Comment construire un CRM Excel ? (+ modèle à télécharger)

La croissance d’une entreprise ne repose pas uniquement sur la qualité de son produit ou de ses services. Elle dépend aussi de sa capacité à attirer des prospects et à les transformer en clients. À mesure que l’activité se développe, le volume de leads augmente. Sans une méthode claire pour les organiser, chaque opportunité risque de se perdre dans un fichier ou un e-mail oublié.

Pour pallier ce problème, la plupart des équipes commerciales choisissent d’utiliser un CRM. Cet outil sert à centraliser les données clients, à suivre les interactions et à prioriser les actions. Un fichier Excel ou Google Sheets peut parfaitement jouer ce rôle dans un premier temps.

Comment construire un CRM sur Excel ? Quelles informations importantes doivent figurer dans vos feuilles de calcul ? Et à partir de quand faut-il passer à une solution CRM plus complète ? Les réponses à ces questions sont dans la suite de cet article.

Qu’est-ce qu’un CRM sur Excel ?

Si cet outil CRM est loin d’être le plus complet, il reste néanmoins une solution efficace pour les petites entreprises avec des moyens limités. Il est simple à mettre en place et sans coût supplémentaire. Un classeur Excel bien conçu suffit pour suivre ses premières opportunités et maintenir un bon niveau d'organisation.

C’est une solution adaptée à plusieurs types de profils :

• Solopreneur / freelance : un CRM dans Excel permet de garder une trace de ses prospects, de suivre ses relances et de ne rien laisser passer, le tout sans avoir à maîtriser un logiciel CRM complexe.

• Petite entreprise : ce format aide à structurer les premiers processus de vente, à répartir les tâches entre les collaborateurs et à tester une méthode de suivi avant de passer à un outil plus poussé.

• Association : un simple fichier Google Sheets partagé permet à tous les membres de l’association d’avoir accès aux informations importantes, de coordonner les actions et d’éviter les doublons.

Téléchargez votre modèle gratuit de CRM sur Excel

Vous cherchez à construire votre premier CRM ? Nous avons préparé un modèle de CRM au format Excel pour vous faciliter la tâche. Ce modèle peut également être téléchargé en tant que modèle de CRM sur Google Sheets.

Vous pouvez adapter chaque onglet et chaque colonne en fonction de vos besoins. Vous n’avez qu’une seule chose à faire : le télécharger et le personnaliser !

Un CRM sur Excel est-il adapté à vos besoins ?

Le mot « CRM » renvoie souvent l’image d’un logiciel tout-en-un qui centralise les données clients. Pourtant, il ne se résume pas à une simple plateforme. C’est avant tout une méthode, une manière structurée de gérer la relation client.

Bien avant l’apparition des outils spécialisés, les commerciaux utilisaient des carnets, des tableurs ou même des post-its pour noter leurs échanges. Cette pratique n’a pas disparu. Aujourd’hui encore, de nombreuses équipes gèrent leurs leads avec un simple fichier Excel ou Google Sheets.

Mais est-ce que c’est la solution qu’il vous faut ? Découvrez les avantages et les inconvénients de cette approche :

Les avantages d’un CRM dans Excel

Un CRM dans Excel peut sembler trop basique. Pourtant, il répond généralement à la plupart des besoins des jeunes entreprises. C’est un point de départ idéal pour instaurer de bonnes pratiques commerciales dès les premières opportunités. Voici pourquoi ce type de solution fonctionne pour beaucoup :

• Un CRM gratuit : Excel est souvent déjà installé sur les ordinateurs les plus récents. Et si ce n’est pas le cas, Google Sheets propose une alternative gratuite, accessible avec une simple adresse e-mail. Pour une entreprise en phase de lancement, c’est un atout de taille pour structurer ses données clients sans entamer son budget.
  
  

• Un outil très populaire : la majorité des professionnels ont déjà manipulé des feuilles Excel. L’adoption et la mise en place des différents processus est donc plus rapide. Même sans compétences techniques, n’importe quel commercial peut créer un tableau de suivi des ventes simple et fonctionnel en quelques minutes.
  

• Une personnalisation poussée : vous pouvez adapter entièrement votre CRM à votre façon de vendre. En quelques clics, vous pouvez modifier les colonnes, ajouter des filtres, insérer des menus déroulants… Le fichier Excel devient rapidement un véritable tableau de bord commercial.
  

