Zwischen Kundenakquise, Lead-Pflege, Abschluss und Upselling – Wie Sie Ihre Verkaufszeit in die richtige Balance bringen

Sie sind ziemlich beschäftigt, also muss es gut laufen, oder?

Ihre Pipeline ist voll, Sie fügen ständig neue potentielle Kunden hinzu, neue Leads konvertieren und Sie verkaufen an bereits bestehende Kunden. Deals abzuschließen und Ziele zu erreichen fühlt sich ziemlich gut an.

Doch je mehr Sie zu tun haben, desto mehr Zeitmanagement kommt auch auf Sie zu. Und dadurch wird Ihre Sales-Pipeline immer komplizierter.

Haben Sie auch manchmal das Gefühl, dass Sie eigentlich noch besser sein könnten?

Es gibt eine wesentliche Frage, die Vertriebsmanager beantworten müssen:

Wie teilen Sie Ihre Zeit zwischen Kundenakquise, Abschluss von Deals, Onboarding, Upselling und Reduzierung der Kundenabwanderung am besten auf?

Und hier ist die Zeit, die Sie für Ihren Vertriebsprozess benötigen, noch gar nicht mit eingerechnet.

Viel beschäftigt zu sein, vermittelt oft eine Illusion von Kohäsion und Fokus.

Eine gute Kunden- und Interessentenbasis und Upselling-Möglichkeiten sind toll. Aber Sie müssen sich vom Alltagsstress zurückziehen und einen strategischen Prozess entwickeln, der die Zeit für alle Ihre Vertriebsaktivitäten effektiv einteilt. Ohne ein solches strategisches Zeitmanagement kann Ihr Vertriebsprozess im Chaos münden (und wichtige Deals gehen Ihnen verloren).

Nehmen Sie sich in Acht vor dem viel beschäftigten Manager. Und lassen Sie nicht zu, dass Sie einer davon sind.

Viel beschäftigte Vertriebsmitarbeiter haben immer viel auf der Liste, um Nummer Eins zu werden. Sie können sich keinen ungeschickten Ad-hoc-Ansatz für das Zeitmanagement leisten.

Wenn Sie keinen klaren Fokus setzen, führt das nur zu Panik und vorschnellen Entscheidungen.

Wir wollen Ihnen einen Prozess für Zeitmanagement an die Hand geben, sodass Sie verstehen, wie Sie Ihre Vertriebszeit am besten aufteilen können. Konzentrieren Sie sich auf den Prozess und die Aktivitäten und die Ergebnisse werden folgen.

Warum es für Vertriebsmitarbeiter so wichtig ist, Ablenkungen zu vermeiden

Doch bevor wir anfangen, ist es wichtig, einen absoluten Produktivitätskiller hervorzuheben, den es zu verhindern gilt.

Jonathan Spira, Autor von Overload:

„Die Erholungszeit einer Person von jeder Unterbrechung ist 10 - 20 mal so lang wie die Dauer dieser Unterbrechung selbst.“

Ein ein-minütiger Anruf kann Sie von der Aufgabe, an der Sie seit zehn Minuten arbeiten, ablenken.

Überlegen Sie mal, wie oft Sie sich im Arbeitsalltag unterbrechen und ablenken lassen.

Einige Ablenkungen sind unvermeidlich. Andere bereiten wir uns selbst.

Gloria Mark von der University of California hat gezeigt, dass sich Mitarbeiter typischerweise etwa drei Minuten lang um eine Aufgabe kümmern, bevor sie zu etwas anderem wechseln (üblicherweise eine elektronische Kommunikation wie eine SMS, ein Anruf, eine Social Media-Nachricht oder eine E-Mail). Es dauert dann etwa 20 Minuten, bis man sich wieder mit der eigentlichen Aufgabe beschäftigt.

Wenn Sie Ihre Zeit nur damit verbringen, sich ständig von Ihren Ablenkungen zu erholen, anstatt Ihre Verkaufsfähigkeiten auf eine Aufgabe nach der anderen anzuwenden, verpassen Sie die Möglichkeiten, Deals zu finden und abzuschließen.

