Elektronische Signatur: legal oder nicht? Ein Leitfaden

Ob Nachbarunternehmen oder internationaler Kunde – elektronische Signaturen sind die Lösung, wenn es darum geht, unkompliziert und zeitnah Unterschriften von überall zu leisten oder einzuholen.

Das Arbeiten im digitalen Umfeld boomt, während elektronische Dokumente zunehmend als neuer Standard betrachtet werden. Gleichzeitig werden digital signierte Dokumente immer beliebter.

Wie bei allen neuen Entwicklungen gibt es aber auch Unsicherheiten. Manchmal wird die Befürchtung geäußert, dass das Unterzeichnen von Dokumenten mit elektronischen Signaturen nicht rechtsverbindlich sein könnte. Der Irrglaube ist, dass eine elektronische Unterschrift weniger Rechtsgültigkeit besitzt als eine handschriftliche.

Sind elektronische Signaturen also rechtlich bindend? Die Antwort ist einfach: Ja. Eine digitale Signatur ist grundsätzlich ebenso rechtsgültig wie eine handschriftliche Unterschrift. In mehr als 180 Ländern ist die elektronische Unterschrift bereits zugelassen.

Im Folgenden haben wir die wichtigsten Details zu den juristischen Aspekten der Gesetzgebung aufgeschlüsselt und zeigen Ihnen, wie Sie ein geeignetes Tool für elektronische Signaturen für Ihr Unternehmen auswählen können.

E-Signatur: Was ist das?

Mit einer elektronischen Signatur können Sie Dokumente per Klick signieren und so Unterschriften schnell erteilen und einholen. Sie und Ihre Vertragspartner müssen dafür keine physische Unterschrift mehr leisten, was den Prozess der Vertragsunterzeichnung in der Regel beschleunigt. Das Wichtigste in Kürze:

• Die elektronische Signatur ist ein Pendant zur handschriftlichen Unterschrift.

• Die Rechtsgültigkeit einer elektronischen Unterschrift entspricht in den meisten Ländern der einer Unterschrift auf Papier (Beachten Sie grundsätzlich die aktuelle Gesetzgebung in Ihrem Land und in dem Land, in dem Ihre Mitunterzeichner leben).

• Elektronische Unterschriften werden immer häufiger verwendet, denn sie vereinfachen den Kaufprozess enorm – und der Markt wächst.

• „Elektronische Signatur" wird landläufig als Oberbegriff für verschiedene Arten von elektronischen Signaturen verwendet. Dazu gehören auch digitale Signaturen. Was elektronische Signaturen und digitale Signaturen unterscheidet, erfahren Sie im Folgenden.

Elektronische versus digitale Signatur: ähnlich, aber nicht gleich

Die Begriffe „elektronische Signatur” und „digitale Signatur” werden häufig synonym verwendet. Auch dienen beide ähnlichen Zwecken. Aber:

• Eine digitale Signatur ist eine gehobene Untergruppe der elektronischen Signatur. Sie verfügt über einen höheren Grad von Verifizierung und Authentifizierung der unterzeichnenden Person sowie der Integrität des Dokuments.

• Ihr Funktionsumfang im Hinblick auf Sicherheit, Backend-Tools und Compliance ist größer als die der einfachen elektronischen Unterschrift.

• Für jede digitale Signatur wird ein erweiterter Kontrollpfad erstellt, der Transparenz schafft.

• Digitale Signaturen verwenden einen Algorithmus, der für jedes Dokument eine Art digitalen Fingerabdruck oder privaten Schlüssel erstellt.

• Eine besondere Rolle spielen dabei die Public-Key-Infrastrukturen (PKI), bei denen es sich um eine Reihe von Richtlinien und Verfahren handelt, die für die Erstellung und Ausgabe digitaler Zertifizierungen erforderlich sind.

• Mit dem Feature Smart Docs von Pipedrive, das auf die speziellen Anforderungen der Vertriebsbranche zugeschnitten ist, können Sie digitale Signaturen sicher und umstandslos einholen. Die Software verfügt über eine Public-Key-Infrastructure (PKI) sowie eine Zertifizierung für zusätzliche Sicherheit.

Dank des zentralisierten Dokumentationsprozesses und der Cloud-Speicherfunktionen von Pipedrives Smart Docs können Sie als Benutzer Ihre Deals bequemer und zügiger abschließen. Ideal, wenn Sie von unterwegs aus arbeiten.

