Twoje taktyki sprzedażowe zaczynają przynosić efekty, ale nagle masz więcej leadów przychodzących, niż jesteś w stanie obsłużyć. To znak, że nadszedł czas, by ulepszyć sposób, w jaki zarządzasz danymi klientów.
Oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami (CRM) to najlepsza metoda na zarządzanie kontaktami i procesem sprzedażowym. Dobra wiadomość jest taka, że łatwo możesz stworzyć własny CRM w Excelu i dopasować go do Twoich potrzeb.
W tym artykule pomożemy Ci zdecydować, czy Excel CRM to rozwiązanie dla Ciebie. Korzystając z naszego konfigurowalnego szablonu CRM, wyjaśnimy, jak stworzyć własny CRM w Excelu. Na koniec przedstawimy kilka kluczowych wskazówek, które pozwolą Ci w pełni wykorzystać możliwości Twojego systemu CRM.
Pobierz szablon CRM Excel
Pierwszy krok to pobranie naszego bezpłatnego szablonu. Przygotowaliśmy szablon CRM w formacie Excel (możliwy również do wgrania jako szablon CRM w Arkuszach Google), który możesz dostosować do własnych potrzeb. Po pobraniu szablonu możesz go skonfigurować tak, aby jak najlepiej odpowiadał Twojemu przypadkowi użycia CRM.
Pobierz szablon CRM Excel
Pierwszy krok to pobranie naszego bezpłatnego szablonu. Przygotowaliśmy szablon CRM w formacie Excel (możliwy również do wgrania jako szablon CRM w Arkuszach Google), który możesz dostosować do własnych potrzeb. Po pobraniu szablonu możesz go skonfigurować tak, aby jak najlepiej odpowiadał Twojemu przypadkowi użycia CRM.
Czy Excel CRM jest odpowiedni dla Ciebie?
Kiedy większość osób słyszy „CRM”, myśli o platformach wykorzystywanych do zarządzania danymi klientów. W rzeczywistości jednak zarządzanie relacjami z klientami to proces, który sprzedawcy wykorzystują do obsługi interakcji z klientami.
Zanim pojawiło się dedykowane oprogramowanie CRM, firmy korzystały z odręcznych notatek lub prostych arkuszy kalkulacyjnych, aby śledzić interakcje z klientami – a wiele z nich nadal tak robi.
Platforma CRM pomaga zarządzać komunikacją i pielęgnować relacje przez centralizację dużych liczb danych klientów. Systemy CRM mogą pomóc (między innymi) w segmentacji odbiorców, automatyzacji kluczowych zadań i prognozowaniu sprzedaży.
Chociaż arkusze kalkulacyjne nie są w stanie dorównać pełnej fukncjonalności dedykowanego systemu CRM, w wielu przypadkach są one nadal przydatne.
Zanim zaczniesz korzystać z CRM w Excelu, przyjrzyjmy się jego zaletom i wadom, aby ocenić, czy będzie on odpowiedni dla Twojej firmy. Zalety tworzenia CRM w programie Microsoft Excel to:
Przystępna cena: Cena to jeden z głównych czynników przy wyborze jakiegokolwiek oprogramowania, a bezpłatne oprogramowanie CRM może pomóc Ci dojść do punktu, w którym będziesz mógł pozwolić sobie na lepsze rozwiązanie. Chociaż aplikacja desktopowa Microsoft Excel wymaga subskrypcji pakietu Office, wersja Excel w sieci jest dostępna za darmo. Arkusze Google są bezpłatne dla pojedynczego użytkownika (a pakiet Google Workspace dla firm kosztuje od 24,30 PLN za użytkownika miesięcznie).
Łatwość w obsłudze na poziomie podstawowym: Większość osób ma podstawową wiedzę o tym, jak działają arkusze kalkulacyjne, dlatego wdrożenie CRM w Excelu nie powinno stanowić problemu. Excel jest stosunkowo łatwy do opanowania, a w internecie dostępne są tysiące pomocnych kursów.
Konfigurowalność: Excel słynie z bogactwa funkcji. Przy odpowiednim nakładzie czasu i wysiłku można w nim stworzyć zaawansowany i spersonalizowany CRM. Co więcej, dostępnych jest wiele szablonów, które pomogą Ci zacząć (takich jak nasz powyżej).