Anrufe, E-Mails und Ad-hoc-Gespräche stehen für jeden Verkäufer auf der Tagesordnung. Sie brauchen einen Plan, um richtig mit Ihrer Zeit umzugehen.

1. Neue Leads verwalten

Laut Todd Falcone, Autor von The Fearless Networker:

„Ihre Pipeline muss immer voll sein. Das ist die Grundlage für jeden Vertriebsprozess.“

Doch eine Pipeline voll von potentiellen Kunden führt nicht unbedingt zu qualifizierten Leads. Das kann zu Frust führen.

Mit dem folgenden Szenario kann sich sicher der ein oder andere Vertriebsmitarbeiter identifizieren:

·      Sie finden einen neuen und vielversprechenden Lead.

·      Nach einigen E-Mails schaffen Sie es, Ihren Lead ans Telefon zu bekommen.

·      Sie denken, Sie können den Deal abschließen, doch verlieren sich in Endlosschleifen, in denen Sie immer und immer wieder die gleichen Dinge wiederholen.

·      Sie legen frustriert den Hörer auf.

Machen Sie Follow-ups für diesen potentiellen Kunden und laufen Sie ihm hinterher? Oder nutzen Sie Ihre Zeit vielleicht besser, wenn Sie ihn aus Ihrer Pipeline entfernen und sich um andere Leads kümmern?

Es ist an der Zeit, sich von dieser Frustration zu befreien und Ihren Vertriebsprozess genau zu analysieren.

Was genau war es, das den potentiellen Kunden so vielversprechend aussehen ließ?

Lediglich ein Bauchgefühl? Eine Annahme? Oder basierte es auf konkreten Fakten?

Andrea Waltz, Mitautorin des Bestsellers zur Überwindung der Ablehnung, Go for No!, schrieb:

„Machen Sie niemals Annahmen darüber, was jemand entscheiden, tun oder ausgeben wird.“

Konzentrieren Sie sich stattdessen auf Ihren Prozess. Sie können Aktivitäten steuern, nicht aber Ergebnisse.

Sammeln Sie so viele Informationen wie möglich über diese Person und treffen Sie Entscheidungen auf der Grundlage dieser Fakten und Erkenntnisse. Mit dem Pipeline-Management von Pipedrive können Sie das schnell und einfach erledigen.

Um einen guten Lead zu erkennen, sollten Sie folgendes beachten:

·      Braucht dieser Lead das Produkt, das Sie verkaufen?

·      Ist dieser Lead ein wichtiger Entscheidungsträger?

·      Verfügt dieser Lead über das nötige Budget?

Wenn Sie diese Faktoren verstehen, wissen Sie, mit welchen Leads Sie Ihre wertvolle Zeit verbringen sollten.

Sie und Ihr Team haben wahrscheinlich kein Zeitmanagementproblem, sondern viel eher Fokusschwierigkeiten.

Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie sich in jeder Phase Ihres Verkaufstrichters neu fokussieren können.

2. Verwaltung Ihrer Sales-Pipeline

Wie gut kennen Sie Ihre Sales-Pipeline?

Wie einfach können Sie sich auf die folgenden KPIs konzentrieren?

·      Anzahl der Deals in Ihrer Pipeline

·      Durchschnittliche Größe der Deals in Ihrer Pipeline

·      Ihr Verkaufsabschluss - der durchschnittliche Prozentsatz der abgeschlossenen Deals

·      Ihre Verkaufsgeschwindigkeit - die durchschnittliche Zeit bis zum Abschluss eines Deals

Zu oft versteifen wir uns auf unnötige Verkaufskennzahlen. Es passiert schnell, dass man alles nachverfolgt. Man hat das Gefühl, dass man es machen muss. Wenn man es nicht macht, könnte man etwas verpassen.

Enorme Mengen an Kennzahlen sollen Ihnen dabei helfen, mehr zu verkaufen, doch das Gegenteil ist oft der Fall. Man verliert sich in all den Daten. Verwirrung führt zu Stress und Ihre zuvor noch übersichtliche Pipeline wird zu reinem Chaos.

Konzentrieren Sie sich stattdessen nur auf wenige Verkaufskennzahlen, die wichtig sind, um Klarheit zu erlangen und Ihre Zeit effektiv zu verwalten (wir haben einen ganzen Artikel zu den wichtigsten Verkaufszielen zusammengestellt).

