Embudo de ventas: Guía definitiva

Embudo de ventas

Introducción. ¿Tienes un embudo de ventas saludable?

¿Tus representantes de ventas siempre están ocupado? ¿Tienes muchos prospectos, pero, a pesar de esto, no están cerrando tratos?

Alguna vez te has preguntado, ¿cómo hacen los equipos de ventas grandes para convertir a tantos prospectos en clientes constantemente? La respuesta es sencilla: usan embudos de ventas. 

¿Por qué usan esto? Un embudo permite que tu equipo entienda el momento en el que tus prospectos se encuentra dentro de su ciclo de compra. Con esto puedes enfocarse en actividades que ayuden a aportar valor.  

Del mismo modo, ayuda a:

  • Gestionar tu cartera de clientes de una manera ágil. 
  • Vender de la forma en la que tus clientes quieren comprar.
  • Enfocar tus esfuerzos en las mejores oportunidades de venta.

¿Qué es un embudo de ventas?

Un embudo de ventas es un medidor que estudia instancias de las operaciones de ventas. Es una representación visual de tu prospecto hacia una compra. Se enfoca en el cambio de necesidades y de calidad conforme avanza en su ciclo de compra. 
Las etapas de un embudo se basan en las necesidades más importantes del prospecto. Se mide según el punto en el que se encuentre dentro del ciclo de compra. Busca guiar a los prospectos por varias etapas de tu proceso de venta. 
El término embudo de ventas viene de la palabra en inglés “sales funnel”. En esencia, es un estudio piramidal de mercado. Pasa desde el estudio de prospectos y potenciales clientes hasta el proceso de venta. Su organización se representa de la siguiente manera:

  1. Visitantes: aquí tu cliente tu cliente está buscando información sobre cómo satisfacer sus necesidades.   
  2. Sospechosos: el cliente pidió cierto tipo de información. Muestra más interés y busca conocer tu marca a fondo. 
  3. Prospecto (relacionado con el “Marketing Qualified Lead”): el cliente contacta a tu equipo de ventas. Se aplica un filtro de preguntas que te ayuda a identificar si cumple con tu perfil de cliente meta
  4. Cliente potencial (relacionado con el Sales Qualified Lead): el cliente agenda una demostración, evaluación, diagnóstico, etc. Está buscando evaluar tu propuesta única de valor contra sus necesidades.
  5. Cierre: el cliente inicia a negociar precios o condiciones de contratación. Estás a unos pasos de lograr la venta. 

¿En qué te ayuda tener un buen embudo de ventas?

Los mejores representantes de ventas entienden que deben conocer los pasos de su embudo de ventas a la perfección. Las razones principales por las que debes ser un experto de tu embudo son:

  • Conocer tu embudo de ventas te da el poder de enviar el mensaje correcto a tus prospectos en el momento indicado.
  • Crear un sistema escalable te facilita pronosticar sus ventas e ingresos para poder alcanzar las metas. 

En otras palabras, un embudo bien establecido puede mejorar:

  1. Cómo interactúas con tus clientes. 
  2. La salud de tu empresa 
  3. Tu capacidad de venta. 

Te ayuda a tener una visión general de tu negocio, pronosticar ingresos y eliminar el estrés de sentirte desorganizado. 
Del mismo modo te permite tener un formato claro para trabajar en equipo entre ventas y el “marketing”, ya que el embudo de ventas sigue el mismo método que un embudo de “marketing”. Puedes hacer un mapa de las actividades que cada equipo lleva a cabo en cada etapa de sus embudos. Así, lo puedes usar para trabajarlos juntos.

Un embudo de ventas sano te ayuda a conseguir prospectos calificados, agiliza tu ciclo de ventas y aumenta tus cierres. Del mismo modo, te ayuda a ahorrar tiempo para que te centres en lo que realmente importa: ¡vender!

Partes esenciales de un embudo de ventas

Las etapas de tu embudo se pueden dividir entre tres partes:

  • Superior: cubre la etapa de atención e interés del ciclo de compra. Ésta es la sección de tu embudo que capta a prospectos y los califica.
  • Media: este segmento de tu embudo de ventas se enfoca en temas de educación y guía en el ciclo de compra. El enfoque durante esta parte del embudo es ayudar a tu cliente a descubrir tu oferta única de valor. También genera un sentido de necesidad para adquirir tus productos o servicios.
  • Inferior: el último paso del ciclo de compra y del embudo de ventas debe enfocarse en ayudar a tus clientes a tomar acción. Aquí culmina la labor de ventas, se cierra la negociación, se logra la compra.