Bei allen Vorteilen der elektronische Signatur sollten Sie deren rechtliche Implikationen natürlich auch kennen:

Elektronische Unterschrift: Ist sie rechtsverbindlich?

Elektronische Signaturen sind in den meisten Ländern der Welt rechtsverbindlich. In Europa und den Vereinigten Staaten basiert die Verwendung elektronischer Signaturen auf speziellen Gesetzen. An anderen Orten, wie z. B. in Mexiko, gibt es keine einheitliche Gesetzgebung, aber es gibt eine rechtliche Anerkennung.

In den meisten Ländern der Europäischen Union, darunter auch in Deutschland, sind elektronische Signaturen seit Anfang der 2000er Jahre gesetzlich anerkannt. Mit der Verabschiedung der eIDAS-Verordnung im Jahr 2016 wurden die Akzeptanz und das Verfahren für elektronische Signaturen europaweit vereinheitlicht.

Gemäß EU-Verordnung muss ein Dokument oder ein Vertrag in der Regel nicht mehr handschriftlich unterzeichnet werden, um Rechtswirkung zu entfalten. Je nach Typ des Vorgangs ergeben sich jedoch einige Unterschiede, die die folgende Klassifizierung zeigt.

Elektronische Signaturen: Klassifizierung

Aus juristischer Perspektive ergibt sich der Anwendungsbereich digitaler Signaturen aus der Art des zu unterzeichnenden Dokuments. Je nach Dokumententyp gelten bestimmte Sicherheitsvorgaben. Folgende Liste der Klassifizierungen verschafft Ihnen einen ersten Überblick:

Qualifizierte elektronische Signatur (QES): die höchste Sicherheitsstufe

Dokumente, für die die Schriftform vorgeschrieben ist, benötigen eine „qualifizierte elektronische Signatur”. Für diesen Standard gelten strenge Anforderungen, da er fast alle händischen Unterschriften ersetzen kann.

Eine elektronische Verschlüsselung und ein digitales Zertifikat sind für qualifizierte Signaturen vorgeschrieben.

Für die Erstellung der QES wird ein Zertifikat von einem Vertrauensdiensteanbieter (VDA) für eine natürliche Person erstellt, die die alleinige Kontrolle über die elektronischen Daten hat.

Fortgeschrittene elektronische Signatur: die mittlere Sicherheitsstufe

Der Schutz vor Fälschung und Manipulation steht bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) im Vordergrund. Mit Hilfe eines einmaligen Signaturschlüssels kann der Unterzeichner eines Dokuments identifiziert werden. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass das Dokument im Nachhinein nicht mehr verändert wird.

Einfache elektronische Signatur: der Standard

Die meisten Verträge unterliegen der Formfreiheit. Das bedeutet, dass sie mit jeder Form von digitaler Signatur rechtsgültig sind. Eingescannte Unterschriften, E-Mail-Signaturen oder auch der Schriftzug auf dem Tablet sind Ausformungen der einfachen elektronischen Signatur.

Elektronische Unterschrift: Hier ist sie nicht erlaubt

Es gibt einige wenige Anwendungsfälle, bei denen die digitale Unterschrift nicht ausreicht.

In Deutschland ist die elektronische Form der Signatur beispielsweise für ein Dienstzeugnis (§630 BGB, § 109 GewO), eine Kündigung oder Auflösung eines Arbeitsverhältnisses (§623 BGB) oder eine Bürgschaftserklärung nicht rechtsgültig.

Regelungen zu elektronischen Unterschriften außerhalb der EU

Vereinigte Staaten

In den Vereinigten Staaten sind elektronische Signaturen im Rahmen des Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, kurz ESIGN, legal. Außerdem gelten die bundesstaatlichen und territorialen Versionen des Uniform Electronic Transactions Act (UETA).

Unter ESIGN sind Unterschriften und elektronische Aufzeichnungen abgedeckt, wenn sie sich auf eine Transaktion beziehen. Eine Transaktion im Sinne von ESIGN ist eine Reihe von Handlungen, die mit der Abwicklung von Geschäfts-, Handels- oder Verbraucherangelegenheiten verbunden sind.

