Wie Sie ein Excel-CRM aufbauen (mit Vorlage)

Der Laden läuft: Ihre Vertriebsstrategie zahlt sich aus. Aber plötzlich haben Sie mehr Leads als Sie verarbeiten können. Spätestens jetzt wird es Zeit, Ihre Kundendaten-Verwaltung zu überprüfen.

Die beste Art der Kundenverwaltung ist eine Software namens Customer Relationship Management (CRM). Von hochspezialisierten bis zu einfacheren Lösungen wie Excel steht Ihnen eine ganze Bandbreite von Anwendungen zur Verfügung.

In diesem Artikel helfen wir Ihnen bei der Entscheidung, ob ein Excel-CRM das Richtige für Sie ist. Danach erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie Ihr eigenes, anpassbares Excel-CRM erstellen können. Abschließend geben wir Ihnen einige wichtige Tipps, wie Sie Ihr CRM-System optimal nutzen können.

Excel-CRM-Template: Zum Download

Laden Sie zunächst die kostenlose Vorlage herunter. Das anpassbare CRM-Template für Excel ist so vorbereitet, dass es auch als Google Sheets-CRM-Vorlage hochgeladen werden kann. Nach dem Download beginnen Sie mit der Einrichtung, und zwar angepasst auf Ihren individuellen CRM-Bedarf.

CRM: Ist Excel das Richtige für Sie?

Bei dem Begriff „CRM” denken die meisten Menschen an eine Plattform, die im Geschäftsleben zur Verwaltung von Customer Data dient. Dabei ist Customer Relationship Management eigentlich eine Abbildung des gesamten Vertriebsprozesses.

Früher hielten Unternehmen ihre Kundeninteraktionen meist mit Hilfe einfacher Notizen oder Tabellenkalkulationen fest – und auch heute noch greifen viele Betriebe auf diese Hilfsmittel zurück.

Der Funktionsumfang einer modernen CRM-Plattform ist jedoch wesentlich größer. Sie hilft Ihnen bei der Verwaltung der Kommunikation und der Pflege von Kundenbeziehungen, indem sie große Mengen an Kundendaten an einem Ort bündelt.

CRM-Software ist darauf ausgerichtet, Ihre Sales-Pipeline zu visualisieren, Ihr Publikum nach Eigenschaften zu segmentieren, wichtige Aufgaben zu automatisieren, Vertriebsteams von Routine-Workflows zu entlasten und Umsatzprognosen zu erstellen.

Tabellenkalkulationsprogramme erreichen zwar nicht die volle Funktionalität einer speziellen CRM-Lösung, sind aber in vielen Fällen trotzdem nützlich.

Bevor Sie anfangen, mit einem Excel-CRM zu arbeiten, sollten Sie seine Vor- und Nachteile kennen. Erst dann können Sie beurteilen, ob es für Ihr Unternehmen geeignet ist. Die Vorteile eines CRM in Microsoft Excel sind folgende:

• Kostenvorteil: Der Preis ist einer der wichtigsten Faktoren bei der Entscheidung für oder gegen ein CRM. Deshalb ist eine kostenlose CRM-Software für den Anfang sicherlich eine brauchbare Option. Während für die Microsoft Excel-Desktopanwendung ein Office-Abonnement erforderlich ist, können Sie die Excel-Webanwendung kostenlos online nutzen. Google Sheets ist für einen einzelnen Nutzer kostenlos (und Google Workspace für Unternehmen gibt es ab 5,75 € pro Nutzer und Monat).

• Benutzerfreundlichkeit auf niedrigem Niveau: Die meisten Menschen wissen so ungefähr, wie Tabellenkalkulationsprogramme funktionieren. Für sie ist es recht einfach, ein Excel-CRM einzurichten und zu starten. Das Programm ist relativ leicht zu erlernen und es gibt Tausende von hilfreichen Anleitungen im Internet.

• Anpassbarkeit: Excel ist bekannt für die Bandbreite seiner Funktionen. Mit ausreichend Zeit und Aufwand können Sie damit ein leistungsfähiges, benutzerdefiniertes CRM einrichten. Es gibt im Übrigen zahlreiche Vorlagen wie unsere, die Ihnen den Einstieg erleichtern.

• Vorteilhaft für kleinere Unternehmen: Für kleine Unternehmen mit einfachen Prozessen und einer geringeren Anzahl von Kontakten kann eine Excel-Tabelle perfekt sein. Ab 50 bis 100 Kontakten wird es jedoch kompliziert, denn ohne die Erinnerungen und Automatisierungen einer speziellen CRM-Software fällt einiges durch die Maschen.