Etapas del embudo de ventas

Existen etapas del embudo de ventas. Ya mencionamos las partes de un embudo. Ahora, ellas tienen etapas que nos dicen si funciona debidamente. Estos pasos consisten en la siguiente matriz:

  • Prospección: son todas las actividades y técnicas diseñadas para atraer prospectos a tu embudo de ventas.
  • Calificación de clientes potenciales: en esta etapa se crea una lista corta de los prospectos que ofrecen más valor potencial para tu negocio. Estos son los que tienen más probabilidades de adquirir tu producto o servicio.
  • Propuesta: aquí debes presentar tu propuesta a prospectos calificados e interesados en escuchar más sobre tu empresa. Se destacan las formas en que tu producto o servicio puede resolver sus puntos de dolor. 
  • Decisión de compra/cierre: este es el momento de la verdad. Los prospectos dan su evaluación final sobre la propuesta para adquirir el producto o servicio. Ya sea avanzando a la siguiente etapa con el cierre de la venta o si se retiran del embudo.  
  • Satisfacción y experiencia del cliente: los tratos cerrados NUNCA deben ser el final de las interacciones de tus vendedores con sus clientes. El equipo de ventas debe aprovechar todas las oportunidades para crear relaciones estrechas con los clientes. También es clave mantener el contacto, pedir referencias y fidelizar a los clientes con tu marca. Incluso, se haría mucho después de que hayan realizado una compra.

Cómo crear tu embudo de ventas

Aquí te nombramos un proceso simple, pero eficaz, para poder crear tu propio embudo de ventas y ponerlo en práctica ya:

  1. Piensa en tu proceso de venta desde el punto de vista del cliente. ¿Cuáles son las actividades y características que comparten conforme viajan por su ciclo de compra? Recuerda que un embudo de ventas debe estar diseñado con un enfoque total en tus clientes y sus necesidades.
  2. Discute cada una de las etapas del embudo con tu equipo de ventas. Por ejemplo, personas en “marketing” y personal operativo. Esto te dará un punto de vista más amplio sobre tu plan de implementación. Con la ayuda de “marketing”, vas a poder contar con contenido relevante y de valor para tu proceso de ventas. Además, con base en las recomendaciones de tu equipo operativo, tendrás claro cuáles son tus alcances de operación.
  3. Asegúrate que todos entiendan el objetivo que tratas en cada etapa de tu embudo de ventas. Cada paso tiene una meta en específico. Asegura que tu equipo de ventas lo sepa muy bien.
  4. Tómate tu tiempo para ver si las etapas del embudo se ajustan a cada venta. Ya que creaste un borrador de tu embudo, ahora ponlo a prueba. 
  5. Mide si se da los resultados que esperabas. El objetivo base del embudo de ventas: guiar a tus prospectos por su proceso de toma de decisión sea más fácil. Si tu embudo no te habilita para vender algo, está mal hecho.  
  6. Revisa las etapas de venta en un mes o en dos. ¿Alguna etapa no está funcionando como lo imaginabas? Lo más probable es que no estás capitalizando sobre el momento adecuado del ciclo de compra. Creer que tu cliente está en una etapa distinta puede ser catastrófico. Incluso, esto puede llevar a tomar acciones que tienen un impacto negativo sobre tus ventas. 

Consejos sobre un embudo de ventas

Existen procesos y medios para tener un buen embudo de ventas online o en el formato que prefieras. Te preguntas: ¿tu embudo de ventas no te está dando los resultados que necesitas? ¿Sientes que hay algo mal pero no sabes qué es? 

A continuación, te damos 5 consejos. Te ayudarán a tener una idea clara. Hablamos sobre ejemplo / consejos de los embudos de ventas que debes seguir para que, así cuentes con un embudo de ventas óptimo en tus negocios.

1. Usa categorías

La organización del embudo de ventas en Excel tradicional que se suele seguir en el mercado se torna opaca con el uso de categorías en las ventas. Usar categorías conlleva a clasificar, diseñar y estudiar el comportamiento de diferentes clientes alrededor de las estrategias de “marketing” y ventas. Te lleva a comprender qué impactos tienen en tus negocios.

