Se você acha que poderia realizar mais no período de um ano, você não está só. Planejamento, gestão do tempo e eficiência na execução são tarefas difíceis - especialmente em um período de tempo tão longo como um ano.
Ao perceber isso, os autores Brian P. Moran e Michael Lennington desenvolveram a ideia de usar um ano em 12 semanas (um modelo trimestral) para fazer mais em menos tempo.
No seu livro, 1 Ano em 12 Semanas: faça mais em 12 semanas do que os outros fazem em 12 meses, os autores explicam como atingir máxima performance ao redefinir o seu ano em apenas 12 semanas (um trimestre).
Neste artigo, vamos resumir os pontos chave, explicar como implementar o modelo trimestral e oferecer algumas dicas gerais de como aproveitar esse sistema ao máximo. Também criamos um modelo grátis do 1 Ano em 12 Semanas para que você possa planejar suas tarefas em cada passo e medir o seu sucesso.
O que é o modelo de planejamento trimestral (ou o 1 ano em 12 semanas)?
A maioria de nós aborda o planejamento anual em ciclos de 12 meses. O problema, de acordo com Moran e Lennington, é que o ciclo de 12 meses é longo demais. Dentro de um ano inteiro, muitas coisas fora do seu controle podem acontecer, coisas as quais não são possíveis prever.
Não apenas isso, mas tentar planejar ciclos de 12 meses também resulta no que Moran chama de “pensamento anualizado”, quando você acredita que ainda há muito tempo no ano para atingir seus objetivos.
O pensamento anualizado pode atrasar ações chave que o deixariam mais perto de completar suas metas individuais, uma vez que você assume que ainda tem muito tempo para fazê-las mais tarde.
Ao invés, os criadores acreditam em uma metodologia que consiste em pensar em anos de 12 meses (trimestrais). Em um período tão curto quanto um trimestre, não existe muito tempo para complacência.
Os benefícios de executar um ciclo de 12 semanas incluem:
Maior previsibilidade. Planejar ciclos de 12 semanas ajuda a reduzir o impacto de eventos aleatórios, como flutuações de mercado ou condições climáticas inesperadas que podem afetar ciclos de produção. Com mais resultados previsíveis, você pode criar planos mais precisos que são mais fáceis de seguir.
Foco maior. Com a urgência maior de um período mais curto, você pode focar em atingir resultados inovadores. Ao invés de pensar que há muito tempo para fazer as coisas, você é forçado a agir rapidamente.
Melhor estrutura. Metas anuais geralmente são vagas e imprecisas. Um período de 12 semanas oferece uma estrutura com objetivos claros e bem definidos. Isso ajuda a alinhar suas ações no dia a dia com sua visão de longo prazo.
O livro oferece conselhos claros e acionáveis, desde disciplinas e princípios fundamentais até os meios detalhados para implementar o sistema.
Sobre os autores
Brian P. Moran é o presidente e fundador do programa 1 Ano em 12 Semanas e tem mais de 30 anos de experiência como empreendedor, coach e consultor. Antes de fundar o 1 Ano em 12 Semanas, ele ocupou cargos executivos e de gestão na UPS, na Northern Automotive e na PepsiCo.
Michael Lennington é um consultor profissional que trabalhou mundo afora oferecendo coaching de gestão de tempo para empreendedores. Ele também escreveu extensivamente sobre liderança, empreendedorismo e gestão de tempo.
Baixe o seu modelo grátis do ano em 12 semanas
Digite o seu endereço de email abaixo para receber um guia passo a passo para criar o seu próprio plano do ano de 12 semanas. O guia contém um modelo intuitivo do modelo de metas trimestrais e dicas acionáveis que você pode usar para planejar o seu processo e suas atividades.
Comece definindo sua visão e seus objetivos, antes de registrar suas tarefas e atividades para cada semana. Incluímos uma ferramenta de calculadora no modelo de metas trimestrais para você medir o seu sucesso a cada marco.
