kund tillgodoses inte av deras supportteam när problem uppstår.
I slutändan handlar det om att identifiera dina problemområden. Nedan följer några av de vanligaste problemen som team som använder programvara som inte passar deras behov stöter på:
Tidskrävande att hantera
Inte tillräckligt anpassningsbar
För komplicerad för dig eller ditt team att använda
Inte skalbar när din kunddatabas och ditt team växer
Om du läser den här guiden och letar efter nya lösningar för kundhantering är chansen stor att du känner igen dig i minst en av dessa problemområden. Även om en glänsande, helt ny lösning kan verka lockande, kan kostnaden för att byta ut allt bli högre än du räknat med.
Ta hänsyn till kostnaden för förändringen när du fattar ditt CRM-beslut
Enligt Prosci bör du fokusera mer på att effektivt hantera och underlätta förändringen för ditt team ju mer beroende ett projekts fördelar är av införande och användning.
Därför kan det vara en god idé att leta efter ett CRM-system som är lätt att kombinera med de verktyg du redan använder. Det ökar sannolikheten för att ditt team kommer att anamma det, vilket bör vara det slutgiltiga målet. Som utgångspunkt kan det till och med vara bäst att satsa på ett mycket enkelt CRM-system som täcker grunderna och som används som ett komplement till den nuvarande mixen för att undvika att skapa för stor omvälvning och motstånd.
Många CRM-verktyg är kompatibla med de största e-postleverantörerna, kalendrarna och andra grundläggande kontorsprogram. Pipedrives CRM-system är till exempel utformat för att integreras med verktygen i din försäljningsprocess, inte störa dem. Du kan läsa vår sida om att integrera e-post med Pipedrive för att se hur det fungerar.
Om du efter all denna utvärdering fortfarande vill göra dig av med alla gamla verktyg, så gör det. Det viktiga är att tänka igenom ditt beslut och inte skynda dig innan du och ditt team är redo.
3. Tänk på dina viktigaste CRM-intressenter
Även om du kanske själv letar efter CRM-system och fördelar med CRM är det viktigt att komma ihåg vem du handlar för. Oavsett om du är chef eller inte är det troligt att du inte är den enda som drar nytta av implementeringen av CRM-programvaran, så det är viktigt att tänka bortom dina egna behov.
Innan du ber om feedback från ditt team är det först och främst viktigt att du som tumregel vill att fördelarna med ditt CRM-system ska inkludera utmärkt kundsupport och ett lättimplementerat ramverk. Att undvika alltför komplexa CRM-system eller supportteam som tar över en vecka på sig att svara är ett enkelt sätt att underlätta övergången och göra livet lättare för dina team.
Nästa sak att tänka på är de viktigaste funktionerna som ditt team utför. Är de säljare som kommer att ha stor nytta av prognos- och rapporteringsfunktioner? Föredrar de en tidslinjevy eller är en Kanban-tavla det bästa sättet att hålla koll på framstegen?
Om du inte kan svara på dessa frågor med säkerhet, fråga bara! Håll ett möte för att identifiera ditt teams största behov och prioriteringar innan du fattar några definitiva CRM-beslut.
Glöm inte bort cheferna
Det är viktigt att se saker och ting från ett praktiskt perspektiv, men det är lika viktigt att ta hänsyn till chefernas behov när du överväger vilka CRM-fördelar som är viktigast för ditt företag.
Vilka är organisationens affärsmål? Är produktivitet ett särskilt fokusområde just nu? Om du förstår budgetfrågorna och kvartalsmålen för de viktigaste beslutsfattarna som är involverade i inköpet av ett CRM-system får du större inflytande när du presenterar fördelarna.
Om du möter motstånd är gratis provperioder ett utmärkt sätt att få igång samtalet och visa den positiva inverkan ett CRM-verktyg kan ha på resultaten, som ofta uppväger kostnaden med råge.
Ett väl anpassat CRM-system innebär nöjda kunder
Hittills har fokus legat på fördelarna inom ditt team och din organisation, men ett väl valt CRM-system kommer också att påverka dina kunders upplevelse.
Genom att hjälpa ditt team att hålla koll på kunddata blir det lättare för dem att anpassa sina tjänster och erbjuda support i olika skeden av köpprocessen. Dessutom ingår ofta personaliseringsverktyg för e-post, landningssidor och andra former av kommunikation i CRM-paketet, vilket ger en personlig touch till kundresan.
Pipedrive är en smidig, mycket anpassningsbar CRM-plattform som används av över 80 000 team för att skala och hantera sina dagliga processer. Starta din 14-dagars gratis provperiod för att se om det passar dig.
Effektivitet och tillväxt
De främsta fördelarna med CRM-programvara ligger i automatisering och ökad produktivitet. Manuella uppgifter som datainmatning, lead-poängsättning och uppföljningspåminnelser hanteras av systemet, vilket gör att säljteamet kan fokusera på att bygga autentiska relationer istället för att hantera kalkylblad. Denna förändring påskyndar inte bara försäljningscykeln utan förbättrar också konverteringsgraden för leads. När teamen förstår de specifika fördelarna med att använda CRM-verktyg, såsom prediktiv analys och automatiserad rapportering, kan de prognostisera intäkterna med större noggrannhet och anpassa strategierna i realtid.
Ett balanserat perspektiv
Även om fokus ofta ligger på fördelarna måste en kunnig företagsledare också väga fördelarna och nackdelarna med CRM.
Fördelarna: Förbättrad kundlojalitet, bättre intern kommunikation och skalbar tillväxt.
Nackdelarna: Potentiellt höga implementeringskostnader, en brant inlärningskurva för icke-teknisk personal och risken för ”skräp in, skräp ut” om datainmatningen inte sker på ett disciplinerat sätt.
I slutändan är den viktigaste fördelen med CRM förmågan att leverera en personlig kundupplevelse. På en konkurrensutsatt marknad vinner det varumärke som kommer ihåg kundens preferenser och tidigare problem. Genom att utnyttja dessa system omvandlar företag kalla data till varm, långsiktig lojalitet.