• Une bonne solution pour les petits volumes : si vous gérez quelques dizaines de prospects, ce type de CRM suffit largement. Il vous permet de garder une vue d’ensemble sur les contacts, de planifier des relances, et de suivre l’évolution des opportunités. Pour les indépendants ou les petites équipes, c’est souvent amplement suffisant.
  

• Une logique de progression : construire un CRM sur Excel permet de réfléchir à votre propre processus commercial. Cette approche vous oblige à poser des règles claires : que suit-on ? À quel moment ? Comment catégorise-t-on les leads ? Cette structuration prépare le terrain pour une future migration vers un CRM plus avancé, sans avoir à repartir de zéro.
  

Les limites d’un CRM sur Excel

Aussi pratique soit-il au départ, un fichier Excel montre rapidement ses faiblesses dès que l’activité s’intensifie. Il manque de fiabilité et de flexibilité en équipe. Voici les principales limites à prendre en compte :

• Une gestion fastidieuse et manuelle : chaque nouvelle donnée doit être saisie à la main. Les rappels de relance, les changements de statut, les nouveaux clients potentiels… Tout repose sur la discipline de vos collaborateurs. À grande échelle, cette organisation devient rapidement chronophage, source d’erreurs, et surtout difficile à maintenir dans la durée.

• Une collaboration compliquée : Excel est un outil puissant quand il est utilisé par une seule personne. Dès que plusieurs salariés manipulent le fichier, la gestion est tout de suite plus compliquée. Qui a modifié quoi ? Quelle est la version à jour ? Même si Google Sheets pallie en partie le problème, la gestion des contacts devient très vite chaotique.

• Des risques pour la sécurité des données : un simple clic peut suffire à effacer une ligne. Une mauvaise sauvegarde ou un disque dur défectueux et vos données partent en fumée. À l’inverse, les logiciels CRM professionnels sauvegardent automatiquement les données et protègent les informations relatives à vos clients.

• Aucune intégration avec les outils commerciaux : Excel ne propose pas de synchronisation avec les e-mails ni de lien automatique avec les calendriers. Chaque étape nécessite de passer manuellement d’un outil à l’autre, ce qui multiplie les frictions et fait perdre du temps.

• Une vision partielle de l’activité : sans tableaux de bord dynamiques et sans rapports automatisés, vous aurez plus de difficultés à mesurer les performances commerciales. Excel permet certes de filtrer des lignes, mais il ne donne pas une vue d’ensemble sur le pipeline, les taux de conversion ou les performances par commercial.

Comment créer un CRM sur Excel ?

Vous souhaitez créer votre premier CRM avec Excel ? Téléchargez notre modèle gratuit et personnalisez-le. Voici comment procéder en trois étapes :

Étape 1 : Centraliser les informations de contact

Commencez par rassembler toutes les données de vos contacts dans un seul tableau. Vous éviterez ainsi les pertes d’information, les doublons et les oublis de suivi.

Dans l’onglet « Contacts » de notre modèle, chaque ligne représente une personne. Vous pouvez y ajouter les informations essentielles : prénom, nom, entreprise, poste, adresse e-mail, numéro de téléphone, site web, ville, code postal et profil LinkedIn. Ces données permettent de contextualiser chaque échange et de personnaliser vos relations clients.

Ajoutez également :

• Le type de contact : prospect, client actif ou encore partenaire.
  Un tag : « prospect chaud », « à relancer », « VIP » ou « inactif ». Les tags vous permettent de scanner rapidement votre fichier client pour identifier les priorités.

• Une description : notez les derniers échanges, les besoins exprimés ou les prochaines étapes à prévoir.

• Astuce : vous pouvez utiliser les filtres pour n’afficher que les prospects à relancer ou les clients par zone géographique.

Étape 2 : Construire et piloter votre pipeline de vente

Une fois les contacts enregistrés, vous devez suivre l’évolution des opportunités commerciales. C’est le rôle de l’onglet « Pipeline ». Il sert de tableau de bord pour visualiser l’état de chaque affaire.