Mit dem Pipeline-Management von Pipedrive können Sie kleine Gruppen wichtiger Kennzahlen analysieren und automatisch Berichte darüber erstellen. So können Sie Ihre eigene Leistung besser verstehen:

·      Abdeckung der Sales-Pipeline

·      Geschäftschancen eines jeden Teammitglieds

·      Vertriebszyklengeschwindigkeit

3. Umgang mit Abwanderung

Die Abwanderung von Kunden sollten Sie immer genau analysieren. Nur so können Sie Ihren Prozess verbessern und neue Arbeitsweisen etablieren.

Und es gibt einen (zugegebenermaßen sehr kontroversen) Ratschlag:

Manchmal ist es besser, zu verlieren.

Es ist wichtig, regelmäßig kalte Leads aus Ihrer Pipeline zu entfernen, um somit mehr Zeit für passende Neukunden zu haben. So hart es auch klingt, manchmal ist es einfach besser loszulassen und einen Verlust in Kauf zu nehmen. Schließlich möchten Sie sich doch mit passenden Kunden beschäftigen und sich nicht mit Kunden abmühen, die Sie sowieso nicht gewinnen können.

Anstatt Ihren Vertriebsprozess über Bord zu werfen und die Aufmerksamkeit auf die Reduzierung der Abwanderung zu richten, sollten Sie zunächst verstehen, was das normale Abwanderungsniveau für Ihre Branche ist.

Wie alles andere im Vertrieb auch, wird auch Ihre Abwanderungsrate nicht perfekt sein.

Null Abwanderung ist quasi unmöglich.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Abwanderungsrate unter dem Branchenniveau liegt. Als nächstes ermitteln Sie Ihren ideal passenden Kunden. Sie sollten wissen, wie man ihn findet. Und dann konzentrieren Sie sich darauf, wie Sie die Abwanderung dieser Kunden verhindern können.

Natürlich möchten Sie alle Ihre Kunden halten. Doch nehmen Sie sich Zeit, genau die passenden Kunden zu finden, Ihr Produkt an diese zu verkaufen und sie schließlich zu halten.

Mit dem richtigen CRM können Sie ganz einfach herausfinden, warum Kunden abwandern. Nutzen Sie dafür die Funktion in Pipedrive zur Ermittlung von Verlustgründen.

Federico Wengi, Early Stage Tech VC bei Paua Ventures, erklärt, warum genau diese Funktion so nützlich ist:

„Eine wirklich gute Funktion in Pipedrive ist die zur Ermittlung von Verlustgründen. Dadurch wird ein Nutzer dazu gezwungen, anzugeben, warum er diesen Deal verloren hat. Man kann eine Liste von Gründen definieren und somit genau verfolgen, was die genauen Gründe sind. Künftig können die Verluste reduziert werden.“

Finden Sie zudem heraus, was die genauen Merkmale Ihrer besten Kunden sind. So können Sie weitere Leads mit vergleichbaren Merkmalen finden und diese zu Ihren Kunden machen.

Mit dem Vertriebsreporting in Pipedrive können Sie anhand Ihrer gewonnenen Deals genau diese Daten und Merkmale finden und vergleichen. Der Prozess der Informationsgewinnung lässt sich automatisieren, sodass Sie direkt zur Analyse übergehen können.

Das folgende Video erklärt, wie Sie die Funktion Berichte optimal nutzen können, um Ihren Vertriebsprozess zu verbessern und mehr Deals abzuschließen.

Gleichen Sie die Kundenabwanderung aus, indem Sie mehr qualitativ hochwertige Leads für sich gewinnen, die Ihnen wiederum dabei helfen, Ihren monatlich wiederkehrenden Umsatz zu erhöhen.

4. Das Geheimnis des Upsellings

Es gibt ein häufiges Problem, welches das Umsatzwachstum bei vielen wachsenden Unternehmen behindert: Wie erhöht man diese wichtige monatliche Zahl des wiederkehrenden Umsatzes?

Sie haben die Grundlagen als Unternehmen gelegt.

Ihr Vertrieb generiert kontinuierlich neue Umsätze.

