CRM para pequeñas empresas: ¿debo usar uno?

Ya sabrás que usar un CRM podría ayudar mucho a tu negocio. Pero, al ser una pequeña empresa, no querrás desperdiciar tiempo y dinero en una mala herramienta.

Entonces, ¿en qué te ayuda un CRM? ¿Qué funciones te darán mejores resultados? ¿Cómo encajaría un CRM en tu proceso de ventas actual?

Si estás pensando en sumarte a las pequeñas empresas que utilizan CRM, esta guía te responderá estas y otras preguntas.

• Qué es CRM
• Los beneficios que perciben las pequeñas empresas que utilizan CRM
• Los desafíos que presenta un CRM para las pequeñas empresas
• Cómo encontrar el CRM adecuado para pequeñas empresas
• Cómo adoptar tu nuevo CRM para pequeñas empresas
• Otros excelentes softwares de ventas para tu pequeña empresa
• En qué puede ayudarte Pipedrive

Qué es CRM

CRM (del inglés, Customer Relationship Management) es la gestión de las relaciones con el cliente. Y se puede definir desde dos ángulos clave: el concepto y las herramientas.

En primer lugar, la gestión de relaciones con el cliente es un método para crear, registrar y mantener relaciones de negocios. Se basa en las relaciones con tus clientes, pero no se limita solo a estas. También abarca los contactos con tus leads, suscriptores de boletines por email, colaboradores y empleados.

El proceso de CRM registra todas las interacciones entre tu pequeña empresa y otras personas o empresas. Esto incluye llamadas, emails, negociaciones, ventas y más. Te ayuda a cultivar y mejorar todos tus vínculos empresariales.

Lo que nos lleva al otro punto clave: las herramientas de CRM.

Con un software para CRM, haces seguimiento a todas esas relaciones en un mismo sitio. Por ejemplo, si tus vendedores hacen 100 llamadas a la semana, pueden almacenar en un software CRM todos los datos relevantes de esos contactos.

Pueden ver en qué parte del embudo de ventas está cada prospecto, de qué han hablado, cuándo hacer seguimiento y mucho más. Todo gracias a esta plataforma central.

Un buen CRM también les brinda a los gerentes y ejecutivos un panorama general de sus ventas, leads y pronósticos para el mes o el trimestre. Lo hace de forma precisa y visual para no cargarlos con demasiados detalles.

En resumen, todos en la empresa tienen acceso a la información que necesitan, cuando y como la necesitan. Así pueden aplicar sus estrategias y técnicas de ventas con más éxito.

Los beneficios que perciben las pequeñas empresas que utilizan CRM

Tal vez deseas expandirte y contratar nuevos empleados. O quizás quieres aumentar tu productividad y rentabilidad con los recursos que tienes. En ambos casos, un CRM te ayuda a lograr tus objetivos.

Si sigues el modelo de otras pequeñas empresas que utilizan CRM, tendrás más ventaja en el mercado porque:

• Sabrás en qué enfocarte cada día
• Podrás personalizar cada interacción
• Podrás tomar mejores decisiones empresariales
• Aprovecharás las mejores oportunidades de negocio

Veamos estos beneficios en detalle:

Sabrás en qué enfocarte cada día

¿Tus vendedores saben lo que tienen que hacer cuando se sientan cada mañana a trabajar?

Como pequeña empresa, tal vez les estás marcando objetivos ambiciosos a tu equipo de ventas. Pero si tus representantes no saben cómo identificar su próxima oportunidad de venta (o cómo atacar su próxima conversación con un prospecto), van a saltar de un lead a otro según su intuición.

Con un CRM, tus vendedores y tú sabrán cuán prometedor es un lead y podrán enfocarse en los que tengan mayor probabilidad de comprar. Cada mañana, sabrán exactamente a quién hacerle seguimiento y tendrán los datos clave a la mano. Abordarán cada oportunidad con un plan claro.

Podrás personalizar cada interacción

Una de tus mayores ventajas como pequeña empresa es que puedes atender con más dedicación a cada cliente. Sin embargo, un estudio reveló que los vendedores tienen, en promedio, unas 94 interacciones diarias. Esto incluye correos, llamadas, mensajes de voz y contactos por redes sociales.