Dobre rozwiązanie dla małych firm: Dla niewielkich przedsiębiorstw o prostych procesach i małej liczbie kontaktów arkusz Excel może być w pełni wystarczający. Jednak po osiągnięciu 50-100 kontaktów sytuacja zaczyna się komplikować, a bez przypomnień i automatyzacji zapewnionych przez oprogramowanie łatwo coś przeoczyć.
Jednak CRM w Excelu nie jest rozwiązaniem dla każdego. Istnieje kilka ograniczeń, które mogą Cię powstrzymywać, zwłaszcza gdy próbujesz rozwijać swój biznes. Na przykład:
Jest w pełni manualny: Wprowadzanie danych jest czasochłonne. Jednym z powodów, dla których firmy często przechodzą na dedykowane systemy CRM, jest to, że zapewniają one automatyzację przepływu pracy oraz kluczowe narzędzia. Dzięki nim zminimalizujesz żmudną pracę.
Jest trudny do skalowania: CRM oparty na Excelu jest trudny do udostępniania w zespole. Śledzenie użytkowników i wprowadzanych przez nich zmian jest praktycznie niemożliwe. Ponadto im więcej masz kontaktów, tym trudniej jest je ręcznie monitorować.
Brak bezpieczeństwa: Excel może ulec awarii, Twój dysk twardy może zostać uszkodzony, a dane sprzedażowe utracone. Narzędzie CRM oparte na chmurze bezpiecznie przechowuje dane, zapewniając ochronę przed ich utratą.
Brak integracji z narzędzami sprzedażowymi: Arkusz Excel CRM w formacie xls lub xlsx nie integruje się bezpośrednio z żadnymi narzędzami sprzedażowymi, w przeciwieństwie do większości dedykowanych systemów CRM. Oznacza to konieczność ciągłego importowania i eksportowania danych, a także przełączania się między różnymi narzędzami, aby wykonać kluczowe zadania.
Brak miejsca na przechowywanie ważnych dokumentów: W CRM opartym na Excelu trudno jest przechowywać czy załączać ważne dokumenty, takie jak umowy, oferty, wątki e-mailowe i inne formy komunikacji. Oznacza to potencjalną utratę dokumentów lub marnowanie czasu na odnalezienie istotnych informacji w sytuacjach, w których liczy się czas.
Jeśli Excel jest obecnie dla Ciebie odpowiednim rozwiązaniem, to świetnie się składa – przejdźmy dalej i zobaczmy, jak go skonfigurować.
Jak stworzyć CRM w Excelu
W szablonie Excel CRM znajdziesz następujące cztery arkusze:
Contacts (Kontakty): Arkusz „Kontakty” służy do przechowywania danych klientów w łatwy do przeglądania sposób. Intuicyjny arkusz pozwala wprowadzać informacje kontaktowe i korzystać z rozwijanych list, aby podzielić je na potencjalnych klientów, obecnych klientów lub inne.
Companies (Firmy): Arkusz „Firmy” jest taki sam jak strona „Kontakty”, ale służy do przechowywania leadów sprzedażowych B2B i klientów.
Pipeline: Arkusz „Pipeline” stanowi podstawę Twojego CRM w Excelu. To tutaj śledzisz komunikację z klientami, planujesz follow-upy i aktualizujesz statusy leadów, aby monitorować sprzedaż.
Settings (Ustawienia): Tutaj możesz wprowadzać spersonalizowane pola dla swojego CRM. Dodaj typy kontaktów, etapy pipeline’u sprzedażowego, status transakcji, źródła leadów i przyczyny utraty, aby nowe pola pojawiły się w rozwijanych listach na pozostałych arkuszach.
Poniżej wyjaśnimy, jak dostosować te arkusze, aby stworzyć własny, w pełni funkcjonalny system CRM.
Krok 1: Utwórz menedżera kontaktów
Przechowywanie danych kontaktowych w jednym miejscu pozwala zaoszczędzić czas, gdy Twój zespół potrzebuje skontaktować się z potencjalnymi klientami. Dzięki temu unikasz również przypadkowego zagubienia danych i tracenia czasu na ich odzyskiwanie.
Przejdź do arkusza Contacts („Kontakty”) w szablonie CRM (program Excel ma zakładki u dołu).
