Workflow Automatisierung - Alles, was Sie wissen müssen

Workflow Automation spart Zeit und steigert zugleich die Effizienz. Sie basiert auf einer Reihe automatisierter Aktionen, die die täglichen Prozesse optimieren und die Zusammenarbeit im Unternehmen auf ein neues Niveau bringen.

In diesem Artikel zeigen wir, wie automatisierte Arbeitsabläufe Ihr Business in neue Sphären katapultieren können. Dabei erfahren Sie, wie sie funktionieren und wie Sie davon profitieren, während wir einige unserer bevorzugten, aktuell verfügbaren Prozesslösungen untersuchen.

1. Was ist Workflow Automation?
2. Wie alltägliche Geschäftsabläufe automatisiert werden können
3. Wie kann die Workflow Automation Ihr Geschäft zusätzlich unterstützen?
4. Fünf Workflow Automation-Lösungen
5. Wie Sie Ihre Verkaufsprozesse automatisieren
6. Warum Sie Workflow Automation einsetzen sollten

Wir sind der Meinung, dass eine Workflow Marketing Automation der Schlüssel zum Erfolg jedes Unternehmens ist.

Eine Studie von CMO Council ergab, dass Unternehmen jedes Jahr mindestens 1 Billion $ aufgrund von schlecht ausgeführten Aufgaben verlieren, was zu verschenkter Produktivität und schlechtem Lead Management führt.

Auf diese Weise führen schwaches Lead Management und die bei der manuellen Eingabe von Daten verschenkte Zeit zu einem beträchtlichen Geldverlust - insbesondere, da diese Aufgaben leicht automatisiert werden könnten.

Bill Gates hat einmal als Grundregel für jeden Technologieeinsatz in Unternehmen gesagt, dass die Automatisierung eines effizienten Vorgangs dessen Effizienz zusätzlich steigert.

Es ist genau diese Effizienz, die immer mehr Unternehmen dazu bringt, auf automatisierte Abläufe zu setzen und damit ihre Produktivität und Gewinnsituation zu verbessern.

Und das liegt nicht daran, dass ihre Mitarbeiter überflüssig werden, sondern dass sie durch die Automatisierung mehr Zeit für ihre Verkaufsaufgaben und die Pflege von Geschäftsbeziehungen bekommen, wodurch sie höhere Einnahmen erzielen.

Was ist Workflow Automation?

Workflow Automation besteht aus der Identifikation von Arbeitsaufgaben, die mithilfe von Technologien, digitalen Apps und weiteren Tools automatisiert werden.

Dabei geht es insbesondere um Bereiche wie Lead Management, Dateneingabe, Schreiben von Follow-up E-Mails sowie Aufgaben der Personalabteilung und des Marketings. Der Umstieg von einer manuell erledigten Aufgabe in einen automatisiert ablaufenden Prozess spart Ihrem Unternehmen dabei nicht nur Geld, sondern verringert zugleich das Risiko für menschliche Fehler.

Es gibt also mehrere Gründe, warum Unternehmen eine Workflow Marketing Automation umsetzen. Zu den Bereichen, die verbessert werden, gehören

• Effizienz
• Mitarbeiterzufriedenheit (weil niemand die stundenlange manuelle Eingabe von Daten mag)
• Daten- und Aufgabengenauigkeit
• Produktivität

Bevor wir darauf eingehen, wie Workflow Automation Ihrem Unternehmen helfen kann, lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie sie Ihr Budget unterstützt.

Angenommen, ein Mitarbeiter verbringt 12 Wochenstunden mit manueller Dateneingabe.

Bei einem angenommenen Stundenlohn von 50€ wird schnell deutlich, was Ihr Unternehmen das kostet:

50€ (Stundenlohn) x 12 (wöchentliche Arbeitsstunden) = 600€

Somit kostet ein Prozess, der sich leicht automatisieren ließe, Ihr Unternehmen 600€ die Woche.

Mit automatisierten Prozessen sparen Sie also viel Geld, während Ihre Beschäftigten gleichzeitig zufriedener sind.

Welche Bereiche gibt es jenseits der automatisierten Dateneingabe, in denen Workflow Automation Ihr Unternehmen voranbringen kann?

