Sobald mehr Leads eingehen, als sich manuell verwalten lassen, geht schnell der Überblick verloren. Dann kann es z.B. passieren, dass ein vielversprechender Kontakt drei Tage unbeantwortet liegen bleibt, weil niemand daran erinnert wurde, sich zu melden.
Genau hier setzt Lead-Tracking-Software an. Dieser Artikel vergleicht Lead-Tracking-Tools anhand von Preis, Funktionsumfang und unabhängigen Nutzerbewertungen, damit Sie das passende Tool für Ihr Vertriebsteam finden.
Key Takeaways: Sales Lead Tracking Software
Lead-Tracking-Software erfasst Leads und protokolliert ihre Interaktionen mit Ihrem Unternehmen im Laufe des Verkaufsprozesses
Lead Scoring und Automatisierungen helfen Vertriebsteams, vielversprechende Kontakte schneller zu erkennen und gezielt anzusprechen
Die passende Lösung sollte benutzerfreundlich, skalierbar und mit den bestehenden Marketing- und Vertriebstools kompatibel bzw. integrierbar sein
Auch kleine Teams profitieren von den Vorteilen von Lead-Tracking-Tools wie zentralen Lead-Daten und zuverlässigen Follow-ups
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Was ist Lead Tracking Software?
Lead Tracking Software begleitet den Weg eines Leads vom ersten Kontakt bis zum Geschäftsabschluss. Sie protokolliert Lead-Quellen, Interaktionen, den aktuellen Status und mehr, sodass Ihr Team jederzeit weiß, wo ein Lead in der Pipeline steht.
Das zentrale Ziel einer Lead-Tracking-Software besteht darin, Marketing- oder Vertriebsteams einen vollständigen Überblick über die Customer Journey zu geben. Dadurch können Unternehmen z.B. erkennen, welche Kontakte kaufbereit sind oder welche Maßnahmen zu neuen Anfragen führen, um ihre Aktivitäten zu planen und zu optimieren.
Welche Funktionen hat Sales-Lead-Tracking-Software?
Lead-Tracking-Tools enthalten häufig folgende Funktionen:
Lead-Erfassung: Neue Kontakte werden automatisch aus Formularen, Landingpages, Kampagnen, E-Mail-Postfächern und anderen Quellen übernommen
Interaktionstracking: Die Software dokumentiert relevante Interaktionen entlang der Customer Journey
Lead Scoring: Leads erhalten Punkte auf Basis ihres Profils und Verhaltens, um ihre Kaufwahrscheinlichkeit einzuschätzen
Pipeline-Management: Leads werden in einer visuellen Pipeline dargestellt, inkl. der aktuellen Phase, nächsten Schritten etc.
Reporting und Analyse: Berichte zeigen, welche Kanäle, Kampagnen und Inhalte besonders viele qualifizierte Leads und Abschlüsse generieren und wie viele Leads sich in der Pipeline insgesamt und in welcher Phase befinden
In der Praxis ist Lead-Tracking meist Teil eines Customer-Relationship-Management-Systems, kurz CRM.
Wenn Sie zunächst die Grundlagen verstehen möchten, empfehlen wir Ihnen unseren Ratgeber ”Was ist CRM?” Dort erfahren Sie, wie CRM-Systeme Vertrieb, Marketing und Kundenservice miteinander verbinden.
Damit Lead-Tracking seinen Wert entfaltet, muss es nahtlos in den gesamten CRM-Prozess eingebettet sein. Das reicht von der Leadgenerierung über die Lead-Qualifizierung und das Lead-Routing (Weiterleitung an das passende Teammitglied)
Welche Vorteile haben Lead-Tracking-Tools?
Der Mehrwert von Lead-Tracking-Software zeigt sich im Vertriebsalltag. Teams verlieren keine Leads mehr aus den Augen, reagieren schneller auf vielversprechende Kontakte und treffen Entscheidungen auf Basis nachvollziehbarer Daten statt Bauchgefühls.
