Como Equilibrar O Tempo Gasto Em Cada Atividade De Venda

Como Equilibrar O Tempo Gasto Em Cada Atividade De Venda

Se você está ocupado, é sinal de que as coisas vão bem, certo?

O seu funil está cheio, você está sempre adicionando mais clientes potenciais, convertendo novos leads e expandindo as vendas para clientes existentes. Fechar negócios e atingir metas traz uma sensação incrível. 

Mas conforme você começa a ficar mais ocupado, gerenciar o tempo gasto em cada funil se torna mais complicado.

Você já sentiu que poderia estar se saindo ainda melhor?

Há uma questão fundamental mas desafiadora que todos os gerentes de vendas precisam responder…

Como dividir o tempo entre a prospecção, a conversão, o treinamento de novos funcionários, o upselling e reduzir o número de negócios perdidos?

E isso não inclui o tempo gasto com a gestão do seu processo de vendas e o desenvolvimento dos relatórios que você precisa gerar constantemente.

Estar ocupado cria uma ilusão de coesão e foco. 

É ótimo ter um fluxo regular de clientes e leads, mas você precisa se afastar um pouco do tumulto cotidiano e desenvolver um processo estratégico que aloca o seu tempo de maneira eficiente para cada umas dessas atividades de vendas. Sem isso, o seu processo vai começar a apresentar falhas (e você vai começar a perder negócios importantes).

Cuidado com o mito do gerente super ocupado. E não seja ele.

Vendedores ocupados sempre têm muitas prioridades, mas você não pode usar este tipo de abordagem para o gerenciamento de tempo.

Não ter um foco claro pode levar ao pânico, pressa e uma obsessão com o resultado final.

Queremos mostrar a você os processos de gerenciamento de tempo que você precisa para compreender qual a melhor maneira de dividir-se entre as vendas e outras atividades importantes. Se você focar nos processos e atividades, os resultados (e o $$$) virão.

Por que evitar distrações tendo prioridades muito claras é tão importante para vendedores

Antes de começarmos de verdade, é importante ressaltar algo que atrapalha a produtividade e que sua equipe de vendas precisa evitar:

De acordo com Jonathan Spira, autor de Overload:

O tempo de recuperação de uma pessoa após uma interrupção é 10 - 20 maior do que o tempo daquela interrupção.

Isso significa que aquela ligação de 1 minuto pode tirar sua concentração da tarefa na qual você estava trabalhando há mais de 10 minutos. 

Pare para pensar nisso um pouco.

E pense no número de vezes que você se permitiu ser interrompido durante um dia de trabalho.

Algumas distrações são inevitáveis, outras nós mesmos criamos. 


Gloria Mark, da Universidade da Califórnia, mostrou que as pessoas geralmente focam em uma tarefa por três minutos antes de trocar para outra coisa (geralmente algum tipo de comunicação eletrônica, como uma mensagem de texto, ligação, mensagem em redes sociais ou e-mails). É preciso 20 minutos para voltar a trabalhar na tarefa anterior.

Se você passa parte do seu tempo tentando se recuperar de distrações, e não aplicando suas habilidades de vendas em uma tarefa por vez, talvez acabe perdendo oportunidades de encontrar e fechar negócios.

Ligações, e-mails e conversas fazem parte do cotidiano de vendedores. Você precisa de um plano para lidar com seu tempo e com as distrações.

1. Gerenciando Novos Leads


De acordo com Todd Falcone, autor de The Fearless Networker:

O seu funil deve estar sempre cheio. Isso é o básico de qualquer processo de vendas.

Mas um funil cheio nem sempre significa novos leads. E é aí que começam as frustrações.

Abaixo temos um exemplo de uma situação complicada com a qual muitos vendedores podem se identificar…

  • Você encontra um novo lead incrível
  • Após uma intensa troca de e-mails, você consegue agendar uma ligação
  • Você acha que conseguiu fechar o negócio, mas quando percebe está há meia hora falando sem chegar a algum lugar
  • Você se sente frustrado e desliga o telefone 

Depois de tudo isso, você faz o follow up com este lead que achou que tinha tanto potencial? Ou é a hora de procurar novos leads e remover este contato do seu funil?

Este é o momento de dar um passo para trás e analisar seu processo de vendas.

O que havia dado a impressão de que este era um lead incrível?

Sua intuição? Uma suposição? Ou havia um motivo concreto?

Lembre-se do conselho de Andrea Waltz, co-autora do best seller que trata de como superar rejeições Go for No!:

Nunca faça suposições sobre o que uma pessoa vai decidir, fazer ou quanto vai gastar.

Em vez disso, mantenha o foco no seu processo. Você pode controlar atividades, mas não resultados. 

Compare o máximo de informações sobre aquela pessoa e o lead potencial para tomar decisões com base em fatos. Você pode fazer isso rapidamente usando a funcionalidade de gerenciamento via funil do Pipedrive.