Ein Excel-CRM ist demnach keine Patentlösung für alle. Einige Einschränkungen, insbesondere auch die fehlenden Skalierungsoptionen, sollten Sie kennen:

• Ein Excel-CRM ist vollständig manuell. Das bedeutet, die Dateneingabe ist relativ zeitaufwändig. Für viele Unternehmen ist das einer der Gründe für einen Wechsel zu spezielleren CRMs, denn sie minimieren solche Arbeiten durch Workflow-Automatisierungen.

• Mangelnde Skalierbarkeit: Ein Excel-basiertes CRM ist eine Herausforderung für die gemeinsame Nutzung im Team. Die Nachverfolgung von Benutzern und deren Änderungen ist zeitaufwändig. Und je mehr Kontakte Sie haben, desto schwieriger wird es, sie manuell zu finden.

• Sicherheit: Excel kann abstürzen, Ihre Festplatte kann beschädigt werden und Vertriebsdaten können leicht verloren gehen. Ein cloudbasiertes CRM-Tool speichert Ihre Daten so, dass ein Datenverlust fast ausgeschlossen ist.

• Keine Integration mit Vertriebstools: Im Gegensatz zu den meisten spezialisierten CRM-Systemen ist Excel nicht direkt mit Vertriebstools integrierbar. Das bedeutet, dass Sie ständig Daten importieren und exportieren und zu anderen Tools wechseln müssen, um wichtige Aufgaben im Vertrieb zu erledigen.

• Kaum Speichermöglichkeiten: Ein Excel-CRM ist nicht darauf ausgelegt, wichtige Dokumente wie Verträge, Angebote, E-Mail-Threads und andere Mitteilungen zu speichern oder zu verknüpfen. Das bedeutet, dass Sie Dokumente, auch in zeitkritischen Situationen, langwierig suchen müssen.

Trotz seiner Beschränkungen kann Excel für den Moment die richtige Wahl für Sie sein. Im Folgenden besprechen wir, wie Sie Ihre CRM-Ansicht in Excel einrichten.

CRM-Ansicht mit Excel-Vorlage erstellen: So geht’s

In der CRM-Vorlage sehen Sie folgende vier Seiten:

• Kontakte: Auf der Seite „Kontakte” können Sie Kundenkontakte übersichtlich speichern. In das intuitiv zu bedienenden Sheet können Sie Kontaktdaten eingeben und diese mithilfe von Dropdown-Feldern kategorisieren, zum Beispiel als potenzielle oder tatsächliche Kundinnen und Kunden.

• Unternehmen: Die Seite „Unternehmen” entspricht der Seite „Kontakte”, ist aber zum Speichern Ihrer B2B-Sales-Leads und -Kunden.

• Pipeline: Die Seite „Pipeline” ist das Kernstück Ihres Excel-CRM. Hier zeichnen Sie die Kommunikation mit Kunden auf, planen Nachfassaktionen und aktualisieren den Lead-Status, um den Vertriebsprozess auf dem Stand zu halten.

• Einstellungen: Hier können Sie benutzerdefinierte Felder für Ihr CRM eingeben. Fügen Sie Kontakttypen, Pipeline-Stufen, Geschäftsstatus, Lead-Quelle und Verlustgründe hinzu, um den Dropdown-Menüs auf den anderen Blättern neue Felder hinzuzufügen.

Im Folgenden erklären wir, wie Sie die Seiten anpassen können, um Ihr individuelles, voll funktionsfähiges CRM zu erstellen.

Schritt 1: Erstellen Sie Ihren Kontaktmanager

Wenn Sie Ihre Kontaktdaten alle zentral speichern, sparen Sie Zeit, sobald Ihr Team mit Ihren potenziellen Kunden in Kontakt tritt. Überdies vermeiden Sie, dass Daten versehentlich verlegt werden und Sie suchen müssen.

Navigieren Sie zur Seite „Kontakte” in der CRM-Vorlage.

Für jeden Kunden gibt es mehrere Kategorien, die Sie mit Ihren Kundendaten ausfüllen können (Bitte zuerst die Beispieldaten entfernen). Die meisten dieser Angaben sind demografischer Art, wie Name, Telefonnummer und LinkedIn-Adresse. Fügen Sie für jeden Kontakt so viele Daten hinzu, wie Sie haben. Dadurch wird Ihre Kommunikation mit dem Kunden effektiver.

