Tus tácticas de ventas están comenzando a dar frutos, pero de repente tienes más oportunidades de venta de las que puedes manejar. Es momento de mejorar la forma en que gestionas las bases de datos de los clientes.
El software de gestión de relaciones con clientes (CRM) es ideal para la gestión de contactos y de tu embudo de ventas. La buena noticia es que es fácil configurar un CRM en Excel que se ajuste a tus necesidades.
En este artículo, te ayudaremos a decidir si un CRM en Excel es adecuado para ti. Haciendo uso de nuestra plantilla de CRM personalizable, te explicaremos cómo puedes crear tu propio CRM en Excel. Finalmente, te daremos algunos consejos generales que puedes usar para sacar el máximo provecho de tu sistema CRM.
Descarga la plantilla CRM en Excel
El primer paso es descargar nuestra plantilla gratuita. Hemos preparado un formato de plantilla CRM en Excel que también se puede subir como una plantilla de CRM de Google Sheets y que puedes personalizar para adaptarlo a tus necesidades. Una vez que hayas descargado la plantilla, es hora de configurarla para ajustarla a tu caso de uso personal de CRM.
Descarga nuestra plantilla de CRM en Excel y organiza mejor tus clientes
¿Es un CRM en Excel adecuado para ti?
Cuando la mayoría de las personas escuchan hablar de “herramientas CRM”, piensan en las plataformas que las personas utilizan para la gestión de clientes y sus datos esenciales. Sin embargo, la gestión de relaciones con los clientes es en realidad el proceso que utilizan los vendedores para manejar sus interacciones con los clientes.
Antes de que existiera el software CRM especializado, las empresas utilizaban notas escritas u hojas de cálculo simples para rastrear sus interacciones con los clientes, y muchas aún lo hacen.
Una plataforma de CRM te ayuda a gestionar la comunicación y fomentar relaciones al centralizar grandes cantidades de datos de clientes. Los CRM pueden ayudar con la segmentación de tu audiencia, la automatización específica de tareas clave y el pronóstico de ventas en el futuro (entre otras cosas).
Aunque las hojas de cálculo no pueden igualar la funcionalidad completa de un CRM especializado, todavía son útiles en muchos casos.
Antes de comenzar con un CRM en Excel, repasemos los pros y los contras para ver si es adecuado para tu empresa. Las ventajas de construir un CRM en Microsoft Excel son:
Es asequible: El precio es uno de los factores principales a la hora de decidirse por cualquier solución de software, y el software CRM gratuito puede ayudarte a llegar al punto en el que puedas permitirte una mejor solución. Si bien la aplicación de escritorio de Microsoft Excel requiere una suscripción a Office, se puede acceder a la aplicación web de Excel de forma gratuita en línea. Google Sheets es gratuito para un solo usuario (y Google Workspace para empresas cuesta a partir de USD 6 por usuario al mes).
Es fácil de usar a un nivel básico: La mayoría de las personas tienen un conocimiento básico de cómo funcionan los programas de hojas de cálculo, por lo que es sencillo comenzar a usar un CRM en Excel. Excel es relativamente fácil de aprender con miles de tutoriales útiles disponibles en línea.
Es personalizable: Excel es conocido por la profundidad de sus funciones. Con suficiente tiempo y esfuerzo, es posible configurar un potente CRM personalizado. Mejor aún, hay muchas plantillas disponibles para ayudarte a comenzar (como la nuestra arriba).
Funciona bien para empresas pequeñas: Para pequeños negocios con procesos simples y un bajo número de contactos, una hoja de cálculo de Excel puede funcionar perfectamente. Sin embargo, después de alcanzar de 50 a 100 contactos, se empieza a complicar y es fácil que las cosas se pasen por alto sin los recordatorios y la automatización de tareas que se obtienen con el software CRM.
Sin embargo, un CRM en Excel no es adecuado para todos. Hay algunas limitaciones que pueden impedirte avanzar, especialmente cuando intentas hacer crecer tu negocio. Por ejemplo:
Es completamente manual: La entrada de datos consume mucho tiempo. Una razón por la que las empresas a menudo cambian a CRMs dedicados es que proporcionan automatización de flujos de trabajo y herramientas automatizadas que te ayudan a minimizar el trabajo tedioso.
Es difícil de gestionar a medida que creces: Compartir un CRM basado en Excel con un equipo es complicado. Es casi imposible hacer un seguimiento de clientes y de los cambios que realizan. Además, cuantos más contactos obtengas, más difícil será la gestión de clientes manual.
