¿Son legales las firmas electrónicas? Todo lo que necesitas saber sobre ellas

Las firmas electrónicas son la opción más rápida, confiable y colaborativa para recolectar firmas en diversos documentos.

Con una firma electrónica puedes cerrar tratos más rápido y contar con una pista de auditoría, en lugar de esperar a recibir un documento con firma manuscrita. Esto se traduce en más productividad y transparencia.

Las firmas electrónicas son cada vez más populares debido a la amplia adopción de prácticas laborales digitales y del modelo de trabajo a distancia.

Sin embargo, muchos aún dudan acerca de la legalidad de las firmas electrónicas. Es decir, dudan si algo firmado de forma electrónica, en lugar de a mano, tiene valor jurídico ante los ojos de la ley.

Existen leyes que dictan y protegen el uso de las firmas electrónicas en los Estados Unidos y en otros países del mundo. Dicho esto, ¿son legales las firmas electrónicas? La respuesta corta es: “sí”. En más de 180 países, los documentos con firma electrónica son válidos y las leyes son bastante permisivas.

En los casos en los que hay excepciones legales, no significa que no se puedan usar estas firmas. Significa que, probablemente, existen requisitos adicionales para su ejecutabilidad legal.

A continuación, presentamos algunos detalles específicos sobre las implicaciones legales de las firmas electrónicas. Además, te explicamos cómo escoger la herramienta adecuada para recopilar las firmas electrónicas de tu empresa.

¿Qué es una firma electrónica?

Una firma electrónica te permite obtener aprobación o consentimiento en tus contratos o acuerdos digitales. Al usar la firma electrónica, no es necesario imprimir un documento y añadir una firma manuscrita, lo cual agiliza el proceso de firma.

• Añadir una firma electrónica es algo simple, similar a firmar un documento impreso.

• En la mayoría de los países, una firma electrónica es igual de legal que una firma manuscrita. Pero siempre debes revisar la legislación vigente en el lugar en el que vives y en el que residen las demás partes que van a firmar el documento.

• Una firma electrónica puede ser algo tan básico como añadir un nombre a una copia digital.

• Las firmas electrónicas son muy populares y se espera que el mercado aumente bastante en los próximos años.

• El término inglés Esignature (e-firma) es una forma amplia de denominar diferentes tipos de firmas electrónicas. Incluye las firmas digitales cuya finalidad es distinta.

¿Cuál es la diferencia entre una firma electrónica y una firma digital?

Los términos firma electrónica y firma digital se suelen usar indistintamente. Y aunque tienen finalidades similares, existen diferencias entre ellos. Una firma digital es un subgrupo especializado de firmas electrónicas.

• Las firmas digitales son un tipo avanzado de firmas electrónicas. Cuentan con un mayor grado de verificación y autenticación de la persona que firma el documento, y de la identidad del documento.

• Las firmas digitales, sobre todo, tienen funciones avanzadas de seguridad y conformidad legal.

• Las firmas digitales tienen funciones reforzadas de pista de auditoría y herramientas en el backend para garantizar su autenticidad.

• Una firma digital usa un algoritmo para crear una huella digital o una llave privada única para cada documento.

• Las infraestructuras de clave pública (o PKI, por sus siglas en inglés), una serie de políticas y procedimientos necesarios para crear y emitir certificados digitales, se usan con las firmas digitales.

• Una PKI determina la identidad de los individuos que la usan.

• Una PKI ofrece beneficios como: acceso controlado a sistemas y recursos, protección de datos y mejor rendición de cuentas.

Aunque todos los tipos de firmas electrónicas ofrecen beneficios, no todos los softwares de firma electrónica cuentan con las mismas funciones.

Por ejemplo, la herramienta Smart Docs de Pipedrive te permite recopilar firmas digitales, especialmente diseñadas para la industria de las ventas, con una infraestructura de clave pública (PKI) y con certificación para mayor seguridad. El proceso de documentación centralizado y el almacenamiento en nube de Smart Docs ayuda a los usuarios a cerrar tratos más rápido. Estas prestaciones son perfectas si trabajas mientras estás en movimiento.

¿Las firmas electrónicas son jurídicamente vinculantes?

Las firmas electrónicas son jurídicamente vinculantes en casi todo el mundo. En los Estados Unidos y en Europa, el uso de las firmas electrónicas se rige por leyes específicas. En otros lugares, como México, no existe una legislación unificada, pero existe reconocimiento legal.

Estados Unidos

En los Estados Unidos las firmas electrónicas son legales. Están amparadas por la ley Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, (ley de firmas digitales y de comercio nacional y mundial) o ESIGN, por sus siglas en inglés. También son aplicables las versiones de estado y territorio de la ley Uniform Electronic Transactions Act (ley uniforme de operaciones electrónicas) o UETA, por sus siglas en inglés.

De acuerdo con la ESIGN, las firmas y registros electrónicos están amparados por la ley cuando son parte de una transacción. Una transacción, de acuerdo con la ESIGN, es una serie de acciones asociadas a la realización de asuntos de negocios, comerciales o de relación con los consumidores.