Sin importar cuánto te esfuerces, es imposible recordar hasta el último detalle de cada persona y empresa con las que hablas.

En un CRM puedes registrar y tener acceso rápido a todas las conversaciones con tus leads y clientes. Verás las preguntas que te hayan hecho y los productos que han comprado. Así podrás preparar mejor tus próximos contactos y nutrir tu relación con ellos.

Podrás tomar mejores decisiones empresariales

Con toda esta información acerca de los leads y los clientes en un mismo lugar, podrás comenzar a detectar tendencias. Algunos ejemplos serían:

• Preguntas recurrentes y solicitudes sobre un producto o funcionalidad
• Comparaciones con otras soluciones del mercado
• Productos que se compran juntos con frecuencia
• Motivos de devoluciones, quejas, etc.

Detectar esta clase de patrones te permite tomar buenas decisiones para el futuro de tu negocio. Por ejemplo, puedes lanzar nuevos productos, mejorar los existentes o vender algunos de ellos en conjunto.

También puedes usar esta información para mejorar tus textos de marketing. Por ejemplo: páginas de aterrizaje, correos, descripciones de productos y más.

Y podrás preparar reportes de ventas mejor informados.

Aprovecharás las mejores oportunidades de negocio

¿Alguna vez has perdido a un nuevo cliente porque estabas tan ocupado que se te olvidó contactarlo?

Sin el sistema adecuado, esto puede ocurrir con facilidad. Pero con un CRM que mantenga al día a todo tu equipo, esto nunca pasará. Con los recordatorios, las automatizaciones y con información clara acerca de todas las oportunidades de venta, podrás dirigir a tu equipo hacia los tratos más relevantes en cada momento.

Los desafíos que presenta un CRM para las pequeñas empresas

Es probable que ya estés más interesado en probar un CRM. Ahora puedes ver el impacto positivo que tendría en tu pequeña empresa a corto plazo. Pero todavía no tienes claro si la compra vale de verdad la pena.

Veamos dos dilemas muy comunes que se plantean las pequeñas empresas al decidir si usar o no un CRM.

1. Nuestros sistemas actuales parece que funcionan bien

Si no eres una de las pequeñas empresas que usan CRM, y estás alcanzando todos tus objetivos de ventas, ¡felicitaciones! Es posible que no sientas la necesidad de un cambio.

Después de todo, ¿por qué reparar algo que funciona bien? Las cosas salen bien y los tratos se cierran. Introducir un software nuevo sería una distracción. Pero, analiza: ¿serías capaz de crecer o enfrentar una crisis si mantienes tu estilo de gestión de ventas actual?, ¿sería posible optimizar el flujo de trabajo de tu fuerza de ventas?

Echemos un vistazo a los recursos que debes estar usando para gestionar las relaciones con tus clientes:

• Cuadernos
• Hojas de cálculo
• Post-it
• Tarjetas de presentación
• Correo electrónico

Los especialistas calculan que los vendedores apenas pasan un 20% de su tiempo vendiendo. El resto del tiempo se invierte en administración, planificación, reuniones, etc. Tener que alternar entre sistemas y recursos no integrados, como hojas de cálculo y post-its, no ayuda a optimizar el uso del tiempo.

Un software CRM puede centralizar estos recursos y reducir mucho la carga de las tareas administrativas. Podrás encontrar en segundos la dirección de un lead, una nota de la última llamada o el primer correo que le enviaste.

Un ejemplo de cómo se puede optimizar el flujo de trabajo de una pyme con un CRM es el caso de la escuela de idiomas Expanish. La escuela comenzó a crecer con mucha rapidez y a ingresar 600 prospectos en su embudo al mes. Una carga de trabajo difícil de manejar con métodos manuales para su equipo de ventas de solo 3 personas.

Al empezar a usar Pipedrive e integrarlo con aplicaciones para automatizar respuestas por email y ofrecer un chat en línea, sus conversiones se duplicaron (pasaron de 15% a 30%). Y ahora su fuerza de ventas es capaz de evitar las fugas de su embudo.