Dla każdego klienta przygotowaliśmy kilka kategorii, które możesz wypełnić informacjami o Twoich klientach (pamiętaj, aby najpierw usunąć przykładowe informacje). Większość z nich to dane demograficzne, takie jak imię i nazwisko, numer telefonu i adres LinkedIn. Aby usprawnić komunikację, warto dodać jak najwięcej danych dotyczących każdego kontaktu.
W polu „Tag” zalecamy dodanie słowa kluczowego opisującego rodzaj kontaktu lub etap transakcji, na którym znajduje się klient. Na przykład możesz użyć określenia „Hot”, aby zaznaczyć, że to gorący lead, z którym należy się wkrótce skontaktować. Dzięki tym tagom łatwo przeszukasz listę kontaktów pod kątem kluczowych leadów.
W polu Description („Opis”) dodaj jak najwięcej notatek opisujących poprzednie interakcje i inne istotne informacje, które nie zostały uwzględnione w innych miejscach. Pomoże Ci to śledzić klientów i ich preferencje.
Następnie przejdź do arkusza Companies („Firmy”) w szablonie CRM i powtórz powyższe kroki dla firm, z którymi współpracujesz.
Krok 2: Wypełnij swój pipeline sprzedażowy
Gdy Twoje kontakty zostały zaimportowane, czas dodać możliwości sprzedaży do naszego gotowego pipeline’u sprzedażowego, aby powiązać je z procesami sprzedaży.
Aby ułatwić Ci rozpoczęcie pracy, dodaliśmy następujące pola:
Tag: W tym polu możesz dodać opcjonalne słowo kluczowe, aby kategoryzować i śledzić swoje szanse sprzedażowe.
Name (Nazwa): Tutaj wpisz rodzaj sprzedaży lub usługi, o którą poprosił potencjalny klient. Jeśli jesteś pojektantem stron internetowych, możesz wpisać np. “Stworzenie strony docelowej” czy “Projekt interaktywnego bloga”.
Company (Firma): Klient, z którym współpracujesz przy danej szansie sprzedażowej.
Stage (Etap): Są to etapy transakcji, które możesz aktualizować w miarę postępów potencjalnego klienta w procesie sprzedaży. Etapy te obejmują: Spotkanie, Ofertę, Negocjacje, Pilotaż i Umowę. Możesz je dostosować do własnego planu sprzedaży (pokażemy, jak to zrobić w Kroku 3).
Value (Wartość): Przewidywana wartość pieniężna szansy sprzedażowej.
Close date (Data zamknięcia): Termin, w którym spodziewasz się sfinalizować transakcję.
Status: Czy szansa sprzedażowa jest otwarta, wygrana czy przegrana.
Loss reason (Przyczyna utraty): Powód utraty szansy sprzedażowej. Wypełnienie tego pola pozwoli Ci zidentyfikować obszary wymagające poprawy, aby zwiększyć liczbę zawartych transakcji.
Priority (Priorytet): Określa, czy szansa sprzedażowa ma wysoki, średni czy niski priorytet. Dzięki temu możesz sprawdzić, które szanse są najpilniejsze, a które można odłożyć na później.
Source (Źródło): Skąd pochodzi dana szansa sprzedażowa. Na przykład lead mógł trafić do Ciebie dzięki reklamie, Twojej stronie internetowej lub kontaktowi telefonicznemu, tzw. zimnemu telefonowi (ang. cold call).
Jeśli nie określiłeś jeszcze swojego procesu sprzedaży, załaduj dane leadów do tego arkusza i sprawdź, czy ma on dla Ciebie sens. Aktualizuj arkusz w miarę postępów w realizacji transakcji. Zauważysz, że Twój Dashboard (pierwszy arkusz w naszym szablonie) automatycznie aktualizuje się na podstawie informacji wprowadzonych do Twojego „Pipeline’u”.
Jeśli masz już określony proces sprzedaży lub szablon pipeline’u sprzedaży nie do końca odpowiada Twoim potrzebom, możesz go łatwo dostosować. Przejdź do następnego kroku, aby zobaczyć, jak to zrobić.
Krok 3: Dostosuj swój pipeline sprzedaży
Możliwość dostosowania lejka sprzedaży jest niezwykle ważna, ponieważ pozwala rozwijać Twoje procesy w miarę ekspansji firmy.
Aby dostosować pipeline sprzedaży w Excel CRM, otwórz arkusz Settings („Ustawienia”). Znajdziesz tam gotowe typy kontaktów, etapy pipeline’u sprzedaży, statusy, źródła leadów i przyczyny utraty transakcji. Pod każdym z nich znajdują się kategorie, które pojawiają się w rozwijanych menu na pozostałych arkuszach.
