La gestion des notes de frais professionnels est parfois fastidieuse pour les équipes administratives et comptables. Les logiciels de dématérialisation et de traitement automatique sont des solutions incontournables pour gagner du temps et de l’efficacité. Ce guide du logiciel de note de frais vous explique tout ce qu’il faut savoir pour bien le choisir et bien l’utiliser.
Logiciel note de frais : définition
Le logiciel de note de frais est une plateforme qui centralise et automatise la gestion des notes de frais professionnels. Cet outil prend en charge toutes les étapes des dépenses professionnelles, depuis la numérisation des justificatifs jusqu’au remboursement des frais.
À noter : la dématérialisation des notes de frais est aujourd’hui encadrée par laloi française.
Pourquoi un logiciel de notes de frais est-il indispensable ?
La gestion manuelle des notes de frais induit du temps et des coûts élevés : la collecte des justificatifs, la saisie, l’archivage, le traitement administratif, la gestion comptable et les éventuelles erreurs nécessitent beaucoup de ressources. En utilisant un logiciel note de frais, vous optimisez toute la chaîne de gestion des dépenses de l’entreprise. Voyons en détail tous les avantages de cette solution de gestion des frais engagés.
Réduction de la charge administrative et comptable
Le temps et les coûts liés à la gestion des dépenses d’une entreprise sont élevés. Grâce à la digitalisation des notes de frais, la collecte des justificatifs est simplifiée, le personnel administratif n’a plus à réclamer les justificatifs papier aux collaborateurs.
Gain de temps
La digitalisation des notes de frais est aussi bénéfique pour les collaborateurs. Sans logiciel dédié, ils passent beaucoup de temps à saisir leurs notes sur un formulaire papier ou sur un fichier type tableur Excel. Avec un logiciel de notes de frais, une photo ou un scan suffisent pour enregistrer un justificatif de dépense, cela prend seulement quelques secondes.
Réduction des erreurs
La saisie manuelle augmente le risque d’oubli ou d’erreur. La saisie des TVA est l’un des points qui induisent les plus d’erreurs de saisie. Avec la gestion automatisée, le processus est plus fluide et plus sûr et les erreurs sont moins fréquentes.
Aussi, comme la gestion est dématérialisée et en ligne, vous n’avez plus de risque de perdre des fichiers si un ordinateur tombe en panne ou si vous effacez des fichiers par erreur. Toutes les données sont récupérables depuis le logiciel en ligne.
Conformité fiscale
Le logiciel note de frais assure l’archivage à valeur probante. Il est sécurisé et conservé plusieurs années, ce qui garantit la conformité aux exigences de l’URSSAF, notamment en cas de contrôle.
Visibilité améliorée
Le logiciel permet d’avoir une meilleure visibilité sur l’ensemble des dépenses de l’entreprise, avec des données à jour en temps réel.
De plus, dès que les salariés entrent leur dépense, le processus de remboursement des frais est enclenché directement, si bien que le délai est réduit. Le processus est donc fluidifié pour tous les secteurs de l’entreprise.
Économie de papier
Les justificatifs étant saisis sur une plateforme, il n’est plus nécessaire de remplir des formulaires ou de conserver les factures ou les tickets de caisse en format papier. Le numérique permet de limiter les achats de papier et l’espace nécessaire pour l’archivage des justificatifs matériels.
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Comment choisir le bon logiciel note de frais ?
Afin de bien choisir votre logiciel pour note de frais, notre premier conseil est de partir de vos besoins propres :
Quelles sont vos pratiques dans le traitement comptable des notes ?
Quelles difficultés rencontrez-vous avec votre gestion de notes actuelle ?
Quelles sont les habitudes de l’entreprise en matière de numérisation ?
Quels matériels informatiques les collaborateurs qui ont des notes de frais utilisent-ils au quotidien (ordinateur portable, tablette, téléphone mobile, outil métier spécifique, etc.) ?
Nous vous recommandons de choisir une solution de gestion accessible sur tous les supports digitaux : ordinateur, tablette et téléphone portable. Si la solution comprend une application mobile, elle sera d’autant plus simple à utiliser. Ainsi, vous aurez un logiciel de gestion qui vous suivra si vous changez de type de matériel.
Pour ce qui est des aspects juridiques, nous conseillons de choisir un logiciel qui assure la sécurité des données et qui est conforme au RGPD, par exemple qui remplit l’obligation d’obtenir le consentement des collaborateurs pour recueillir les informations personnelles.
La taille de votre entreprise et le nombre d’utilisateurs de la solution sont aussi un facteur de choix important. La tarification est souvent liée au nombre d’utilisateurs et certains logiciels sont conçus pour être utilisés par un certain nombre d’utilisateurs, que ce soit pour de petites entreprises ou pour des groupes plus importants. Nous le préciserons dans notre comparatif ci-dessous.
Enfin, dernier critère à prendre en compte dans votre choix de logiciel, il faut vérifier la connectivité de la solution choisie à vos logiciels de gestion d’entreprise existants. Si vous utilisez un ERP ou un CRM comme celui de Pipedrive, vous pourrez paramétrer des modalités de calcul automatique et d’export comptable simplement.
Quels sont les meilleurs logiciels de notes de frais ?
Voici un tour d’horizon des principaux logiciels note de frais.
Les meilleurs logiciels de notes de frais gratuits
Jenji
Jenji est un logiciel créé par une start-up fintech qui utilise l’intelligence artificielle pour la saisie des notes et le calcul des frais. L’ergonomie de cette solution est simple et les possibilités d’intégration avec les outils de gestion existants sont nombreuses. Jenji propose une offre gratuite uniquement pour les entrepreneurs indépendants et une facturation à l’utilisateur pour les TPE et PME.