Se considera una firma electrónica cualquier proceso, sonido o símbolo asociado a un registro y usado como firma. De acuerdo con la ley estadounidense, no se puede negar la validez legal o ejecutabilidad de una firma electrónica solo por el hecho de estar en formato electrónico.

Canadá

De acuerdo con la ley canadiense, una firma electrónica puede ser letras, números, caracteres u otros símbolos asociados a un documento electrónico. Una firma electrónica segura, ante la ley canadiense, es única de la persona firmante y el proceso o la tecnología usada se encuentra exclusivamente bajo el control del signatario.

En Canadá, una firma electrónica cuenta con el mismo estatus legal que una manuscrita. Para garantizar un enfoque uniforme, Canadá aprobó la ley Uniform Electronic Commerce Act (ley uniforme de comercio electrónico).

Sin embargo, Quebec cuenta con una ley diferente pero similar. Esta ley reconoce que las firmas y los documentos electrónicos tienen el mismo valor legal que las copias impresas.

Reino Unido

El uso de opciones de firma electrónica es legal en el Reino Unido desde el año 2000. Ese año se aprobó la ley Electronic Communications Act of 2000 (ley de comunicaciones electrónicas del 2000).

En 2016, el Reino Unido adoptó las directrices del Reglamento del Parlamento Europeo relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas. Desde 2019 (después de la salida del Reino Unido de la UE), están vigentes los reglamentos de identificación electrónica y servicios de confianza para las transacciones electrónicas.

Es decir, existen leyes y directrices generales adoptadas en el Reino Unido que permiten el uso de firmas y registros electrónicos.

Unión Europea

En la mayoría de los países de la Unión Europea, incluído Alemania, las firmas electrónicas son legales desde comienzos de la década del 2000. Con la aprobación del reglamento eIDAS en 2016, se estandarizó el proceso y la aceptación de las firmas electrónicas en los países miembros de la Unión.

El uso de este tipo de firmas está permitido en el ámbito comercial y son admitidas en los tribunales.

Dentro de la ley de la Unión Europea, no es necesario que se presente un documento o contrato con firma manuscrita para que sea fidedigno. Todas las empresas dentro de la UE deben seguir el reglamento estándar relativo a las firmas electrónicas.

Brasil

La Medida Provisoria 2.200-2 (medida provisional con virtud de ley) permite que las empresas usen firmas electrónicas en Brasil. Esta ley está en vigor desde 2001 y, como en otros países, las firmas electrónicas no solo se usan en los negocios sino que también son reconocidas en los tribunales.

En Brasil no es necesaria una firma manuscrita para otorgar validez a un documento. Además, se pueden usar soluciones informáticas electrónicas para respaldar los contratos y proveer registros como evidencias ante un tribunal.

México

Al contrario de los lugares que acabamos de mencionar, México no cuenta con una ley específica que legisle el uso de las firmas electrónicas. Dicho esto, ¿son legales las firmas electrónicas en México?

Sí, y cada día se usan más. En el caso de este país, se suelen aplicar dos leyes: el Código Civil Federal y el Código de Comercio Federal.

Las firmas electrónicas, por lo general, tienen la misma validez que las manuscritas. Al igual que en la mayor parte del mundo, se considera que tienen la misma legalidad y se admiten como evidencia en un juicio.

¿Cuáles son las ventajas de usar una firma electrónica?

Además de la tranquilidad de saber que los documentos con firmas electrónicas suelen ser válidos ante un tribunal, existen otros beneficios de usar un proceso de firma electrónica en tu empresa. A continuación los enumeramos:

• Las firmas electrónicas suelen ser legalmente vinculantes. Solo existen pocas excepciones en las que la firma electrónica de un documento no tiene amparo legal.

• Evitas pérdidas de tiempo. Con una herramienta de firma electrónica puedes cerrar tratos de forma eficiente y práctica en lugar de perder tiempo con el intercambio de copias impresas firmadas a mano.

• La practicidad y facilidad son clave a la hora de ganar un trato. La firma electrónica les facilita el trabajo a los clientes. Con esta solución pueden firmar un documento en cualquier momento y desde cualquier lugar.

• Eliminas las esperas y los obstáculos. Cualquier cosa que agiliza el cierre de un trato es un acierto. Por eso destacan las firmas electrónicas. Si alguien está retrasando un proceso o algo está siendo un obstáculo (como un contrato que está tardando en llegar por correo o la falta de acceso a una impresora), puedes identificar el problema con más rapidez y solucionarlo.

• Ahorras dinero eliminando el papel de tus operaciones. Reduces gastos en equipos, materiales, y otras partidas asociadas a los procesos manuales.

• Obtienes controles de seguridad avanzados para proteger datos y documentos. La seguridad debe ser una prioridad para cualquier negocio. Las herramientas de firma electrónica incluyen pistas de auditoría, lo cual puede ser clave a la hora de una disputa legal o para aclarar un problema.

• Obtienes una visión centralizada de tus contratos. A veces, los profesionales de las ventas tienen que revisar varios canales para saber el estado de un contrato. Al usar las firmas electrónicas, se crean pistas de auditoría para cada participante. Si estás usando Smart Docs, puedes guardar los contratos firmados en el trato correspondiente dentro de Pipedrive para tenerlos más visibles.

