Cómo automatizar tu proceso de ventas con Pipedrive

Robot automatizado ayudando a dos vendedores profesionales a volar y llegar a nuevas alturas

Ser un vendedor requiere de disciplina y constancia. Debes hacer llamadas y enviar correos en tiempo y forma. Manejar una cartera de clientes con prospectos distintos en diferentes etapas del proceso de ventas. Establecer negociaciones, llegar a reuniones, dar presentaciones  y cerrar clientes nuevos. Estas son solo algunas de las tareas que, como vendedores, llevamos a cabo todos los días.

Aparte de todo el trabajo que representa manejar una cartera de clientes, muchas veces nuestros procesos de ventas generan un sinfín de actividades administrativas. Si bien estas son necesarias para el funcionamiento de nuestra empresa, cambian el enfoque de nuestro trabajo. Además, minimizan la cantidad de tiempo que podemos pasar haciendo lo que hacemos mejor… vender.

Pero esto no tiene que ser así. La automatización de flujo de trabajo puede ser la herramienta que libere a tu equipo de ventas mucho tiempo de trabajo administrativo. Lo mejor es que no tendrás que tomar el riesgo de dejar de llevarlo a cabo. 

¿Qué es un flujo de trabajo?

Un flujo de trabajo, o workflow en inglés, es el estudio de la secuencia de procesos. De las actividades operacionales e intercambios de información que se deben llevar a cabo para poder completar una tarea.

Para explicarlo de una manera más sencilla, un flujo de trabajo es la manera en la que haces un trabajo, de inicio a fin. Está separado por etapas y pasos que se deben de llevar a cabo. Debe hacerse de una manera secuencial para asegurar que los resultados sean de calidad.

Un ejemplo de un flujo de trabajo de ventas podría ser el siguiente:

  1. El prospecto se suscribe para una prueba gratuita rellenando un formulario.
  2. La información de contacto se alimenta de manera automática a un CRM.
  3. El vendedor lee la información de contacto.
  4. Hace un intento de llamada.
  5. Registra los resultados en el CRM.
  6. Calendariza la próxima actividad de ventas.
  7. Envía un correo de seguimiento.

¿Qué es un flujo de trabajo automatizado?

Automatizar un flujo de trabajo consiste en usar tecnología que ejecute partes o todo el proceso de trabajo por ti. Tiene la finalidad de minimizar la carga de trabajo o riesgo para las personas involucradas. También para asegurar que las tareas tediosas, pero necesarias, se lleven a cabo siempre.

El interés por la inteligencia artificial y la innovación en la automatización de ventas no es algo nuevo. Max Altschuler, CEO y fundador de Sales Hacker inc, señaló el impacto inminente de inteligencia artificial en las ventas. Lo hizo mientras platicaba con Pipedrive a finales del 2016:

“La aparición de la inteligencia artificial para apoyar las ventas se ha convertido en algo real. Pero está ahí para apoyar, no para reemplazar. No estoy seguro de que la gente lo entienda completamente. Los que sí lo hagan, verán grandes resultados” —Max Altschuler, CEO y fundador de Sales Hacker.

Un flujo de trabajo mejorado por las automatizaciones de ventas

Los procesos de venta toman tiempo para perfeccionarse. Pero es fácil ver cómo las automatizaciones pueden ayudar a tu equipo y a ti. Podrán mejorar la manera en la que manejan su proceso de ventas y llegar a cerrar más tratos con menor esfuerzo.

Regresando al ejemplo anterior, así se podría ver un flujo de trabajo mejorado por las automatizaciones de ventas:

  1. El prospecto se suscribe para una prueba gratuita rellenando un formulario.
  2. La información de contacto se alimenta de manera automática a un CRM.
  3. El vendedor lee la información de contacto.
  4. Se envía un correo de presentación automáticamente al prospecto por parte del vendedor asignado dentro del CRM.
  5. El vendedor hace un intento de llamada.
  6. Registra los resultados de la llamada en su CRM.
  7. De ser exitosa: Calendariza la próxima actividad de ventas conforme a lo platicado con el cliente.
    De no ser exitosa: Se programa de manera automática el próximo intento de contacto en su calendario y CRM.
  8. Se envía un correo de seguimiento de manera automática. Incluye la fecha de la próxima actividad o un seguimiento para el prospecto frío.


Si ves, en este caso, el vendedor tuvo que hacer 60% menos del trabajo. No obstante, el prospecto recibió un mejor seguimiento y se cumplió de manera exacta con el flujo de trabajo.

Sin embargo, por ser una herramienta con tanto potencial para mejorar las ventas, hay algunos obstáculos que se tienen que superar.