No es seguro: Excel puede fallar, tu disco duro puede dañarse y los datos de ventas pueden perderse con facilidad. Una herramienta de CRM en la nube almacena tus datos de forma segura, asegurando que no caigas víctima de la pérdida de datos.
No se integra con herramientas de ventas: la herramienta de hojas de cálculo CRM en Excel en formato xls o xlsx no se integra directamente con ninguna herramienta de ventas, a diferencia de la mayoría de los CRM especializados. Esto significa que tendrás que importar y exportar datos constantemente, cambiando a otras herramientas para completar tareas de ventas cruciales.
No hay lugar para almacenar documentos importantes: En un CRM en Excel, puede ser difícil almacenar o enlazar documentos importantes como contratos, propuestas, hilos de correos electrónicos y otras comunicaciones. Esto significa potencialmente perder documentos o perder tiempo intentando encontrar información valiosa en situaciones urgentes.
Si Excel es la elección correcta para ti en este momento, entonces genial, vamos a profundizar y ver cómo configurarlo.
Cómo construir un CRM en Excel
En la plantilla CRM de Excel, verás las siguientes cuatro hojas:
Contactos: La hoja de Contactos es donde puedes almacenar los datos de los clientes de una forma sencilla de ver. La hoja intuitiva te permite introducir información de contacto y usar menús desplegables para categorizarlos como clientes potenciales, clientes actuales u otros.
Empresas: La hoja de Empresas es la misma que tu página de Contactos, pero se utiliza para almacenar tus contactos y leads de ventas B2B.
Embudo: La hoja de embudo es la base de tu CRM de Excel. Aquí es donde harás un seguimiento de las comunicaciones con los clientes, planificarás el seguimiento de oportunidades y actualizarás el estado del cliente potencial para hacer un seguimiento de las ventas.
Configuraciones: Aquí es donde puedes ingresar campos personalizados para tu CRM. Agrega tipos de contacto, etapas del proceso de ventas, estados de negociación, fuentes de clientes potenciales y razones de pérdida para añadir nuevos campos a los menús desplegables en las otras hojas.
A continuación, explicaremos cómo personalizar estas hojas para crear tu propio CRM totalmente funcional.
Paso 1: Crea tu gestor de contactos
Mantener los detalles de contacto en un solo lugar ahorra tiempo cuando tu equipo necesita comunicarse con tus clientes potenciales. Al hacerlo, también evitas colocar accidentalmente los datos en un lugar incorrecto y perder tiempo tratando de recuperarlos.
Dirígete a la hoja de Contactos en la plantilla CRM (Excel tiene pestañas en la parte inferior).
Para cada cliente, hemos incluido varias categorías que debes completar con la información de tu cliente (asegúrate de eliminar primero la información de ejemplo). La mayoría de estas son demográficas, como nombre, número de teléfono y dirección de LinkedIn. Querrás agregar tantos datos de contacto como tengas para optimizar tus comunicaciones.
Para el campo “Etiqueta”, recomendamos agregar una palabra clave que describa el tipo de contacto o la etapa del trato en la que se encuentra el cliente. Por ejemplo, podrías usar “Caliente” para mostrar que son un cliente potencial importante, y que necesitan ser contactados pronto. Con estas etiquetas, podrás escanear fácilmente tu lista de contactos en busca de clientes clave.
En el campo “Descripción”, añade tantas notas como sea posible que describan tus interacciones anteriores y otra información clave que no esté cubierta en otros lugares. Esto te ayudará a hacer un seguimiento de clientes y sus preferencias.
A continuación, navega a la hoja de Empresas en la plantilla de CRM y repite los pasos anteriores para las empresas con las que interactúas.
Paso 2: Llena tu embudo de ventas
Ahora que has logrado importar contactos, es hora de agregar tus oportunidades de negocio a nuestro pipeline de ventas prediseñado para que se conecte con tus procesos de ventas.
Hemos incluido los siguientes campos para ayudarte a comenzar:
Etiqueta: Usa una palabra clave opcional en este campo para categorizar y realizar un seguimiento de ventas
Nombre: Aquí deberías agregar qué tipo de venta o servicio ha solicitado el cliente potencial. Si eres un diseñador web, podrías incluir 'Crear página de aterrizaje' y 'Diseñar blog interactivo'.
