Cloud-CRM: Vorteile, Funktionen und Anbieter von webbasierten Online-CRM Lösungen im Vergleich

Ein CRM ist ein äußerst nützliches Tool für Sales-, Marketing- und Service-Teams. Durch die Verbindung von CRM und Cloud Computing werden Kundendaten und Vertriebsprozesse cloudbasiert verwaltet. User können dadurch von überall auf das System zugreifen und in Echtzeit zusammenarbeiten.

Was ein leistungsstarkes Online-CRM mitbringen sollte, welche Vorteile seine Nutzung hat und für welche Unternehmen es sich eignet, klären wir in diesem Artikel. Außerdem stellen wir Ihnen fünf starke Cloud-CRM-Anbieter vor.

Key Takeaways: Cloud-CRM Lösungen

• Ein Cloud-CRM stellt Kundendaten und CRM-Funktionen über die Cloud bereit und ermöglicht den Zugriff ohne eigene lokale IT-Infrastruktur.

• Gegenüber On-Premise-Lösungen bieten Cloud-CRMs mehr Flexibilität, eine schnellere Implementierung und automatische Updates durch den Anbieter.

• Bei der Auswahl eines Cloud-CRMs sollten Unternehmen neben Funktionsumfang und Kosten insbesondere Datenschutz, DSGVO-Konformität und den Serverstandort berücksichtigen.

• Vergleichen Sie Cloud-CRM-Lösungen anhand Ihrer Anforderungen, um eine Plattform zu wählen, die Ihre Vertriebsprozesse effizient unterstützt und mit Ihrem Unternehmen mitwächst.

Was ist ein Cloud-CRM?

Cloud-CRMs (manchmal auch bezeichnet als Online-CRM, Browser-CRM oder web-based CRM) sind Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS) aus dem Bereich des Customer Relationship Management. Sie nutzen Cloud Computing, um CRM-Daten und Funktionen online bereitzustellen. Unternehmen nutzen sie, um Informationen über interne und externe Kontakte sowie Geschäftsbeziehungen zu verwalten.

Ein webbasiertes CRM in der Cloud wird nicht lokal auf unternehmenseigenen Servern installiert, sondern über die Cloud-Infrastruktur des Anbieters bereitgestellt. User greifen über einen Webbrowser oder eine App auf das System zu und können Kundendaten unabhängig vom Standort aktualisieren und gemeinsam bearbeiten.

Dabei gibt es unterschiedliche Arten von web-based CRMs. Sales-fokussierte Lösungen unterstützen vor allem Vertriebsprozesse und das Pipeline-Management, während All-in-One-Systeme zusätzlich Marketing- oder Servicefunktionen bündeln. Für Vertriebsteams in KMU kann ein spezialisiertes CRM für den Vertrieb wie Pipedrive eine schlankere Alternative zu umfangreichen Komplettlösungen sein.

Welche Vorteile bietet ein Online-CRM gegenüber einem stationären CRM-System?

Während stationäre bzw. on-premise CRM-Systeme eine effiziente und transparente Möglichkeit für das Kunden- und Lead-Management bieten, haben sie oftmals die klassischen Nachteile von standortgebundenen, firmeneigenen Anwendungen. Cloud-CRMs umgehen diese Herausforderung und weisen folgende Vorteile auf:

• Kein firmeneigenes Rechenzentrum nötig: Sämtliche Daten werden in der Cloud gespeichert, sodass kein firmeneigenes Rechenzentrum installiert oder gewartet werden muss

• Wartung, Updates und Sicherheit werden ausgelagert: Updates, Wartung sowie Daten-Backups werden vom Anbieter des Cloud-CRM-Tools übernommen. Dadurch sinkt der interne IT-Aufwand für Betrieb und Wartung der CRM-Infrastruktur

• Zugriff von überall: Anwender können auf das Cloud-CRM nicht nur von entsprechend ausgerüsteten Geräten zugreifen (wie es bei on-premise CRM-Systemen der Fall ist). Stattdessen erhalten sie von jedem Ort und jedem Gerät mit Online-Anbindung aus Zugang, wobei viele Cloud-CRMs Apps zur Unterstützung von Mobilgeräten bereithalten

• Kosteneffizient und skalierbar: Online-CRMs bieten eine hohe Skalierbarkeit mit und schnelle Implementierung, was sich oftmals positiv auf den ROI auswirkt

Cloud-CRM und On-Premise-CRM im Vergleich

Wie flexibel sind Online-CRM-Systeme?