Als elektronische Signatur gilt jeder Vorgang, jedes Geräusch oder jedes Symbol, das mit einer Aufzeichnung verbunden ist und zum Unterschreiben verwendet wird. Nach amerikanischem Recht kann einer elektronischen Unterschrift nicht die Rechtsgültigkeit oder Durchsetzbarkeit abgesprochen werden, nur weil sie in elektronischer Form vorliegt.

Vereinigtes Königreich

Die Verwendung elektronischer Signaturen ist in Großbritannien seit dem Jahr 2000 aufgrund des Electronic Communications Act aus dem gleichen Jahr legal.

Im Jahr 2016 hat das Vereinigte Königreich die Richtlinien der Europäischen Union für die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen übernommen.

Inzwischen sind die Verordnungen zur elektronischen Identifizierung und zum Vertrauensdienstegesetz (VDG von 2017) für elektronische Transaktionen seit 2019 in Kraft.

Im Wesentlichen gibt es in ganz Großbritannien einheitliche Gesetze und Richtlinien, die die Verwendung elektronischer Signaturen und Aufzeichnungen grundsätzlich zulassen.

Brasilien

Die Medida Provisoria 2.200-2 gibt Unternehmen die Möglichkeit, in Brasilien elektronische Signaturen zu verwenden. Das Gesetz ist seit 2001 in Kraft, und auch hier gilt, dass diese elektronische Signaturen nicht nur im Geschäftsleben verwendet werden, sondern auch gerichtsverwertbar sind.

Eine handschriftliche Unterschrift ist in Brasilien nicht erforderlich, um die Gültigkeit eines Vertrags nachzuweisen. Elektronische Signaturen können auch als Nachweis für Verträge und zur Bereitstellung von Unterlagen verwendet werden, wenn sie als Beweismittel vor Gericht dienen sollen.

Elektronische Signatur erstellen: Das sind die Vorteile

Die Integration einer Signaturerstellungseinheit in Ihrem Unternehmen bringt eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich:

• Mit einem eSign-Tool wird die Vertragsabwicklung beschleunigt, da das sonst übliche Drucken, Scannen und Versenden von Papierdokumenten wegfällt. Ihre Geschäfte können Sie dadurch schneller abschließen, der Prozess wird dynamischer.

• Sie sparen Geld, denn durch den papierlosen Arbeitsablauf fallen keine Porto- und Transportkosten an.

• Erweiterte Sicherheitskontrollen schützen Daten und Dokumente, wenn Sie elektronische Signaturen verwenden. Ein definierter Prüfpfad, der alle Beteiligten involviert, sorgt für mehr Transparenz, Produktivität und Sicherheit. Insbesondere im Falle von Streitigkeiten oder Problemen kann er von entscheidender Bedeutung sein.

• Kundenfreundliche, einfache Prozesse entscheiden oft darüber, ob Sie ein Geschäft abschließen oder verlieren. Das Angebot von eSign-Optionen vereinfacht den Ablauf für Ihre Kundinnen und Kunden, denn sie können Dokumente jederzeit und von überall aus unterschreiben.

• Sie erhalten einen zentralen Überblick über die Verträge. Den Zugang zur Statuskontrolle für den Vertrieb legen Sie selbst fest.

• Wenn Sie Smart Docs verwenden, können Sie den unterzeichneten Vertrag wahlweise im entsprechenden Pipedrive-Deal speichern, um die Zugänglichkeit zu verbessern.

• Reduzieren Sie die Umweltbelastung. Unternehmen sollten die Werte ihrer Kunden spiegeln, und der weitestgehende Verzicht auf Papier ist eine hervorragende Möglichkeit, umweltfreundliche Werte und Ziele zu demonstrieren.

• Verbessern Sie die Zusammenarbeit. Sammeln Sie alle wichtigen Informationen an zentraler Stelle, halten Sie Ihre Deals in Gang und tauschen Sie Informationen bei Bedarf intern aus.

Die Wahl des richtigen eSign-Tools für Ihr Unternehmen

Angesichts der zahlreichen Vorteile ist die Implementierung eines Signatur-Tools für Ihr Unternehmen sicher eine Überlegung wert. Was gibt es dabei zu bedenken?