Wie Sie normale Geschäftsprozesse automatisieren

Geschäftsprozesse aus Bereichen wie Marketing, Finanzen und sogar dem Personalwesen können mithilfe von Workflows automatisiert werden.

Wir zeigen Ihnen eine Reihe verschiedener Wege, wie alltägliche Geschäftsabläufe von der Automatisierung gewöhnlicher Prozesse profitieren können.

1. Sie können Ihr Marketing automatisieren

Mit einer Workflow Marketing Automation lässt sich eine Reihe Ihrer gewöhnlichen Marketingaufgaben automatisieren. Beispiel E-Mail-Marketing: Dieses ist bei der Neukundengewinnung 40 mal effektiver als Facebook und Twitter zusammen, weshalb Sie es sich nicht leisten können, diesen Marketingkanal einfach zu ignorieren.

Durch den Einsatz eines Marketing Automation-Systems können Sie Ihr E-Mail-Marketing bei der Aussendung von E-Mail-Angeboten an neue Kontakte quasi auf Autopilot stellen. Damit sparen Sie viel Zeit, da es durchschnittlich mindestens sieben Kontakte benötigt, um einen qualifizierten Lead zu generieren und Ihr Team einen großen Teil seiner täglichen Arbeit mit all den dafür erforderlichen E-Mails verbringt.

Aber Marketing Automation eignet sich nicht nur für das Onlinegeschäft.

So nutzt der Hersteller Telaeris einen automatisierten E-Mail-Prozess, um neue Kunden zu akquirieren, nachdem der Erstkontakt auf Messen hergestellt wurde. Anstatt nach jeder Messe einen Stapel Visitenkarten Staub ansammeln zu lassen, werden diese zu einem automatisierten E-Mail-Funnel hinzugefügt.

Durch Einsatz einer automatisierten E-Mail-Marketing-Lösung verschickt Telaeris an jede Person, die während der Messe ihre Visitenkarte hinterlegt hat, eine E-Mail mit dem Inhalt „Vielen Dank für Ihren Besuch an unserem Stand. Es war schön, Sie kennenzulernen.“

Dies gibt dem Unternehmen die Möglichkeit, die Kommunikation mit den Kontakten weiter fortzuführen. Telaeris’ automatisierter E-Mail-Prozess sieht dabei wie folgt aus:

• Eine Stunde nach Hinzufügung des Kontakts wird automatisch eine E-Mail mit dem Inhalt „Es war toll, Sie kennenzulernen“ versendet
• Am zweiten Messetag wird folgende Rundmail verschickt: „Wir laden Sie heute an unserem Stand zu Bier und Snacks ein. Kommen Sie vorbei.“
• Am letzten Messetag folgt eine E-Mail: „Besuchen Sie uns um 14.00 Uhr an unseren Stand und erfahren Sie, ob Sie ein iPad gewonnen haben! Um den Gewinn in Empfang zu nehmen, müssen Sie vor Ort sein.“
• Ein Tag nach Beendigung der Messe: „Wir hoffen, Sie sind sicher wieder nach Hause gekommen? Hier einige Informationen zu unserem Produkt, um die Sie gebeten hatten.“
• Drei Tage später wird der Kontakt zu den Lead-Generierungs-Kampagnen hinzugefügt.

Alles, was es für den Start der Kampagne benötigte, war die Integration der E-Mail des Neukontaktes in den automatisierten Prozess. Der Rest verläuft vollkommen von selbst. Mit Drip-Marketing-Kampagnen können Sie ähnliche Sequenzen einstellen.

2. Sie können Ihr Personalwesen automatisieren

Wenn ein Unternehmen neu eingestellte Personen eingliedern und schulen will, kann dieser Prozess für die Mitarbeiter im Personalwesen zum unvermeidlichen Zeitschlucker werden.

Dank automatisierter Abläufe können Sie den Großteil davon zeitsparend erledigen.

Wenn ein neu eingestellter Mitarbeiter anfängt, muss jemand im Personalwesen sämtliche Details der Person (persönliche Informationen, Steuernummern, Adressen, etc.) manuell in das Lohnabrechnungssystem einpflegen.