Hay algunas preocupaciones que son muy comunes sobre el uso de las automatizaciones en las ventas.

Muchas veces estas son a causa de desinformación. Es por eso que queremos ayudarte a comprender el impacto potencial de esta tecnología dentro de la industria de las ventas. Queremos aconsejarte sobre cómo te puedes preparar para el futuro de la inteligencia artificial en las ventas. Además,  ayudar a que tú y tu equipo puedan comenzar a utilizar las automatizaciones para acelerar todo tu proceso de ventas.

¿Deberías estar preocupado por el uso de automatizaciones?

El temor del uso de automatizaciones y su impacto en los roles de ventas es razonable.

En la revisión de desempeño de ventas globales del 2017, el Director Ejecutivo de Pipedrive, Timo Rein, explicó algunos conceptos. Dijo que las computadoras habilitadas para inteligencia artificial ya están reemplazando a las personas. Sobre todo para completar las tareas de venta para compras de menor valor en industrias transaccionales.

Es natural preguntarse: ¿Las ventas por medio de inteligencia artificial dejarán a millones de vendedores sin empleo?

La respuesta corta: ¡NO!

La respuesta larga es que la inteligencia artificial no reduce la necesidad de tener vendedores de calidad en las organizaciones.

En cambio la inteligencia artificial, y las automatizaciones en particular, proporcionan a los representantes de ventas información más rápida. Detecta patrones, tendencias y señales en el proceso de ventas. Esto ayudará a los vendedores a involucrarse con prospectos de una manera más efectiva. Podrán brindar experiencias personalizadas y trabajar de manera más productiva.

En última instancia , los vendedores tendrán que dedicar menos tiempo a las tareas administrativas. Por ejemplo la entrada de datos, la calificacion de clientes potenciales y el envío de correos electrónicos. Esto les dejará más tiempo para lo que son mejores, poner su talento, carisma y empatía a trabajar en la interacción humana. También podrán crear relaciones de valor con sus clientes potenciales.

La automatización se convertirá en tu asistente de ventas virtual que te ahorrará tiempo.


Equipo de vendedores en una reunión platicando sobre cómo automatizar su proceso de ventas les ayudó a mejorar sus resultados

Las herramientas de automatizaciones tienen el poder de convertir el proceso de ventas en una experiencia proactiva, basada en datos.

La inteligencia artificial puede ayudarte a ir más allá del “qué” de los datos. Podrá ayudarte a encontrar pistas derivadas de las acciones de los clientes al profundizar en el “por qué”. Esto te dará información precisa del porqué un prospecto podría ser más lucrativo que otro. 

Significa que tu equipo de ventas puede ahorrar el tiempo que anteriormente dedicaba. Ya no tendrás que perseguir prospectos equivocados y tratar de entender por qué los estaban persiguiendo.

Debes utilizar la automatización y la inteligencia artificial correctamente. Tendrás más tiempo para enfocarte en vender con una comunicación dirigida y con valor agregado en cada interacción.

Las habilidades humanas que la inteligencia artificial no puede reemplazar son amplificadas por esta tecnología. Esto significa que en vez de eliminar el trabajo de los vendedores, las automatizaciones mejoran la calidad de trabajo del vendedor.

¿Cómo debo prepararme y preparar a mi equipo para el futuro?

Las automatizaciones tienen un gran poder y potencial de impacto, tanto para ti como para tu equipo de ventas.

Trata este avance tecnológico como una oportunidad, no una amenaza.

Tienes muchos roles que desempeñar como gerente de ventas, necesitas actuar como líder, asesor, y entrenador. También debes desarrollar la capacidad de convertirte en un analista de datos. Debes buscar fortalezas y debilidades en función del rendimiento de tu equipo. 

Debes motivar a tu equipo de ventas e identificar continuamente las prioridades. Así podrás ayudar a cada miembro de tu equipo a mejorar constantemente sus habilidades.

En resumen: Debes asegurarte de que tu equipo aprenda cómo desarrollar mejor sus habilidades... y eso lleva tiempo.

El conocimiento que puedas obtener con el uso inteligente de las nuevas tecnologías te ayudará a estandarizar y unificar tus procesos. Puedes capacitar a tu equipo de manera eficaz y hacerlos más eficientes y productivos.

Prepárate para usar las automatizaciones haciendo estas tres cosas:

  • Identifica a dónde va tu tiempo: Una encuesta realizada por Accenture analizó en qué se invierte el tiempo de un gerente. Más de la mitad se invierte en la coordinación y el control administrativo.

    Esto podría significar que la mayor parte de tu tiempo se destina a recopilar datos. Esos datos sobre KPIs, actividades y estadísticas de rendimiento debes después incluirlas en hojas de cálculo.