Ihre Conversion-Rates sind gut, aber das Wachstum verlangsamt sich und Sie müssen Ihre Umsätze antreiben.

Sie müssen Ihre Kunden dazu bringen, mehr auszugeben.

Upselling ist der Schlüssel für ein erfolgreich wachsendes Unternehmen. Ihr Vertriebsteam sollte einen Teil seiner Zeit darauf verwenden, mehr Umsatz mit bestehenden Kunden zu erzielen, indem es höherwertige Produkte an diese Kunden verkauft.

Ein passendes Zitat des Network-Marketing-Experten Tom Chenault dazu:

„Wir müssen damit aufhören, ständig nur zu verkaufen und stattdessen einfach gute Menschen sein. Das Resultat ist, dass der Mensch am anderen Ende gehört wird und genau das erhält, was er braucht.“

Denken Sie über Ihre bestehenden Kunden nach.

Konzentrieren Sie sich nicht nur 100% auf den Verkauf, sondern bauen Sie auch eine Beziehung zu Ihrem Kunden auf. Versuchen Sie, dessen Probleme zu verstehen und bieten Sie ihm maßgeschneiderte Produkte zur Lösung dieser Probleme an.  

Zuhörer erzeugen Vertrauen. Und dieses Vertrauen können Sie in Umsatz wandeln. Wenn Sie sich nur mit dem Verkauf und den Vorteilen Ihres Produkts befassen, übersehen Sie oft den Kunden und das, was dessen Leben wirklich bereichern würde.

Durch Kundenbindung erreichen Sie Upselling. Dadurch reduzieren Sie Abwanderung und erhöhen gleichzeitig den durchschnittlichen Customer Lifetime Value.

Mit einem geeigneten Salesmanagement-Tool können Sie alle wichtigen Informationen zu spezifischen Probleme Ihrer Bestandskunden verfolgen.

5. Mangelnde Klarheit über den Customer Lifetime Value

Wenn Sie den Customer Lifetime Value nicht berechnen können, laufen Sie Gefahr sich auf die falschen Bereiche zu konzentrieren, Dinge hervorzuheben, die Sie ignorieren sollten oder schlechte Prognosen zu liefern.

Mit der Verkaufsprognose von Pipedrive können Sie Ihre Kunden segmentieren, über deren aktuelle Aktivität berichten und präzise prognostizieren. All diese Erkenntnisse können genutzt werden, um eine maßgeschneiderte, genaue und strukturierte Strategie zu entwickeln.

Ein Expertenrat für Ihr Zeitmanagement

Die perfekte Balance zwischen Kundenakquise, Lead-Pflege, Abschluss und Upselling zu finden, ist nicht ganz einfach.

Selbst für erfahrene Vertriebsmanager kann das zur Herausforderung werden.

Es gibt auch keine Einheitslösung dafür.

Aber einen Ratschlag können wir Ihnen geben:

Teilen Sie Ihr Vertriebsteam auf die verschiedenen Abschnitte der Käuferreise auf, damit Ihre Mitarbeiter nicht ständig Multitasking betreiben müssen.

Ein schnell wachsendes Unternehmen braucht seine besten Verkäufer und ist darauf ausgerichtet, Bestandskunden zu betreuen. Die zusätzliche Aufgabe, neue Kunden zu gewinnen, erfordert einen ganz anderen Prozess, eine andere Qualifikation und einen anderen Rhythmus.

Wenn Sie über die Ressourcen verfügen, sollten Sie jeden Verkäufer oder jedes Team nur für eine Phase der Käuferreise einsetzen.

Sie skalieren schneller, wenn Sie kompetente Verkaufsteams haben, die für einzelne Verkaufsfunktionen zuständig sind.

Denken Sie immer daran: Sie brauchen einen strukturierten Vertriebsprozess, um genau messen zu können, was funktioniert und was nicht.

(Oh, und natürlich wird Ihnen ein vertriebsspezifisches CRM helfen, diesen Prozess zu vereinfachen und alle Daten zu sammeln, die Sie benötigen. Testen Sie Pipedrive 14 Tage lang kostenlos und kommen Sie in den Genuss all unserer hilfreichen Funktionen.)

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