Fügen Sie im Feld „Beschreibung" möglichst viele Notizen hinzu, die Ihre bisherigen Interaktionen und andere wichtige Informationen umreißen. Auf diese Weise sammeln Sie Wissen über Ihre Kunden und deren Vorlieben.

Navigieren Sie dann zum Blatt „Unternehmen" in der CRM-Vorlage und wiederholen Sie die obigen Schritte für die Unternehmen, mit denen Sie interagieren.

Schritt 2: Füllen Sie Ihre Sales-Pipeline

Nachdem Sie Ihre Kontakte importiert haben, ist es an der Zeit, Ihre Verkaufschancen in die vorgefertigten Sales-Pipeline einzutragen. Damit integrieren Sie diese in Ihre Vertriebsprozesse.

Für den Anfang haben wir folgende Felder vorgesehen:

• Unternehmen: Der B2B-Kunde, mit dem Sie für diese Verkaufschance interagieren.

• Phase: Dies sind die Phasen der Vertriebs-Pipeline, die Ihre Kundschaft durchläuft. Zu den Stadien gehören Termin, Angebot, Verhandlung und Agreement. Achten Sie auf regelmäßige Aktualisierungen, während der Kaufprozess voranschreitet. Sie können Ihre Stufen an Ihren jeweiligen Vertriebsplan anpassen (wir zeigen Ihnen in Schritt 3, wie das geht).

• Wert: Der voraussichtliche Geldwert der Verkaufschance.

• Abschlussdatum: Voraussichtliches Abschlussdatum des Deals.

• Status: Ob die Vertriebschance offen, gewonnen oder verloren ist.

• Grund für den Verlust: Der Grund, aus dem eine Opportunity verloren gegangen ist. Wenn Sie dieses Feld ausfüllen, erhalten Sie Hinweise auf mögliche Verbesserungen – und damit mehr Umsatz.

• Priorität: In dieses Feld tragen Sie ein, ob eine Verkaufschance eine hohe, mittlere oder niedrige Priorität hat. So sehen Sie, welche Opportunities sofort bearbeitet werden sollten – und welche noch warten können.

• Quelle: Woher ist die Verkaufschance gekommen? Der Lead kann etwa über Werbung, Ihre Website oder durch einen Kaltakquise-Anruf zustande gekommen sein.

Wenn Sie Ihren Vertriebsprozess noch nicht ausgearbeitet haben, laden Sie Ihre Lead-Daten in dieses Sheet und schauen Sie, ob sich daraus eine sinnvolle Struktur ergibt. Wenn Sie bei Ihren Geschäften Fortschritte machen, aktualisieren Sie die Seite. Sie werden feststellen, dass Ihr Dashboard (das erste Blatt in unserer Vorlage) automatisch aktualisiert wird, wenn Sie Daten in Ihre Pipeline laden.

Wenn Sie bereits einen definierten Vertriebsprozess haben oder die Vorlage für die Vertriebs-Pipeline nicht ganz Ihrem Bedarf entspricht, können Sie sie ganz einfach anpassen. So funktioniert die individuelle Anpassung:

Schritt 3: Passen Sie Ihre Sales-Pipeline individuell an

Anpassbarkeit ist eine wichtige Eigenschaft für einen Sales-Funnel, denn ein anpassbarer Funnel wächst mit, wenn sich Ihre Prozesse im Zuge Ihrer Expansion weiterentwickeln.

Um Ihre Vertriebspipeline im Excel-CRM anzupassen, öffnen Sie als erstes die Seite „Einstellungen”. Hier sehen Sie die vorgefertigten Kontakttypen, Pipeline-Stufen, den Status, Lead-Quellen und Gründe für verlorene Deals. Darunter befinden sich die Kategorien, die angezeigt werden, wenn Sie die Dropdown-Menüs auf den anderen Blättern auswählen.

Wenn Sie benutzerdefinierte Felder zu einer dieser vorgefertigten Kategorien hinzufügen möchten, fügen Sie einfach eine Zelle mit dem gewünschten Wort hinzu (oder ersetzen den Inhalt einer bestehenden Zelle).

Sie können aber noch mehr machen. Unser CRM-Excel-Template verwendet Pivot-Tabellen, sodass Sie Ihre Pipeline ganz einfach sortieren und filtern können, wie in den folgenden Beispielen:

• Sortieren Sie die Vertriebspipeline-Tabelle nach dem geschätzten Wert Ihrer Verkaufschancen. Wählen Sie dazu das Dropdown-Menü neben „Wert" und wählen Sie „A bis Z". Die Tabelle wird nun Ihre Geschäfte vom niedrigsten bis zum höchsten Wert ordnen.