Diseña las categorías que funcionen mejor para tu ciclo de ventas usando etiquetas y   recordatorios. De ese modo, podrás saber cuáles son tus mejores clientes, qué genera mayores ingresos, etc. Asegúrate de hacer que esta revisión de tu embudo se vuelva parte de tu día a día.

Si encuentras a un cliente potencial que está obstruyendo el ciclo de ventas habitual, lo ideal es categorizar esta oportunidad como se debe. Esto puede ser marcarlo como un cliente frío o desinteresado. Mandarlo a un embudo nuevo o enviar un correo de despedida y cambiar su estado a un trato perdido te puede ayudar. 

Igualmente, piensa que encuentras uno de esos tratos con mucho potencial o de importancia estratégica. Es fundamental que lo categorices. Así, tanto tú como tu equipo de ventas le puedan dar el mejor seguimiento posible. 

También, algunos de las categorías (o “tags”) usadas frecuentemente para el embudo de ventas. Profundizaremos en ellas más adelante.

  • Frío: muestra aquellos clientes de los cuales llevas mucho tiempo sin escuchar de ellos. Se trata de personas que, probablemente, no tienen contacto directo con tu producto.
  • Tibio: cuando un prospecto muestra algún tipo de interés. Pero, no han pasado a nada más que interés. No son parte de tu cartera de clientes aún. Tampoco han hecho preguntas específicas sobre precios o tiempos de entrega. No muestran un sentido de urgencia por tu producto.  
  • Caliente: prospectos que han demostrado claro interés y capacidad de toma de decisión. Normalmente están a punto de convertirse en clientes.
  • Urgente: es una etapa que no siempre aparece en los embudos. Es la etapa final de éste. Es cuando se atienden los últimos aspectos de tu embudo para que un prospecto sea, oficialmente, un cliente. Por ello, los “leads”, que tienen fechas inminentes para un RFP, por decir un ejemplo, requerirán de esta categoría.  
  • SQL: se identifican prospectos que tienen un mercado que se ajusta dentro del margen de un cliente potencial por un encargado de ventas. Estructuras que utilizan el “Hub” suelen aplicar esta categoría. También dentro de desarrollo de ventas.
  • MQL: viene del inglés “marketing-qualified lead”, es una marca de un prospecto generado por medio de actividades de “marketing” que se podría convertir en un cliente. Normalmente representa a oportunidades de ventas que no han sido calificadas por una persona dentro de tu equipo.

2. Lleva un registro de tus tratos inactivos

La estabilidad de una empresa se da por los ingresos que ésta recibe. Mantener contratos activos es determinante. Por ello, aquello tratos inactivos que las empresas tienen pueden ser perjudiciales para tu negocio. Utiliza un software de administración de ventas para programar una llamada de seguimiento o correo electrónico. Hazlo con todos tus clientes que no se encuentren dentro de un proceso de ventas.

Todos sabemos que dar un seguimiento puntual y constante es la base del éxito de una venta. También, hay muchísimas oportunidades de ventas dentro de nuestra cartera de clientes inactivos. Lamentablemente, la mayoría de los vendedores solo le damos seguimiento a prospectos activos dentro de nuestro embudo de ventas.

Si quieres tener un proceso de ventas efectivo, ten un plan de contacto para todos esos tratos que pierdes. 

Este plan debe de incluir el cuándo, cómo y por qué quieres volverlo a contactar. De preferencia, debe incluir varios intentos de contacto a lo largo de varios meses.

3. Sé perseverante

La perseverancia es esencial para todo vendedor inteligente que usa un embudo de ventas. Es importante saber que no siempre vas a obtener respuesta de un prospecto al primer punto de contacto. En ocasiones, lleva tiempo generar confianza y una relación estable.

Conserva a los clientes potenciales en una categoría activa sólo si se cerrarán dentro de su ciclo de ventas normal. Dicho de otro modo, al conectar esta idea con tu proyecto de embudo de ventas, dicho cliente potencial comulgará con tu idea. De ese modo, podrás contar con activos en tu empresa. 

También, ¿sientes que un trato se ha estancado? Haz preguntas más efectivas para determinar qué tan probable es que el prospecto siga se interese en lo que le ofreces. Evita quienes se han congelado en el tiempo por tal o cual motivo. Intenta que los seguimientos de tus clientes potenciales y tus propuestas vayan en un camino bidireccional. Es decir, propuestas y prospectos deben comulgar con una sola idea. Así, los negocios de adquirirán forma y conseguirás resultados provechosos.

