Ventajas de un CRM: tres pasos para ayudarte a encontrar el mejor

¿Estás convencido de que la adopción de un software CRM (customer relationship management) es el siguiente paso en tus planes de escalabilidad? Entonces tu primera tarea es averiguar cuál funcionará mejor para ti y tu equipo, y luego evaluar los beneficios de usar un CRM.

Hay cientos de herramientas enumeradas tan solo en el directorio de software CRM de Capterra, por no hablar del mercado en su conjunto. Las funciones disponibles van desde la simple gestión de datos en tiempo real hasta la automatización completa del proceso comercial, y desde ser gratuitas hasta costar cientos de dólares al mes.

Los tres pasos que se describen a continuación te ayudarán a orientarte en la dirección correcta para que puedas evaluar las principales ventajas de un CRM y empezar a elaborar una lista de opciones. Estas te animarán a ti y a tu equipo de ventas en lugar de agotarlos.

1. Pregúntate si realmente necesitas una herramienta CRM

Antes de incurrir en otro gasto mensual, asegúrate de que invertir en un CRM es el paso correcto hacia adelante. Para empezar, asegúrate de no comprar un sistema de gestión de clientes antes de tener clientes.

Una herramienta popular inicial para la gestión de información de los clientes y prospectos es la humilde hoja de cálculo, y hay muchas plantillas útiles de tableros de Excel para ayudarte cuando te encuentres en esa etapa inicial del negocio. Sin embargo, llegará un momento en que ya no funcionarán tan bien y es aquí cuando un CRM ayuda bastante.

Estas son algunas de las posibles razones:

1. Tu equipo ha crecido y demasiadas personas están editando las mismas hojas de cálculo
   
   

2. El tiempo que toma mantener la información relevante aumentó sustancialmente
   
   

3. Las hojas de cálculo ya no son una forma segura de almacenar datos confidenciales de los clientes

Una vez que alcanzas el techo de los principales beneficios de Excel y se convierte más en una carga y una pérdida de tiempo en tareas repetitivas, es hora de recurrir a algo un poco más avanzado.

Los beneficios de un CRM para la gestión de relaciones y datos son diversos, entre ellos el hecho de que se requiere menos trabajo manual y es una forma mucho más segura de gestionar los valiosos datos de los clientes de forma automática.

2. Haz la tarea antes de comenzar a buscar un CRM que comprar

Una vez que estés seguro de que necesitas un CRM, discernir cuál se adapta mejor a tus necesidades y presupuesto puede parecer una tarea desalentadora, pero la clave es comenzar con un análisis interno.

Antes de sentirte abrumado por las características deslumbrantes y las promesas todo en uno hechas por los líderes del mercado de CRM, comienza por segmentar las funciones diarias que tú y tu equipo de marketing y ventas llevan a cabo. Una vez que lo hagas, debes dividirlos en categorías según la función y las herramientas que estés utilizando.

Por ejemplo, la gestión de los formularios de registro y la búsqueda de nuevos clientes en la web se incluirán en la generación de clientes potenciales y oportunidades de negocio. Otro ejemplo sería la actualización de hojas de cálculo y el uso de los datos para crear previsiones, cuya implementación entraría en la categoría de trabajo administrativo.

Esto te ayudará a navegar por las propuestas de valor y las páginas de productos de diferentes CRM, y a dirigirte hacia aquellos que sean más adecuados para tus necesidades. Además, obtendrás una visión general sólida de las herramientas que gestionan todas las facetas de tus tareas diarias y las de tu equipo comercial.

No tires las cosas viejas todavía

Muchos sistemas de CRM están diseñados para integrarse y sincronizarse con software de oficina y gestión populares. Así que, antes de tomar decisiones drásticas sobre tus herramientas administrativas, tómate un momento para identificar por qué las encuentras tan difíciles de usar.

Si ya has invertido en un CRM que no te está funcionando, es posible que te preocupen todas las funciones sofisticadas por las que pagas pero que nunca usas. O tal vez estés satisfecho con el producto, pero su equipo de soporte no cumple con los estándares mínimos de satisfacción del cliente cuando surgen problemas, lo cual no optimiza tu operación.

Al final, todo se reduce a identificar tus puntos de dolor. A continuación se presentan algunos de los más comunes a los que se enfrentan los equipos que utilizan un software de gestión de relaciones con clientes que no se adapta a sus necesidades:

• Requiere mucho tiempo de gestión

• No es lo suficientemente personalizable

• Demasiado complicado para que tú o tu equipo de ventas lo usen

• No es escalable a medida que crece tu base de datos de clientes y tu equipo

Si estás leyendo esta guía y buscando nuevas soluciones de gestión de clientes, lo más probable es que te identifiques con al menos uno de estos puntos de dolor. Por muy tentadora que parezca una solución nueva y brillante, el costo de cambiar todo puede ser más alto de lo que estás esperando.