Dann müssen all diese Daten in weitere Systeme, wie beispielsweise für Versicherung, Krankenkasse oder Spesenabrechnung, eingetragen werden. Sie sehen wohin das führen kann? Diese Technik lässt viel Raum für menschliche Fehler.

Durch die Automatisierung des Prozesse kann Ihr Unternehmen nicht nur den unglücklichen Mitarbeiter von der manuellen Eingabe all dieser Daten befreien und eine Menge Zeit dabei sparen, sondern sicherstellen, dass Ihre Datenbanken sehr viel genauer gepflegt sind. Wenn es richtig umgesetzt wird, können die Prozesse in Ihrer Personalabteilung:

• Durch schnelle Datenverarbeitung, -eingliederung die Produktivität steigern
• Die Lager- und Druckkosten, die mit der papierbasierten Personalverwaltung einhergehen, reduzieren
• Sicherstellen, dass Ihr Unternehmen Richtlinien für Mitarbeitergesundheit und -schutz einhält
• Ihr Unternehmenswachstum durch effizientere Einstellungsverfahren verstärken (je weniger Zeit für langwierige HR-Prozesse bei Neueinstellungen verbraucht werden, desto mehr Zeit haben Sie für deren Training)
• Ihnen mehr Zeit geben, Ihre Prozesse in der Personalabteilung zu analysieren und daraufhin zu verschlanken

3. Sie können Ihr Rechnungswesen automatisieren

Laufen Ihre Prozesse im Rechnungswesen nicht rund?

Sie wissen, was wir meinen. Gibt es von Seiten Ihrer Mitarbeiter viele Anfragen zu Reisen und Rückerstattungen oder Budgetbestätigungen, die darauf warten, genehmigt zu werden (und die Engpässe verursachen)?

Menschliche Fehler können logistische Albträume für Unternehmen nach sich ziehen.

Die gute Nachricht ist, dass sich die meisten der Prozesse, die wie geschaffen für menschliche Fehler sind (Dateneingabe etc.), automatisiert werden können.

Sobald menschliche Fehler aus Ihren Prozessen verschwinden, geschieht dasselbe mit dem dafür verschwendeten Zeit- und Kostenaufwand.

Die Erstellung eines automatisierten Workflows zum Handling dieser speziellen Aufgaben kann Ihnen helfen, viel Zeit einzusparen und dazu sicherstellen, dass Ihr Team nicht unzufrieden wird, weil es zu lange auf Urlaubsgenehmigungen oder Kostenrückerstattungen warten muss

Sie können einen automatisierten Ablauf erstellen, damit:

• Teammitglieder automatisch ihre Ausgaben und Spesenabrechnungen einpflegen können, anstatt langwierig E-Mails mit Ihrer Buchhaltung auszutauschen
• Reiseanfragen automatisch genehmigt werden, wenn sie bestimmte Vorgaben erfüllen
• Zahlungsprozesse verknüpft werden um automatisch Rechnungen und Ausgaben zusammenzuführen

Finanzielle Engpässe können für Ihre Mitarbeiter äußerst frustrierend sein. Nehmen Sie ihnen die Angst und automatisieren Sie Prozesse, wo immer es geht.

Wie kann Workflow Automation Ihrem Unternehmen außerdem helfen?

Neben bereichsspezifischen Verbesserungen kann Workflow Automation über alle Abteilungen hinweg die Gesamtproduktivität Ihres Unternehmens steigern.

Schließlich hilft eine rundum partnerschaftliche Arbeitsumgebung neben Stabilität innerhalb der Abteilungen dem ganzen Unternehmen bei der Erreichung seiner optimalen Produktivität.

1. Sie gibt jedem Mitarbeiter klare Abläufe und Prozesse

Weiß jeder Ihrer Mitarbeiter genau, für welchen Teil des Geschäftsprozesses er verantwortlich ist? Wie funktioniert Ihre Team-interne Kommunikation?

Egal, für wie gut Sie Ihre internen Prozesse halten, Kommunikation und Transparenz zählen für alle Unternehme zu den Problemfeldern.