É crucial que você saiba reconhecer quando um lead não vai dar resultados, prestando atenção especialmente nos seguintes detalhes:

  • Se eles necessitam do que você está vendendo
  • Se eles são os tomadores de decisão
  • Se eles têm o orçamento disponível

Se você compreender estes fatores, vai saber quais leads realmente merecem o investimento do seu tempo.

Talvez você e sua equipe não tenham um problema com o gerenciamento de tempo, e sim com foco.

Vamos mostrar uma abordagem passo a passo para ajudá-lo a manter o foco em cada etapa do seu funil de vendas.

2. Gerenciando seu Funil de Vendas


Você conhece bem o seu funil de vendas?

Você consegue focar facilmente nas seguintes KPIs?

  • Número de negócios em seu funil
  • Tamanho médio dos negócios em seu funil
  • Sua proporção conversão - porcentagem média de negócios fechados
  • Velocidade de vendas - o tempo médio que você leva para fechar um negócio

Muitas vezes focamos nos dados desnecessários das vendas. É muito fácil cair na armadilha de rastrear absolutamente tudo porque você acha que é assim que deveria trabalhar e tem medo de deixar algo passar batido.

Um grande volume de dados pode ajudá-lo a vender mais, mas é possível que também tenha o efeito contrário. Você vai começar a se debater. A  confusão pode se transformar em estresse e o seu funil, que costumava ser organizado, vai se tornar uma bagunça.

Você precisa focar apenas nos poucos dados de vendas que importam para retomar a clareza e conseguir administrar seu tempo de maneira eficiente (se você quiser ajuda para determinar quais métricas deveria estar monitorando, temos um artigo dedicado aos objetivos de vendas que você precisa rastrear).

Você pode analisar um pequeno grupo de métricas importantes e automaticamente obter relatórios sobre estes dados com o sistema de gestão de funil de vendas do Pipedrive, o que vai ajudá-lo a entender melhor o seu próprio desempenho. Este tipo de visibilidade o ajuda a entender imediatamente coisas como:

  • Cobertura do funil de vendas
  • Taxa de ganho de oportunidades de cada membro da equipe
  • Histórico da velocidade do ciclo de vendas

3. Lidando com as Perdas


A perda de clientes sempre deve servir para que você aprenda como melhorar seu processo e estabeleça novas maneiras de trabalhar.

No entanto temos um conselho relativamente controverso…

Às vezes você precisa perder melhor nas vendas.

É importante descartar leads ruins em seu funil para que você tenha mais tempo para se concentrar nos clientes ideais. Por mais duro que isso pareça, às vezes perder um cliente que trazia baixo lucro requer pouca reação por parte de sua empresa. Você deve pensar em focar seu tempo encontrando, convertendo e fazendo o upselling para os clientes ideais. 

Em vez de parar todo o seu processo de vendas e focar a atenção na tentativa de reduzir o número de perdas, primeiro você precisa entender qual é o nível normal de perdas para sua indústria.

Como todo o resto quando se trata de vendas, a sua taxa de perda não será perfeita.

Uma perda equivalente a zero é quase impossível de atingir.

No entanto, tente manter estes números abaixo dos níveis da indústria. Depois, determine quem é o seu cliente ideal e saiba como encontrá-lo. Por último, reveja as prioridades de seus esforços para reduzir a perda desses clientes.

É claro que você quer manter todos os seus clientes, mas pense em passar mais tempo encontrando, convertendo e mantendo os clientes ideais. Não gaste seu precioso tempo tentando persuadir alguém que não está gerando tanta receita a continuar fazendo negócios com você enquanto seus melhores clientes sofrem.

Com o CRM de vendas certo, você vai se surpreender com a facilidade de analisar as razões pelas quais você perde clientes. Se quiser analisar tendências, pode usar o recurso de motivos de perda do Pipedrive para coletar informações sobre isso.

Federico Wengi da Paua Ventures explica por que o recurso é valioso e como ele funciona:

“Um bom recurso do Pipedrive é o de Motivos de Perda. Através dele o usuário é forçado a inserir uma razão para um negócio ter sido marcado como ‘perdido’. É possível definir uma lista de opções e rastrear os motivos para diminuição de negócios que acontecem com mais frequência.”

Além de analisar as razões pelas quais você perde clientes, tente usar a abordagem contrária também.

Foque menos nas perdas e mais em compreender o que seus melhores clientes têm em comum e encontre uma forma de converter estes leads.

Novamente, na prática esta tática pode ser executada de maneira mais fácil do que o esperado. O recurso do Relatórios de Vendas do Pipedrive permite que você veja e compare dados em seus próprios negócios ganhos. Você pode automatizar o processo de reunião de informações e pular direto para a análise que determina como você está conquistando seus clientes ideais - assim você pode fazer mais do mesmo nos próximos ciclos de vendas.