Gleichzeitig sparen Vertriebsmitarbeitende Zeit, da sie nicht manuell recherchieren müssen, wann und wie ein Lead zuletzt kontaktiert wurde, und die Lead-Übergabe zwischen Marketing und Vertrieb verläuft reibungsloser.
Hier die wichtigsten Vorteile von Lead-Tracking-Tools in der Zusammenfassung:
bessere Zusammenarbeit zwischen Marketing und Vertrieb
schnellere Reaktion auf konkrete Kaufabsichten
Gezieltere, relevantere und persönlichere Kommunikation
höhere Effizienz bei der Bearbeitung von Leads
bessere Bewertung einzelner Kampagnen und Kanäle
bessere Nutzung vorhandener Daten für datengetriebene Entscheidungen
Worauf sollten Sie bei Lead-Tracking-Systemen achten?
Bei der Auswahl einer Lead-Tracking-Software sollten Unternehmen nicht nur den Preis, sondern vor allem den Funktionsumfang, die Benutzerfreundlichkeit und die Integrationsmöglichkeiten berücksichtigen. Die passende Lösung sollte zum eigenen Vertriebsprozess passen, relevante Lead-Daten zuverlässig erfassen und Teams im Arbeitsalltag entlasten.
Kriterium | Worauf Sie achten sollten |
Funktionsumfang | Die Software sollte die Funktionen enthalten, die für Ihr Team wichtig sind. Dazu können zählen: Lead-Erfassung, Interaktionstracking, Lead Scoring, Pipeline-Management, Reporting und Analyse |
Einfache Bedienung | Die Benutzeroberfläche sollte übersichtlich und ohne lange Einarbeitung nutzbar sein. Nur wenn Mitarbeitende das Tool regelmäßig verwenden, entsteht eine verlässliche Datengrundlage. |
Integrationen und Schnittstellen | Prüfen Sie, ob sich die Software mit Ihrem CRM-System (wenn Lead-Tracking nicht direkt Teil des CRM), E-Mail-Marketing-Tool und anderen bestehenden Anwendungen verbinden lässt. |
Automatisierungs- | Funktionen wie automatische Follow-up-E-Mails, Erinnerungen, Aufgaben und Statusänderungen können den Vertriebsprozess deutlich effizienter gestalten. |
KI-Unterstützung | Funktionen wie automatische Generierung von individuellen Reports, Empfehlungen zur Priorisierung von Leads etc. |
Anpassbarkeit und Skalierbarkeit | Die Lösung sollte sich an individuelle Vertriebsphasen und Bewertungsmodelle anpassen lassen und auch bei steigenden Lead-Zahlen zuverlässig funktionieren. |
Datenschutz und Sicherheit | Achten Sie darauf, wie personenbezogene Daten erfasst, gespeichert und verarbeitet werden. Wichtig sind z.B. DSGVO-konforme Prozesse und Einstellungen für Zugriffsrechte. |
Support und Gesamtkosten | Berücksichtigen Sie neben der Lizenzgebühr auch mögliche Kosten für Einrichtung, Schulungen, zusätzliche Nutzerkonten, Integrationen und Support. |
Die beste Lead-Tracking-Software ist nicht automatisch die Lösung mit den meisten Funktionen. Entscheidend ist, dass sie Ihren Vertriebsprozess sinnvoll unterstützt, von den Mitarbeitenden akzeptiert wird und verwertbare Erkenntnisse liefert.
Vor der Entscheidung empfiehlt es sich daher, konkrete Anforderungen festzulegen, mehrere Anbieter anhand derselben Kriterien zu vergleichen und die favorisierte Lösung im Rahmen einer Testphase praktisch zu prüfen.
Lead-Tracking-Tools bzw. Deal-Tracking Tools im Kurzüberblick
Die folgende Tabelle gibt einen ersten Überblick über einige etablierte Lead-Tracking-Tools.