4. Convierte el uso de tu embudo de ventas en un hábito

Crea hábitos productivos con la ayuda de un software de ventas efectivo. Esto incrementará tu probabilidad de retener a tus clientes. ¿De qué forma te ayudará? Ellos automatizan las formas para seguir a tus clientes. También hacen seguimiento de los contratos, ofertas, productos, entre otros. 

Limpiar tu embudo debería ser parte de la rutina. Es mejor hacerlo una vez a la semana o todos los días en lugar de una vez al mes. De esta forma, evitarás la desorganización y podrás gestionar hábitos productivos. 

Olivia Henkel, gerente de ventas de Grovo, una compañía de tecnología de aprendizaje con sede en Nueva York. Sugiere hacerse las siguientes preguntas para unos buenos hábitos de gestión de embudos:

  • ¿Registré todas mis notas en el lugar correcto?
  • ¿Registré la actividad en mi CRM?
  • ¿Marqué mi seguimiento en el calendario?
  • ¿Están configuradas correctamente todas las etapas y categorías en el sistema?
  • ¿Cuánto tiempo lleva esta oportunidad dentro de mi embudo de ventas?

5. Alinea los pasos de tu embudo con tus prospectos

A medida que adquieres más experiencia dentro de tu industria, comenzarás a aprender ciertos detalles. Por ejemplo, que cada cliente debe de cumplir con ciertas actividades para poder hacer su compra.

En muchos casos, este proceso puede estar retrasando el cierre por parte del cliente. Debes lograr identificar cuáles son los pasos que tu cliente debe tomar para cerrar el trato. Además, si lo alineas con tu proceso de venta, todo será mucho más fácil.

Es necesario alinear tu ciclo de tus ventas con las etapas del ciclo de compra de tu cliente. Así podrás notar con mayor claridad cuándo un prospecto se ha estancado.

Otros consejos de Pipedrive para crear un embudo de ventas

Para un embudo ganador, el cofundador de Pipedrive, Urmas Purde, da estos consejos:

  • Es importante diferenciar el prospecto que está estudiando tu producto de aquel que ya está en la etapa final del ciclo. Son dos etapas diferentes. Por ello, los focos cambian.
  • Haz coincidir las etapas de ventas de tu equipo con el proceso de compra de tus clientes y los principales momentos de toma de decisión.
  • Obtén comentarios de tu equipo sobre las etapas de tu embudo.
  • Asegúrate de que todos en el equipo entiendan las etapas.
  • Acuerda y plantea métricas de actividad para cada etapa.
  • Revisa y actualiza tu embudo al finalizar el mes (o bimestre) según las métricas actuales y los nuevos objetivos de crecimiento.
  • En un proceso de venta formal, se debe aprovechar al máximo las habilidades de venta de todos los representantes del equipo. Un buen CRM funciona como una plataforma confiable para el entrenamiento de habilidades.

Cómo manejar tu embudo de ventas día a día

Es crucial implementar un sistema que te permita manejar tu embudo de manera eficiente. Así, podrás minimizar la responsabilidad de estar recordando cada seguimiento que se necesita realizar con cada prospecto.

De lo contrario, estás predisponiendo a tu equipo de ventas. Comenzarán a no poder cumplir con tu proceso de ventas y a desperdiciar las oportunidades en su embudo.

Un sistema de ventas te ayuda a gestionar tu cartera de clientes y a dar una respuesta puntual a tus prospectos. También a manejar tu agenda y contar con la información que necesitas para poder tomar decisiones inteligentes.

¿Qué sistema te recomendamos para solucionar esto?

Todo equipo de ventas que quiera gestionar su embudo de ventas debe usar un CRM (Customer Relationship Management”).

Un software CRM que te permite:

  • Generar pronósticos de venta.
  • Cerrar los tratos de una manera más rápida.
  • Gestionar tu cartera de clientes.
  • Automatizar tareas repetitivas y trabajo administrativo.
  • Visualizar tu embudo de ventas de una manera fácil y rápida.
  • Administrar tu agenda con recordatorios que te mantendrán al tanto de tus seguimientos de ventas.
  • Organizar tu día y aprovechar al máximo tu tiempo.

Asegura que el CRM que escojas te ayude a cumplir con todas y cada una de estas características. Ten en cuenta que tu CRM no debe ser una carga administrativa más para tu equipo de ventas. En efecto, el CRM que escojas para tu equipo debe ser una herramienta que suma. 

