CRM-Wechsel leicht gemacht: Leitfaden für einen reibungslosen Übergang

Das richtige Customer-Relationship-Management (CRM) ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Doch welches CRM zu welchem Unternehmen passt, kann sich mit der Zeit ändern.

Nutzer stoßen an Wachstumsgrenzen, benötigen bestimmte Funktionen, die das bestehende CRM nicht bietet, oder sie sind einfach nicht zufrieden mit der Leistung im Vergleich zur Konkurrenz. Das alles sind valide Gründe, um einen CRM-Wechsel in Betracht zu ziehen. Nur – wie leiten Sie diesen am besten ein und worauf sollten Sie achten?

In diesem Artikel werden wir Ihnen diese Fragen beantworten und erläutern, wie Sie einen CRM-Wechsel in 6 Schritten umsetzen können.

6 Schritte für einen nahtlosen CRM-Wechsel

Hier sind die wichtigsten Schritte, um den Übergang zu einem neuen CRM-System so reibungslos wie möglich zu gestalten:

1. Evaluieren Sie Ihre aktuelle Situation

Bevor Sie mit dem Wechsel beginnen, nehmen Sie sich Zeit, um Ihre aktuellen CRM-Prozesse zu bewerten.

Identifizieren Sie, was gut funktioniert und was verbessert werden könnte. Dies wird Ihnen helfen, die Anforderungen an Ihr neues CRM-System besser zu verstehen. Wenn Sie das CRM als Team nutzen, lohnt es sich, Ihre Kollegen in diese Analyse mit einzubeziehen.

Leisten Sie diese Vorarbeit, steigen außerdem die Chancen, dass Ihr Team dem neuen CRM positiv gegenübersteht, da es schon früh Teil des Prozesses war. Das kann gerade zur Zeit des CRM-Onboardings sehr wichtig sein, da die Einarbeitung in das Programm mit der richtigen Motivation schneller geht und Arbeitsprozesse zügig wieder anlaufen können.

2. Legen Sie Ihre Ziele fest

Definieren Sie klare Ziele für den CRM-Wechsel. Möchten Sie die Effizienz steigern, die Benutzerfreundlichkeit verbessern oder mehr Einblicke in Ihre Daten gewinnen? Indem Sie klare Ziele setzen, können Sie den Erfolg des Übergangs besser messen.

Mögliche Ziele, die Sie für Ihr neues CRM setzen können, sind:

• Höhere Benutzerfreundlichkeit

• Größere Flexibilität und Anpassbarkeit des Systems

• Mehr Datentransparenz durch bessere Reportings

• Arbeitsprozesse mittels Workflows effizienter gestalten

• Zusammenarbeit zwischen den Teams verbessern

• Größere Auswahl an Tools und Add-ons

• Bessere Integration mit Ihren anderen Programmen

• Kosteneinsparungen

• Möglichkeit der mobilen CRM-Nutzung

• Besserer Kundensupport

3. Wählen Sie Ihren neuen CRM-Anbieter aus

Investieren Sie Zeit in die Recherche und Auswahl des richtigen CRM-Systems für Ihre Bedürfnisse. Prüfen Sie, ob Ihre Ziele mit dem jeweiligen CRM erreichbar sind – das geht am besten über das Lesen von Bewertungen und indem Sie eine Demo bzw. Testversion mit den CRMs machen, die Sie am meisten interessieren. So lässt sich das Feld schnell eingrenzen.

Zudem sollten Sie sicherstellen, dass das ausgewählte CRM skalierbar ist und mit dem Wachstum Ihres Unternehmens Schritt halten kann. Wählen Sie ein System, das nicht nur Ihre aktuellen Anforderungen erfüllt, sondern auch zukünftige Entwicklungen unterstützt und flexibel anpassbar ist.

4. Migrieren Sie Ihre CRM-Daten in das neue System

Die Datenmigration ist einer der wichtigsten Schritte beim Wechsel des CRM-Systems. Stellen Sie sicher, dass Sie einen klaren Plan für die Migration Ihrer Daten haben und überprüfen Sie diese sorgfältig, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen.

Einige CRMs bieten hierzu praktische Leitfäden an. Pipedrive beispielsweise arbeitet mit dem Partner Import2, um Kundendaten nach einem bewährten Prozess zu migrieren und den Umzug in das Pipedrive-CRM reibungslos zu gestalten.

5. Schulen und unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter bei der Nutzung

Bieten Sie Ihren Mitarbeitern Schulungen an, um sicherzustellen, dass sie das neue CRM-System effektiv nutzen können. Stellen Sie sicher, dass Sie auch nach dem Übergang Unterstützung anbieten, um mögliche Probleme zu lösen und sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter das meiste aus der Nutzung herausholen.

Um Ihnen diesen Schritt besonders leicht zu gestalten, haben wir einen Leitfaden zum CRM-Onboarding erstellt, der alle wichtigen Schritte enthält.

6. Überwachen Sie die Erfolge und nehmen Sie Anpassungen vor

Sobald Sie das neue CRM eingeführt haben, können Sie beginnen, seine Effekte zu messen. Ausschlaggebend hierbei ist die Analyse von Daten und Metriken, um Einblicke in das Kundenverhalten, den Vertriebserfolg und andere wichtige Kennzahlen zu gewinnen. Durch die Auswertung dieser Informationen können Sie Trends ausmachen, Schwachstellen identifizieren und Verbesserungspotenziale ableiten.

Darüber hinaus sollten Sie regelmäßig Feedback von den Benutzern des CRM-Systems einholen, um deren Zufriedenheit zu bewerten. Dies kann Ihnen helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen, Schulungen anzubieten oder Anpassungen vorzunehmen, um die Nutzung des Systems zu optimieren.

Es ist auch wichtig, das CRM-System an neue Anforderungen anzupassen, sei es durch die Integration neuer Funktionen oder die Anpassung von Prozessen. Indem Sie flexibel bleiben und das CRM kontinuierlich an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen, können Sie sicherstellen, dass es eine wertvolle Ressource bleibt, die zur Steigerung der Effizienz, Produktivität und Kundenzufriedenheit beiträgt.

Fazit: Es lohnt sich, den CRM-Wechsel strukturiert anzugehen

Ein reibungsloser Übergang zu einem neuen CRM-System erfordert etwas Vorbereitung. Indem Sie strukturiert vorgehen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen von einem verbesserten CRM-System profitiert, ohne dabei wertvolle Daten zu verlieren oder den Betrieb zu stören.