Découvrez les nouvelles options eSignature dans Smart Docs

Nous avons amélioré le module eSignatures dans Smart Docs ! Désormais, vous disposez d’un supplément d’options pour recueillir des signatures et adapter vos documents aux exigences de votre entreprise.

Avec ces améliorations, les utilisateurs de Smart Docs pourront facilement choisir l’emplacement de la signature dans leurs documents et obtenir plus rapidement des informations utiles de leurs signataires.

Smart Docs vous permet de centraliser la totalité du processus de documentation en envoyant vos devis, propositions et contrats depuis Pipedrive. Recevez des notifications lorsque vos clients ouvrent vos documents et demandez-leur une signature électronique pour conclure plus rapidement vos affaires.

Pour les utilisateurs ayant accès à Smart Docs, ce module se trouve sous l’onglet Documents dans la vue d’une affaire, organisation ou personne.

Qu’est-ce qui a changé dans eSignatures ?

Voici les principaux changements que nous avons apportés à la fonctionnalité eSignatures :

• Vous pouvez à présent définir l’ordre des signataires sur la base de critères tels que la pertinence ou l’importance.

• Vous pouvez ajouter des champs de signature partout au sein de votre document et non seulement en bas de page.

• Les signataires peuvent apposer leur signature au format texte ou dessin dans le champ prévu à cet effet.

• Vous disposez de quatre nouveaux champs : Signature, Initiales, Case à cocher et Saisie textuelle.

Vous pouvez également configurer vos champs de signatures en les réglant sur « requis ». Le champ Signature est un champ obligatoire, autrement dit, il est impossible de le régler sur « facultatif », contrairement aux trois autres champs. Veuillez noter que le champ Initiales est par défaut réglé sur « requis », et les champs Case à cocher et Saisie Textuelle sur « facultatif ».

Vous pouvez également formater la saisie textuelle comme suit :

• texte indicatif

• taille de la police

• style gras

• style italique

• style souligné

Pour configurer la saisie, employez tout simplement notre interface d’édition intuitive : elle vous permet d’ajuster et de définir des champs différents pour chacun de vos signataires ou documents.

En quoi ces changements peuvent-ils m’aider ?

Cette mise à jour fonctionnelle vous aidera à :

• Gagner du temps grâce aux champs de saisie. Mettez fin aux va-et-vient en recueillant les détails cruciaux à l’avance, par exemple les coordonnées bancaires de vos signataires.

• Agréger des données cruciales. Collectez des informations commerciales importantes, type numéro d’immatriculation fiscale ou SIRET, à partir de vos contrats et factures.

• Obtenir tous les renseignements dont vous avez besoin. Veillez à ce que vos signataires fournissent tous les détails nécessaires grâce à l’option « champ requis ».

• Personnaliser vos documents selon vos exigences. Ajustez vos documents en fonction de vos besoins commerciaux et juridiques. Vous pouvez par exemple intégrer un champ Initiales à chaque page de votre document ou insérer des champs Signature dans des sections spécifiques.

• Simplifier l’expérience utilisateur pour vos signataires. Les nouveaux champs fournissent des instructions plus claires à vos signataires et leur permettent même de choisir parmi plusieurs méthodes (dessin ou saisie textuelle).

Découvrez-en plus sur la fonctionnalité Smart Docs.

Smart Docs est inclus dans les packs Professionnel, Power et Entreprise. Les utilisateurs des packs Essentiel et Avancé peuvent ajouter l’extension Smart Docs à leur abonnement, ou l’essayer gratuitement pendant 14 jours.