Cloud-CRMs sind heute in vielen Bereichen mindestens genauso flexibel wie On-Premise-CRMs – allerdings auf eine andere Weise. Früher galten On-Premise-Lösungen als deutlich anpassbarer, doch moderne Cloud-Plattformen haben diesen Abstand stark verringert.

Für die meisten Unternehmen bieten Cloud-CRMs die bessere praktische Flexibilität: Sie ermöglichen umfangreiche Individualisierung bei deutlich geringerem Implementierungs- und Wartungsaufwand. On-Premise-CRMs sind vor allem dann überlegen, wenn sehr spezielle Anforderungen bestehen oder maximale technische Kontrolle notwendig ist.

Wie sicher ist ein Cloud-CRM?

Die Sicherheit ist bei der Auswahl des passenden cloudbasierten CRM für Ihr Unternehmen das A und O – schließlich speichern Sie hier sensible Kundeninformationen sowie Ihre eigenen Vertriebsaktivitäten und -prozesse. Suchen Sie deshalb nach Cloud-Lösungen, die über die folgenden Sicherheitsvorkehrungen verfügen:

1. Datenverschlüsselung: Ein zuverlässiges Cloud-CRM-System sollte eine starke Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für die Daten bieten.

2. Zugriffskontrolle: Daten sollten nur für Mitarbeiter verfügbar gemacht werden können, die auch wirklich damit arbeiten müssen.

3. Datensicherung und Notfallwiederherstellung: Regelmäßige Backups der Daten sind unerlässlich, um die Daten auch im Falle eines technischen Versagens zu sichern und verfügbar zu machen.

4. Datenschutz und Compliance: Das Cloud-CRM-System sollte den geltenden Datenschutzgesetzen und branchenspezifischen Vorschriften entsprechen und das durch regelmäßige Audits sicherstellen.

5. Cyber-Sicherheit: Darunter fällt der Schutz vor Cyberangriffen, wie zum Beispiel DDoS-Angriffen oder Phishing-Versuchen.

6. Überwachung und Protokollierung: Es wird aufgezeichnet, welche Geräte und Accounts sich einloggen. So können verdächtige Bewegungen identifiziert und gestoppt werden.

7. Vertragsbedingungen: Prüfen Sie die Service-Level-Vereinbarungen (SLAs) und Nutzungsbedingungen genau, um sicherzustellen, dass alle Sicherheitsaspekte angemessen abgedeckt sind.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Informationen auf zuverlässigen und geschützten Servern gehostet sind und dass Ihre Daten mithilfe modernster Verschlüsselungstechnik übertragen und gelagert werden. Eine gute Möglichkeit, die Sicherheit eines CRM-Anbieters zu prüfen, ist auf Zertifikate zu achten. Bekannt sind hier beispielsweise SOC 2, SOC 3 oder US- und EU-Beglaubigungen über die Existenz eines sicheren Datenschutzes.

Was kostet eine gute Online-CRM-Software?

Der Preis einer Cloud-CRM-Software hängt von verschiedenen Faktoren wie Nutzeranzahl und Funktionalitäten ab.