    Así que empieza por identificar tareas administrativas no calificadas que agoten tu productividad. Usa a tu nuevo asistente virtual para aliviar esta carga. ¡Libérate con el fin de trabajar en proyectos más estratégicos!
  • Describe tu proceso de ventas: Una herramienta basada en inteligencia artificial sólo puede mejorar tu proceso de ventas si tienes una estructura definida y efectiva.

    Por ejemplo: debes tener una idea clara de dónde provienen tus clientes potenciales. Las etapas que suelen atravesar, las actividades que se llevan a cabo en cada etapa. Qué pasa cuando cambian de cada etapa  y el tiempo que tardan en moverse por tu embudo de ventas.

    Pregúntale a tu equipo sobre los aspectos del proceso que les parecen tediosos y administrativos. Evalúa cómo estos se podrían automatizar, para que así tu equipo se pueda enfocar en las actividades adecuadas.
  • Prepárate para reestructurar puestos: El tipo de trabajo que hacen tus ejecutivos de venta va a cambiar. Especialmente cuando las automatizaciones reduzcan o eliminen las tareas manuales administrativas que absorben mucho tiempo de tus vendedores.

    Tómate el tiempo para discutir los posibles cambios en las rutinas de tu equipo. Revisa la forma en que mides su desempeño, por ejemplo:

    Una herramienta de automatización podría ayudarlos a eliminar los clientes potenciales de bajo nivel. Esto reducirá la cantidad de clientes potenciales en los que se tienen que enfocar. En consecuencia, podrían dar un mejor seguimiento de ventas a los prospectos calificados. Incluso, podrían acortar significativamente el tiempo promedio para cerrar tratos.

¿Qué herramientas de automatización están disponibles para mi uso ahora?

La automatización de workflows puede ayudarte a transformar muchas áreas de tu proceso de ventas. Te ofrecemos algunas ideas para que comiences a realizar pruebas para asegurarte que tú y tu equipo maximicen sus resultados.

Automatización de Flujos de Trabajo

Pipedrive tiene una herramienta interna que puede ayudarte a automatizar gran parte de tu proceso de ventas y trabajo administrativo. Ahorrarás horas de trabajo a tus vendedores y te asegurarás de que tu proceso de ventas sea ágil y rápido. Te podemos ayudar:

  • Enviar correos personalizados a tus clientes: Olvídate de tener que enviar los mismos correos una y otra vez. Siempre que un prospecto nuevo sea asignado a tu vendedor, nosotros te ayudamos a automatizar. Desde un correo de introducción hasta el envío de un Ebook o de una propuesta. También hasta correos de seguimiento con base a la etapa y la próxima actividad de tus prospectos. Todos son sumamente personalizados por medio de nuestras plantillas de correo.

  • Eliminar trabajo administrativo: ¿Quieres crear un trato dentro de tu embudo cada vez que agregues a un nuevo contacto? ¿Qué tal asignar o cambiar el vendedor asignado a un prospecto? Cada vez que un prospecto avanza en tu embudo de ventas ¿estás aburrido de tener que programar actividades, una y otra y otra vez? Nosotros nos encargamos, solo programa la automatización y deja que Pipedrive se haga cargo del trabajo administrativo.


Esta función no solo ayudará a reducir el trabajo administrativo de tus vendedores, va a agilizar todo tu proceso de ventas. Además, minimizará el margen de error humano al programar una tarea de seguimiento o redactar un correo. Esto ayudará a enfocar tu proceso de ventas en las actividades más rentables.

¡Recuerda que esta función ya está disponible para todos nuestros clientes Advanced y Professional!

Si no tienes una cuenta de Pipedrive, prueba el plan Advanced de forma gratuita por 14 días. Estamos seguros que al probar nuestras automatizaciones de venta, tu trabajo no volverá a ser el mismo.

Utiliza tecnología de datos de contacto inteligente para recolectar información en un solo clic

Puedes utilizar nuestra tecnología de inteligencia artificial para recopilar y organizar automáticamente información que tus clientes potenciales comparten en línea.

Nuestra función de Datos de Contacto Inteligentes (Smart Contact Data) te permite recuperar datos del perfil de clientes potenciales. Podrás tener una idea más clara de quién es tu cliente potencial y tener más formas de contactarlo. Todo lo que necesitas hacer es ingresar la dirección de correo electrónico de tu prospecto. Después, solo deja que la tecnología incorporada de Pipedrive haga su trabajo.

Las ventajas claves de la función de Datos de Contacto Inteligentes de Pipedrive:

  • Aprenderán más sobre sus contactos
  • Obtendrán clientes precalificados
  • Acortaran formularios web para una mayor conversión
  • Horas de investigación manual se realizarán al instante

Este último punto es muy importante por una razón. 