Cuando se considera un sistema CRM es de muy importante preguntarte lo siguiente:

Tómate todo el tiempo para entender qué CRM se adapta mejor a tus embudos de ventas. Recuerda que tu nueva herramienta de venta solo va a funcionar si logras alinear tu proceso con tu embudo de ventas. Esto le hará la vida más fácil a tu equipo. 

Otras estrategias para el embudo. Uso de Excel

Tener un embudo de ventas Excel es una de las estrategias de organización de empresas más tradicionales. Son los métodos mejor conocidos para llevar control de tu negocio. Cumplen funciones muy parecidas a las que harían las categorías, los cuadros o incluso un software de almacenamiento de datos.

Por muy cuestionado que sea (porque es algo obsoleto o porque es confuso y poco intuitivo) no deja de ser atractivo.

Mencionemos algunas ventajas y desventajas de este método clásico de los embudos de ventas:

Ventajas:

  • Presenta los datos que te interesa almacenar de manera precisa.
  • Es una herramienta que no tiene costos adicionales.
  • Sus resultados son certeros.
  • Ordena, organiza, clasifica, categoriza todo el contenido que se invierta en éste.
  • Es rápido y fácil de utilizar.

Desventajas:

  • Si cuentas con una empresa muy grande y muchos prospectos, puede ser complicado manejar toda la información en simultáneo.
  • Aunque sus resultados son precisos, no son automáticos. Los procesos deben ser manuales.

El nivel de visibilidad e histórico de actividades es limitado.

Preguntas fundamentales para crear un embudo de ventas

1. ¿Tengo los suficientes prospectos en mi embudo?

Para saber si tienes suficientes prospectos dentro de tu embudo de ventas ten en cuenta estos puntos:

  • Cuántos tratos quieres cerrar en un tiempo dado. 
  • Cuál es tu tasa de conversión dentro de tu embudo de ventas.

Ten un mismo proceso comercial y no comprometas la calidad de tus prospectos. Al incrementar la cantidad de cierres, puedes ser más fácil incrementar la cantidad de prospectos.

Por supuesto, esto datos deben ser contemplados en las etapas del embudo de ventas que manejes. Del mismo modo, al hacer esto es importante analizar la capacidad de trabajo de tu equipo de ventas.

Otras preguntas claves en este punto son:

  • ¿Cuántos prospectos puede manejar cada uno de tus vendedores sin comprometer la calidad de la atención que les dan a los clientes?
  • ¿De qué sirven 300 prospectos al inicio de tu embudo si un vendedor solo va a poder dar seguimiento completo a 100 de ellos?

Asimismo, estos puntos responden a las cuestiones:

  • Tasa de conversión del embudo de ventas: el porcentaje de prospectos que se convierten en cliente tomando en cuenta la población total de prospectos que iniciaron un ciclo comercial.
  • Productividad diaria: promedio de actividades que logra cumplir cada uno de tus vendedores en un día. 
  • Cobertura de cartera de clientes: con cuántos prospectos dentro de su embudo de ventas estás has hecho contacto de manera semanal.

2. ¿Hay buena fluidez en mi embudo de ventas?

La fluidez debe ser primordial en tus ventas. Intenta que las ventas se den rápido. El embudo de ventas puede detectar cuellos de botella dentro de tus procesos comerciales. Velo así: si notas que tus prospectos tardan en cambiar de una etapa a otra, o pierdes demasiadas oportunidades en una etapa, ¿estás avanzando?

Una forma de saber si hay buen movimiento en tu embudo de ventas, es analizar cómo avanzan tus prospectos de una etapa a otra dentro de tu proceso comercial. 

Lo más importante es entender los siguientes puntos:

  • Tasa de conversión por etapas: conforme un cliente potencial avanza en tu embudo de ventas, las posibilidades que este se convierta en un cliente crecen. Por ende, la tasa de conversión debe de crecer conforme a la proximidad de la oportunidad al final de tu ciclo de ventas. Del mismo modo, casi todos tus prospectos se deben de perder entre las etapas de calificación de tu embudo de ventas.
  • Tiempo de ciclo de ventas: ¿cuánto tiempo tarda un prospecto en cada etapa de tu embudo? ¿En qué etapas están pasando más tiempo? ¿Cómo cambia esto entre los prospectos que se convierten en clientes y los que no?  