Aby dodać własne pola do którejkolwiek z gotowych kategorii, dodaj nową komórkę (lub zastąp istniejącą) słowem, które chcesz, aby się w niej pojawiało.
To jednak nie wszystko, co możesz zrobić. Nasz szablon wykorzystuje tabele przestawne, dzięki czemu możesz w łatwy sposób sortować i filtrować swój pipeline, aby skutecznie zarządzać swoimi danymi. Możesz na przykład:
posortować tabelę pipeline sprzedaży według szacowanej wartości szansy sprzedażowej. Aby to zrobić, wybierz menu rozwijane przy pozycji „Wartość” i zaznacz opcję „Od A do Z”. Tabela ułoży teraz Twoje transakcje od najniższej do najwyższej wartości.
odfiltrować przegrane lub zamknięte transakcje, aby uporządkować swój pipeline. Wybierz menu rozwijane przy pozycji „Status” i odznacz „Zamknięta” lub „Przegrana”, aby ukryć je z widoku.
5 wskazówek, jak w pełni wykorzystać Excel CRM
Zarządzaj skutecznie swoim CRM w Excelu, aby utrzymać płynność procesów sprzedaży.
Oto pięć rad i wskazówek, które pomogą Ci zwiększyć produktywność i upewnić się, że żaden lead nie umknie Twojej uwadze.
1. Regularnie przeglądaj swoje dane
Baza danych w Excelu może szybko zapełnić się nieaktualnymi danymi. Taki nieład utrudnia Twojemu zespołowi skuteczne korzystanie z danych i powoduje, że pracownicy tracą cenny czas na odnajdywanie istotnych informacji.
Dlatego tak ważne jest regularne porządkowanie danych w CRM. Im bardziej uporządkowany jest Twój arkusz kalkulacyjny, tym łatwiej jest śledzić dane obecnych i potencjalnych klientów.
Co miesiąc poświęć trochę czasu na przejrzenie danych i poprawienie wszystkich nieaktualnych informacji. Przejrzyj szanse sprzedażowe w swoim pipeline’ie. Sprawdź, czy informacje są poprawne i czy nie ma żadnych transakcji, które posunęły się naprzód lub zostały zamknięte, a nie zostały jeszcze zaktualizowane.
Usuń przegrane transakcje, aby nie zaśmiecały Twojego arkusza. Ukryj je, korzystając z opcji filtrowania opisanej powyżej.
2. Zadawaj właściwe pytania
Podczas tworzenia lub sprawdzania swojego systemu CRM zadawaj sobie kluczowe pytania dotyczące procesów sprzedaży i marketingu.
Jakie informacje musisz śledzić? Upewnij się, że są one przedstawione w sposób łatwy do zrozumienia.
Czy uwzględniasz wszystkie istotne dane? Sprawdź w swoim CRM, czy nie brakuje żadnych kluczowych informacji.
Czy źródła leadów i etapy pipeline sprzedaży dostarczają przydatnych informacji? Jeśli nie, dodaj szczegółowe notatki, które pomogą Ci odkryć więcej leadów i przyspieszyć cykl sprzedaży.
Czy łatwo jest śledzić, na jakim etapie procesu sprzedażowego są Twoi klienci? Jeśli nie, rozważ usunięcie lub dodanie etapów, aby wszystko stało się bardziej przejrzyste. Możesz też zastosować kolorowe oznaczenia lub posortować leady według etapu.
Czy leady wypadają z lejka? Rozważ nowe sposoby dodawania przypomnień i kluczowych informacji.
Skuteczne rozwiązanie CRM to coś więcej niż zwykła lista kontaktów. Powinno ono pomagać w zrozumieniu i usprawnieniu procesów sprzedaży, realizacji celów biznesowych oraz poprawie relacji z klientami.
3. Efektywnie organizuj swoje dane
Przy pracy w Excelu czy Arkuszach Google bardziej efektywne jest rozdzielanie dużych ilości informacji na różne arkusze lub skoroszyty. Dlatego nasz szablon zawiera osobny arkusz na „Kontakty” (Contacts) i osobny na „Pipeline” sprzedażowy, co pozwala na utrzymanie porządku w danych.
