Dans le monde professionnel, l’email reste un canal privilégié pour communiquer, que ce soit en interne ou en externe. Il existe cependant quelques bonnes pratiques à garder en tête pour assurer des communications fluides et sans accrocs.
Dans cet article, nous nous penchons sur un élément en particulier de l’email : le champ Cci. À quoi sert-il ? Quand l’utiliser ? Quelles sont les erreurs à éviter ? Nous vous disons tout dans cet article.
Qu’est-ce que le champ Cci dans un mail ?
Le champ Cci (pour Copie Carbone Invisible, parfois appelé Copie Conforme Invisible) est une fonctionnalité présente dans la plupart des services de messagerie qui permet d’envoyer une copie d'un mail à un ou plusieurs destinataires de manière confidentielle. Chaque destinataire en Cci est ainsi invisible pour tous les autres destinataires du mail (y compris pour les autres personnes qui sont également en Cci).
Quelle est la différence entre le champ « Cc » et le champ « Cci » ?
La principale différence réside dans la visibilité des adresses email renseignées :
Les destinataires en Cc (Copie Carbone) sont visibles par tous les autres destinataires
Ceux en Cci sont invisibles pour tous, ce qui protège la vie privée des destinataires et évite que les adresses ne soient collectées et utilisées à des fins indésirables lors d’un envoi de masse
BCC vs Cci : est-ce la même chose ?
Oui, la distinction entre BCC et Cci est purement linguistique, la fonctionnalité est absolument identique.
L'acronyme BCC vient de l'anglais et signifie « Blind Carbon Copy ». Le terme « copie carbone » (carbon copy) vient des machines à écrire, où l'on insérait une feuille de papier carbone pour obtenir un double du document. L'ajout du mot « Blind » (aveugle en français) signifie que les destinataires en copie sont masqués aux autres.
L'acronyme Cci signifie « Copie Carbone Invisible », ce qui est une traduction directe de l'anglais « Blind Carbon Copy »
Cc ou Cci : quelle option choisir selon le contexte ?
Utilisez la Cci quand les destinataires ne doivent pas connaître l'identité des autres personnes en copie, sinon préférez la Cc car elle offre plus de transparence.
Utilisez le champ Cc pour :
Informer un supérieur ou une équipe de l'avancée d'un projet. Chaque destinataire peut voir qui d'autre a reçu le courrier électronique, ce qui favorise la collaboration
Introduire un nouveau collègue sur un projet afin d’inclure la personne dans la boucle de communication de façon officielle
Communiquer avec un groupe (en cliquant sur « Répondre à tous »)
Le champ Cci s’utilise dans des situations légèrement différentes, comme par exemple pour :
Informer une personne (manager, directeur, etc.) de l’email envoyé sans que les autres destinataires le sachent
Envoyer un email à un grand nombre de personnes (newsletter, invitation) sans divulguer les adresses de tous les destinataires. C'est d'ailleurs une obligation pour les entreprises afin de protéger les données personnelles de leurs clients
Pour contacter plusieurs fournisseurs / candidats / collaborateurs en même temps tout en protégeant leur identité respective
Les erreurs fréquentes à éviter
Que vous utilisiez le champ Cc ou Cci, il existe trois erreurs courantes qu’il est facile de faire :
Mettre tout le monde en Cc : ne mettez en copie que les personnes réellement concernées.
Utiliser la Cc au lieu de la Cci pour des envois de masse : exposer publiquement les adresses mail d'une longue liste de contacts est non seulement mal vu mais peut également enfreindre la loi, notamment la RGPD.
Révéler un destinataire Cci : si vous avez reçu un mail en Cci et que vous choisissez de « Répondre à tous », votre réponse montrera que vous étiez en Cci, ce qui peut créer une situation embarrassante. Si vous devez répondre, répondez uniquement à l'expéditeur initial.
Comment utiliser la Cci dans Gmail ?
Sur la version web ou l'application mobile :
Ouvrez Gmail et cliquez sur « Nouveau message »
Rédigez votre email et son objet
Ajoutez les destinataires principaux dans le tout premier champ (le champ « À »).