“Usar Pipedrive y Automate.io juntos nos ahorra cuatro horas cada día. Nos ha ayudado a agilizar nuestro proceso de gestión y nutrición de prospectos, permitiendo a nuestro equipo centrarse en lo que mejor hacen: vender mejor”

2. ¿Puedo pagar un CRM?

Si aún dudas sobre invertir en un CRM por miedo a que no entre en tu presupuesto, esto es lo que necesitas saber acerca de los precios de los CRM para pequeñas empresa:

Los CRM se pagan por usuario. Mientras menos gente necesite acceder a tu CRM, menor será su costo mensual y su impacto en tu costo de ventas. Una gran ventaja para empresas y equipos pequeños.

Los precios de los CRM suelen tener diversos niveles. Un excelente CRM no te obligará a pagar un precio elevado por un montón de prestaciones que no necesitas en este momento.

Un buen CRM para pymes, te permitirá elegir un plan que se ajuste a tus necesidades. Así que asegúrate de comparar los planes entre sí para elegir el más adecuado.

Cuando des con el CRM adecuado, podrás ahorrar si optas por la suscripción anual. Harás un único pago anual, pero la tarifa mensual resultante será mucho más barata.

Siempre que sea posible, haz la prueba gratis. Hay opciones básicas de software para pequeñas empresas gratis y otros más completos con período de prueba gratis. Si estás operando una pequeña empresa "lean", pagar por un mal software, aunque solo sea por un mes, puede afectar tu presupuesto.

Por eso es mejor probar un software para pequeñas empresas gratis. Ver cómo un CRM te ayuda en el trabajo diario es lo que te permitirá determinar si cumple con tus expectativas.

Un CRM para pequeñas empresas suele costar desde USD 15 al mes, por usuario, en un plan básico, hasta USD 50 al mes, por un plan más completo. ¿Cómo puedes saber si es una inversión adecuada?

En primer lugar, debes calcular tu costo mensual potencial. Para ello, multiplica el precio del plan que te interesa por la cantidad de personas que lo usarán. Después, hazte las siguientes preguntas:

• ¿Cuántas horas a la semana podría ahorrarse cada persona de tareas manuales si usa un CRM?
• ¿En cuántos tratos más podría trabajar cada persona en este tiempo que se ahorraría?
• Con base en la tasa promedio de cierre de tratos, ¿cuántas ventas adicionales podríamos hacer?
• ¿Cuántas oportunidades más podríamos cerrar al mes si hacemos un mejor seguimiento?

La solución de CRM correcta te brindará resultados que compensarán con creces los costos.

Cómo encontrar el CRM adecuado para pequeñas empresas

Ahora ya sabes que el costo de los CRM varía según las funciones que vayas a usar. Si no tienes claro cuáles son las características más útiles para pequeñas empresas, aquí puedes ver algunas:

Facilidad de uso

Si bien esta no es una función específica, es algo crucial. Tu CRM no debería obligarte a dedicar varios días para entenderlo o a contratar a un experto para instalarlo y ponerlo en marcha.

Lo ideal es que la configuración sea intuitiva. Es decir, que tenga unos pasos sencillos que te permitan ponerla en marcha rápido. Y si te ofrece tutoriales en video, consejos escritos y foros de la comunidad, mejor aún.

Esto es justo lo que les ofrecemos a nuestros nuevos usuarios. Por ejemplo, Lisa, CEO de 360 Payments, lo que más destaca es cómo la simplicidad de Pipedrive la atrajo en primer lugar.

“Como vendedora, mi parte favorita es la simplicidad de colocar los datos y utilizar la vista del calendario de actividades. Así planeo mis días y semanas. Todos sentimos que podemos realmente terminar nuestro día sin preocuparnos de que hayamos dejado alguna actividad olvidada”.

Facilidad de personalización

Tu estilo de venta es único. Tu ciclo de ventas, las etapas de tu embudo, o los criterios para hacer seguimiento a tus contactos, no siempre van a corresponder con las opciones predeterminadas de un CRM.

Por eso debes buscar uno que te permita personalizar estos elementos (y más). Funciones como los filtros, las vistas personalizadas y los paneles deben permitirte ver el panorama general de tu pequeña empresa. Todo organizado a tu medida.