• Trennen Sie verlorene und abgeschlossene Deals per Filterfunktion, um Ihre Pipeline zu bereinigen. Wählen Sie dazu das Dropdown-Menü neben „Status" und entfernen Sie das Häkchen bei „Abgeschlossen" oder „Verloren", um sie jeweils auszublenden.

5 Tipps für die optimale Nutzung Ihres Excel-CRM

Steigern Sie Ihre Produktivität und behalten Sie alle Leads im Blick – mit unseren fünf Tipps und Tricks.

1. Überprüfen Sie Ihre Daten in regelmäßigen Abständen

Eine Excel-Datenbank kann leicht mit alten Daten überladen werden. Unordnung aber macht es Ihrem Vertriebsteam schwer, ihre Informationen effektiv zu nutzen. Blockaden im Workflow sind die Folge, wichtige Informationen müssen umständlich gesucht werden.

Um den Fluss zu erhalten, sollten Sie Ihre CRM-Daten regelmäßig bereinigen. Je aufgeräumter Ihre Tabelle ist, desto einfacher ist es, auf die Kunden- und Interessentendaten zuzugreifen.

Nehmen Sie sich jeden Monat die Zeit, um Ihre Daten durchzugehen und alles zu berichtigen, was nicht mehr aktuell ist. Gehen Sie die Opportunities in Ihrer Vertriebspipeline durch. Prüfen Sie, ob die Informationen korrekt sind und ob Geschäfte abgeschlossen oder verloren gegangen sind. Bringen Sie Ihre Daten so auf den neuesten Stand.

Vor allem sollten Sie die verlorenen Geschäfte herausnehmen, damit sie Ihre Tabelle nicht verstopfen. Blenden Sie diese aus, indem Sie die oben beschriebene Filteroption verwenden.

2. Stellen Sie die richtigen Fragen

Wenn Sie Ihr CRM einrichten oder überprüfen, sollten Sie sich einige Fragen zu Ihren Vertriebs- und Marketingprozessen stellen:

• Welche Informationen sind für Sie wichtig und sollten aufgezeichnet werden? Stellen Sie sicher, dass diese Daten leicht verständlich dargestellt werden.

• Erfassen Sie alles Wichtige? Überprüfen Sie Ihr CRM auf fehlende Schlüsselinformationen.

• Liefern Ihre Lead-Quellen und Pipeline-Stufen verwertbare Erkenntnisse? Wenn nicht, fügen Sie detaillierte Notizen hinzu, die Ihnen helfen können, mehr Leads zu gewinnen und den Vertriebszyklus zu beschleunigen.

• Sehen Sie sofort, wo sich Ihre Kunden in der Pipeline befinden? Wenn nicht, sollten Sie Phasen entfernen oder hinzufügen. So sorgen Sie für mehr Transparenz. Sie könnten Ihre Leads auch farblich kodieren oder nach Stadien sortieren.

• Fallen Leads durch die Maschen? Überlegen Sie sich neue Möglichkeiten, Erinnerungen und wichtige Informationen hinzuzufügen.

Eine effektive CRM-Lösung ist mehr als nur eine Kontaktliste. Sie sollte Ihnen helfen, Ihre Vertriebsprozesse sinnvoll aufzusetzen und stetig zu verbessern, Ihre Geschäftsziele zu erreichen und die Beziehungen zu Ihren Kunden zu vertiefen.

3. Organisieren Sie Ihre Daten effizient

Wenn Sie mit Excel oder Google Sheets arbeiten und große Mengen an Informationen haben, ist es am besten, sie in verschiedene Blätter oder Arbeitsmappen aufzuteilen. Damit Ihre Daten übersichtlich bleiben, enthält unsere Vorlage separate Blätter für Kontakte und die Sales-Pipeline.

Gut organisierte Daten vereinfachen den täglichen Ablauf:

• Ihre Akten sind genauer und leichter zu führen

• Sie erhalten die gewünschten Informationen auf einen Blick

• Sie können die Daten zu einem späteren Zeitpunkt einfach exportieren

• Sie können wichtige Erkenntnisse extrahieren und visuelle Hilfsmittel zur Darstellung Ihrer Informationen entwickeln

• Sie sparen Zeit durch das automatisierte Ausfüllen verlinkter Seiten

Aus Gründen der Effizienz ist es wichtig, dass jede Zelle nur einen Datenpunkt enthält. So können Sie Ihre Tabellen nach Bedarf sortieren und filtern. Wenn Sie aber Zellen mit mehreren verschiedenen Informationen füllen (wenn Sie beispielsweise den Namen und die Nummer des Kontakts in eine einzige Zelle aufnehmen), können Sie Ihre anderen Seiten nicht automatisch ausfüllen lassen.