3. ¿Me estoy enfocando en las oportunidades adecuadas?

La solución a este problema es muy sencilla. Consiste en calificar a mis prospectos de una manera rigurosa. Trata de enfocar tu tiempo en quienes sí cumplan con el perfil de cliente meta de tu empresa.

El volumen de tratos dentro de mi embudo de ventas puede reducirse mucho. Pero, con el tiempo, te das cuenta que muchos de estos prospectos no se convertirían en clientes. Por ello, debes buscar otras opciones. Entre ella, buscar las oportunidades adecuadas, califica con detalle a tus prospectos.

No todos los tratos de un embudo de ventas se cierran. Pero, afrontar una mirada realista a los proyectos, ofrece cifras y estadísticas claras.

4. ¿Mi embudo es accesible? ¿Está actualizado?

Un embudo saludable debe ser fácil de entender para todas las personas dentro de tu empresa.  De no cumplir con este requisito, tu embudo de ventas simplemente no funciona.

Tu embudo de ventas debe servir como una guía para tus vendedores. Haz que los ayude a enfocarse en las actividades adecuadas para ayudar a tus prospectos a tomar una decisión de compra. 

Si tus vendedores no entienden cómo funciona tu embudo, cuáles son las actividades que deben de llevar en cada una de sus etapas y porqué. Lo más probable es que no lo sigan y que todo el tiempo que invertiste en crear un embudo de ventas para tu negocio no sirva para nada. 

La mejor manera de identificar si tus vendedores entienden tu proceso de ventas es preguntándoles y escuchando su respuesta. Del mismo modo, mide cuánto tiempo tardan tus nuevos vendedores en entender tu embudo. Entre más rápido lo hagan mejor. 

Adversidades que influyen en el embudo de ventas

Es importante decir que el orden no será lo único importante para armar tu embudo de ventas. Por eso, son fundamentales las cualidades del vendedor en torno a su carisma con el cliente y conocer su modo de vender.

Para que un vendedor sea realmente exitoso, debe contar con buenas habilidades comerciales y un embudo de ventas eficiente. 

Actualmente, tener una marca o un producto innovador no es una ventaja sustentable. Replicar un producto es muy común. Venderlos a un precio más accesible se vuelve mucho más fácil. Si no lo crees, solo piensa en Apple y Huawei o Uber y su interminable lista de competidores.

Gracias a la expansión del internet, tus clientes nunca han tenido tanta información a su disposición. Finalmente, cuando contactan a una empresa, tienen bien definido lo que están buscando, qué proveedores ofrecen estos productos y sus rangos de precios. 

Un flujo rápido y el fácil acceso a la información han comenzado una nueva generación de consumidores. Cuando se trata de realizar una compra, éstos se encuentran más informados. Internet juega un gran papel en esto.

Por eso, no solo debes enfocarte en tener un buen producto. Debes de contar con un equipo de ventas profesional. Hay que contar con los procesos y las herramientas adecuadas para poder aprovechar al máximo tus oportunidades de venta.

El valor de un embudo de ventas  

Como definimos con anterioridad, el embudo de ventas beneficia tanto al cliente como al ejecutivo de ventas. Lo mismo pasa con la salud e ingresos de la organización.

En esta sección, explicaremos cómo una herramienta tan fácil de implementar puede generar valor a todo aquel que la utiliza. 

Cómo un embudo de ventas impacta a tus prospectos 

Aquí te darás cuenta de la cantidad de preguntas que tu prospecto tendrá antes de comprar tu producto.

Estas inquietudes pueden surgir en un momento diferente para cada uno de los prospectos. No obstante, el embudo de ventas te ayudará a entender sus necesidades. Con esto puedes crear un plan para ayudarlos a dar el próximo paso en el ciclo de compra. 

Aquí están las tres maneras que esto pasa:

1. El embudo de ventas te ayuda a enviar el mensaje adecuado en el momento indicado

Imagina lo siguiente: necesitas comprar un refrigerador. Ya tienes la imagen de cómo quieres que sea. Sin embargo, te gustaría escuchar los beneficios que te pueden ofrecer las otras marcas.

Cuando te comunicas con un asesor de ventas, automáticamente te empieza a vender el modelo mejor vendido. Aunque aprecias el esfuerzo, una parte de ti no deja de pensar que tal vez ese asesor no se está tan interesado en tus necesidades. Simplemente, está tratando de venderte algo que todos están comprando.