Dobrze zorganizowane dane pomagają:
Prowadzić dokładną dokumentację
Uzyskać informacje w mgnieniu oka, zwłaszcza gdy jesteś zajęty
Łatwo eksportować dane w późniejszym czasie
Wyciągać kluczowe wnioski i tworzyć pomoce wizualne do prezentacji danych
Automatycznie uzupełniać połączone arkusze, aby zaoszczędzić czas
Dlatego tak ważne jest, aby w każdej komórce znajdował się tylko jeden punkt danych. Umożliwia to sortowanie i filtrowanie tabel według potrzeb. Jeśli w jednej komórce umieścisz różne źródła danych (np. imię i nazwisko kontaktu oraz jego numer telefonu), nie będziesz mógł automatycznie uzupełniać innych arkuszy tymi informacjami.
4. Deleguj kontrolę nad arkuszem kalkulacyjnym
Gdy wiele osób korzysta z tego samego arkusza CRM, szybko może w nim zapanować chaos. Nawet jeśli udostępnisz skoroszyt lub skorzystasz z wersji Excel w chmurze, aby umożliwić jednoczesną pracę wielu użytkowników, te rozwiązania nie obsługują kluczowych funkcji, takich jak wykresy, sortowanie czy walidacja danych.
Wprowadź wytyczne, aby każdy członek zespołu prawidłowo korzystał z arkusza, i wyznacz osobę odpowiedzialną za monitorowanie danych. Na przykład upewnij się, że każdy aktualizuje tylko swoje dane, dzięki czemu nie stracisz żadnych informacji w przypadku wprowadzenia sprzecznych zmian we współdzielonym pliku.
Osoba odpowiedzialna za dane (Ty lub inny sprzedawca) może zadbać o to, aby informacje były regularnie aktualizowane i raportowane w prawidłowy sposób.
Delegowanie kontroli jest ważne także z innego powodu: bezpieczeństwa danych. Jedną z wad CRM w Excelu jest to, że jest on znacznie mniej bezpieczny niż dedykowany system CRM. Aby zapewnić maksymalne bezpieczeństwo, ustaw uprawnienia użytkowników tak, aby dostęp miały tylko kluczowe osoby.
Dzięki tym ustawieniom możesz zapewnić, że tylko niektórzy będą mieli uprawnienia do edycji, a pozostali będą mogli tylko przeglądać arkusz kalkulacyjny.
5. Wiedz, kiedy przejść na bardziej zaawansowany system
Excel CRM może być potężnym narzędziem dla małych firm i startupów. Problem w tym, że wraz z rozwojem firmy skalowanie arkusza kalkulacyjnego staje się trudne lub wręcz niemożliwe.
Nasze badania wykazały, że firmy korzystające z technologii CRM moją o 15% większe szanse na wzrost przychodów w porównaniu z firmami, które jej nie używają.
Jeśli doświadczasz któregoś z poniższych problemów, jest to znak, że nadszedł czas, aby ulepszyć swój system:
Informacje o klientach są regularnie tracone lub błędnie raportowane
Twoim przedstawicielom handlowym ciężko jest współpracować. Być może utrzymanie systemu CRM jest wymagające, a udostępnianie informacji zespołowi sprzedaży jest trudne i prowadzi do opóźnień
Ręczne wprowadzanie danych zajmuje zbyt dużo czasu, zmniejszając produktywność Twojego zespołu
Wybór opłacalnego i skalowalnego systemu CRM dla sprzedaży, takiego jak Pipedrive, może pomóc całkowicie uniknąć tych problemów. Wizualny pipeline sprzedaży Pipedrive ułatwia zarządzanie relacjami z klientami, umożliwiając śledzenie leadów, wyciąganie trafnych wniosków i skupienie się na sprzedaży.
Podsumowanie
Dzięki odpowiedniemu systemowi CRM możesz zwiększyć swoją produktywność i znacząco poprawić wyniki sprzedaży. Excel CRM to doskonały wybór, jeśli dopiero zaczynasz lub obsługujesz niewielką grupę klientów.
Kiedy będziesz gotowy, aby przenieść swój CRM na wyższy poziom, zapoznaj się z Pipedrive. Dzięki jednemu źródłu informacji, spersonalizowanym polom danych, automatyzacji przepływu pracy i setkom integracji z zewnętrznymi narzędziami, z łatwością zbudujesz idealny system CRM, który będzie rozwijał się wraz z Tobą.