Mitarbeiter könnten der Ansicht sein, dass sie nicht so gut informiert sind, wie sie es eigentlich sein sollten. Oder sie könnten das Gefühl haben, dass ihre Prozesse ins Stocken geraten, weil sie mit dem Start Ihrer Arbeit jedes Mal warten müssen, bis eine andere Abteilung ihren Teil der Aufgabe erledigt hat.

Die Automatisierung von Prozessen ist der beste Weg, um dieses Problem zu lösen. Auf diese Weise weiß jede Person, wo sie bei Erledigung ihrer Aufgabe steht. Deshalb ist eine Ablaufübersicht oder eine automatisierte Pipeline eine effiziente Methode, damit all Ihre Mitarbeiter stets auf dem aktuellen Stand sind.

2. Prozessautomatisierung führt zu mehr Verantwortungsbewusstsein bei Ihren Mitarbeitern

Wie oft wurden Sie schon Zeuge, wenn jemand eine Aufgabe aufgrund schlecht ausgeführter Prozesse nicht gut erfüllt hat? Das ist bei administrativen Tätigkeiten nicht unbedingt ein großes Problem, aber wenn es Ihre Vertriebsaktivitäten betrifft, kann dies Ihre Ertragssituation erheblich beeinträchtigen.

Die Erstellung fester Abläufe stellt sicher, dass sich durch automatisierte Erinnerungen und Hinweise jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit seiner Verantwortung bewusst ist.

So behalten nicht nur alle Mitarbeiter den Überblick, sondern sie werden für die fristgerechte Erledigung ihrer Aufgaben verantwortlich gemacht.

Also keine verpassten Fristen mehr, denn jeder sieht, woran und an wem es lag.

Was Ihnen die Workflow Automation von Pipedrive bietet

Jetzt, wo Sie wissen, wie Workflow Automation Ihr Geschäft unterstützen kann, ist der nächste Schritt, die passende Lösung zu wählen.

Pipedrives Sales-CRM wurde speziell dafür entwickelt, damit Teams keine Zeit für wiederkehrende Aufgaben verschwenden. Dabei kann Ihnen insbesondere eine Funktion helfen, Ihre Prozessabläufe zu automatisieren.

Diese Funktion in Pipedrives Workflow Automation-Software ist für alle unsere Advanced-, Professional- und Enterprise-Kunden verfügbar (falls Sie noch kein Pipedrive-Kunde sind, können Sie unser CRM 14 Tage lang testen und sofort mit der Workflow Automation beginnen).

Wir wollen Ihnen so viele administrative Tätigkeiten wie möglich abnehmen, damit menschliche Fehler, die erfolgreiche Deals gefährden, vermieden werden. Nach Umsetzung der neuen Funktion können Sie die ganze eingesparte Zeit für wichtigere Aufgaben wie Verkaufsgespräche und weitere Aktivitäten investieren.

Wir stellen vor: Unser brandneues, die Admin-Arbeit obsolet machendes Workflow Automation-Feature. Workflow Automation wird viele Wochenstunden an Admin-Tätigkeit umgehend beenden.

Die neue Pipedrive-Funktion erledigt automatisch monotone Aufgaben. Sie müssen nur auf Basis der jeweiligen Faktoren die passenden Aktionen konfigurieren, woraufhin die nervende Admin-Arbeit sofort automatisiert erfolgt.

Workflow Automation wird Ihnen helfen, all die störenden menschlichen Fehler abzustellen, die die korrekte Dateneingabe sowie Ihre Berichte und Prognosen stören und manchmal sogar dazu führen, dass Sie aufgrund ausbleibender Nachverfolgung oder verlorengegangener Informationen Deals nicht zum Abschluss bringen können

Von Ihrem Pipedrive-Dashboard aus können Sie alles verwalten: Ihre Pipeline, E-Mails, Aktivitäten und den Fortschritt bei Ihren Deals.

Viele alltägliche Aufgaben, wie Kunden-E-Mails nach Aufsetzen eines Vertrages oder die Erstellung von Follow-Ups, wiederholen sich und sind zeitaufwändig - gerade, wenn Sie diese Tätigkeiten mehrmals täglich erledigen.

Workflow Automation eliminiert diese Aufgaben, indem sie diese für Sie erstellt. Sie müssen nur die passenden Aktionen einstellen. Dann können Sie sich zurücklehnen und dabei zusehen, wie die Magie sich entfaltet.