Die meisten Online-CRM-Lösungen sind im Abo-Modell verfügbar. Zu den wichtigsten Kostenfaktoren gehören:

• Funktions- und Serviceumfang: Anzahl und Tiefe der Funktionen und Umfang von Services (z.B. Support)

• Teamgröße: Viele Cloud-CRM-Anbieter rechnen pro User und Monat bzw. Jahr ab

• Integrationen: Die Verknüpfung mit zusätzlichen Geschäftsanwendungen kann vom gewählten Tarif abhängen

• Speicher und Datenvolumen: Je nach Anbieter können zusätzliche Kapazitäten weitere Kosten verursachen

Sehr reduzierte Lösungen für kleine Unternehmen und Startups sind oft kostenlos nutzbar. Allerdings ist der Funktionsumfang hier sehr eingeschränkt und das System kommt schnell an seine Grenzen. Kostenpflichtige Cloud-CRM-Lösungen starten häufig bei etwa 10 bis 15 Euro pro User und Monat.

Es lohnt sich, vorab genau zu prüfen, welche Funktionen im Unternehmen wirklich benötigt werden. Eine gute Planung der benötigten Features kann entscheidenden Einfluss auf die monatlichen Kosten haben.

Auch kostenlose Testversionen sind eine gute Möglichkeit, sich mit dem Programm vertraut zu machen und zu prüfen, ob es zu Ihrem Unternehmen passt.

Welche Funktionen sollte ein Browser-CRM bieten?

Cloud-CRMs verfügen oft über eine große Anzahl an Funktionalitäten und Integrationen zu Anwendungen von Drittanbietern, mit deren Hilfe Teams ihre Arbeit effizienter gestalten können. Bei der CRM-Evaluation sollten Sie insbesondere auf die folgenden Funktionen achten, um für Ihre Vertriebsmitarbeitenden und Kunden eine positive Nutzererfahrung zu gewährleisten:

• Kontakt- und Kundenverwaltung

• Leadmanagement

• Pipelinemanagement

• Workflow- und Prozessautomatisierung

• KI-gestützte Funktionen (z. B. Datenanalyse und Empfehlungen)

• Dashboards, Berichte und Analysen

• Integrationen (z. B. ERP, E-Mail, Kalender)

• Mobile Nutzung

• Benutzer- und Rechteverwaltung

• Datensicherheit und DSGVO-Konformität

• Email-Marketing

Die besten Cloud-CRM-Anbieter im Überblick

Welches Online-CRM am besten geeignet ist, hängt von den Vertriebsprozessen, der Teamgröße und den benötigten Funktionen ab. Während einige Lösungen speziell für Sales-Teams entwickelt wurden, bündeln andere Vertrieb, Marketing und Kundenservice auf einer Plattform.

Die folgende Tabelle bietet einen kompakten Überblick über sechs etablierte Cloud-CRM-Anbieter:

Preise können je nach Tarif, Vertragslaufzeit und gewählter Konfiguration variieren. Prüfen Sie vor der Entscheidung die aktuellen Angaben des jeweiligen Anbieters.

Pipedrive: Für wachsende Vertriebsteams

Pipedrive ist ein cloudbasiertes CRM, das speziell auf die Anforderungen von Vertriebsteams ausgerichtet ist. Die visuelle Sales Pipeline macht Deals, Vertriebsphasen und nächste Aktivitäten auf einen Blick sichtbar und hilft Teams dabei, sich auf den Verkaufsprozess zu konzentrieren.

Neben Pipeline- und Kontaktmanagement bietet Pipedrive u.a. Funktionen für Automatisierungen, E-Mail-Kommunikation, Reporting und KI-gestützte Vertriebsunterstützung. Über Integrationen lässt sich das CRM mit bestehenden Geschäftsanwendungen verbinden.

“Wir arbeiten aktuell mit 30 unterschiedlichen Pipelines. Die Pipelines sorgen für Transparenz und Struktur, sodass es für alle Prozessbeteiligten leichter ist, den Überblick zu behalten und Deals voranzutreiben. Auch fällt es uns leichter, Optimierungspotenziale zu entdecken und umzusetzen. Oftmals sind die individuellen Pipelines mit automatisierten Workflows verbunden, die ihre Bearbeitung dann anschließend zuverlässiger und einfacher machen.” Thomas Kuwatsch, CFO, Ari Motors GmbH

Erfahren Sie mehr in der Pipedrive Fallstudie mit der Ari Motors GmbH.