• Disminuyes el impacto ambiental. Las empresas deben reflexionar acerca de su cultura interna y considerar los valores de sus clientes, por ejemplo, en relación a eliminar el uso de papel innecesario. Esta es una manera de demostrar los valores y objetivos sostenibles de tu organización.

• Fomentas la colaboración. Recopilas la información necesaria de cada parte, y promueves que los tratos avancen en el embudo y la comunicación interna sea más fluida.

Cómo elegir la herramienta de firma electrónica adecuada para tu negocio

Ya sabes que las firmas electrónicas ofrecen grandes beneficios como validez legal, practicidad y reducción de costos. Ahora bien, ¿cómo puede un equipo de ventas elegir la herramienta más adecuada para recopilar firmas electrónicas?

Existen algunas cuestiones básicas que debes considerar. La primera es entender las necesidades de tu negocio.

Por ejemplo, ¿cuántos usuarios necesitan tener acceso a la firma electrónica de documentos? ¿Te interesa que tenga acceso todo un departamento? ¿Necesitas tener almacenamiento en la nube y opciones de PDF? Con Smart Docs de Pipedrive, puedes ir ampliando tu servicio de firma electrónica a medida que tu negocio crece.

Otros detalles a observar son el uso intuitivo y la fácil adopción de la herramienta. Elige una solución que se integre de forma simple con tus sistemas actuales y que tu equipo pueda aprender a usar en poco tiempo.

Además ten en cuenta:

• ¿Cuenta con opción de autorrelleno de documentos? Con Smart Docs de Pipedrive los usuarios pueden rellenar de forma automática los documentos. También pueden crear plantillas para añadir automáticamente detalles de los productos y otras informaciones desde un catálogo o un apartado de Pipedrive. Esta opción te permite enviar cotizaciones con más rapidez y evitar errores de gestión de datos de forma manual.

• ¿Recibo notificaciones cuando los clientes abren los documentos? Smart Docs cuenta con función de rastreo. Para un vendedor es clave identificar el momento adecuado para hacer seguimiento a un trato y buscar el cierre. La función de rastreo de Smart Docs te ayuda a conseguirlo. Además, puedes enviar recordatorios si lo necesitas.

• ¿Cuáles son sus funciones colaborativas? Ofrecer acceso a plantillas y documentos a todo tu equipo debe ser una tarea simple y ágil. Con Smart Docs, puedes recopilar hasta diez firmas por documento.

• ¿Es fácil de usar para los clientes? No sirve de nada ahorrarles a tus clientes las molestias de una firma manuscrita, si después les pones obstáculos como la necesidad de descargar un plugin o instalar un archivo para poder firmar un documento en línea. Al elegir una herramienta de firma electrónica, asegúrate de que tenga pocos pasos para ejecutar las firmas.

• ¿Se integra con tus sistemas y herramientas actuales? Busca una solución que se integre con las aplicaciones más populares en un solo click, como Smart Docs se integra con Google Drive y con Microsoft OneDrive.

• ¿Te permite compartir PDF? Los usuarios deben ser capaces de compartir un documento en PDF con un enlace rastreable cuando lo necesiten.

• ¿Los documentos se guardan de forma automática? Smart Docs cuenta con almacenamiento automático junto a sus pistas de auditoría para todos los participantes del documento.

• ¿Es una herramienta segura? Smart Docs cuenta con tecnología de cifrado y descifrado. También aplica verificación con datos identificables, incluidas las direcciones IP. Una vez que se recopilan las firmas necesarias, se encripta el documento con PKI y se añade una certificación y una marca temporal (sello de tiempo).

Conclusiones

El uso de las firmas electrónicas y digitales cuenta con una amplia aceptación legal y con la misma validez ante un tribunal que una firma manuscrita. Esto aplica en la mayoría de los países, lo cual es interesante para los equipos de ventas con clientes internacionales.

Cuando tienes clientes en la otra punta del país o en otras partes del mundo, tener que gestionar documentos en soporte físico y con firma manuscrita puede suponer la pérdida de un trato. Con una herramienta de firma electrónica, como Smart Docs de Pipedrive, puedes disminuir los riesgos, además de que, por lo general, es legalmente vinculante.

Las herramientas de firma electrónica son prácticas, rentables y permiten que los usuarios visualicen el estado de un documento en cualquier momento. A la vez que cuentan con pistas de auditoría y seguridad de alto nivel.

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La información que compartimos en este artículo no es, ni intenta actuar como, asesoría legal. Toda la información presente en este artículo solo tiene finalidad informativa general. Aunque la información compartida se considera vigente y correcta en el momento de publicación de esta pieza, pueden ocurrir cambios en las leyes y legislaciones que pueden influir en la exactitud de la información. La información puede cambiar sin previo aviso y Pipedrive, en ningún caso, es responsable de la exactitud de cualquier información impresa y guardada, o de cualquier otra forma interpretada y usada, por un usuario. No debes actuar o abstenerte de actuar basándote en la información presente en este artículo sin antes buscar asesoría legal o profesional pertinente.