Workflow Automation in 5 Schritten:

1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild und gehe Sie zu auf ‘Automatisierung’
2. Klicken Sie auf ‘Workflow hinzufügen’, geben Sie ihm einen einprägsamen Namen und fügen Sie den Auslöser hinzu, der den Start des automatisierten Prozesses markieren soll
3. Sie können darüber hinaus die Konditionen des jeweiligen Deals angeben, wenn Sie sicherstellen wollen, dass die gewünschte Aktion tatsächlich nur ausgelöst wird, wenn die spezifizierten Konditionen erfüllt sind
4. Klicken Sie ‘Aktion erstellen’, um festzulegen, was automatisch geschehen soll, wenn Sie einen neue Deal erstellt haben
5. Nachdem Sie die Aktion festgelegt haben, können Sie den Prozess aktivieren. Dieser wird dann unter ‘Von mir erstellt’ in den Einstellungen der Workflow Automation angezeigt

Sie haben die Wahl, ob Sie Ihre Prozesse so groß oder so klein wie möglich gestalten. Dazu können Sie weitere Aktivitäten zu einem Prozess hinzufügen, um Ihre Vertriebsabläufe weiter zu verschlanken.

Wenn Sie bei der Gestaltung Ihrer eigenen automatisierten Abläufe Hilfe benötigen, finden Sie in unserem Workflow Automation Support Center eine Anleitung mit einer detaillierten Darstellung des Prozess-Setups.

Fünf weitere Lösungen für automatisierte Workflows

Hier sind fünf der besten erhältlichen Software Verwaltungs-Tools für die Sales Automation, mit denen Sie Ihre Produktivität und Einnahmen erheblich steigern können.

1. ProcessMaker

ProcessMaker ist eine Workflow Automation-Lösung, die auf das Business Process Management (BPM) in Unternehmen spezialisiert ist.

Die Plattform gibt Teams mithilfe eines intuitiven Interfaces die Werkzeuge, die sie benötigen, um ihre Effizienz bei Erstellung, Betrieb, Analyse und Optimierung ihrer Geschäftsprozesse zu verbessern.

Die Lösung funktioniert sowohl On-Premise als auch in der Cloud und Ihre Teams können mit ihr individuelle Abläufe erstellen. Sie bietet genau den Anpassungsgrad, den Unternehmen von einer ihren Anforderungen entsprechend individualisierbaren Lösung erwarten.

2. Nintex

Nintex ist einer der populärsten Anwendungen für Unternehmen, die ihre Prozesse automatisieren möchten.

Die Lösung bietet Unternehmen ein einfach zu nutzendes Dashboard, um ihre Ablaufprozesse zu erstellen, zu verwalten, zu automatisieren und zu optimieren.

Durch den Einsatz des Drag & Drop-Tools von Nintex können Sie leicht Prozesskarten, Workflows, Abläufe, Dokumente und Formulare erstellen.

Darüber hinaus sind Zeit- und Aufgabenmanagement sowie Compliance-Tracking wertvolle Funktionen, die Nintex zu einer exzellenten Workflow-Anwendung machen.

3. Fluix

Fluix ist eine Lösung für die B2B-Workflow Automation, die den Schwerpunkt auf die Verhinderung menschlicher Fehler in der täglichen Arbeit von Vertriebsteams setzt.

Die Workflow Automation-Software ist spezialisiert auf den Ausschluss:

• menschlicher Fehler, die zu Datenverlusten oder fehlerhaften Kalkulationen führen
• fragmentierter Geschäftsprozesse, die zu sehr von manueller Arbeit abhängen
• von Zeitverlust aufgrund von Hinzufügung und Nachbearbeitung von Informationen
• von Datenlecks, die zu erheblichen Strafen und dem Verlust von Umsatz an die Konkurrenz führen

Mithilfe des Fluix-Dashboards können Teams Checklisten führen, Arbeitsaufgaben einreichen, Verträge unterzeichnen und Unterschriften von Kunden empfangen sowie Käufe genehmigen und Prüfungen durchführen.

Danach werden die Daten in das System-Dashboard übernommen, sodass der Rest des Teams sie in Echtzeit bearbeiten kann.

