Cómo Hacer un Reporte de Ventas para Mejorar tus Resultados

Un foco amarillo encendido rodeada por un conjunto de análisis de datos y reportes de ventas

“El objetivo es convertir los datos en información, y la información en conocimiento” —Carly Fiorina, ex CEO de Hewlett Packard.

Como gerentes y ejecutivos de ventas todos los días tenemos que tomar decisiones sumamente importantes para poder lograr nuestras metas. No hay nada mejor que poder analizar reportes para tomar decisiones inteligentes que te ayuden a enfocarte en lo que verdaderamente importa… vender.

Imagínate que estás en un asilo de ancianos y le entregas un celular a personas mayores de 85 años que están ahí, al principio estarán muy confundidos y no tendrán idea de cómo utilizarlo. Estoy seguro que aunque les enseñes como usarlo, les pongas la información de sus familiares, les expliques cómo mandar correos y escribir mensajes la mayoría de ellos difícilmente volverán a utilizarlos.  

¿Qué es lo que crees que tiene en común este pequeño relato con tus reportes de ventas? 

Los datos no te sirven de nada si no sabes como sacarles provecho.

Los residentes del asilo tienen en sus manos una una herramienta con información infinita, pero no saben cómo utilizarla y sacarle provecho, ¿No ayuda mucho tener una herramienta donde puedes conseguir cualquier tipo de información si no se sabe como utilizarlo no?

Pasa lo mismo con los reportes de ventas en tu CRM.

Necesitas convertir los datos de ventas en información procesable para elevar el rendimiento de las mismas. 

3 pasos que necesita tu reporte de procesos.

1. Automatizar datos efectivamente: Hoy en día automatizar la información en la empresa o en la tarea que se te asigna es esencial para el buen funcionamiento, ya que no sólo te ayuda a mantener tu información clara y de manera ordenada sino que tiene más beneficios como los que son:

  • Los formatos de información se vuelven más fáciles de usar porque haces que una herramienta controle la información de una manera accesible para todo el personal.
  • Puedes conocer cómo están operando tus reportes, con esto puedes examinarlo al generar paneles de control que te permiten ver qué cantidades de tareas se están realizando o que acción ya se completó, hasta los tiempos de entrega de todos los colaboradores.
  • Los documentos quedan a disposición de las personas con las cuales las quieres compartir. Algunas veces las empresas necesitan compartir la información ya sea en distintos departamentos internos o hasta distintas sedes para poder generar una tarea específica, al automatizar la información se ingresa digitalmente para poder acceder a ella de una manera más cómoda y de una manera más fácil.
  • Se reducen los errores humanos y se tiene un enfoque más preciso al futuro de las operaciones.

Algunas operaciones  actuales sufren el problema de la falta de automatización  en los procesos, uno de los errores que comúnmente se tiene son el  ingresar erróneamente los datos ya sea la cantidad cobrada, contacto del prospecto, perder la información, traspapelar la fecha de citas.  Ya con una automatización de procesos podemos evitarnos eso estos y mucho muchos problemas.

2. Generar reportes simples y accionables con tus datos.

Algunos elementos que podemos utilizar para esto son:

  • Descubrir y organizar tus datos actuales: esta fase nos ayuda a ver los objetivos de la empresa y hacia dónde se quiere llegar, también tenemos que ser capaces de descubrir la nueva tecnología que hay en el mercado que nos pueda ayudar a generar nuestras operaciones de una manera más rápida y estratégica.
  • Evaluar nuestras actividades: con nuestra base de datos podemos analizar el estado en donde nos encontramos en este momento y poder predecir el futuro de nuestras actividades.
  • Analizar nuestra visión:  una vez que ya tenemos en mente a donde queremos llegar es importante que visualicemos si tenemos las herramientas necesarias para lograr nuestro objetivo y  en caso de no contar con ellas implementarlas para realizar con todo éxito nuestras gestiones 

3. Usa tus datos para mejorar el proceso de venta:

Ya con una visión trazada de a donde quieres llegar,  hacer que tus reportes trabajen de manera eficiente es tarea fácil, ya cuentas con las herramientas,  sabes que no funciona de acorde a tus metas, lo siguiente es implementar todo los anterior para generar un cambio positivo. 

Si logras abarcar estos tres puntos verás un incremento sustentable.