Integración con otras aplicaciones

Seguro que ya usas herramientas digitales en tu negocio. Calendarios en línea, correo electrónico, nubes para almacenar archivos, etc. Tu CRM no debería reemplazar estas aplicaciones, sino integrarse con ellas.

El objetivo es centralizar toda la información de tus leads y clientes. De lo contrario, pasarás mucho tiempo saltando de una plataforma a otra para acceder a los datos de cada trato.

Pipedrive se puede integrar con cientos de herramientas. Por ejemplo:

• Soluciones telefónicas
• Plataformas para la gestión de tareas
• Aplicaciones de marketing
• Softwares para enviar propuestas y contratos
• Plataformas de soporte al cliente
• Plataformas de videollamadas, como Zoom.

Puedes ver todas las integraciones disponibles en el Marketplace de Pipedrive.

Automatizaciones

Mientras menos tareas manuales tengas, más tiempo tendrás para cultivar relaciones y vender. Un buen CRM te ayudará a automatizar las tareas repetitivas que gastan más tiempo, como:

• Extraer datos de contacto (en motores de búsqueda y redes sociales)
• Crear tratos con los datos de los contactos nuevos
• Crear recordatorios
• Enviar emails seguimiento con plantillas personalizadas

Esto te dejará tiempo libre para enfocarte en tareas de alta prioridad.

Colaboración

Es crucial que las personas correctas reciban la información correcta. Quizás un cargo ejecutivo solo necesita ver un gráfico con un panorama general del embudo de ventas. Mientras que tu equipo de ventas necesita acceso a los detalles de todos los tratos actuales y cerrados. Por eso, un CRM que fomente la colaboración interna, es un tu mejor aliado.

Aquí te indicamos algunas funciones, disponibles en Pipedrive, que apoyan la colaboración de tu equipo:

• Visibilidad: paneles simples y precisos, con los datos clave. Pueden estar disponibles para toda la empresa o solo para personas específicas.
• Agregar seguidores: seleccionar a las personas que recibirán notificaciones acerca de cada trato.

Cómo adoptar tu nuevo CRM para pequeñas empresas

Introducir un nuevo software siempre es un desafío. Aunque sea fácil aprender a usarlo. Usar una nueva herramienta implica un cambio de hábitos. Y esto puede generar resistencia en tu equipo.

Pero hay formas de fomentar la adopción de un CRM en tu pequeña empresa. Por ejemplo:

Comunica los beneficios de usar un CRM

¿Cuál es el impacto directo que tendrá un CRM para tus representantes de ventas? Si les muestras cómo están perdiendo tiempo y oportunidades, podrás destacar los cambios a corto plazo que les traerá el CRM.

Por ejemplo, puedes mostrarles que:

• Van a gastar menos tiempo actualizando la información de los leads y clientes.
• Pueden automatizar muchas tareas. Así se enfocarán mejor en el trabajo de alto impacto, como investigar los puntos de dolor de un cliente potencial.
• Van a colaborar mejor con el resto del equipo. Eso hará que tengan mayor eficiencia en general.

Si los representantes de ventas entienden el efecto de un CRM en su cuota de ventas, su productividad y su satisfacción en general, estarán mucho más abiertos a hacer un cambio.

Involucra a tu equipo en el proceso de selección del CRM

Prepara una lista con las mejores opciones de CRM. Básate en tus necesidades y presupuesto.

Cuando ya tengas a tus "finalistas", pídeles su opinión a los miembros de tu equipo. Pídeles que hagan la prueba gratis y que compartan contigo sus comentarios. Así, obtendrán "victorias" rápidas y estarán más dispuestos a hacer la transición a un CRM. Además sentirán que se toma en cuenta su opinión como equipo.

Muestra las funciones del CRM en acción

Ayuda a tu equipo a entender cómo un CRM reemplazará de forma eficaz las herramientas actuales. Y mejorará los procesos.

Por ejemplo, compara cómo ahora cuando llega un nuevo lead, lo tienen que introducir en una nueva fila de una hoja de cálculo. Después deben buscar de forma manual su página web, correo, teléfono y cuentas de redes sociales. Y por último preparar un email para hacerle seguimiento.