Gerade für KMU und wachsende Sales-Teams ist der Sales-first-Ansatz interessant: Statt eine umfangreiche All-in-One-Suite einzuführen, können Unternehmen ihre Vertriebsprozesse strukturiert abbilden und die Plattform bei Bedarf erweitern.

Mehr Informationen zu Compliance und Datensicherheit bei Pipedrive finden Sie im Pipedrive Trust Center.

HubSpot: Für Marketing und Vertrieb auf einer Plattform

HubSpot verbindet CRM-Funktionen mit Lösungen für Marketing, Vertrieb und Kundenservice. Die Plattform eignet sich vor allem für Unternehmen, die verschiedene kundenbezogene Prozesse in einem gemeinsamen System bündeln möchten.

Kostenlose CRM-Funktionen ermöglichen einen niedrigschwelligen Einstieg. Mit steigenden Anforderungen können zusätzliche Hubs und Funktionen ergänzt werden, wodurch die Plattform allerdings komplexer und kostenintensiver werden kann.

Für kleinere Vertriebsteams kann daher eine stärker auf den Sales-Prozess fokussierte CRM-Lösung die sinnvollere Alternative sein.

Zoho CRM: Für flexible Geschäftsprozesse

Zoho CRM unterstützt Unternehmen beim Lead-, Kontakt- und Deal-Management und lässt sich mit zahlreichen weiteren Anwendungen aus dem Zoho-Ökosystem verbinden.

Die umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten machen die Lösung für unterschiedliche Geschäftsprozesse interessant. Für Teams, die viele Funktionen und Konfigurationsoptionen nutzen möchten, kann die Einführung jedoch mehr Einarbeitung erfordern.

Salesforce: Für komplexe CRM-Anforderungen

Salesforce bietet eine umfangreiche CRM-Plattform für Vertrieb, Marketing und Kundenservice. Unternehmen können Prozesse, Workflows und Datenstrukturen detailliert an ihre Anforderungen anpassen.

Der große Funktionsumfang eignet sich insbesondere für größere Unternehmen und komplexe Vertriebsorganisationen. Für kleinere Teams können Implementierung und Administration dagegen vergleichsweise aufwendig sein.

weclapp: Für CRM und ERP in einem System

weclapp kombiniert CRM-Funktionen mit ERP-Anwendungen für Warenwirtschaft, Buchhaltung und weitere Geschäftsprozesse. Damit richtet sich die Lösung vor allem an KMU, die Kundenmanagement und operative Abläufe auf einer Plattform bündeln möchten.

Zu den CRM-Funktionen gehören unter anderem eine 360-Grad-Kundenansicht, Aufgabenverwaltung und Funktionen für die Kundenkommunikation.

monday CRM: Für flexible Workflows

monday CRM basiert auf der flexiblen Work-Management-Plattform von monday.com und ermöglicht es Vertriebsteams, Pipelines und Workflows an die eigenen Prozesse anzupassen.

Die Lösung eignet sich besonders für Teams, die Wert auf individuell konfigurierbare Arbeitsabläufe und eine visuelle Darstellung ihrer Sales-Prozesse legen.

Fazit: Mit dem richtigen Cloud-CRM effizienter verkaufen

Eine Cloud-Lösung als CRM-Software bedeutet, dass Sie jederzeit und unabhängig von Standort oder Gerät Zugang zu allen Informationen haben.

Dank zentralisierter Informationen und Automatisierung können sich Ihre Teams auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren: den Aufbau von Kundenbeziehungen sowie den Verkauf Ihrer Produkte und Services.

Welches Browser-CRM am besten zu Ihrem Unternehmen passt, hängt von Ihren Vertriebsprozessen, benötigten Funktionen und Anforderungen an Datenschutz und Datenhosting ab.

Pipedrive bietet wachsenden Vertriebsteams ein cloudbasiertes Sales-CRM, das Pipeline-Management, Automatisierungen und Vertriebsdaten auf einer Plattform zusammenführt.

FAQ: Cloud-CRM