Le champ Cci n’apparaît pas automatiquement. Pour le faire apparaître :
Sur ordinateur (ou navigateur web) : cliquez sur le bouton Cci situé à droite des champs « À » et « Cc » :
Sur l’application mobile, appuyez sur la petite flèche vers le bas à côté du champ « À » afin de faire apparaître les champs « Cc » et « Cci » :
5. Entrez l’adresse mail du ou des destinataires cachés dans le champ Cci. Séparez les adresses par une virgule ou en appuyant sur « Entrée » sur ordinateur / « Retour » sur téléphone
6. Cliquez sur « Envoyer » lorsque vous avez terminé
Fonctionnement du Cci dans les autres services de messagerie (Outlook, Yahoo et Apple Mail)
Le principe du Cci est universel. La seule différence entre les services de messagerie réside dans la manière d'activer le champ Cci :
Outlook : lors de la rédaction d'un nouveau message, allez dans l'onglet « Options », puis cliquez sur « Cci »
Yahoo Mail : lors de la composition de l’email, cliquez sur le lien « Cc Cci » qui se trouve à droite du champ « À » (ou sur la flèche descendante présente au même endroit sur l’application mobile)
Apple Mail : cliquez sur le bouton d'options dans la barre d'outils du message, puis sélectionnez « Champ d'adresse Cci »
Attention à toujours avoir au moins une adresse électronique renseignée dans le champ « À » car il n’est généralement pas possible d’envoyer un courrier électronique avec uniquement des destinataires en Cci.
Pourquoi le champ Cci est essentiel dans les communications professionnelles ?
Respect de la confidentialité et du RGPD
L'utilisation de la Cci est fondamentale pour protéger la vie privée des destinataires, car elle masque les adresses électroniques aux autres personnes incluses dans l'envoi. Lors d’un envoi d’email de masse (comme une newsletter par exemple), cette pratique est non seulement une marque de respect mais surtout une obligation légale (RGPD).
Préserver une image professionnelle
Une longue liste de contacts dans les champs « À » ou « Cc » peut donner une impression d'amateurisme. L'utilisation de la Cci pour les communications de masse démontre une approche professionnelle de la communication, ce qui contribue au maintien d’une image de marque sérieuse et digne de confiance.
La réduction des réponses inutiles en « Répondre à tous »
L'un des avantages les plus pratiques de la Cci est sa capacité à prévenir les chaînes d’email générées par la fonction « Répondre à tous ». En plaçant les destinataires en Cci, leurs réponses ne parviendront qu'à l'expéditeur initial et non à tout le monde.
Cela permet d'éviter de saturer la boîte de réception des autres destinataires avec des échanges qui ne les concernent pas directement. La communication est plus ciblée et le bruit informationnel est limité.
Champ Cci : 7 bonnes pratiques à suivre
Protégez la confidentialité des destinataires
C'est la règle d'or. Utilisez le champ Cci pour tous les envois groupés à des personnes qui ne se connaissent pas ou qui n'ont pas consenti à partager leurs adresses email. Cela inclut :
Les newsletters en provenance de vos campagnes d’emailing
Les invitations à des événements
Toute communication professionnelle envoyée à une liste de diffusion externe
En France et dans toute l'Union Européenne, cette pratique est fondamentale pour respecter le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
Utilisez votre propre adresse dans le champ « À »
Lorsque vous envoyez un email à un groupe de personnes uniquement en Cci, il est recommandé de mettre votre propre adresse email dans le champ du destinataire principal. Certains filtres anti-spam peuvent en effet bloquer les emails envoyés sans destinataire visible.
Cela permet d’augmenter votre taux de délivrabilité, de maintenir votre réputation d'expéditeur et de vérifier que l'email a été correctement envoyé.
N'utilisez pas la Cci pour des conversations personnelles ou sensibles.
Dans les échanges qui requièrent de la transparence et où la confiance est primordiale, l'utilisation du Cci est généralement déconseillée.
Elle peut créer un sentiment de méfiance si elle est découverte par quelqu’un qui n’était pas en Cci (ou qui pensait être la seule personne en Cci). Utilisez le champ Cc lorsque l'ensemble des destinataires doivent savoir qui reçoit l'information.