4. Zapier

Zapier verschafft Teams die Möglichkeit, sich mit über 1.000 Web-Apps zu verbinden, um ihre Ablaufprozesse umfassend anzupassen und zu optimieren. Mit Zapier können Sie Lead-Quellen wie Facebook und LinkedIn mit ihrem CRM-Account verknüpfen, um sie automatisch Ihrer Pipeline hinzuzufügen.

Sie möchten Ihre Buchhaltungs- oder Filesharing-Prozesse beschleunigen? Zapier unterstützt Sie dabei. Durch das Setzen von Auslösefaktoren können Zapier-Nutzer ihre Konten bei QuickBooks, Stripe, Dropbox und Google Drive in ihre Workflows integrieren, sodass Prozesse automatisch ablaufen.

Sie müssen Zapier nur erklären, welchen Workflow Sie im Editor brauchen, indem sie ihn dort erstellen. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass Ihre neuen Pipedrive-Deals über den Unternehmenskanal von Slack kommuniziert werden, müssen Sie Zapier lediglich mitteilen, wie der Prozess aussehen soll, und schon kann es losgehen.

5. Integrify

Mit Integrify können Teams ihre Workflows in einem einfach zu nutzenden Drag & Drop-Builder erstellen.

Dafür können Sie bei Aufgaben und Projekten ihre Kräfte bündeln und Erinnerungen für Aufgaben setzen, wenn sich ein Deal in der Pipeline vorwärts bewegt und dazu die manuelle Dateneingabe automatisieren.

Integrify verwendet eine rest-based open API, damit Teams beliebig viele ihrer zum Workflowmanagement benutzte externe Tools integrieren können. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie Projekte mit Tabellen verwalten - Sie können sie mit wenigen Klicks importieren.

Wie Sie Ihre Vertriebsprozesse automatisieren

Jetzt, wo wir wissen, warum Sie automatisierte Workflows einsetzen sollten und welche Tools es dafür gibt, um damit zu beginnen, lassen Sie uns die alltäglichen Aufgaben betrachten, durch deren Automatisierung Sie Ihre Produktivität ankurbeln können.

Die Automatisierung von Vertriebsprozessen schenkt Ihren Teams eine Reihe von Vorteilen. Dazu gehören:

• Prozesse werden universell und erreichen überall die gleichen Standards
• Jeder Lead in Ihrer Pipeline wird gleich hohe Standard besitzen
• Keine verlorenen Leads mehr: Die Automatisierung Ihrer Vertriebsabläufe bedeutet, dass jeder Lead gepflegt und nachverfolgt wird
• Ein besseres Berichtswesen in allen Bereichen Ihrer Pipeline. Wenn viele der Prozesse automatisiert werden, können Sie Verbesserungspotenziale einfacher erkennen oder sehen, an welcher Stelle Ihre Sales-Pipeline hakt (damit Sie das Problem beheben können)

Wir zeigen Ihnen drei Möglichkeiten, wie Sie Ihren Vertriebsworkflow automatisieren können.

1. Sie können sich wiederholende Vertriebsaufgaben automatisieren

Einer der größten Vorteile der Automatisierung von Workflows ist, dass Sie diese so umsetzen können, wie es Ihren Anforderungen am besten entspricht.

Sobald Sie wissen, wie Sie einen Workflow erstellen, können Sie das leicht auf Hunderte weitere Abläufe anwenden, um zeitaufwändige Aufgaben in den Arbeitsprozessen Ihrer Vertriebsteams zu automatisieren, damit sie sich auf den Verkauf konzentrieren können.

Lesen Sie dazu unseren Knowledge Base-Artikel, um herauszufinden, wie Workflow Automations zu erstellen sind.

Sobald Sie einen Workflow gespeichert haben, wird er für jeden neuen Kontakt angewandt, den Ihr Team Ihrer Pipeline hinzufügt. Wenn Sie einen Workflow bearbeiten, löschen oder ihn inaktiv setzen wollen, können Sie das auf der Workflow Automation-Sage in der Pipedrive-App jederzeit erledigen.