4. Delegieren Sie die Verantwortung für die Tabellenkalkulation

Wenn mehrere Personen dieselbe CRM-Arbeitsmappe verwenden, kann es schnell unübersichtlich werden. Sie können zwar gemeinsame Arbeitsmappen erstellen oder das Cloud-basierte Excel verwenden, um vielen Benutzern die gleichzeitige Nutzung zu ermöglichen, diese unterstützen aber keine weiteren Funktionen wie Diagramme, Sortierung und Datenvalidierung.

Damit alle Mitglieder des Vertriebsteams die Tabellenkalkulation korrekt verwenden, führen Sie Richtlinien zur ihrer Verwendung ein und beauftragen idealerweise jemanden mit der Überwachung der Daten. Stellen Sie beispielsweise sicher, dass jeder nur seine eigenen Daten aktualisiert, damit nichts verloren geht, wenn widersprüchliche Änderungen in einer gemeinsamen Datei vorgenommen werden.

Die verantwortliche Person (wahlweise Sie selbst oder ein anderer Vertriebsmitarbeiter), sorgt dafür, dass die Informationen regelmäßig aktualisiert und richtig eingegeben werden.

Die Delegation der Kontrolle ist noch aus einem zweiten Grund wichtig: Datensicherheit. Einer der Nachteile eines Excel-CRMs ist, dass es deutlich unsicherer ist als ein spezielles CRM-System. Für die größtmögliche Sicherheit sollten Sie Benutzerrechte einrichten, die den Zugriff nur für bestimmte Personen erlauben.

Die Einstellungen beinhalten auch, dass nur ausgewählte Personen die Daten bearbeiten können. Die anderen können die Tabelle nur ansehen.

5. Wann ist es Zeit für ein Upgrade?

Das Excel-CRM kann ein durchaus leistungsstarkes Werkzeug sein – für kleinere Unternehmen und Startups. Das Problem ist, dass es schwierig, wenn nicht gar unmöglich ist, eine Tabelle zu skalieren, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Unsere Studien haben in diesem Zusammenhang ergeben, dass Unternehmen, die CRM-Technologie einsetzen, mit einer um 15% höheren Wahrscheinlichkeit ihren Umsatz steigern als Unternehmen ohne die Technologie.

Wenn Sie eines der folgenden Probleme beobachten, ist das ein sicheres Zeichen dafür, dass Sie ein Upgrade brauchen:

• Kundeninformationen gehen wiederholt verloren oder werden falsch wiedergegeben

• Ihre Vertrieblerinnen und Vertriebler tun sich schwer mit der Zusammenarbeit. Sie selbst stellen möglicherweise fest, dass es schwierig ist, das CRM richtig zu pflegen. Vielleicht haben Sie auch den Eindruck, dass der Informationsaustausch mit Ihrem Vertriebs-Team zäh ist und zu Verzögerungen führt

• Die manuelle Dateneingabe nimmt zu viel Zeit in Anspruch und verringert die Produktivität Ihres Teams

Solche Schwierigkeiten sind vermeidbar. Ein kostengünstiges, skalierbares Vertriebs-CRM wie Pipedrive visualisiert die Sales-Pipeline und macht das Kundenbeziehungsmanagement einfacher und transparenter. Seine wichtigsten Funktionen unterstützen Sie bei der Lead-Generierung und -qualifizierung, verschaffen Ihnen wichtige Einblicke und lenken den Fokus auf den Vertrieb.

Abschließende Überlegungen

Mit dem richtigen CRM können Sie Ihre Produktivität steigern und Ihre Ergebnisse im Vertrieb erheblich verbessern. Ein Excel-CRM ist eine gute Wahl, wenn Sie gerade erst anfangen oder nur mit einem kleinen Kundenstamm arbeiten.

Wenn Sie bereit sind, Ihr CRM zu professionalisieren, sollten Sie sich Pipedrive einmal genauer ansehen. Mit einer zentralen Drehscheibe für alle Information, benutzerdefinierten Datenfeldern, Workflow-Automatisierungen und Hunderten von Drittanbieter-Integrationen können Sie ganz unkompliziert ein perfektes, skalierbares CRM-System aufbauen, das genau zu Ihnen passt.