CRM im Vertrieb: Mehr Sales, weniger Aufwand

Für den Erfolg eines Unternehmens ist ein guter Draht zu Kundinnen und Kunden enorm wichtig. Von der Akquise bis zur Bestandskundenpflege und Upselling gilt: Die richtigen Aktionen zum richtigen Zeitpunkt entscheiden darüber, ob der Kunde konvertiert oder geht. Ein CRM hilft hier, den Durchblick zu behalten.

Wir erklären, wie Vertriebsmanagement mittels CRM funktioniert und von welchen Vorteilen Unternehmen profitieren.

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Funktionen von CRM im Vertrieb

CRM-Software-Tools bieten umfangreiche Funktionen, die den Vertriebsmitarbeitern das Kundenbeziehungsmanagement vereinfachen und die Akquise sowie die Workflows im Sales-Team effizienter gestalten.

1. Zentraler Zugriff auf Kundendaten

Wer eine CRM-Lösung nutzt, hat alle Daten der Kundinnen und Kunden an einer Stelle parat und alle Teammitglieder können über ein Dashboard darauf zugreifen. Leads können ebenso gesammelt und zentral zugänglich gemacht werden. Eine Pipeline-Ansicht vereinfacht dabei die Deutung der Daten: Welche Aktion steht an? Welcher Kontakt sollte reaktiviert werden und welche Frist verstreicht bald?

Unübersichtliche Excel-Tabellen mit Kundeninformationen in verschachtelten Ordner-Labyrinthen sind damit Geschichte.

2. Tracking der Kundeninteraktion

Ein CRM-Tool sammelt nicht nur statische Kundendaten. Es trackt alle Interaktionen der Kundinnen und Kunden mit dem Unternehmen. E-Mails werden verknüpft und Informationen aus Telefonaten für alle sichtbar erfasst. Sogar einzelne Klicks von Kundinnen und Kunden auf E-Mails oder der Webseite können nachvollzogen werden.

So kann das Vertriebsteam auf einen Blick nachverfolgen, welche Touchpoints die Kundinnen und Kunden bereits mit dem eigenen Team, anderen Abteilungen oder der Webseite hatten. Gleiches gilt auch für Leads, was diese CRM-Funktion für das Lead-Management sehr wichtig macht.

3. Besseres Kontaktmanagement

Kundinnen und Kunden möchten nicht bei jedem Kontakt mit einem Unternehmen erneut erklären, wer sie sind und was sie wollen. Auch hier kommt das Thema CRM ins Spiel: Durch die leicht nachvollziehbaren Kontakthistorien kann das Vertriebsteam das Kontaktmanagement verbessern und die Kundschaft dort abholen, wo sie steht.

Befinden sich Vertrieblerinnen und Vertriebler im Gespräch mit der Kundschaft, wissen sie genau, wofür diese sich interessiert, welche Produkte sie schon gekauft hat, und was sie mit den Kolleginnen und Kollegen bereits besprochen hat.

Zudem können Vertrieblerinnen und Vertriebler die eigene Kontaktaufnahme mit Leads und der Kundschaft effizienter gestalten, weil sie deren Bedürfnisse genauer analysieren können und genau wissen, wann die potenziellen Kunden und Kundinnen bereit für einen Sales Call sind.

4. Gesteigerte Conversion & mehr Upsells

Wenn das Team die Bedürfnisse und Vorlieben der Leads und Bestandskunden kennt, kann es sie mit relevanten Informationen versorgen und personalisierte Angebote machen.

Das wiederum erhöht die Verkaufschancen und macht auch Upsells wahrscheinlicher.

5. Höhere Kundenzufriedenheit

Existiert im Vertriebsteam ein genaues Bild von jeder Kundin und jedem Kunden, ist ein sehr persönlicher Umgang mit ihnen möglich. Eine wohlwollende und zuvorkommende Beziehung führt insgesamt zu einer positiven Wahrnehmung des Unternehmens.

Kundinnen und Kunden möchten sich verstanden und rundum gut versorgt fühlen. Das wird nur erreicht, wenn sie das Gefühl haben, dass das Unternehmen die Beziehung mit ihnen wertschätzt und sie nicht nur ein Eintrag von tausenden in einer Kontaktliste sind.

6. Lead Scoring

Einige CRM-Tools bieten zusätzlich die Funktion, die Qualität der gesammelten Leads anhand verschiedener Kriterien zu beurteilen. So kann das Sales-Team zum Beispiel besser bewerten, welche Leads den größten Erfolg versprechen und diese Kundenkontakte priorisiert angehen.

