Wie Key Search den Arbeitsablauf um 40 % beschleunigt hat

Key Search ist eine spezialisierte Headhunting-Firma, die eine einzigartigen Erfolgsgeschichte vorweisen kann, wenn es darum geht für bekannte Marken und Start-ups in der Digitalbranche Führungspositionen zu besetzen.

  • Branche: Personalvermittlung
  • Standort: Schweiz
  • Schlüsselfunktion: Workflow-Automatisierung

100+

Zahl der implementierten Workflow-Automatisiserungen

40 %

Beschleunigung von Key Searchs Arbeitsablauf

16

Mitarbeiter bei Key Search

Problem des Unternehmens

Vor sechs Jahren, ehe Key Search zu Pipedrive wechselte, nutzte das Unternehmen ein sogenanntes Applicant Tracking System (ATS). Das Team fand die Plattform nicht nur altmodisch und schwer nutzbar, sondern konnte die Daten auch nicht so anpassen, dass sie die Informationen erhielten, die sie wirklich benötigten.

Darüber hinaus besteht ein Großteil der Arbeit aus sich wiederholenden Aufgaben, das Team brauchte also eine Lösung, die die Arbeitsabläufe beschleunigt und alles uniformer und beständiger machte.

Ein häufiges Problem bei ATS-Software ist, dass sie den Nutzern die Daten gibt, von denen sie annimmt, sie wären interessant, aber diese stimmen nicht unbedingt mit ihren Bedürfnissen überein. So informiert die Software zum Beispiel über "die Zeit bis zur Einstellung", was zwar in Ordnung, aber nicht wirklich relevant ist. Relevant wäre, zu wissen, wie viel Umsatz das Unternehmen macht.
Ein großer Teil unserer Arbeit ist repetitiv, wir brauchten deshalb eine Möglichkeit, unsere Arbeitsabläufe stärker zu automatisieren und im ganzen Unternehmen zu vereinheitlichen. In der Vergangenheit verfasste eine Person eine Notiz, um einen Lead in die nächste Phase zu schieben und eine andere Person notierte einen Hinweis, um sich daran zu erinnern, etwas auszufüllen. Notizen erst von einer und dann von einer anderen Person schreiben zu lassen war nicht effizient.
FP

Franziska Palumbo-SeidelCEO & Unternehmensgründerin

Pipedrives Lösung

Key Search setzte sich mit verschiedenen Lösungsmöglichkeiten auseinander, einschließlich einer Reihe von CRMs und entschied sich letztendlich basierend auf dem herausragenden Kundenservice, der leichten Anpassbarkeit und der guten Mobilversion für das Handy für Pipedrive.

Seit dem Wechsel nutzt das Team Pipedrive für alles einschließlich Kandidaten-Pipelines fürs Recruiting, Rechnungsstellung, Beziehungsmanagement mit Netzwerk-Partnern, Kandidaten-Management, Umsatzprognosen und Marketing. Außerdem nutzen Sie Pipedrives API-Integration mit verschiedenen Anwendungen wie PandaDoc und Make (früher Integromat).

Mit der Workflow-Automatisierung unterstützt Pipedrive das Unternehmen bei sich wiederholenden Aufgaben. Key Search hat mehr als hundert Workflow-Automatisierungen implementiert, sodass der Arbeitsablauf 40 % schneller ist.

Pipedrive passt sich gut an das an, was wir brauchen und das mag ich. Anders als andere CRM-Lösungen entspricht es unseren Bedürfnissen und zwingt uns nicht dazu, uns an die Möglichkeiten der Software anzupassen. Wenn ich es mit anderen CRMs vergleiche hat Pipedrive meiner Meinung nach die beste mobile App. Andere CRM hinken da einfach hinterher.
Pipedrive unterstützt uns bei repetitiver Arbeit. Es gibt uns kleine Stupser und Erinnerungen an Dinge, die anstehen. Als wir zu Pipedrive wechselten, fingen wir auf jeden Fall augenblicklich an, Zeit zu sparen, und der Umsatz ist, dank der gesteigerten Produktivität, auch gestiegen.
FP

Franziska Palumbo-SeidelCEO & Unternehmensgründerin

Key Searchs einzigartige Art, Pipedrive zu nutzen

Die meisten Personalvermittlungen setzen auf vorgefertigte Stellenausschreibungen, aber dank Pipedrives Integrationen, kann Key Search personalisierte Dokumente und E-Mails an Kandidaten verschicken. So wirft jede Kommunikation mit Kandidaten ein Schlaglicht auf deren Fähigkeiten und Erfahrungen und macht deutlich, warum ausgerechnet sie ein guter Kandidat für die ausgeschriebene Stelle wären.

Statt einer bloßen Stellenbeschreibung erhalten Kandidaten von uns jetzt sehr personalisierte Nachrichten, wie etwa "Lieber Michael, wir sind begeistert von Ihrer Erfahrung bei (Unternehmen des Kandidaten)". Wir nutzen auch Formulierungen wie, "weil Sie X Jahre Erfahrung haben" oder "aktuell arbeiten Sie als Y". Das macht unsere Art Pipedrive zu nutzen so besonders: Personalisierung. Und: Es liest sich einfach gut! Wir haben dafür viel positives Feedback erhalten.
FP

Franziska Palumbo-SeidelCEO & Unternehmensgründerin

Ich glaube, ohne Pipedrive wären wir nicht so schnell gewachsen. Wir mussten jetzt zusätzliche Berater einstellen, weil das System größer wird und wir mehr Hilfe brauchen.
FP

Franziska Palumbo-SeidelCEO & Unternehmensgründerin

Nächste Schritte des Unternehmens

Das Team von Key Search besteht aktuell aus sechzehn Personen und wird dank Pipedrives Hilfe wahrscheinlich bald auf 18 wachsen.

Das Team denkt außerdem darüber nach, zusätzliche Funktionen von Pipedrive zu nutzen wie etwa E-Mail-Marketing-Kampagnen.

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