Qonto
Qonto est une solution de compte bancaire en ligne destiné aux indépendants, TPE et PME et qui intègre un outil de gestion des notes de frais et des dépenses. Qonto propose l’intégration d’une carte de paiement Mastercard, si bien que les collaborateurs n’ont plus à avancer les frais. Un essai gratuit est proposé pendant 30 jours.
Pennylane
Pennylane est un logiciel français de gestion financière et de comptabilité, destiné aux TPE-PME. Il comprend un outil de gestion des notes de frais et des dépenses. La version gratuite est proposée à l’essai pendant 15 jours.
Indy
Indy est une application de comptabilité qui intègre l’automatisation de la gestion des justificatifs et des notes de frais. Les dépenses en espèces sont simples à saisir également. Indy propose le pré-remplissage et la télétransmission de la liasse fiscale.
Tableau comparatif des logiciels notes de frais gratuits
| Pour qui ? | Caractéristiques et fonctionnalités supplémentaires |
Jenji | Indépendants, TPE, PME | Une offre double avec des fonctionnalités adaptées aux indépendants ou aux entreprises avec des salariés |
Qonto | Indépendants, TPE, PME | Intégration d’une carte Mastercard |
Pennylane | TPE, PME avec des flux financiers importants | Solution de gestion financière complète (achat, trésorerie, etc.) + de 200 intégrations avec des logiciels |
Indy | Indépendants | Solution comptable complète destinée aux indépendants |
Les meilleurs logiciels de notes de frais payants
Izyfrais
Izyfrais est une des solutions qui permettent de numériser les notes de frais professionnels rapidement, à l’aide d’une application mobile, depuis une tablette ou un smartphone. Une fois les justificatifs saisis, la solution permet de faire une vérification et des corrections si besoin. Elle permet de gérer la récupération de la TVA dans toute l’Union européenne. Cette solution s’adresse aux petites et moyennes entreprises.
N2F
N2F est un logiciel français de notes de frais avec des plans tarifaires destinés à toutes les tailles d’entreprise, depuis la PME jusqu’à la multinationale. Il assure la reconnaissance optique des justificatifs avec la technologie OCR (reconnaissance des images). Les utilisateurs peuvent effectuer un rapprochement bancaire, connecter directement leur agence de voyages et bénéficier de la gestion des ordres de mission.
Cegid Notilus
Cegid Notilus est un outil de gestion des déplacements professionnels et de la flotte automobile de l’entreprise, destiné aux grandes PME, ETI, et grands groupes. Il propose une solution complète qui inclut l’organisation et la réservation des déplacements. Parmi les fonctionnalités 360° de la gestion des déplacements, Cegid Notilus intègre une solution de dématérialisation des justificatifs de paiement.
Lucca
Lucca (ex-Cleemy) propose un système d’alerte en cas d’anomalie ou de doublon. La solution propose des cartes bancaires physiques et virtuelles et une application de gestion des notes de frais. La gestion des droits permet de définir finement le rôle de chaque utilisateur.
Tableau comparatif des logiciels notes de frais payants
| Pour qui ? | Caractéristiques et fonctionnalités supplémentaires |
Izyfrais | TPE, PME | Possibilité de gestion de reçus papier |
N2F | Indépendants, PME, ETI, grandes entreprises, groupes internationaux | Réservation de voyage intégrée Gère les devises internationales Application mobile disponible y compris hors ligne
|
Cegid Notilus | Grandes PME, ETI, grands groupes | Réservation de voyage intégrée. Validation et contrôle intelligents. |
Lucca | PME et entreprises | Intégration dans la gestion de la paie Insertion optionnelle d’un module de paiement |
Comment améliorer votre gestion des notes de frais avec un logiciel dédié ?
En suivant de bonnes pratiques, vous pouvez optimiser encore plus votre processus de gestion des notes de frais. Voici nos recommandations.
Utiliser l’OCR pour extraire les données des photos de reçus
Un logiciel de traitement des notes équipé de l’OCR, ou outil de reconnaissance des caractères (Optical Character Recognition en anglais) reconnaît automatiquement les textes et les chiffres sur un document non modifiable, comme un ticket de caisse. L’entreprise évite alors la saisie manuelle et le temps de traitement par le service comptable est réduit d’autant.
Automatiser la validation et le remboursement
La validation des notes et le déclenchement du remboursement peuvent être automatisés, partiellement ou totalement, selon les paramétrages choisis. Le traitement comptable est alors plus efficace.
Utiliser les données et les analyser pour mieux gérer le budget et réduire les dépenses
Un logiciel de gestion des notes de frais donne une vision claire des dépenses réalisées par les collaborateurs. Il alimente des tableaux de bord qui renseignent votre outil de contrôle de gestion, ce qui facilite la budgétisation et les prévisions financières. Vous pouvez créer des rapports statistiques qui s'intègrent à votre CRM.
Encourager les collaborateurs à faire leur saisie dans l’instant
La pratique traditionnelle était souvent de réaliser la gestion des frais une fois en fin de mois. Pour fluidifier et accélérer le processus, vous pouvez encourager vos collaborateurs à saisir leur note de frais dès qu’ils réalisent une dépense professionnelle. Certaines solutions ont même un mode hors connexion, si bien qu’ils peuvent par exemple enregistrer un ticket de parking immédiatement, même si la connexion est faible à ce moment-là.
Pour conclure
En installant un logiciel note de frais professionnels adapté aux besoins de votre entreprise, vous optimisez la saisie des notes et le calcul des frais, vous maîtrisez mieux la gestion des dépenses, et vous améliorez l’organisation interne de votre structure.