7. Kosteneinsparung & höhere Produktivität durch Automationen

Automatisierungen sind ein wichtiger Bestandteil jeder CRM-Software. Durch sie werden administrative und zeitkritische Arbeitsschritte vereinfacht und das Sales-Team kann sich im Vertriebsprozess auf andere Dinge konzentrieren.

Beispielsweise können Erinnerungsfunktionen eingerichtet werden, die das Vertriebsteam an bestimmte Aufgaben erinnern. Außerdem können E-Mails an Leads und Kunden automatisiert verschickt werden, sobald eine bestimmte Phase im Vertriebsprozess erreicht ist.

8. Einfache Berichtsfunktion & aussagekräftige Kennzahlen

Die meisten CRM-Systeme bieten übersichtliche Reporting-Funktionen, mithilfe derer Geschäftsberichte zum Beispiel grafisch aufbereitet werden können.

So kann das Sales-Team der Führungsetage einfach berichten, was es geleistet hat, ob die Lead-Generierung funktioniert und ob die Vertriebsziele mit der aktuellen CRM-Strategie erreicht wurden. Dadurch sparen die Vertriebsmitarbeitenden wiederum Zeit.

Außerdem können Berichtsfunktionen wertvolle Erkenntnisse zum Verkaufsprozess liefern, die dabei helfen, die Workflows zu verbessern und CRM-Funktionen anzupassen.

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Welches CRM-System ist für den Vertrieb am besten?

Wenn Sie ein CRM-Tool nutzen möchten, können Sie aus zahlreichen verschiedenen Anbietern wählen. Meistens handelt es sich dabei heutzutage um Cloud-CRM. Das Besondere daran ist, dass alle Daten auf den Servern des Anbieters für Sie zur Verfügung stehen. Sie müssen sich weder um Hardware noch um Software kümmern.

Einer der bekanntesten Vertreter und bisheriger Weltmarktführer ist Salesforce mit knapp 24 Prozent Marktanteil im Jahr 2021. Aber auch Unternehmen wie SAP, Microsoft, Oracle, Hubspot oder Adobe bieten CRM-Lösungen an.

Dass der Marktführer nicht immer die beste Wahl ist, zeigt zum Beispiel unser Vergleich der Pipedrive-CRM mit der von Salesforce. Hier wird deutlich, dass das mehrfach preisgekrönte Pipedrive-CRM unter anderem in Sachen Nutzerfreundlichkeit und Kundenzufriedenheit eine Nasenlänge voraus ist.

Doch egal für welches Tool Sie sich am Ende entscheiden, der Funktionsumfang der Anwendung sollte immer zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passen. Überlegen Sie sich daher am besten schon vorab, welche Anforderungen Sie an eine Software haben. Denken Sie dabei auch an rechtliche Vorgaben wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Gleichen Sie anschließend die Anforderungen mit den verschiedenen Optionen ab. Häufig gibt es auch Testversionen der jeweiligen Tools, sodass Sie sichergehen können, das richtige gewählt zu haben.

Fazit: Nicht nur der Vertrieb hat durch CRM Vorteile

CRM-Systeme bieten insgesamt nur Vorteile für Unternehmen, sofern sie richtig integriert und eingesetzt werden. Kundeninformationen werden auf der CRM-Plattform zentral und übersichtlich aufbereitet. Dadurch ermöglicht sie es den Unternehmen, Kundinnen und Kunden besser zu verstehen.

Ein ganzheitliches Verständnis der Kundschaft führt dazu, dass das Unternehmen professioneller mit ihr interagieren kann. Es wird dadurch insgesamt organisierter wahrgenommen und die Customer Journey entlang des gesamten Vertriebsprozesses wird verbessert.

Doch der Nutzen von CRM-Systemen beschränkt sich nicht auf das Vertriebsteam. Je nach Aufgabenverteilung im Unternehmen können auch Abteilungen wie Marketing, Kundenservice, Personal und Einkauf davon profitieren.

Das Marketing-Team kann zum Beispiel personalisierte Website-Werbung ausspielen, wenn es durch das Tracking erfährt, dass Kundinnen und Kunden bestimmte Produkte bevorzugt anschauen. Auch das Email-Marketing und andere Marketingkampagnen können auf diese Weise bedürfnisorientiert gestaltet werden.