Baixe o guia e o modelo do ano letivo de 12 semanas.
A filosofia do 1 ano em 12 semanas
No 1 Ano em 12 Semanas, Moran e Lennington definem o seu “sistema de execução”. De acordo com os autores, existem oito elementos no seu sistema de execução que permitem aos usuários controlar completamente o seu cotidiano.
Esses elementos incluem três princípios centrais e cinco disciplinas. Os três princípios centrais são qualidades treináveis que são essenciais para obter sucesso usando o sistema de metas trimestrais:
Responsabilidade. Para ser bem sucedido, você precisa estar disposto a tomar total responsabilidade pelas suas ações e pelas consequências delas.
Comprometimento. Comprometimento significa fazer o necessário para atingir os resultados que você definiu para você mesmo. Para desenvolver essa característica, você precisa de um forte desejo de cumprir suas metas.
Grandeza no momento. Finalmente, é vital que você viva no momento, aplicando cada grama da sua autodisciplina para agir conforme suas metas pessoais ou profissionais.
As cinco disciplinas, por outro lado, são como o itinerário do sistema para executar as 12 semanas:
Visão. O que você quer atingir na vida? Essa visão pessoal é o alvo que você está mirando, que vai ajudar você a se aproximar dos seus objetivos no curto e médio prazo.
Planejamento. Com sua visão em mente, o planejamento ajuda a focar seus esforços nas iniciativas que vão tornar essa visão realidade.
Controle do processo. Este é o conjunto de ferramentas que você usa para alinhar suas ações no dia a dia com o seu plano. Essas ferramentas incluem planilhas semanais, suporte de colegas e colaboradores, e técnicas para monitorar o seu progresso.
Medição. A medição é o processo de aferir o seu sucesso. Sem um feedback compreensivo sobre o seu progresso (ou falta de progresso), é impossível tomar boas decisões.
Uso intencional do tempo. Usar o tempo com intenções claras é vital se você quer tirar o máximo proveito dos seus ciclos de 12 semanas.
Como implementar o modelo de metas trimestrais
Na segunda parte do livro 1 Ano em 12 Semanas, Moran e Lennington oferecem um guia passo a passo para configurar e implementar seu sistema de alta performance. Esses passos são baseados em cinco disciplinas e cobrem cada ação que você precisa tomar para tirar o máximo proveito do modelo de metas trimestrais.
Aqui estão os quatro passos para ajudar você a criar o seu planner do modelo de metas trimestrais.
1. Estabeleça uma visão convincente
Sua visão é a âncora entre a sua vida pessoal e a profissional. Isso dá o caminho das pedras para guiar você em suas aspirações. Definir objetivos também oferece uma razão emocional para seguir seus sonhos, facilitando as ações que você precisa realizar no seu dia a dia.
Existem duas coisas ao estabelecer a sua visão:
Visualize suas metas de longo prazo. Pense em onde você quer estar em 5, 10 ou 20 anos (e mais). O que você quer atingir na vida? Isso inclui qualquer área da sua vida, desde atingir independência financeira, tornar a sua empresa milionária ou ser capaz de correr uma maratona.
Decida suas metas de três anos. Com a sua visão de longo prazo em mente, é hora de pavimentar o caminho que você vai usar para chegar lá. Isso inclui todos os marcos profissionais e pessoais que você precisa atingir para alcançar seus sonhos. Seguindo os exemplos de metas acima, você pode buscar aumentar suas vendas em 50% até o final do ano ou correr uma meia maratona nos próximos dois anos.
A sua visão deve ter significado. Ela deve criar uma resposta emocional poderosa para dar a motivação que você precisa para perseguí-la. Para tirar o máximo proveito da sua visão, Moran e Lennington recomendam pensar em suas aspirações regularmente.
