Pipedrive eSignaturen: Alles unter Dach und Fach

Wir haben unserer Funktion Intelligentdokumente nun die Funktion eSignaturen hinzugefügt. Damit können Sie signierte Dokumente in Pipedrive erhalten, ohne dafür zusätzliche Software herunterladen oder gar Kopien ausdrucken und scannen zu müssen. eSignaturen befinden sich derzeit in der Beta-Phase.

Wir wissen, dass der Unterzeichnungsprozess von Dokumenten eine Herausforderung sein kann. Im besten Falle sollte dieser sowohl für den Pipedrive-Nutzer als auch für Interessenten, Kunden oder andere Kontakte so reibungslos wie möglich ablaufen. Ist dies nicht der Fall, verschwenden Sie nur wertvolle Zeit und könnten sogar aussichtsreiche Deals verlieren.

Aus diesem Grund haben wir eSignaturen eingeführt, damit unsere Nutzer und ihre Kunden kein separates Plugin herunterladen, sich nicht in eine andere Anwendung einloggen oder Seiten ausdrucken und scannen müssen, um Dokumente zu unterzeichnen. Das spart Zeit und Geld, insbesondere wenn sie sich außerhalb ihrer normalen Büroumgebung befinden und keinen einfachen Zugang zu einem Drucker oder Scanner haben.

Pipedrive-Nutzer, die berechtigt sind, den entsprechenden Deal anzuzeigen, können mit eSignaturen:

• Unterzeichnungsanfragen an jeden senden, der seine E-Mail-Adresse verwendet, auch wenn er kein Pipedrive-Kontakt ist
• Unterschriften von bis zu zehn Personen auf einem Dokument anfordern
• Überprüfen, wer das Dokument unterschrieben hat und E-Mail-Benachrichtigungen erhalten, wenn jemand seine Unterschrift hinzufügt
• Erinnerungen an Personen senden, die das Dokument noch nicht unterzeichnet haben
• Den Unterzeichnungsprozess gegebenenfalls abbrechen
• Sicherstellen, dass das unterschriebene Dokument an alle Teilnehmer geschickt wird und auf Pipedrive gespeichert und zugänglich ist

Die eSignatur-Funktion ist sicher

Da es sich bei der Funktion um eine digitale Signaturlösung handelt, die Ver-/Entschlüsselungstechnologie verwendet, ist diese Funktion sicher und geschützt.

Wenn eine Person ein Dokument unterzeichnet, protokolliert die Funktion eSignaturen die Zeit und sammelt identifizierbaren Daten, einschließlich IP-Adresse und des verwendeten Browsers und Geräts, sodass die Nutzer sicher sein können, dass auch die richtigen Personen das Dokument unterzeichnet haben.

Wenn alle Unterschriften gesammelt wurden, wird das signierte Dokument durch eine zertifizierte Private Key Infrastructure (PKI) verschlüsselt und mit einem Zertifikat und Zeitstempel versehen. Das signierte und zertifizierte Dokument sowie sein Prüfpfad werden an alle Teilnehmer des Prozesses geschickt, wobei am Ende eine Seite mit allen Signaturen hinzugefügt wird.

Alles über die Sicherheits- und Rechtsmerkmale von eSignaturen können Sie in unserem Knowledge Base-Artikel nachlesen.

Reibungsloser Prozess für Pipedrive-Nutzer und deren Unterzeichner

Sie können Personen einladen, ihre Unterschrift zu einem Dokument hinzuzufügen, indem Sie nur deren E-Mail-Adresse verwenden. Diese Personen brauchen zum Unterzeichnen keinen Zugang zu Pipedrive oder einer Signatursoftware. Sie können die Signatur dann durch Eingabe ihres Namens erfassen.

Ihre Kontakte können ihre Unterschrift entweder auf einem Desktop oder auf einem mobilen Gerät hinzufügen, was bedeutet, dass sie Dokumente auch unterwegs überprüfen und unterzeichnen können.

Dank eSignaturen müssen Sie Dokumente nicht mehr ausdrucken und scannen, um Unterschriften zu erfassen. Damit sparen Sie Zeit und schonen sogar die Umwelt, da Sie weniger Dokumente ausdrucken und Kopien anfertigen müssen. Das signierte Dokument wird automatisch in dem entsprechenden Pipedrive-Deal gespeichert und ist dadurch leicht auffindbar. Sie können Dokumente auch erneut an die Teilnehmer senden, um zu vermeiden, dass Ihnen noch einmal jemand daher kommt und sagt “Ich weiß nicht mehr, wo ich das Dokument gespeichert habe” oder “Ich habe nie etwas unterschrieben”.

Die Funktion eSignaturen ist derzeit in der Beta-Phase und für Pipedrive-Nutzer in den Plänen Professional und Enterprise verfügbar. Sie können Intelligentdokumente in führende Cloud-Service-Plattformen auf dem Markt integrieren, darunter Google Drive, OneDrive und SharePoint.

Wenn Sie neu bei Pipedrive sind, können Sie es 14 Tage lang kostenlos testen. eSignaturen in der Beta-Version sind derzeit jedoch nur für zahlende Kunden verfügbar.

Dieser Artikel wurde am 17.11.2020 veröffentlicht. Die Produktbeschreibungen waren zum Zeitpunkt der Veröffentlichung korrekt.