Lead-Tracking- | Geeignet für |
Pipedrive | Vertriebsteams, die effektives Pipeline-Management und einen schnellen Einstieg ohne hohen Setup-Aufwand wollen |
HubSpot | Vertriebsteams, die ihr CRM eng mit Marketing verzahnen möchten |
Salesforce | Größere Organisationen mit komplexen Prozessen, die von einer stark individualisierbaren Konfiguration profitieren |
Zoho | Preisbewusste Teams, die ein breites Set an Tools suchen und bereits andere Tools von Zoho nutzen |
Monday CRM | Teams, die CRM-Funktionen mit umfangreichem Workflow-Management kombinieren wollen |
Pipedrive bietet als dediziertes CRM für Vertriebsteams umfangreiche, integrierte Lead-Tracking- und Lead-Management-Funktionen von Lead-Erfassung bis Kaufabschluss.
Hier einige der wichtigsten Funktionen im Überblick
Lead-Erfassung über Chat und Formulare mit dem LeadBooster-Add-On oder über die Lead-Inbox
Pipeline-Management: visuelle Pipeline mit aktueller Phase, nächsten Schritten etc. für jeden Lead
Automatisierung für wiederkehrende Aufgaben und Erinnerungen
KI-Unterstützung für Handlungsempfehlungen, Kommunikation, Reporting
Zentrales Aufgabenmanagement für das Vertriebsteam mit Aufgaben, Zielen und Erinnerungen
Lead Scoring zur objektiven Priorisierung von Leads mit Punktesystem
Reporting und Analysen für Performance-Analysen, Segmentierung, Prognosen und mehr
Pipedrive sammelt Leads z.B. in der Leads Inbox, einem zentralen Posteingang, der neue Leads erfasst. Anschließend können diese Leads in die Sales Pipeline verschoben und per Lead Routing automatisch passenden Mitarbeitenden zugewiesen werden.
Das Aufgabenmanagement sorgt dafür, dass kein Follow-Up-Termin verloren geht. Das System erinnert Vertriebsmitarbeitende automatisch an offene Aufgaben, auch bei länger inaktiven Leads.
Mit Automations lassen sich Workflows, Statusaktualisierungen und mehr automatisieren. Der AI Sales Assistant liefert zusätzlich Live-Hinweise zu Leads und Deals, die gerade Aufmerksamkeit brauchen.
Empfohlene Literatur: Lead Tracking ist nur ein Baustein eines erfolgreichen Vertriebsprozesses. Wie Leads erfasst, bewertet und systematisch bis zum Abschluss begleitet werden, erfahren Sie in unserem Ratgeber zum Lead Management.
Insights & Reporting macht zudem sichtbar, über welche Kanäle die meisten Leads entstehen, sodass sich die wichtigsten KPIs im Vertrieb zuverlässig auswerten lassen.
Pipedrive in Aktion - Hanse Mondial Fallstudie. Der Buslogistiker Hanse Mondial nutzt das Pipeline-Management von Pipedrive und konnte die Anzahl der bearbeiteten Leads signifikant steigern (5-mal mehr in der gleichen Zeit).
Emmanuel Stover, COO bei Hanse Mondial, sagt:
“Durch Pipedrive haben wir eine starke Transparenz in unseren Aufträgen geschaffen. Es unterstützt unseren Vertriebsprozess und unsere Mitarbeiter sehen gleich am Morgen ihre Tasks. Wir bearbeiten Aufträge schneller und detaillierter als zuvor. Somit können wir nicht nur mehr Anfragen annehmen, sondern diese trotz der Masse absolut kundengerecht beantworten.”
Fazit: Die richtige Lead-Tracking-Software wählen
Lead-Tracking-Software hilft Unternehmen, Leads systematisch zu erfassen, zu bewerten und durch den gesamten Vertriebsprozess zu begleiten. Die passende Lösung schafft Transparenz, automatisiert wiederkehrende Aufgaben und verbessert die Zusammenarbeit im Team.
Welches Tool am besten geeignet ist, hängt von den individuellen Prozessen, benötigten Funktionen und Integrationen und der Größe des Teams ab. Ein praktischer Test mehrerer Anbieter erleichtert die Auswahl und zeigt, welche Software die eigenen Anforderungen am besten erfüllt.
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