Évitez les erreurs de manipulation
Une erreur fréquente consiste à placer la liste de diffusion dans le champ « À » ou « Cc » au lieu de « Cci ».
Pour les envois d’email en masse et réguliers, il est fortement recommandé d'utiliser des logiciels d'emailing dédiés qui gèrent la confidentialité des destinataires de manière plus sécurisée et professionnelle.
Modèle d’un email professionnel qui utilise la Cci
Voici un exemple d’email qui illustre une bonne utilisation du champ Cci :
À : [Votre propre adresse email]
Cc : laissez ce champ vide
Cci : [[email protected], [email protected], [email protected], ...]
Objet : Invitation exclusive : découvrez notre nouvelle collection le 25 octobre
Corps du mail :
Bonjour à toutes et à tous,
(Il est généralement recommandé d'utiliser une salutation générale car la personnalisation est difficile avec un envoi en masse. Si votre outil d'email marketing le permet, une personnalisation est toujours préférable mais pour un envoi manuel, la généralisation est plus sûre.)
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[Votre Nom/Nom de l'équipe]
[Votre Titre]
[Nom de votre entreprise]
[Votre numéro de téléphone]
Checklist pour un envoi d'email groupé
Il est facile d’oublier quelque chose, surtout lors de l’envoi d’un email groupé. Voici une checklist de huit éléments à garder en tête avant l’envoi :
Vérifiez et nettoyez la liste des adresses email : assurez-vous que toutes les adresses sont correctes et actives afin d’améliorer le taux de délivrabilité
Assurez-vous d'avoir le consentement des destinataires : confirmez que chaque contact a accepté de recevoir vos communications
Placez toutes les adresses mail dans le champ Cci : c'est l'étape essentielle pour garantir la confidentialité de chacun
Mettez votre propre adresse dans le champ « À » : cette pratique évite que le champ du destinataire principal apparaisse vide, ce qui peut aider à déjouer certains filtres anti-spam
Rédigez un objet clair et percutant : il donne envie d'ouvrir l'email pour en savoir plus
Relisez le contenu pour corriger les fautes et vérifier les liens
Contrôlez la taille et le format des pièces jointes : des fichiers trop lourds peuvent être bloqués par les serveurs de messagerie. Si vous devez envoyer des fichiers volumineux, envoyez plutôt un lien vers un site de transfert de fichiers pour ne pas alourdir l’email
Envoyez un email de test à vous-même pour tout valider : cette étape de simulation est indispensable car elle vous permettra de vérifier la mise en page sur ordinateur et smartphone
Outils et extensions Gmail pour gérer efficacement la Cci
Le CRM : l’outil par excellence
L’intégration avec un CRM moderne vous permet une personnalisation poussée de vos campagnes d’emailing et du suivi client par email. Cela fait du CRM un outil parfaitement adapté à l’envoi de masse car il vous évite de faire des erreurs dans la catégorisation de vos contacts (dans le cas de l’envoi d’une newsletter, vos contacts sont automatiquement mis en Cci).
Le CRM Pipedrive propose par exemple des fonctionnalités poussées de tracking des emails qui vous permettent de voir qui a ouvert quel email et s’il y a eu un ou plusieurs clics sur les liens insérés dans le corps de l’email.
Les extensions Google Chrome pour Gmail
Il existe plusieurs extensions Google Chrome (comme l’extension Auto BCC for Gmail) qui vous permettent d’ajouter automatiquement une adresse email (ou plusieurs) de votre choix en Cci à tous les mails que vous envoyez, sans que vous ayez à y penser.
Les outils de publipostage
Les outils de publipostage comme YAMM vous permettent d’envoyer un email personnalisé à une longue liste de destinataires en Cci.
Ces outils utilisent généralement Google Sheets pour le remplissage des données des contacts (adresse email, prénom, etc.) et envoient un email individuel à chaque personne.
Pour conclure
Comme vu tout au long de cet article, l’utilisation du champ Cci dans le milieu professionnel se justifie lorsque la vie privée d'un ou de plusieurs destinataires risque d'être compromise. Ne l’utilisez cependant pas si les personnes incluses dans le mail font partie d’une même équipe ou d’un même projet afin de ne pas impacter la transparence des communications.