Jetzt kennen Sie die Grundzüge der Erstellung eines eigenen automatisierten Workflows. Lassen Sie uns näher betrachten, welche anderen alltäglichen Vertriebsaufgaben Sie ebenfalls auf Autopilot schalten können.

2. Sie können Kunden-Follow-ups automatisieren

Automatisierte Workflows können zum digitalen Assistenten Ihres Vertriebsteams werden. So können sie sie zur optimalen Zeit an Kunden-Follow-ups erinnern, oder sogar selbst automatisch eine Follow-up-E-Mail versenden.

Sie können diese Workflows so konfigurieren, dass sie den Bedürfnissen Ihres Teams am besten entsprechen. Das könnte zum Beispiel so aussehen:

• Die Markierung eines „verlorenen“ Deals und das Aufsetzen einer Aktion, damit diese Deals in Zukunft automatisch nachverfolgt werden
• Die Weiterleitung eines Deals in eine „Lead-Pflege“-Pipeline, sobald dieser eine bestimmte Stufe erreicht hat

Lassen Sie uns die erste Variante als Beispiel nehmen. Sobald Sie wissen, was ein „verlorener“ Deal ist und welche Aktion Sie künftig nutzen möchten, damit diese Deals nachverfolgt werden, müssen Sie nur einen „Verloren, aber nachverfolgen“-Workflow erstellen. Dieser sollte folgende Aktionen auslösen:

• Sobald ein Deal als “verloren” markiert ist, wird eine Follow-up-Aktivität terminiert
• Eine Follow-up-E-Mail wird X Tage (oder Monate) nach der „Verloren“-Markierung verschickt
• Abhängig davon, was aus diesen Aktivitäten resultiert, entscheidet sich, in welche Pipeline der Lead verschoben wird

Dieser Workflow erspart es Vertriebsteams, „kalte“ Leads manuell nachzuverfolgen und übernimmt damit einen Großteil der Arbeit für sie.

3. Sie können automatisch Ihre Anrufe mit Neukontakten verfolgen

Die meisten Lösungen für Workflow Automation geben Vertriebsteams die Möglichkeit, ihr Telefon mit ihren Lead-Profilen zu synchronisieren.

Dies macht das Tracking und Management der Anrufe für Ihr Vertriebsteam erheblich einfacher. Durch die Synchronisation ihrer Anrufe erhalten Vertriebsmitarbeiter automatisch alle Daten, die zu den entsprechenden Lead-Profilen gespeichert sind.

Was diesen Workflow allerdings erst so richtig zum Leuchten bringt, ist die Fähigkeit, Vertriebsmitarbeitern eine Click-to-dial-Option zu geben, mit der sie ihre Akquisefähigkeit enorm steigern können. So gibt beispielsweise Pipedrives Caller-Funktion Vertriebsmitarbeitern die Möglichkeit, ihre Kontakte direkt aus ihrer CRM-Übersicht aus anzurufen.

Die Integration protokolliert dann alle Anrufdaten und gibt den Mitarbeitern dabei Gelegenheit, sich während des Anrufs Notizen zu machen, die für noch einfachere Follow-ups zu den Daten des Kontaktes hinzugefügt werden.

Warum Sie Workflow Automation einsetzen sollten

Viele Unternehmen könnten denken, dass manuelle Aufgaben nur von ihren Angestellten erledigt werden können. Während es eine Menge von Aufgaben gibt, die menschlichen Input erfordern, zählen Dateneingabe oder Follow-up-E-Mails sicher nicht zu dieser Liste.

Stellen Sie sich Workflow Automation so vor: Jedes Mal, wenn Sie eine Aufgabe identifizieren, die (besser) durch Workflow Automation erledigt werden kann, geben Sie einem Mitarbeiter die Chance, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

Außerdem führt die Befreiung eines Mitarbeiters von vielen Wochenstunden manueller Dateneingabe zu mehr als lediglich Kosteneinsparungen, denn sie steigert ihre Motivation und damit auch ihre Produktivität.

Zufriedene Mitarbeiter sind die besten Mitarbeiter, sowohl für Ihr Geschäft wie auch für Ihre Ertragslage.

Dieser Artikel wurde am 28.08.2018 veröffentlicht. Die Produktbeschreibungen waren zum Zeitpunkt der Veröffentlichung korrekt.