• Die erste Überlegung betrifft Ihren Bedarf: Was benötigen Sie wirklich? Wie viele Benutzer brauchen zum Beispiel Zugriff auf eSign-Dokumente? Wie sieht es mit dem Zugriff von Abteilungen aus? Benötigen Sie Cloud-Speicher oder PDF-Optionen? Mit Smart Docs von Pipedrive erhalten Sie eine skalierbare Lösung, die den aktuellen Anforderungen Ihres Vertriebsteams entspricht, aber auch für zukünftige Entwicklungen gerüstet ist.

• Eine reibungslose Implementierung und eine benutzerfreundliche Oberfläche sind ebenfalls zu berücksichtigen. Die Tools, für die Sie sich entscheiden, sollten sich problemlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren lassen. Das Onboarding sollte außerdem so einfach sein, dass Ihr Team schnell mit dem elektronischen Signieren anfangen kann.

• Können Sie Dokumente automatisch ausfüllen? Mit Smart Docs von Pipedrive können Benutzer Dokumente automatisch ausfüllen. Sie können Vorlagen erstellen, um Produktdetails und Informationen automatisch aus Ihrem Katalog oder aus einem benutzerdefinierten Pipedrive-Feld zu übernehmen. Diese Funktion führt zu einer schnelleren Angebotserstellung und weniger Fehlern, da weniger Details manuell eingegeben werden müssen.

• Bekommen Sie eine Benachrichtigung, wenn ein Kunde ein Dokument öffnet? Smart Docs verfügt über Tracking-Tools. Als Vertriebsexperte ist es wichtig, den richtigen Zeitpunkt für die Nachverfolgung und den Abschluss eines Geschäfts zu bestimmen - die Nachverfolgungsfunktionen von Smart Docs können Ihnen dabei helfen. Bei Bedarf können Sie auch Erinnerungen versenden.

• Welche Funktionen vereinfachen die Zusammenarbeit? Es sollte simpel und effizient sein, einem ganzen Team sofortigen Zugriff auf Vorlagen und Dokumente zu geben. Mit Smart Docs können Sie bis zu zehn Unterschriften auf einem einzigen Dokument sammeln.

• Wie benutzerfreundlich ist das System für Ihre Kundschaft? Sie haben zwar schon die physischen Einschränkungen einer handschriftlichen Unterschrift beseitigt, aber wenn Ihr Kunde ein Plugin oder eine Datei herunterladen muss, kann das auch eine Hürde darstellen. Bei der Auswahl eines Tools zum Einholen von Unterschriften sollten so wenige Schritte wie möglich erforderlich sein.

• Lässt sich das eSign-Tool mit Ihren bestehenden Systemen und Tools integrieren? Suchen Sie nach einer Lösung wie Smart Docs mit Google Drive-Integration per Mausklick oder mit Microsoft OneDrive-Integration.

• Können Sie PDFs freigeben? Die Benutzer sollten in der Lage sein, bei Bedarf ein PDF-Dokument mit einem verfolgbaren Link weiterzugeben.

• Ist die Speicherung automatisiert? Smart Docs verfügt über eine automatische Speicherung und einen Prüfpfad, der alle Beteiligten einbezieht.

• Ist das elektronische Signatur-Tool sicher? Smart Docs verfügt über eine Ent- und Verschlüsselungstechnologie. Das Tool verwendet außerdem eine Verifizierung mit identifizierbaren Daten, einschließlich IP-Adressen. Sobald die erforderlichen Unterschriften eingeholt sind, wird das Dokument mit der Private Key Infrastructure verschlüsselt, zertifiziert und mit einem Zeitstempel versehen.

Abschließende Überlegungen

Im digitalen Schriftwechsel sorgen elektronische Signaturen für Schnelligkeit und Rechtsverbindlichkeit. Sie bieten ein hohes Maß an Sicherheit und können handschriftliche Unterschriften weitgehend ersetzen. Dieses gilt in vielen Ländern, was besonders für Vertriebsteams, die mit internationalen Kunden arbeiten, sehr hilfreich ist.

Ein elektronisches Signatur-Tool ist kundenfreundlich, bequem und kostengünstig. Der Status eines Dokuments ist für Sie als Anwender jederzeit einsehbar.

Erfahren Sie mehr über das Smart Docs-Tool von Pipedrive, mit dem Sie schnell und einfach Unterschriften mit nur einer E-Mail-Adresse anfordern können.

Überzeugen Sie sich selbst vom beschleunigten Geschäftsablauf, indem Sie Pipedrive 14 Tage lang kostenlos testen.

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