Cómo Expanish ha utilizado Pipedrive y Automate.io para optimizar su proceso de ventas y duplicar su tasa de conversión

caso de estudio Expanish
  • El equipo de ventas y marketing de Expanish ahorra cuatro horas al día gracias a Pipedrive y Automate.io
  • El equipo de ventas de tres personas ahora puede consolidar, segmentar y dar seguimiento a los 600 prospectos que obtienen cada mes del sitio web
  • Sus conversiones se duplicaron del 15% al 30% después de configurar automatizaciones de correo electrónico para los contactos de Pipedrive usando Automate.io 

La escuela de idiomas Expanish estaba enfrentando dificultades en la gestión de la cantidad de prospectos que ingresaban a su sitio web. Al utilizar Automate para integrar a Pipedrive con otras aplicaciones, el equipo de ventas y marketing de Expanish ha podido aprovechar mejor su tiempo y concentrarse más en las ventas.

Expanish es una escuela de español ubicada en Barcelona y Buenos Aires. Ofrecen programas de inmersión en español divertidos y efectivos, alojamiento para estudiantes, clases culturales, actividades y oportunidades de voluntariado para viajeros de todo el mundo. Debido al COVID-19, también comenzaron cursos en línea y un programa de inmersión de dos semanas antes de que los estudiantes lleguen a España.

El sitio web de la escuela tiene una página de precios que proporciona a sus prospectos una cotización personalizada para los servicios de Expanish. El equipo de ventas y marketing obtiene alrededor de 600 prospectos al mes a través de esta página, pero estaban teniendo dificultades para gestionarlos de manera eficaz.

Los obstáculos que enfrentó Expanish

Antes de integrar Pipedrive y Automate.io, Expanish enfrentó los siguientes obstáculos en su proceso de ventas:

  • El volumen del embudo rebasaba la capacidad del equipo de ventas para hacer un seguimiento manual a tiempo, por lo que muchos prospectos se perdieron, lo que afectó sus ingresos.
  • No tenían un sistema de atención por correo electrónico para volver a atraer a sus prospectos.
  • Necesitaban un mejor proceso de gestión de prospectos para consolidarlos, segmentarlos y priorizarlos.

La solución que encontró Expanish

Expanish ahora usa Automate.io para integrar Pipedrive con Gmail y LiveChat, así como con las herramientas internas de Automate.io: Filter y Timer.

Estas integraciones ayudan al equipo a obtener una mejor segmentación de clientes, mejorar la personalización de su correo electrónico y aumentar sus actividades de nutrición de prospectos.

La gerenta de marketing, Sofía Micucci, explica cómo han utilizado la integración de Pipedrive y Gmail para contactar y generar nuevos prospectos en el sitio web automáticamente.

“Tenemos dos CTA (llamados a la acción) en nuestro sitio web: ‘Obtenga una cotización’ y ‘Reserve ahora’ para nuestras escuelas en Barcelona y Buenos Aires. Con la integración de Automate.io, hemos diseñado una secuencia de nutrición de tres correos electrónicos para prospectos con contenido de correo electrónico personalizado".

Expanish utiliza tres variables para personalizar estos correos electrónicos, definidos mediante la aplicación del Filter de Automate.io:

  • El CTA que el usuario seleccionó (Obtener una cotización, Reservar ahora)
  • El idioma preferido del usuario (el contenido del correo electrónico está escrito en francés, portugués e inglés)
  • Información basada en la ubicación de su escuela (Barcelona o Buenos Aires)

Cada vez que se crea una persona en Pipedrive a través de una de las llamadas a la acción (CTA), el bot Automate.io inicia una secuencia de nutrición desde Gmail, con personalización basada en las condiciones anteriores. Expanish también controla el tiempo de entrega del correo electrónico con la aplicación Timer de Automate.io. Expanish puede enviar los correos en secuencia según se reciba o no una respuesta en Gmail.

el equipo de Expanish

Expanish ha automatizado otras partes de su proceso

Expanish también utiliza una integración de Pipedrive con LiveChat en su sitio web para responder consultas de ventas.

El equipo de marketing puede consolidar los datos de prospectos de LiveChat en Pipedrive, lo que crea automáticamente un trato en Pipedrive y los etiqueta como un prospecto calificado de marketing.

Luego, el equipo de ventas usa esta información para priorizar las oportunidades y comunicarse con ellas por correo electrónico o por teléfono.

Gracias a una condición de filtro establecida en Automate.io, no se envían los correos electrónicos de nutrición de prospectos a estos prospectos a través de Gmail, ya que el representante de ventas de Expanish ya está en contacto.

Cómo está automatizando el proceso Expanish

Estos son algunos de los flujos de trabajo que Expanish ha configurado con Pipedrive y Automate.io:

  • Añade o actualiza a una persona en Pipedrive en un nuevo correo electrónico en Gmail.
  • Añade una nueva persona en Pipedrive en un nuevo chat en LiveChat.
  • Añade nuevas ofertas en Pipedrive para nuevos chats en LiveChat.
  • Envía correos electrónicos a través de Gmail a una nueva persona en Pipedrive.
  • Comprueba las respuestas de correo electrónico en Gmail, busca a una persona en Pipedrive y le envía un correo electrónico a través de Gmail.

Los resultados que Expanish ha logrado

Sofía y el resto del equipo de ventas y marketing ahora pueden atender a la gran cantidad de prospectos que llegan del sitio web, a pesar de que el proceso toma menos tiempo.

La personalización les permite segmentar eficazmente sus prospectos en función de su ubicación escolar, el idioma del cliente y la intención. Saben qué prospectos priorizar y en qué flujo de correos electrónicos de nutrición personalizados incluirlos para mantener a los que están comprometidos y más cerca del inicio del embudo.

Las integraciones de Automate.io completan automáticamente Pipedrive con datos de prospectos, ahorrándoles mucho tiempo, como nos dice Sofía:

“Usar Pipedrive y Automate.io juntos nos ahorra cuatro horas cada día. Nos ha ayudado a agilizar nuestro proceso de gestión y nutrición de prospectos, permitiendo a nuestro equipo centrarse en lo que mejor hacen: vender mejor.”

A pesar de obtener 600 prospectos web al mes, las tres personas del equipo de ventas pueden consolidarlos, segmentarlos y priorizarlos a todos y, como resultado, han duplicado su tasa de conversión del 15% al 30%.

Los clientes de Pipedrive pueden empezar a integrar Pipedrive y Automate.io a través del Marketplace de Pipedrive. Si eres nuevo en Pipedrive, puedes probarlo gratis durante 14 días.

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