Un embudo de ventas bien definido incluye un mapa para entender las necesidades del cliente. Dicho mapa tiene algunas preguntas claves y detalles específicos.  

Con esta simple medida, harás que el cliente reciba la información que está buscando. Así, le evitas la frustración de sentir que no está siendo atendido de la manera adecuada. En efecto, aunque quieres vender algo, el cliente te contacta cuando busca algo específico. Por lo tanto, ¡escucha lo que quiere decir! ¡Haz que se sienta bien!

2. Un embudo de ventas facilita la creación de contenido de alto valor 

Un prospecto va a tener dudas en todas las etapas del ciclo de compra. De hecho, las preguntas suelen tornarse más y más precisas conforme un cliente aprende más sobre tu empresa. En la venta, es clave guiar y acompañar al cliente con todas sus dudas.

Por eso, es esencial tener líneas de comunicación abiertas con tu equipo de “marketing”. Usa también esto como una estrategia de ventas. 

El equipo de mercadotecnia de tu empresa puede crear contenido específico. De esa manera, podrá atacar las preguntas más frecuentes de tus clientes. Ellos son quienes ofrecen datos de una forma técnica y completa. 

Esto no solo asegura que tus clientes obtendrán la mejor respuesta a sus dudas. También ayuda a tu equipo de ventas. Les da herramientas para que su trabajo sea más fácil. Del mismo modo, permite atender objeciones de una manera rápida, demostrando un nivel de profesionalismo increíble. 

Tu equipo de ventas y el departamento de “marketing” son socios en la gestión del embudo de ventas. Ambos deben trabajar en equipo para poder planificar contenido y crear métodos educativos de alto valor.

3. Un embudo de ventas crea compromiso y fidelidad 

Tu embudo de ventas no solo trabaja a favor de tus clientes. También crea un compromiso de calidad de servicio en tu organización.

Al inicio de tu embudo de ventas, tu prospecto no solo está evaluando a tu empresa. Por lo general, un comprador va a buscar opciones. Créeme, no importa lo que hagas, el mundo está repleto de competencia. 

Si no atiendes a tu prospecto, éste puede decidir cambiar a otro proveedor. Esto significa que a tu embudo de ventas se le debe habilitar una respuesta rápida.

Al mismo tiempo, tu embudo de ventas le da un marco operativo al equipo de ventas. Este les ayuda a guiar a sus prospectos por el ciclo de compra. Además, hace que cada actividad y conversación del vendedor se base en ayudar al cliente a tomar una mejor decisión.  

Esto genera confianza ya que asegura que un vendedor tome un rol consultivo. Así tratará de ayudarles en vez de solo tener una venta más en el bolsillo.

Cómo un embudo de ventas impacta en tu organización

Un embudo de ventas es una manera perfecta para medir la salud de tu compañía. 

Es una manera clara de medir las oportunidades que se pueden presentar en el equipo de ventas. De igual forma, muestra las ganancias que se pueden llegar a tener en plazos futuros.

Aquí hay algunos de los beneficios directos que un embudo de ventas de alta calidad tiene en tu negocio:

1. Te ayuda a enfocar tu tiempo en los mejores clientes potenciales

Muchos creen que una cartera de clientes grande de prospectos tiene todos sus problemas resueltos. Pero, al final de cuentas, si tengo a 100 clientes potenciales, más de uno debe cerrar.

Sin embargo, esta filosofía de trabajo crea un desgaste brutal y asegura un mal seguimiento de ventas. 

Imagina lo complicado que es estar al tanto de tantas oportunidades de venta. Recuerda, no solo porque alguien llegó a tu negocio e hizo una pregunta significa que es un cliente potencial. 

Todos queremos un Ferrari. Si te topas con la tienda de la famosa escudería italiana ¿no entrarías a ver uno de sus autos? Sin embargo, muy pocos pueden darse el lujo de tener un auto de más de $500.000 dólares. 

Un embudo de ventas fomenta la calificación proactiva de tu cartera de clientes. También ayuda a enfocar tus esfuerzos en aquellos que en realidad cuenten con la capacidad y necesidad de compra. 

2. Mueve tratos a las siguientes etapas más rápido

Es importante tener claro tu embudo de ventas. Podrás identificar lo que te hace falta para mover tu trato a otra etapa fácil y rápido.