La función de datos de contacto inteligente de Pipedrive fue diseñada específicamente para ayudarte a ahorrar tiempo. Olvídate de todas las horas que dedicabas a buscar información sobre tus clientes potenciales en redes sociales e internet.

Sincroniza tu sistema telefónico con perfiles de clientes potenciales.

La integración de tu CRM con las automatizaciones es una gran ventaja. Puede hacer que las llamadas telefónicas sean mucho más fáciles de registrar y administrar para tu equipo de ventas.

El CRM de Pipedrive tiene una serie de integraciones muy útiles. Te permiten guardar automáticamente los datos de las llamadas telefónicas en el perfil del cliente dentro de tu embudo.

Específicamente, puedes integrar Aircall con Pipedrive para llamar a tus prospectos y sincronizar tu historial de llamadas automáticamente.

Con las pantallas emergentes puedes saber quién está llamando. O simplemente puedes hacer clic para marcarle a un cliente potencial directamente desde Pipedrive.

Esto permite a tu equipo de ventas registrar todas sus llamadas, tomar notas y hacer sus llamadas directamente desde Pipedrive.

Dibujo de plataforma de Pipedrive ejecutando una automatización de ventas para ayudar a un vendedor


Integra tu sistema de gestión de proyectos con tu CRM de ventas

Si necesitas administrar proyectos después de haber ganado un trato. O incluso si necesitas administrar un proyecto durante una etapa específica de tu embudo. Puedes usar el sistema de PM de Trello e integrarlo con nuestro CRM para hacer que estos procesos sean fáciles.

Puedes configurar una regla en Trello que crea automáticamente una tarjeta activada por un evento de tu elección en Pipedrive. Configúralo de modo que en el momento en que se marque a un trato como ganado, aparezca una tarjeta de Trello. Esta deberá tener los detalles del contacto, la historia, y la información de la organización en el tablero que elijas.

La integración de Pipedrive-Trello te permite:

  • Adjuntar información relevante a las tarjetas 
  • Agregar reglas para crear automáticamente nuevas tarjetas basadas en eventos de Pipedrive.
  • Compartir tratos, personas y organizaciones.

Utiliza Zapier para integrar todas las aplicaciones y herramientas a tu CRM

La mayoría de los equipos de ventas utilizan variedades de herramientas. Las usan para administrar cosas como proyectos, tareas, llamadas telefónicas, el chat en vivo e informes. Tu CRM de ventas debe actuar como el centro de todos los datos de tus clientes. Sin embargo, es dispendioso asegurarte de que toda la información de ventas se mueva a través de diferentes herramientas. Lo mismo sucede con mantener actualizado tu CRM… requiere de tiempo.

Zapier es una herramienta de automatización de flujo de trabajo que te permite conectar fácilmente todas estas herramientas y aplicaciones. Ayuda a eliminar el trabajo de bajo valor para que puedes centrar tu tiempo en las relaciones con los clientes.

Si estás utilizando Pipedrive para administrar tu proceso de ventas, Zapier te permitirá integrar más de 1.000 aplicaciones al CRM.

La integración de Pipedrive-Zapier se ha actualizado recientemente para que tus informes y monitoreos sean aún más potentes. Ahora puedes configurar flujos de trabajo específicos. Hazlo cuando los tratos, personas, organizaciones y actividades coincidan con los filtros que estableciste en Pipedrive.

Zapier puede capturar automáticamente nuevos prospectos en Pipedrive desde anuncios e incluso clasificarlos .

Cómo automatizar Pipedrive con Zapier

  • Regístrate para obtener una cuenta de Pipedrive y asegúrate de tener una cuenta de Zapier.
  • Prueba algunas integraciones de Pipedrive prefabricadas y aprende más sobre cómo funciona Pipedrive con Zapier.
  • Consulta nuestra documentación de ayuda de Pipedrive. Obtendrás detalles sobre cómo conectar tu cuenta y configurar tu primer Zap.
  • O inicia sesion y crea un flujo de trabajo personalizado con Pipedrive y Zapier.

¡Comienza a integrar las automatizaciones en tu proceso de ventas ahora!

Las automatizaciones están disponibles para gerentes de ventas innovadores preparados para invertir en esta nueva tecnología. ¿Tienes un proceso de ventas estructurado? Puedes comenzar a incorporar la creación de un nuevo asistente virtual de automatizaciones para tu negocio ahora mismo.

Ahorra tiempo en administración y empodera a tu equipo para que se centren en esas habilidades insustituibles. Podrán crear unas buenas relaciones, inspirar confianza y resolver problemas para los clientes. ¿Estás listo?

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