No puedes darte el lujo de convertirte en la versión anticuada, si no tienes las herramientas necesarias para que tus números de ventas tengan sentido, lo que necesitas es priorizar una solución a este problema si realmente quieres escalar en tu negocio.

Al mismo tiempo debes tomar en cuenta que tener información de más puede perjudicar  en vez de ayudarte.

Procesar una gran cantidad de información puede llevarte mucho tiempo y es más simple ignorarla que darle sentido a todo lo que podría significar, no caigas en esta trampa,  el éxito sostenible de un proceso de ventas estable consiste en la ejecución metódica y exhaustiva de los objetivos.

Te queremos ayudar a generar metas que genuinamente  ayuden a tu empresa a crecer. 

Como gerentes de ventas debemos tener este mensaje en todo momento apenas abramos nuestro CRM.

‘’Si no tienes una visión clara de a donde quieres llegar con tus datos, es como si no tuvieras información en absoluto’’ 

Guia de 5 pasos para convertir tu reporte de ventas en resultados 

La siguiente guía ayudará a que tu información tenga más valor y te genere resultados. Nuestra meta es que aprendas cómo convertir tus datos de ventas en ingresos. 

1. Define objetivos que respalden tus metas de ventas. 

 Antes de empezar a organizar tus datos e información en metas, necesitas entender a qué propósito servirán tus ideas.

Lo ideal es que colabores en conjunto con todo tu equipo para lograr esto. 

Involucra a tus vendedores y pregúntales qué tipo de información creen que les facilitaría tener un mejor desempeño en su trabajo. 

La información que necesitas para cerrar más tratos que tus competidores dependerá de tus clientes ideal, región, la industria en donde te muevas, entre miles múltiples de factores, sí que es muy importante identificar los datos indispensables.

Lo que se necesita son métricas simples para cada etapa de tu embudo de ventas, tener demasiadas métricas hará que el análisis sea mucho más tedioso y lento lo cual te consumirá más energía y tiempo.

Si no estás generando información útil a partir de las métricas establecidas, te resultará difícil realizar mejoras sostenibles en el rendimiento de tus ventas.

Recuerda que siempre podrás modificar las métricas de tus análisis de ventas  para que se adapten en los siguientes ciclos.

2. Organiza, Automatiza y Elimina 

“Si uno tortura a la información estadística lo suficiente, la naturaleza eventualmente confesará”.

Una vez que determinamos cuales son las métricas más importantes, lo siguiente es simplificar y automatizar lo más posible. 

Aquí es donde un CRM de ventas se convierte en un ahorro de tiempo invaluable, asegurate de configurar tus paneles de control de informes y notificaciones dentro de tu CRM correctamente para satisfacer tus necesidades específicas.

Los tableros de ventas están diseñados para mostrarnos un panorama de cómo se está desempeñando nuestro negocio.

Tener un tablero de información con formato visual nos ayudará a identificar áreas de mejora para nuestro proceso de ventas,  qué mejor que tener un tablero que se pueda adaptar a las necesidades de cada empresa.   

Los tableros personalizables de Pipedrive  nos permiten organizar de manera clara y visibles las métricas que se quieren monitorear y hacer un seguimiento de rendimiento en tiempo real.

En un futuro, deberías poder dedicar más tiempo a generar ideas en lugar de perder  tiempo con la tediosa tarea de recopilar y extraer datos.

No tengas miedo de pedir ayuda para configurar tus análisis y paneles de control, la mayoría de las empresas de software te ofrecen soporte o capacitaciones.

Asiste a algún seminario web, mira los videos de tu proveedor de CRM y lee tantos artículos de blog puedas.

Una vez que sientas que comprendiste las mecánicas de tu CRM, comienza a configurar y a ajustarlo de la manera que desees.

Decide qué métricas se adaptan a tu proceso y cuáles no, y las que no, no dudes en dejarlas ir.

A todos nos gustan las estadísticas que nos hacen lucir bien pero lamentablemente aprendemos más de las menos halagadoras .

3. Manténlo Humano y facil de usar 

“Si no puedes explicarlo de una forma simple, es porque no lo entendiste lo suficientemente bien” —Albert Einstein.

Si todo el equipo usa el mismo sistema de datos, trata de mantenerlo fácil de usar para personas con todos los niveles de experiencia.

La presentación y la organización son críticos, asegurate que las cosas importantes sean rapidas y facil de encontrar.