Ten en cuenta el costo del cambio en tu decisión de CRM

Según Prosci, cuanto más dependan los beneficios de un proyecto de la adopción y el uso, más atención debe prestarse a la gestión eficaz y a facilitar el cambio para tu equipo.

Por lo tanto, es posible que quieras buscar un CRM que sea fácil de combinar con las herramientas de ventas que tienes en uso. Esto hará que sea más probable que tu equipo lo adopte, que debería ser el objetivo final. Como punto de partida, un CRM muy básico que cubra lo esencial, que se utilice de manera adicional a la fórmula actual podría traer mejores resultados. Sobre todo para evitar agitar demasiado las cosas y provocar resistencia.

Muchas herramientas de CRM son compatibles con los principales proveedores de correo electrónico, calendarios y otros programas básicos de oficina y marketing digital. El sistema CRM de Pipedrive, por ejemplo, está diseñado para integrarse con las herramientas de tu proceso de ventas, en lugar de interrumpirlas. Puedes leer nuestra página sobre la integración del correo electrónico con Pipedrive para ver cómo funciona.

Si después de toda esta evaluación todavía quieres deshacerte de todas las herramientas antiguas, entonces, por supuesto, hazlo. Lo importante es pensar bien tu decisión y no apresurarte antes de que tú y tu equipo estén listos.

3. Ten en cuenta a las partes interesadas clave de tu CRM

Si bien es posible que estés en busca de un CRM e investigando las ventajas de un CRM por tu cuenta, es importante recordar para quién estás comprando. Tanto si eres gerente como si no, lo más probable es que no seas el único que se beneficie de la implementación de un software de CRM, por lo que es importante pensar más allá de tus propias necesidades.

En primer lugar, antes de pedir comentarios a tu equipo, como regla general, quieres que las ventajas de un CRM incluyan una excelente atención al cliente y un marco fácil de implementar. Evitar los sistemas CRM demasiado complejos o los equipos de servicio al cliente que tardan más de una semana en responderte es una manera fácil de facilitar la transición y facilitar la vida de tus equipos.

Lo siguiente que debes tener en cuenta son las funciones clave que está llevando a cabo tu equipo. ¿Son representantes de ventas que se beneficiarán enormemente de las funciones de pronóstico e informes? ¿Prefieren una vista de línea de tiempo o es un tablero Kanban la mejor manera de vigilar el progreso?

Si no puedes responder a estas preguntas con certeza, ¡solo pregunta! Organiza una reunión para identificar las mayores necesidades y prioridades de tu equipo antes de tomar cualquier decisión definitiva de CRM.

No te olvides de la gente de arriba

Si bien es importante ver las cosas desde una perspectiva básica, es igualmente importante considerar las necesidades de las personas de alto nivel al considerar qué ventajas de un CRM son clave para el negocio.

¿Cuáles son los objetivos de negocio de tu organización? ¿Es la productividad un área de especial interés en este momento? Comprender las preocupaciones presupuestarias y los objetivos trimestrales de los principales responsables de la toma de decisiones que intervienen en la compra de un CRM te dará más influencia a la hora de presentar las ventajas del CRM.

Si te estás enfrentando a cierta oposición, las pruebas gratuitas son una excelente manera de iniciar la conversación y obtener una vista previa del impacto positivo que una herramienta de CRM puede tener en los resultados, que a menudo superarán el costo con creces.

Un CRM bien seleccionado significa clientes satisfechos

Si bien hasta ahora la atención se ha centrado en las ventajas de un CRM dentro de tu equipo y organización, el impacto de un CRM bien elegido también se extenderá a la experiencia del cliente.

Al ayudar a tu equipo a realizar un seguimiento de los datos de los clientes en un solo lugar, les resultará más fácil adaptar sus servicios y ofrecer soporte en las diferentes etapas del proceso de compra. Además, las herramientas de personalización para el correo electrónico, las páginas de destino, campañas de marketing, redes sociales, chatbots y otras formas de comunicación suelen venir con el paquete CRM, lo que añade un toque personal a las estrategias de marketing y al ciclo de ventas.

Pipedrive es una plataforma de CRM ágil y altamente personalizable utilizada por más de 100.000 equipos para escalar y gestionar sus procesos diarios. Comienza tu prueba gratuita de 14 días y ensaya los beneficios del CRM por tu cuenta, para ver si es la opción adecuada para ti.