Compañía: El cliente con el que estás interactuando para esta oportunidad de venta
Etapa: Estas son las etapas del trato que puedes actualizar a medida que tu prospecto avanza a través del embudo de ventas. Las fases del proceso incluyen Cita, Propuesta, Negociación, Piloto y Trato. Puedes personalizarlas de acuerdo con tu plan de ventas (te mostraremos cómo en el Paso 3).
Valor: El valor monetario previsto de la oportunidad
Fecha de cierre: Cuándo esperas finalizar el trato
Estado: Si esa oportunidad está abierta, ganada o perdida
Motivo de pérdida: La razón por la cual se perdió una oportunidad. Completar este campo te brinda información sobre las mejoras que puedes hacer para cerrar más tratos.
Prioridad: Considera si esa oportunidad es de alta, media o baja prioridad. Esto te permite ver cuáles oportunidades comerciales son más relevantes y si alguna puede ser pospuesta por un tiempo.
Fuente: Este es el lugar de donde obtuviste la oportunidad. Por ejemplo, el contacto puede haber llegado a través de la publicidad, tu sitio web o de una llamada en frío.
Si aún no has definido tu proceso de ventas, carga los datos de contacto en esta hoja y verifica si tiene sentido para ti. A medida que avances en tus tratos, actualiza la hoja. Notarás que tu Tablero (la primera hoja en nuestra plantilla) se actualiza automáticamente con la información que cargas en tu pipeline.
Si ya tienes un proceso de ventas definido, o la plantilla del pipeline de ventas no se ajusta del todo a tus necesidades, puedes personalizarla fácilmente. Sigue el siguiente paso para ver cómo.
Paso 3: Personaliza tu embudo de ventas
Tener un embudo de ventas personalizable es vital, ya que te permite evolucionar tus procesos a medida que te expandes.
Para personalizar tu embudo de ventas en el CRM de Excel, abre la hoja de Configuración. Aquí verás los tipos de contacto predefinidos, las etapas del embudo, los estados, las fuentes de leads y las razones de pérdida de tratos. Bajo cada uno de estos están las categorías que aparecen cuando seleccionas los menús desplegables en las otras hojas.
Para agregar campos personalizados a cualquiera de estas categorías prediseñadas, agrega una nueva celda (o reemplaza una celda existente) con la palabra que te gustaría que aparezca.
Sin embargo, eso no es todo lo que puedes hacer. Nuestra plantilla utiliza tablas dinámicas para que puedas ordenar y filtrar fácilmente tu pipeline para gestionar tus datos. Por ejemplo, puedes:
Ordenar la tabla del embudo de ventas según el valor estimado de una oportunidad. Para hacerlo, selecciona el menú desplegable al lado de “Valor” y elige “A a Z”. La tabla ahora formateará tus ofertas desde el valor más bajo hasta el más alto.
Filtra los tratos perdidos o cerrados para limpiar tu pipeline. Selecciona el menú desplegable junto a “Estado” y desmarca “Cerrado” o “Perdido” para ocultarlas de la vista.
5 consejos para aprovechar al máximo tu CRM en Excel
Gestiona tu CRM en Excel de manera efectiva para mantener tus embudos de ventas en funcionamiento.
Aquí hay cinco consejos y trucos para mejorar la productividad y asegurarte de no perder el rastro de ningún lead.
1. Revisa tus datos de forma periódica
Es fácil que una base de datos de Excel se llene de datos antiguos. El desorden dificulta que tu equipo use efectivamente la información. Esto causa obstáculos, ya que desperdician tiempo valioso buscando información importante.
Por eso es vital limpiar regularmente los datos de tu CRM. Cuanto más ordenada esté tu hoja de cálculo, más fácil será llevar un seguimiento de los datos de clientes y prospectos.
Dedica tiempo cada mes para revisar tus datos y corregir cualquier cosa que esté desactualizada. Revisa las oportunidades en tu embudo de ventas. Verifica si la información es precisa y si algún trato ha progresado o cerrado que aún no se haya actualizado.
Saca tus tratos perdidos para que no desordenen tu hoja de cálculo. Oculta estos de la vista utilizando la opción de filtro descrita arriba.
2. Haz las preguntas adecuadas
Al configurar o revisar tu CRM, pregúntate cuestiones clave sobre tus procesos de ventas y marketing.
¿Qué información necesitas rastrear? Asegúrate de que esto se presente de una manera que sea fácil de entender.
¿Estás cubriendo todos los datos importantes? Revisa tu CRM por cualquier información clave que falte.
¿Tus fuentes de leads y etapas del embudo proporcionan información procesable? Si no, añade notas detalladas que puedan ayudarle a descubrir más leads y acelerar el ciclo de ventas.