Un buen CRM de ventas te ayudará. Por supuesto el blog de Pipedrive diría eso ¿verdad? ;) 

Todos los CRM decentes deberían de tener la capacidad de transformar información cruda en reportes visuales, si tu resultado es una hoja de cálculo poco entendible, llena de montones de números y estadísticas, deberías considerar buscar otro proveedor CRM.

Tener información clara es el primer paso para generar un crecimiento sustentable en tu negocio.

Sin eso, solamente estas haciendo asunciones. 

Calcula el ritmo de tus análisis en función con tu ciclo de ventas. Después de cada período, haz un seguimiento y verifica si los datos que estas generando son los adecuados para tu propósito.

  • ¿Tu equipo entiende lo que en realidad se está buscando?
  • ¿La información que reciben les ayuda a realizar las tareas para hacer mejor su trabajo?
  • ¿Estás viendo mejoras significativas y repetibles?

Figura el ritmo de reportes necesarios basado en tu ciclo de venta, después de cada período haz un chequeo y asegurate que los reportes y la visión lleguen a un mismo fin.

Involucra a cada representante individualmente para verificar si comprende los análisis, y lo más importante, si saben como poner en práctica sus conocimientos adquiridos. 

4. Desarrolla un sentido de historia y úsalo

“Una vez que sabemos algo, nos resulta muy difícil imaginar cómo era no saberlo” —Chip y Dan Heath, autores de Made to Stick, Switch.

En este momento  ya debes de tener en cuenta que una vez que tienes un una información clara y ordenada, ya puedes empezar a crearte metas, hacer predicciones de tus acciones, y además anticiparse a posibles nuevos resultados.

En ocasiones la información plasmada cobra sentido cuando contamos experiencias pasadas, con esto podemos predecir cómo nos irá en el futuro.

Ventas previsibles vienen de un pronóstico exacto, y uno es posible obtener un pronóstico exacto sin conocimiento de reportes previos.

Decidir los plazos que deseas aplicar son de suma importancia para el negocio. Una comparación mensual es la ideal para la mayoría de los equipos de ventas, pero si tus números son influenciados por la estacionalidad,  se tendría que mirar la alineación de los datos en un periodo anual. La duración que se maneje en el ciclo de venta de tu empresa también tiene mucho que ver con la forma el que que creas el conjunto de datos .

Analiza los datos de ventas existentes con el contexto general de tu negocio y con el tiempo te fijaras un ritmo útil de análisis e informes.

5. Haz que los datos trabajen para tu negocio

“Los datos son solo resúmenes de miles de historias: Cuenta alguna de estas historias para que los datos sean significativos” —Chip y Dan Heath, autores de Made to Stick, Switch.

Puedes contar con información claramente ordenada, con cada simple detalle existente, puedes tener cada sección detallada de tu proceso de ventas, del comportamiento de tus clientes y de tu mercado operativo, pero si no estás generando tácticas funcionales para llegar a las metas deseadas, no podrás obtener mejoras para tu equipo de ventas

Si ya tienes una cuenta existente o una prueba gratuita, empieza a diseñar algunos reportes básicos disponibles en tu panel de control de Pipedrive.

Este video explica cómo puedes desarrollar un reporte personalizado en la App de Pipedrive para que se te sea posible extraer esas ideas de una manera más fácil.

Este video util describe exactamente cómo automatizar el desarrollo de tus análisis personalizados en la aplicación de Pipedrive para que sea lo más fácil posible de usar. 

Uno de los usos más valiosos de la información de ventas  es la habilidad pronosticar con la previsión de ingresos. Estos pronósticos confiables eliminan una gran cantidad de estrés e incertidumbre en las ventas,  y nos ayuda a hacer correcciones para evitar con antelación alguna crisis.

Mantén tus ojos en el premio 

Como gerentes de ventas, tenemos bastante por hacer, entonces es importante evitar las trampas de las parálisis de información que en algunas ocasiones solemos tener cuando empezamos a adentrarnos en los  datos de ventas 

Si has seguido los consejos anteriores el proceso debe de ser simple.

Recauda datos, obtén información, toma acción. 

Si encuentras complicado convertir los dos primeros en el tercero, es posible que estés mirando los datos erróneos.

Siempre recuerda que los datos son herramientas esenciales para alcanzar tus objetivos y tener resultados medibles. Si no tienes una herramienta que te ayude a gestionar tus reportes de ventas y tomar mejores decisiones haz clic aquí y prueba Pipedrive gratis por 14 días.

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