Hur man byter CRM-system: 4 steg för smidig migrering

Det är svårt att erkänna att ditt nuvarande CRM-system inte längre räcker till. Kanske kan det inte hålla jämna steg med ditt växande företag, saknar en nödvändig funktion eller inte är lika bra som konkurrenternas.

Beslutet att byta CRM-plattform väcker många frågor och överväganden. Undrar du var du ska börja för att hitta det bästa CRM-systemet för ditt företags behov?

I den här artikeln beskriver vi en process i fyra steg som gör ditt CRM-byte så smidigt som möjligt.

Vad du bör tänka på när du byter CRM-system

Det finns flera saker du bör tänka på när du byter till ett nytt CRM-system (customer relationship management), bland annat:

Funktioner. Vilka funktioner behöver ditt team i det nya CRM-systemet för att kunna utföra sitt arbete på ett bra sätt? Behöver du till exempel något som erbjuder marknadsföringsautomatisering, anpassningsbara försäljningspipelines eller projektledningsfunktioner?

Kostnad. Är din nuvarande lösning kostnadseffektiv? Om inte, vilken prisklass passar dig bäst?

Recensioner. Läs ärliga och pålitliga recensioner av programvaran (dvs. inte sponsrade). Ger användarna den nya lösningen du överväger höga betyg?

Inlärningskurva. Är plattformen en intuitiv lösning som du kan använda utan omfattande utbildning? Är den tillgänglig på flera enheter?

Integrationer. Kan CRM-leverantören ansluta till din befintliga teknikstack? Har den en marknadsplats som Pipedrives, med appar som hjälper ditt företag att växa?

För att ta reda på hur övergången ska gå till måste ditt företag investera pengar och tid i att utbilda personal och uppdatera processer. Småföretag, nystartade företag och alla budgetmedvetna företag bör ta hänsyn till dessa kostnader när de letar efter rätt CRM för sina affärsbehov.

När du har fattat ett beslut måste du göra en plan för övergången till det nya systemet. Att vara förberedd kan underlätta processen. Här är några tips för att varje steg ska gå smidigt

Steg 1: Få omedelbart stöd från teamet

Om ditt säljteam inte stöder bytet kommer de aldrig att använda de nya CRM-lösningarna. Här är några tips för att få alla med på tåget innan du genomför förändringen:

Dela med dig av fördelarna. Visa hur det nya verktyget kommer att underlätta deras arbete så att de känner sig mindre tveksamma inför förändringen. Bjud in dem till en demonstration med den nya CRM-leverantören eller skapa en lista över nya funktioner som de får tillgång till.

Ta itu med individuella farhågor. Det är ganska vanligt att majoriteten av teammedlemmarna är entusiastiska, medan några få har avvikande åsikter. Överväg att träffa de som är tveksamma privat för att diskutera deras farhågor.

Du kan fråga: ”Vad gillar du med vårt nuvarande CRM-system? Vad skulle du vilja se annorlunda i det potentiella framtida systemet? Vilka funktioner är viktigast för dig och varför?”

Ge teamet praktisk erfarenhet. Människor är vanligtvis motståndare till förändring eftersom de inte gillar förändring, inte för att det nuvarande CRM-systemet är överlägset. Överväg att ge användarna en demonstration eller ett gratis provkonto. Acceptansen kommer att öka när du övertygar dem om att övergången är värd det på lång sikt.

Börja med ledningen. Det är lättare att nå total acceptans om du kan omvandla chefer eller ledare till förespråkare för varumärket. När ett par personer har använt produkten och är entusiastiska över den är det mycket lättare att övertyga fyra eller fem fler användare att hoppa på tåget. När ett visst antal personer har åtagit sig finns det ingen återvändo.

Steg 2: Bestäm det bästa sättet att överföra data

Data är din viktigaste tillgång, så du måste se till att informationen från ditt gamla system förblir intakt. Även om det kan verka skrämmande att importera ditt teams data från en CRM-leverantör till en annan, kan följande tips förenkla processen.

Bestäm vad du vill spåra. Även om ditt nuvarande CRM-system är uppdaterat kan det ha fler fält än det nya eller logga fält som du inte använder längre. Till exempel kan ditt befintliga CRM spåra hur många produktprover dina säljare skickar till enskilda kunder, medan det nya inte gör det.

Lyckligtvis låter CRM-system som Pipedrive dig lägga till anpassade fält, så att du kan skapa relevanta fält innan du byter.

Exportera rätt data. Ska du överföra all din data eller bara poster från det senaste året eller de senaste två åren? Finns det några värden som du loggar just nu som du inte vill logga i det nya CRM-systemet? Har du flera databaser som du behöver slå samman och exportera?

Överväg verktyg för datamigrering. Verktyg som Import2 låter dig enkelt flytta data från ditt nuvarande system till vanliga CRM-system som Pipedrive.

Få hjälp vid behov. Att byta från äldre CRM-programvara till ett nytt och potentiellt mer komplext system kan kräva mer expertis än vad ni har internt. Om ert interna IT-team saknar erfarenhet av datamigrering eller om ni använder komplicerade CRM-arbetsflöden, bör ni överväga att anlita en specialist för att underlätta övergången och slå samman eller exportera flera databaser.

Steg 3: Sätt en fast deadline

När du har bestämt hur övergången ska gå till är det dags att bestämma när den ska ske.

Att sätta ett datum för övergången skapar en känsla av brådska som tvingar medarbetarna att prioritera sina uppgifter. Här är några saker att tänka på:

Planera in introduktions- och supportsessioner. Ge medarbetarna tips och hjälp dem att anpassa sig till det nya CRM-systemet istället för att låta dem klara sig själva.

Utse en kontaktperson i varje team. Att välja en medarbetare per avdelning som kan dela information och svara på frågor förenklar processen, så att medarbetarna inte får motstridig information.

Håll medarbetarna informerade om den kommande övergången. Påminn medarbetarna regelbundet om förändringen för att förhindra att de drar ut på tiden med att byta från det gamla systemet och riskerar att förlora all sin data.

Steg 4: Rensa upp i din pipeline

Innan du migrerar data, be dina säljare att rensa upp i sina pipelines. Du behöver inte ta med dig gamla poster om du inte kommer att använda dem.

Att starta ett nytt system med så ren data som möjligt ger ditt team en tydlig bild av säljprocessen och den information de behöver för att kunna erbjuda en förstklassig kundupplevelse.

För att säkerställa att rensningen är effektiv och ändamålsenlig, fokusera på det som är relevant. Be dina säljare att:

• Omvärdera leadstadier.
• Eliminera dåliga affärsmöjligheter.
• Korrigera felaktiga avslutsdatum.
• Rensa upp i anteckningar.

Påminn ditt team om att även om rensningsprocessen är tidskrävande, så slår kvalitet alltid kvantitet och det nya systemet kommer att vara värt det

Slutkommentarer

Det är inte lätt att säga adjö till sitt nuvarande CRM-system, även om organisationen tydligt har vuxit ur det. Minska friktionen vid bytet genom att få fullt stöd från säljteamet, reda ut alla detaljer i förväg, sätta (och hålla fast vid) en deadline och rensa ur din pipeline.