Por exemplo, você pode imprimir a sua visão para lê-la toda manhã antes de começar a trabalhar. Digamos que a sua meta seja se tornar o melhor vendedor da sua equipe nesse trimestre. Um lembrete visual desse objetivo vai ajudar você a se manter focado e evitar distrações.
Do mesmo jeito, você pode usar uma abordagem parecida como um gerente de vendas. Criar metas de vendas de longo prazo para a sua equipe e resumi-las em afirmações simples (por exemplo, fechar 20 vendas). Você pode então exibi-las no escritório e atualizá-las regularmente conforme você chega mais perto dos seus objetivos de vendas.
2. Crie o seu primeiro plano de metas trimestrais
A seguir, é hora de articular seus objetivos em um planejamento de metas trimestrais de curto prazo.
Para atingir seus objetivos de médio e de longo prazo, você precisa de um plano detalhado. Planejar é crucial para atingir suas metas porque isso permite que você aloque seu tempo e recursos de um modo efetivo.
O seu plano de 12 semanas deve definir as ações que você irá realizar e as táticas que você vai usar para realizar cada meta.
Para desenvolver o seu plano de metas trimestrais:
Determine os seus objetivos de 12 semanas. Moran e Lennington recomendam focar em não mais do que três objetivos trimestrais. Conforme você decide suas metas, anote por que cada objetivo é importante para você e como ela se liga à sua visão (criando uma conexão emocional).
Descubra quais ações cotidianas você precisa tomar. Para cada meta, determine quais táticas semanais e ações diárias são necessárias para alcançá-las. Especifique quando cada ação precisa ocorrer (se é uma tarefa de um dia ou algo que deve ser repetido diariamente).
Considere os desafios. Para cada ação, pergunte-se que obstáculos e desafios podem aparecer no caminho. Ache soluções para cada desafio de antemão para que, quando apareçam, você tenha o recurso necessário para superá-lo.
Ao criar seus objetivos, Moran e Lennington recomendam o sistema SMART. Para criar metas SMART, você precisa ser:
Específico. Evite descrições vagas que vão precisar ser esclarecidas mais tarde. Certifique-se de que suas metas são precisas e as especifique para que você (e sua equipe) saibam exatamente o que fazer e quando fazer.
Mensuráveis. Certifique-se de que você pode monitorar as suas metas. Se não puder, você não terá como saber quão longe ou perto está de atingi-las. Por exemplo, ao invés de dizer “aumentar as vendas”, você diria “fechar com 10 novos clientes”.
Atingíveis. Seus objetivos precisam ser realistas. Se você escolher metas que não consegue atingir no período escolhido, não importa o quão duro você trabalhe, você estará se sabotando. Por exemplo, você não deve definir uma meta de completar um treinamento dentro de uma semana se ele requer que você estude por meses. Ao invés, decida por metas claras, específicas e atingíveis.
Relevante. Os objetivos devem ser relevantes para a sua visão. Consulte a declaração da sua visão e decida se suas metas são de curto ou longo prazo. Se não, deixe-as de lado e crie novas metas semanais.
Temporais. Adicionar prazos às suas metas cria um senso de urgência que ajudará você a realizá-las. Sem prazos, você vai cair no mesmo problema do pensamento anual: que sempre tem mais tempo para realizar as tarefas no futuro.
3. Crie um plano para cada meta
Quando você tiver o seu plano trimestral, você vai precisar de um itinerário de como alcançá-lo. Doze semanas ainda é um período de tempo relativamente longo. Para atingir esses objetivos, você vai precisar lidar com uma semana de cada vez.
Cada plano de ação deve consistir em uma série de passos durante a semana para garantir que você cumpra suas prioridades. Essas ações devem ser agendadas em sua rotina semanal e diária para que você saiba exatamente o que fazer e quando fazer.
Vamos explorar como isso é na prática. Digamos que o seu objetivo de longo prazo é fazer sua empresa faturar na casa dos milhões por ano. Baseado nisso, o seu objetivo de médio prazo deve ser aumentar as vendas para 50% no próximo ano. A partir daí, você então desenvolve a meta trimestral de aumentar as vendas em 10%.