¿Es fácil rastrear dónde están tus clientes en el embudo? Si no, considera eliminar o agregar etapas para aclarar las cosas. También podrías clasificar o codificar por colores tus prospectos según la etapa.
¿Se están escapando los leads? Considera nuevas maneras de añadir recordatorios e información clave.
Una solución CRM efectiva es más que solo una lista de contactos. Debe ayudarte a comprender y mejorar tus procesos de ventas, avanzar hacia tus objetivos comerciales y mejorar las relaciones con tus clientes.
3. Organiza tus datos de manera eficiente
Es más eficiente separar grandes volúmenes de información en diferentes hojas o libros cuando se trabaja con Excel o Google Sheets. Por eso, nuestra plantilla tiene una hoja separada para los Contactos y otra para el Embudo de ventas, lo que mantiene tus datos organizados.
Los datos bien organizados te ayudan a:
Mantener registros precisos
Obtener información de un vistazo, especialmente cuando estás ocupado
Exportar los datos fácilmente en un momento posterior
Extraer información clave y desarrollar ayudas visuales para mostrar tus datos
Poblar automáticamente hojas vinculadas para ahorrar tiempo
Por eso, es fundamental mantener un único dato en cada celda. Esto te permite ordenar y filtrar tus tablas según sea necesario. Si llenas cada celda con diferentes fuentes de datos (por ejemplo, incluyes el nombre y el número de contacto en una sola celda), no podrás transferir automáticamente esa información a tus otras hojas.
4. Delega el control de la hoja de cálculo
Con varias personas utilizando la misma hoja de cálculo de CRM, las cosas pueden volverse caóticas con rapidez. Aunque puedes crear libros compartidos o usar Excel basado en la nube para permitir que muchos usuarios trabajen a la vez, estas no soportan características clave como gráficos, clasificación y validación de datos.
Introduce directrices para que cada miembro del equipo utilice la hoja de cálculo correctamente y designa a alguien para que supervise los datos. Por ejemplo, asegúrate de que las personas solo actualicen sus propios datos y no perderás información cuando se realicen cambios en conflicto en un archivo compartido.
La persona a cargo de los datos (ya seas tú u otro vendedor) puede asegurarse de que la información se esté actualizando y reportando regularmente de la manera correcta.
Delegar el control es importante por una segunda razón: la seguridad de los datos. Una de las desventajas de un CRM en Excel es que es mucho más inseguro que un sistema CRM dedicado. Para hacerlo lo más seguro posible, asegúrate de establecer permisos de usuario que solo permitan el acceso a usuarios clave.
Al usar estas preferencias, puedes asegurarte de que solo algunas personas tengan capacidades de edición, mientras que otros solo puedan ver la hoja de cálculo.
5. Ten presente cuándo es hora de actualizar
Un CRM en Excel puede ser una herramienta poderosa para pequeñas empresas y startups. El problema es que es difícil, si no imposible, escalar una hoja de cálculo a medida que tu negocio crece.
Nuestras investigaciones descubrieron que las empresas que utilizan tecnología CRM tienen un 15 % más de probabilidades de haber aumentado sus ingresos en comparación con aquellas que no la utilizan.
Si experimentas alguno de los problemas a continuación, es una señal de que necesitas una actualización:
La información del cliente se está perdiendo o se informa incorrectamente de forma regular.
A tus representantes de ventas les resulta difícil colaborar. Puede que encuentres que mantener el CRM es complicado, o que compartir información con tu equipo de ventas es difícil y provoca retrasos.
La entrada manual de datos está ocupando demasiado tiempo, reduciendo la productividad de tu equipo.
Elegir un CRM de ventas escalable y rentable como Pipedrive puede ayudarte a evitar estos problemas por completo. El pipeline visual de ventas de Pipedrive hace que la gestión de relaciones con los clientes sea simple, ayudándote a rastrear prospectos, encontrar información y centrarte en las ventas.
Consideraciones finales
Con el CRM adecuado, puedes aumentar tu productividad y mejorar mucho tus resultados de ventas. Un CRM de Excel es una excelente opción si estás comenzando o si manejas una pequeña cantidad de clientes.
Cuando estés listo para llevar tu CRM al siguiente nivel, echa un vistazo a Pipedrive. Con una única fuente de verdad, campos de datos personalizados, automatización avanzada y la integración con otras aplicaciones de terceros, puedes crear fácilmente el sistema CRM perfecto que crece contigo.