Este ótimo vídeo explicativo mostra exatamente como você pode tirar vantagem da criação inteligente de relatórios para melhorar seus processos de vendas e fechar mais negócios.

Isso permite que você equilibre as perdas atraindo leads de mais qualidade, que vão ajudar a aumentar o MRR (monthly recurring revenue) repetidamente a longo prazo.

4. Diminuindo o Upselling


Existe um problema comum que prejudica o crescimento financeiro em muitas empresas - como aumentar os números do MRR (Monthly Recurring Revenue ou Receita Recorrente Mensal em português)? 

Você criou as bases da empresa.

A equipe de vendas continua atraindo novos negócios.

As taxas de conversão estão boas, mas o crescimento está desacelerando e você precisa continuar a impulsionar o MRR.

Para fazer isso você precisa que os clientes gastem mais!

O upselling é essencial para o crescimento bem sucedido de uma empresa. Sua equipe de vendas precisa dedicar uma parte do tempo tentando expandir os negócios com os clientes existentes e isso é feito provando o valor do produto que você oferece.

Os Pipedrivers adoram esta citação do especialista em marketing Tom Chenault:

Precisamos parar de vender o tempo todo e sermos boas pessoas. O resultado final será que a pessoa do outro lado da mesa vai se sentir ouvida e terá o que deseja.

Agora pense nos seus clientes existentes.

Não foque 100% da sua atenção em vender. Em vez disso, use uma parte do seu ciclo de vendas para fortalecer as relações com clientes existentes. Tente entender seus problemas profissionais específicos e descobrir como você pode oferecer uma solução melhor com um produto mais avançado ou personalizado.

As pessoas que são melhores ouvintes conseguem construir mais confiança, algo de extrema importância na hora de aumentar o seu lucro. Se você se preocupar apenas com a venda e os benefícios do seu produto, vai acabar perdendo a noção de onde você realmente pode agregar mais valor para seu cliente.

O desenvolvimento de relacionamentos com clientes existentes dará a você a chance de fazer o upselling e ajudará a diminuir as perdas e aumentar o valor médio de clientes.

Você pode rastrear todas as informações vitais sobre problemas específicos de cada um dos seus clientes existentes com a ferramenta de gerenciamento de vendas certa. Você precisa que os dados contextuais estejam organizados para cada cliente para poder converter as oportunidades de upselling com eficiência.

5. Falta de clareza sobre o Lifetime Value dos Clientes


É nessa área que você precisa de clareza e facilidade de análise.

Se você não puder calcular isso, é possível que foque todo o seu esforço nas áreas erradas, se estresse com coisas que poderia ignorar e apresente previsões incorretas, criando falsas expectativas para a gerência da empresa.

Com a ferramenta de previsão de vendas do Pipedrive você pode dividir seus clientes, criar relatórios sobre atividades atuais e fazer previsões com precisão. Essas informações podem ser usadas para criar uma estratégia personalizada e precisa de vendas.

O Conselho de Vendas que Você Precisa Para Priorizar o Tempo da Sua Equipe

Equilibrar o tempo de vendas entre a prospecção, a relação com os leads, a conversão, os novos clientes, o upselling e reduzir perdas pode ser um trabalho bem duro.

Esse é um dos desafios mais complicados mesmo para os gerentes mais experientes.

Não temos uma resposta que vai ajudá-lo a resolver todos os seus problemas. 

Mas há um conselho prático que podemos compartilhar para ajudá-lo a lidar com todas as prioridades: 

Divida sua equipe ao longo da jornada do comprador para que seus vendedores não precisem estar sempre trabalhando em muitas coisas ao mesmo tempo.

Uma empresa que está em rápido crescimento precisa dos seus melhores vendedores e precisa focar em fazer o upselling para clientes existentes. Ir atrás de novos clientes é algo que requer um processo diferente e outras habilidades e ritmo.

Se você tem os recursos, dedique cada vendedor ou equipe para apenas uma etapa da jornada do comprador.

Trabalhe com eles para desenvolver as habilidades daquela etapa.

Você vai aumentar as taxas de conversão com muito mais rapidez e ainda vai ver o crescimento contínuo do MRR.

Você vai conseguir um crescimento mais rápido construindo equipes dedicadas à cada função essencial das vendas.

E se você está apenas começando sua expansão, coloque seu melhor vendedor para cuidar do upselling.

Lembre-se: você precisa de um processo de vendas estruturado para medir com precisão o que está funcionando e o que não está.

(Ah, e um CRM de vendas será muito útil para ajudar a simplificar esse processo e coletar os dados de que você precisa para melhor seu desempenho. Você pode fazer uma avaliação gratuita do Pipedrive por 14 dias e ver os recursos de motivos de perda e relatórios de vendas com seus próprios olhos!)

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