Com o seu plano trimestral em mente, seu plano de ação deve incluir cada vez mais atividades de prospecção, agendar mais reuniões de vendas e encurtar o seu processo de vendas.
Quando você tiver uma lista de atividades chave, é hora de separá-las em ações ainda mais específicas que você precisa seguir. Por exemplo, você pode pesquisar por prospectos de vendas toda manhã por uma hora, ou mirar em ter 10 conversas de vendas por telefone ou presenciais até sexta-feira.
A chave é ter uma lista de atividades de vendas claramente definidas e que colaborem para suas metas anuais.
4. Agende revisões regulares
Revisar o seu progresso é essencial se você vai atingir seus resultados. Moran e Lennington recomendam separar um tempo no começo de cada semana para refletir na semana que passou e examinar seus sucessos e fracassos.
Revisando seu progresso, você pode descobrir importantes insights e ajustar seus planos de ação conforme necessário. Talvez algo não esteja funcionando conforme você esperava. Ou talvez uma nova oportunidade apareceu, que você não conhecia antes.
O seu plano trimestral e seus objetivos de longo prazo não são estáticos. Coisas inesperadas podem aparecer e suas prioridades podem mudar com o tempo, mas tudo bem. Revisões regulares dão flexibilidade para se reconectar com sua visão e definir novas metas de curto e médio prazo se necessárias.
Do mesmo jeito, você deve definir uma “revisão final” no final de cada trimestre. Isso deve ser um aprofundamento nas últimas 12 semanas, o que vai ajudar você a entender o que funciona e o que não funciona. Assim, você pode descobrir o que deve melhorar no próximo trimestre.
3 dicas gerais para criar um modelo de metas trimestrais
Mesmo com um cronograma detalhado para que tudo saia como planejado, seguir os planos pode ser difícil. Obstáculos e imprevistos vão aparecer e manter o mesmo nível de motivação é desafiador. Felizmente, os autores de 1 Ano em 12 Semanas têm algumas outras dicas para aproveitar ao máximo o seu modelo trimestral.
1. Confronte a verdade com dados
No sexto capítulo de 1 Ano em 12 Semanas, Moran defende que, para qualquer sistema funcionar, você deve medir seu progresso. Ele introduz indicadores de tendência e de resultado para a forma perfeita de receber feedback sobre o seu progresso e tomar decisões bem informadas no futuro.
Isso é o que Moran chama de “confrontar a verdade”, em que você deve encarar a realidade, tenha você feito progresso ou não.
Indicadores de tendência predizem condições do futuro. Eles estimam o resultado final, o que quer dizer que podem dar insights sobre o que você precisa fazer para alcançar seus objetivos. Exemplos de indicadores de tendência incluem métricas de vendas, como o número de novos clientes ou o percentual do aumento de vendas desde o início do trimestre.
Indicadores de resultados permitem que você analise os resultados do momento. Ao invés de tratar do futuro, indicadores de resultado permitem que você veja o quão efetiva algumas estratégias foram. Exemplos de indicadores de resultado incluem o número total de vendas no período de 12 semanas ou o seu peso corporal no início de um novo trimestre.
Moran recomenda usar um esquema de pontuação para acompanhar esses indicadores.
Uma planilha semanal pode medir com objetividade se você se manteve no ritmo certo. Isso dá a você um percentual de ações realizadas com sucesso em uma semana, permitindo que você veja como você está indo.
2. Use a intencionalidade
Intencionalidade tem a ver com tomada de decisões incisivas. Quando você é intencional com o seu tempo, você sabe o que você está fazendo e quando está fazendo. Isso requer uma gestão de tempo efetiva, o que não é uma habilidade fácil de aprender.