Voici les champs essentiels à compléter :

• Nom de l’affaire : indiquez ici l’objet de la vente ou du projet (ex. : « Création landing page », « Formation interne RH », etc.).
  

• Entreprise associée : sélectionnez l’entreprise liée à cette opportunité.
  

• Étape de vente : choisissez parmi les statuts de votre pipeline (ex. : premier contact, proposition envoyée, en négociation, affaire gagnée).
  

• Valeur estimée : entrez un montant pour chaque affaire. Cela vous aide à estimer le chiffre d’affaires potentiel.
  

• Date de clôture prévue : permet de prioriser les actions selon l’échéance.
  

• Statut : affaire ouverte, gagnée ou perdue.
  

• Motif de perte : renseignez la cause si l’affaire échoue (ex. : budget, délai, concurrent). C’est essentiel pour vous aider à analyser les points faibles de votre stratégie commerciale.
  

• Source : ajoutez le canal d’acquisition (site web, recommandation, salon, prospection…). Vous pourrez ainsi identifier ce qui fonctionne le mieux.

Étape 3 : Personnaliser votre CRM

Chaque entreprise a sa propre méthode de vente. L’onglet « Paramètres » de notre modèle gratuit permet d’adapter votre CRM Excel à votre manière de procéder.

Vous y trouverez des listes déroulantes déjà prêtes :

• Types de contact.

• Étapes du pipeline.

• Statuts.

• Sources de lead.

• Raisons de la perte.
  

Ajoutez ou modifiez les libellés directement dans ces listes. Dès qu’un terme change ici, il devient disponible dans les menus déroulants des autres onglets. En quelques clics, votre CRM s’adapte à votre environnement commercial.

Astuce : triez vos affaires par montant ou par statut grâce aux filtres intégrés. Par exemple, vous pouvez afficher uniquement les affaires en cours avec une valeur supérieure à 10 000 € pour identifier les dossiers les plus stratégiques.

Bonnes pratiques pour bien gérer votre CRM Excel

Nettoyer régulièrement les données

Un fichier CRM peut vite se remplir d'informations clients obsolètes. Chaque mois, prenez le temps de revoir votre liste de contacts et d’opportunités.

Supprimez les affaires perdues, corrigez les doublons et mettez à jour les statuts. Plus votre fichier reste clair, plus vos actions sont efficaces.

Poser les bonnes questions

Votre fichier répond-il aux besoins de votre processus de vente ? Vérifiez que vous suivez les bons indicateurs, que vos étapes de pipeline sont lisibles et que vos sources de leads sont bien définies. Si ce n’est pas le cas, ajustez votre structure ou ajoutez des notes explicites.

Structurer les données par onglet

Séparer vos contacts, entreprises et opportunités dans des onglets distincts améliore la lisibilité et la recherche.

Pensez à toujours garder une structure de type « une cellule = une donnée ». Ne mélangez jamais nom, e-mail et téléphone dans un même champ. Vous gagnerez du temps sur les filtres et l’analyse.

Encadrer les accès au fichier

Attribuez un responsable au fichier CRM. Définissez des règles claires pour éviter les erreurs, comme les modifications simultanées non contrôlées. Vous pouvez également activer les autorisations pour limiter l’accès à certaines personnes.

Savoir quand passer à l’étape suivante

Si les erreurs s’accumulent, que les données se perdent ou que le fichier Excel devient ingérable, c’est probablement le bon moment pour adopter un vrai CRM commercial.

En ayant déjà une base bien structurée sur Excel, la migration vers un logiciel dédié comme Pipedrive se fait en quelques clics. Pour aller plus loin, rendez-vous sur la page dédiée aux importations des données CRM depuis Excel.

Pour conclure

Excel peut parfaitement faire office de CRM si vos besoins sont simples. Pour un solopreneur, un freelance ou une petite équipe, c’est un excellent point de départ. Il offre une vue d’ensemble des activités tout en posant les bases d’un processus commercial efficace.

Mais dès que l’activité s’intensifie, utiliser un CRM dédié devient primordial. Pipedrive permet d’automatiser les tâches répétitives, de collaborer en temps réel et de garder une longueur d’avance sur chaque vente. Grâce à sa simplicité d’utilisation et à sa puissance, il vous aide à transformer votre pipeline en véritable levier de croissance.