Hoe de workflow van Key Search 40% sneller kon

Key Search is een exclusief Executive Search-bureau met een unieke staat van dienst wat betreft het aanwerven van topmanagers voor bekende merken en startups in de digitale sfeer.

  • Branche: Werving
  • Locatie: Zwitserland
  • Belangrijkste functie: Workflow-automatisering

100+

Uitgevoerde workflow-automatiseringen

40%

Snellere workflow, dankzij Pipedrive

16

Teamleden bij Key Search

Het probleem

Voor er zes jaar geleden naar Pipedrive werd overgestapt, gebruikte Key Search een Applicant Tracking System (ATS) dat door het team als verouderd en moeilijk te gebruiken werd ervaren. Bovendien liet dat platform niet toe om gegevens aan te passen om die informatie weer te geven die ze echt nodig hadden.

Omdat veel van de taken van het team repetitief zijn, hadden ze bovendien een oplossing nodig die hun workflows zou versnellen en die alles over de hele lijn uniformer en consistenter zou maken.

Het probleem met veel ATS-software is dat je gegevens voorgeschoteld krijgt waarvan de software denkt dat die interessant zijn, terwijl dat niet noodzakelijk overeenkomt met onze behoeften. Het systeem toont je bijvoorbeeld de 'time to hire'. OK, maar ik heb deze informatie niet echt nodig. Wat ik echt nodig heb, is data die me vertelt hoeveel omzet het bedrijf draait.
Heel veel van wat we hier doen herhaalt zich telkens weer, dus we zochten naar een manier om onze werkprocessen meer geautomatiseerd en coherent te maken in het hele bedrijf. Vroeger maakte bijvoorbeeld iemand een aantekening om een lead naar de volgende fase te verplaatsen. Iemand anders schreef dan weer een herinnering neer om iets in te vullen. Dat steeds maar aantekeningen maken, was niet efficiënt.
FP

Franziska Palumbo-SeidelCEO en Oprichter

Zo zorgt Pipedrive voor de oplossing

Na verschillende oplossingen te hebben bekeken (waaronder een aantal CRM's), koos Key Search voor Pipedrive. Redenen daarvoor waren de uitstekende klantenondersteuning, eenvoudige aanpassingsmogelijkheden en een tool die ook op mobiele apparaten goed werkt.

Sinds de overstap gebruikt het team Pipedrive voor alles, zoals voor facturering, kandidaten-pijplijnen voor werving, relatiebeheer met referral-partners, kandidatenbeheer, klantenbeheer, omzetprognoses en marketing. Ze gebruiken ook Pipedrive API-integraties met verschillende tools zoals PandaDoc en Make (voorheen Integromat).

Pipedrive helpt hen beter om te gaan met repetitieve taken door middel van workflow-automatisering: meer dan honderd geïmplementeerde automatiseringen hebben de workflow van Key Search 40% sneller gemaakt.

Pipedrive laat zich gemakkelijk aanpassen aan wat we nodig hebben. Dat is prettig. In tegenstelling tot andere CRM-oplossingen, past het bij onze behoeften en moeten wij ons niet gewoon schikken naar wat de software te bieden heeft. Vergeleken met andere CRM-systemen die ik heb bekeken, vind ik de mobiele app van Pipedrive verreweg de beste. Andere CRM-systemen kunnen daar gewoon niet aan tippen.
Pipedrive helpt ons met het routinewerk. We worden aangezet tot actie en krijgen een herinnering als er ons iets te doen staat. De tijdswinst was meteen na de overstap naar Pipedrive duidelijk, en ook de omzet is gestegen dankzij de hogere productiviteit.
FP

Franziska Palumbo-SeidelCEO en Oprichter

Key Search gebruikt Pipedrive op een unieke manier

De meeste wervingsbureaus sturen functiebeschrijvingen naar kandidaten in een standaardmail. Key Search kon dankzij Pipedrive-integraties voor een andere aanpak kiezen en gepersonaliseerde informatie en e-mails naar kandidaten verzenden. In de communicatie met elke kandidaat worden hun persoonlijke vaardigheden en ervaring benadrukt, en wordt uitgelegd waarom zij de beste persoon voor een bepaalde functie zijn.

Dus in plaats van gewoon maar een functiebeschrijving naar een kandidaat te sturen, sturen we persoonlijke boodschappen. Zoiets als "Beste Michael, we zijn onder de indruk van je ervaring bij (hun bedrijf)". We kunnen ook elementen toevoegen als "omdat je X jaar ervaring hebt", of "je huidige functie is X". Dat maakt het gebruik van Pipedrive zo bijzonder: personalisatie. Bovendien ziet het er echt mooi uit! We hebben hier al veel positieve feedback over gekregen.
FP

Franziska Palumbo-SeidelCEO en Oprichter

Ik denk niet dat we zonder Pipedrive zo snel zouden zijn gegroeid. We hebben nu extra mensen in dienst, omdat het systeem groter is geworden en we meer medewerkers nodig hebben!
FP

Franziska Palumbo-SeidelCEO en Oprichter

Volgende stappen voor het bedrijf

Key Search heeft momenteel zestien mensen in dienst en verwacht dat het team met de hulp van Pipedrive binnenkort zal worden uitgebreid tot achttien personen.

Ze zijn ook van plan aanvullende functies van Pipedrive te gaan gebruiken, zoals e-mailmarketing.

Sluit je aan bij meer dan 100.000 bedrijven