Para ser mais intencional, Moran recomenda usar o “sistema de tempo de desempenho”, uma tática de economia de tempo que usa técnicas de dividir o tempo em blocos para planejar sua rotina diária em períodos de tempo intencional. Isso inclui três componentes principais:
Blocos estratégicos. Estes são períodos de três horas designados para um trabalho profundo, o que inclui todas as atividades de alto impacto que são cruciais para atingir seus resultados desejados. Durante esses blocos estratégicos, a meta é minimizar distrações e concluir suas tarefas.
Blocos tampão. Estes são blocos menores de 30 a 60 minutos que ajudam você a lidar com atividades não planejadas que aparecem durante o dia. Ao invés de iniciar novas tarefas conforme aparecem, o que diminuiria o tempo de trabalho nas tarefas mais valiosas, os blocos tampão permitem que você lide com elas de forma mais eficiente em um tempo designado.
Blocos de pausa. Um bloco de pausa é um período de pelo menos três horas em que você evita trabalhar. Esses blocos são completamente não estruturados, permitindo que você descanse e recarregue as energias, o que é essencial para manter sua criatividade e eficiência.
3. Use suporte dos seus pares para controlar o processo
Infelizmente, não importa o quão disciplinado você é, força de vontade não funciona sempre. É por isso que Moran e Lennington recomendam usar o suporte de pares para promover sua responsabilidade e melhorar a execução de tarefas.
No capítulo 15, eles recomendam agendar uma “Reunião Semanal de Responsabilidade”. Esta é uma reunião onde você se encontra com um grupo de pares, em que todos estão tentando implementar o modelo de metas trimestrais.
Nesta reunião, cada membro tem sua vez:
Apresenta seu relatório, discute seu progresso, resultados, desafios e intenções para o futuro. Então, recebe feedback e coaching de seus pares
Cada um compartilha técnicas que deram certo, explicando o que deu certo e como os outros podem usar esses sucessos para melhorar seus projetos
Encorajar os outros, motivando seus pares a se manterem produtivos
Essas reuniões garantem que cada membro avalie seu progresso, melhore sua estratégia e continue tomando ações produtivas em busca de sua visão.
3 erros comuns para se evitar
O modelo trimestral mapeia uma metodologia poderosa para melhorar a sua produtividade e a gestão de tempo. Contudo, existem alguns erros comuns que você precisa evitar se quiser ter resultados.
Aqui estão três coisas para não se fazer:
Não crie metas irrealistas. Já que você está criando metas para o trimestre, elas precisam ser alcançáveis nesse período. Por exemplo, não há porque definir uma meta de vendas super otimista, que será impossível de bater. Se um objetivo é grande demais para o modelo trimestral, divida-o em objetivos menores, que serão mais gerenciáveis.
Não tente abraçar o mundo com as pernas. Sempre que as pessoas começam novas rotinas de gestão de projetos ou de melhoria de produtividade, elas geralmente entram com expectativas irrealistas. O modelo de metas trimestrais é como mudar a sua rotina de cardio de corridas longas para explosões curtas. Pode levar algum tempo para que você se ajuste, então é importante começar devagar.
Não fique evitando revisar seu progresso. Se você não monitorar seu progresso, você não vai saber se o modelo de metas trimestrais está melhorando a sua produtividade ou não. Note que as melhorias podem ser lentas no início. A chave é descobrir o que funciona e o que não o mais cedo possível para que você possa evitar desperdiçar tempo em estratégias não efetivas.
Considerações finais
As armadilhas do pensamento anualizado são difíceis de evitar. Desde procrastinação até atrasos imprevisíveis por má gestão do tempo, são vários obstáculos a se evitar se você vai atingir seus objetivos profissionais e pessoais.
O livro 1 Ano em 12 Semanas detalha as atividades que são mais importantes, cria clareza e constrói um senso de urgência prático que ajuda a fazer mais em menos tempo. Use o nosso modelo grátis para melhorar a sua produtividade e atingir os seus objetivos em tempo recorde.