Conforme atiendas más prospectos, vas a ir desarrollando un sexto sentido. Este te ayudará a entender, e inclusive predecir, las necesidades de tus clientes. Todo depende de la etapa en la que se encuentren.

Tanta práctica fomentará una combinación de habilidades, contenido y preguntas específicas a tu embudo. Estas te ayudarán a tener resultados que nunca antes habías experimentado. 

Seguimiento de las métricas de ventas que importan 

Tu embudo de ventas te ayuda a identificar y gestionar métricas claves en tu equipo de ventas.

Estas son algunas de las métricas que deberías medir en todo momento:

  • Número de tratos en tu embudo.
  • El tamaño promedio de oportunidades en tu embudo.
  • Porcentaje promedio de tratos cerrados (tratos ganados).
  • La velocidad para cerrar una venta (tiempo que se maneja para que un trato se gane).

Por ejemplo, el número de tratos en tu embudo vale mucho solo si sabes qué porcentaje de ellos ganaste. Conocer el tamaño promedio de las ofertas te ayuda a saber cuántos tratos necesitas. Así, tendrás una cuota de tratos a cerrar para alcanzar tu objetivo. La velocidad para cerrar una venta, por su parte, ayuda a conocer cuánto tiempo tienes que invertirle a un trato. Ya con esto podrás manejar tus días de una forma más eficaz.

El foco del embudo de ventas

La idea del embudo de ventas es hacer visible el papel del prospecto. Luego, podrás seguir, paso a paso, su rol a lo largo de las ventas. Además, hay que destacar el papel del comerciante, del dueño de empresa, el gerente e el vendedor. Todos ellos son puntos focales.

Tal como se ha dicho en este artículo, existen estrategias que agilizarán los procesos. Esto facilitará el uso de un embudo. Desde el uso de los “tags”, el uso de softwares especializados, así como consejos de índole más personal, te ayudarán en tus negocios.

El embudo de ventas, el producto que se desea comerciar y el papel del prospecto en todo el proceso son centrales en el mercado actual. Este artículo ha pretendido acercar al lector a tener una muestra de lo que es este extenso tema y de qué forma impacta en la economía actual.

Consideraciones finales: una práctica disciplinada tu embudo de ventas

Otra disciplina clave en el embudo de ventas es saber cuál es la siguiente actividad por hacer. Hasta que alguien decida comprar o no, es importante programar, planificar y realizar para tener éxito. Por eso, consideramos que las ventas basadas en actividades son la clave del éxito de tu empresa.

Agregar nuevos tratos a tu embudo de ventas deben ser parte de tus metas diarias. Considera cómo puedes optimizar el tiempo que dedicas a administrar tus emails para tener a tu embudo en buen estado. ¿Qué debes hacer? Aquí algunos consejos:

  • ¿Cuántas actividades debes realizar en la etapa 1 para cerrar suficientes tratos y llevar tus objetivos? 
  • ¿Puedes hacer más de lo que has hecho? 
  • Ve dónde estás perdiendo clientes. ¿Dónde estás perdiendo prospectos?
  • ¿Falta alguna etapa en tu embudo? 

Éste también es un buen momento para desarrollar el hábito de mover tratos a través de tu embudo. Debes centrarte en completar actividades que permitan mover los tratos a través de cada etapa y pasar a otras. Este flujo de embudo saludable es esencial para las ventas con éxito.

Otros aspectos a tomar en cuenta

Agregar nuevos tratos siempre es muy bueno. Por ello, anexamos los siguientes consejos extras para embudos de ventas que te pueden ayudar:

  • Piensa en el proceso de compra y los principales puntos de decisión desde el punto de vista de tus clientes. 
  • Luego, escribe las etapas de las ventas dadas para tu empresa. No debe tomar más de 10 minutos por segmento de clientes (si tienes más de uno).
  • Discute las etapas con otros vendedores y colegas. Una segunda opinión suele ayudar a ver fallas en tu plan antes de la implementación. 
  • Revisa si las etapas de tu canal de ventas coinciden con los casos típicos de ventas.
  • Asegúrate de que todos entiendan los objetivos de cada etapa. Asimismo, acuérdate de medir las actividades por etapa.
  • Revisa las etapas del embudo de ventas cada mes o dos. Si una etapa es confusa, entonces cambia el nombre. Elimina o agrega nuevos campos para reflejar lo que realmente está sucediendo en tu canal de ventas.
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