En cambio, con un CRM, crearán el perfil del lead y podrán extraer y actualizar de manera automática toda la información pública del mismo. También podrán automatizar las tareas de las demás etapas del embudo de ventas (desde los mensajes de seguimiento hasta el envío del contrato).

Al final de tu presentación, abre espacio para hacer preguntas y comentarios. Ten en cuenta que a todos les llevará cierto tiempo hacer la transición y reemplazar sus procesos actuales con los nuevos.

Otros excelentes softwares de ventas para tu pequeña empresa

Si buscas mejorar todo tu conjunto de herramientas de ventas, aquí te ofrecemos algunas opciones que puedes integrar en tu CRM. Harás más eficientes tu flujo de trabajo y lograrás mejores resultados.

Software de ventas para generación de leads

Obtener leads de alta calidad exige esfuerzos. Pero no tiene por qué ser difícil. Con una herramienta eficaz, pasarás menos tiempo captando a esos leads, y más tiempo hablando con ellos.

Prospect.io y LeadBooster son dos de nuestras herramientas favoritas para generar leads. El complemento LeadBooster de Pipedrive tiene varias prestaciones útiles. Por ejemplo:

• Prospector es una base de leads con más de 400 millones de perfiles.
• Su chatbot personalizable te permite interactuar con todos los visitantes de tu página web.
• El chat en vivo te permite ofrecer una atención más personalizada.
• Los formularios web te ayudan a registrar los datos clave de tus leads.

Software de ventas para llamadas telefónicas

Simplifica y optimiza tus contactos telefónicos con herramientas que te permitan:

• Registrar llamadas
• Agregar notas y etiquetas
• Obtener información con rapidez
• Analizar tus llamadas para comprender qué cosas funcionan mejor

La función de seguimiento de comunicaciones, de Pipedrive, registra todas tus llamadas en un único sitio. También te permite llamar desde la web. Aircall es otra excelente herramienta que puedes integrar con Pipedrive para organizar a tu equipo como a un pequeño call-center.

Software de ventas para automatizar el email marketing

Las soluciones de marketing te permiten potenciar partes cruciales de tu ciclo de ventas como: la captación y cultivo de nuevos leads, y la retención de tus clientes actuales.

Una herramienta como Mailigen te ayudará a enviar los mensajes adecuados basándote en el comportamiento de tu lead (o tu cliente). También puedes integrarlo con tu CRM, así como con otras herramientas de marketing, tu e-commerce, blogs, redes sociales y más.

En qué puede ayudarte Pipedrive

Impulsamos a miles de pequeñas empresas, como la tuya, para que puedan organizar sus procesos de ventas presenciales y por internet.

Sabemos que siempre estás trabajando en al menos una de estas tareas:

• Obtener clientes para tu negocio
• Recaudar fondos
• Recibir cobertura mediática
• Gestionar alianzas

Tienes que cuidar muchos frentes. Y Pipedrive puede ayudarte.

Pipedrive se basa en un punto clave de tu negocio: el embudo de ventas. Es visual, intuitivo y fácil de usar. No necesitarás leer manuales complicados ni pasar por un largo entrenamiento. En cuestión de minutos, podrás comenzar a captar leads para tu pequeña empresa.

Puedes integrar Pipedrive con tus aplicaciones favoritas (¡más de 100!). Así, podrás personalizar este CRM a tu gusto.

¿Te gustaría probarlo? Comienza tu prueba gratis con acceso instantáneo aquí. ¡No hace falta tarjeta de crédito!

Conclusión

Un CRM puede hacer que tu proceso de ventas pase de ser abrumador y desordenado a sencillo y optimizado.

Tienes opciones robustas, eficaces y fáciles de usar a la mano. Y precios competitivos que hacen que los riesgos de invertir en un CRM sean casi nulos.

Pero para tener éxito, recuerda:

• Esbozar cómo un CRM te ahorrará tiempo o te ayudará a trabajar con más leads y clientes.
• Involucrar a tu equipo en la selección del software CRM más práctico para tu negocio.
• Integrar tu CRM con otras herramientas de venta para impulsar al máximo tu flujo de trabajo.

En resumen: con un CRM crearás mejores relaciones con tus clientes, que beneficiarán a tu pequeña empresa en todos los aspectos.