Zrozum finanse swojej firmy – prosty przewodnik po bilansie finansowym dla małych i średnich przedsiębiorstw

Na pierwszy rzut oka bilans finansowy może wyglądać jak zagmatwany zbiór skomplikowanych liczb i terminów. Jednak gdy już opanujesz jego format i terminologię, dokumentowanie finansów Twojej małej firmy stanie się znacznie łatwiejsze.

Z tego artykułu dowiesz się, jak czytać zestawienia bilansowe, oraz poznasz cztery kroki do jego sporządzenia, co pozwoli Ci uzyskać jasny obraz kondycji finansowej firmy.

Czym jest bilans finansowy i dlaczego firmy go sporządzają?

Bilans to sprawozdanie finansowe składające się z trzech głównych części: aktywów, pasywów i kapitału własnego.

Jest to zestawienie danych z określonego okresu, które pokazuje:

• co posiada Twoja firma,

• ile Twoja firma jest winna,

• ile zainwestowali akcjonariusze/udziałowcy.

Wszystko, co posiadasz (aktywa), jest finansowane albo przez to, co jesteś winien (pasywa), albo przez inwestycje (kapitał własny).

Termin „bilans” oznacza, że obie strony tego równania muszą być zawsze równe:

Zestawienie bilansowe – znane również jako sprawozdanie z sytuacji finansowej, lub po prostu bilans finansowy – pomaga właścicielom małych i średnich firm oraz interesariuszom:

• uwzględnić wszystkie zasoby, aby zapewnić zgodność i przejrzystość raportowania,

• zrozumieć aktualną kondycję finansową firmy w porównaniu z poprzednimi miesiącami lub latami,

• podejmować mądrzejsze decyzje dotyczące inwestycji, kredytów i strategii rozwoju,

• ocenić długoterminową stabilność i siłę finansową w celu przyciągnięcia inwestorów.

Regularne przeglądanie bilansu pozwala podejmować bardziej świadome decyzje dotyczące wydawania środków na rozwój Twojej firmy.

Dzięki temu możesz również obserwować, jak finanse Twojej firmy zmieniają się w czasie, aby zidentyfikować trendy i odpowiednio dostosowywać swoje strategie.

Darmowy szablon zestawienia bilansowego do pobrania

Bezpłatny szablon od Pipedrive pomoże Ci w przejrzysty sposób przedstawić aktywa, pasywa i kapitał własny. Skorzystaj z niego, aby zrozumieć i uporządkować finanse swojej firmy, dzięki czemu będziesz mógł podejmować lepsze decyzje strategiczne.

Pobierz szablon, wprowadź swoje dane kontaktowe i dodaj finanse, aby utworzyć dokładny bilans.

Jak łatwo zrozumieć bilans (z przykładem)

Chociaż dokumenty finansowe mogą wydawać się skomplikowane, zrozumienie jak działa bilans jest stosunkowo proste, pod warunkiem, że poznasz jego podstawowe pojęcia. W tej części wyjaśnimy jego układ oraz najczęściej używane terminy.

Bilans powinien odpowiedzieć czytelnikowi na dwa pytania:

• Skąd wzięły się te pieniądze?

• Na co zostały wydane?

Podczas czytania poszczególnych sekcji możesz odwoływać się do przykładowego bilansu dostępnego w darmowym szablonie od Pipedrive:

Aktywa

Aktywa w bilansie to rzeczy, które są własnością Twojej firmy. Mogą być to aktywa materialne (np. przedmioty fizyczne) i niematerialne (np. dane, prawa autorskie i patenty).

Powszechnym aktywem niematerialnym jest na przykład „wartość firmy” (ang. goodwill) – szacunkowa wartość ceny zakupu przedsiębiorstwa, pomniejszona o różnicę między rynkową wartością aktywów i pasywów.

W zestawieniu bilansowym wykazywane są dwa główne rodzaje aktywów:

• Aktywa obrotowe. Rzeczy, które możesz zamienić na gotówkę lub jej ekwiwalenty w ciągu roku.

• Aktywa trwałe/długoterminowe. Rzeczy, które pozostaną w firmie przez ponad rok.

Aktywa obrotowe to m.in. gotówka, zapasy i pieniądze, które są winni klienci (tj. należności - ang. „Accounts receivable”).

Aktywami trwałymi firmy mogą być posiadane przez nią budynki, grunty i maszyny (ujęte jako „rzeczowe aktywa trwałe” - ang. „Property, plant and equipment”, PP&E) oraz długoterminowe inwestycje.

W biznesie potrzebujesz zarówno aktywów krótkoterminowych, jak i długoterminowych, które wiążą przepływy pieniężne. Możesz na przykład posiadać krótkoterminowe zbywalne papiery wartościowe (takie jak akcje i obligacje) oraz długoterminowe rozliczenia międzyokresowe (np. przyszłe ubezpieczenie lub czynsz, za który już zapłaciłeś).

Choć niektórych aktywów długoterminowych nie da się łatwo sprzedać, inne możesz szybko spieniężyć, gdy potrzebujesz gotówki.

Pasywa

Pasywa Twojej firmy to wszystko, co jesteś winien innym osobom lub przedsiębiorstwom (tj. kwota pieniędzy, którą pożyczyłeś z innych źródeł).

Istnieją dwa rodzaje pasywów: pasywa bieżące (rachunki, które musisz opłacić w ciągu roku) oraz pasywa długoterminowe (długi, które nadal będą należne po upływie roku).

Pasywa bieżące to m.in.:

• Zobowiązania wobec dostawców (accounts payable). Pieniądze należne dostawcom.

• Rozliczenia międzyokresowe bierne (accrued expenses). Koszty poniesione, ale jeszcze nieopłacone (np. rachunki za media).

• Przychody odroczone (deferred revenue). Pieniądze otrzymane za towary lub usługi, które nie zostały jeszcze dostarczone.

Kredyty hipoteczne, pożyczki i pieniądze należne wierzycielom/obligatariuszom (tj. obligacje do spłaty - ang. bonds payable), których spłata potrwa wiele lat, to pasywa długoterminowe.

Niektóre zobowiązania firmy mogą mieć charakter krótkoterminowy lub długoterminowy – wszystko zależy od terminu ich spłaty. Na przykład zobowiązania podatkowe różnią się w zależności od daty, w której należy je uregulować.

Różne metody amortyzacji (sposoby, w jakie firma rozkłada koszt dużych zakupów na kilka lat) mogą pozwolić na krótkoterminowe oszczędności podatkowe, ale i tak trzeba będzie uregulować w przyszłości.

„Rezerwy z tytułu odroczonego podatku dochodowego” („Deferred tax liabilities”) powstają, gdy odkładasz płacenie podatków, często z powodu różnic między zasadami rachunkowości a przepisami podatkowymi. Choć tego rodzaju pasywa długoterminowe wymagają przyszłych płatności, aktywa z tytułu odroczonego podatku (jeśli zapłaciłeś zbyt wysoki podatek) są korzystne i sugerują przyszłe oszczędności.

Kapitał własny

Sekcja dotycząca kapitału własnego pokazuje, co pozostaje po spłaceniu wszystkich krótko- i długoterminowych zobowiązań. Udział właścicieli Twojej firmy równoważy pozostałą część Twoich finansów.

Załóżmy, że kupiłeś sklep i nadal masz do zapłaty część zobowiązania. Jednak sklep jest wart więcej niż to, co jesteś winien. Ta część, którą „posiadasz” w całości, to Twój kapitał własny.

W zależności od struktury Twojej firmy, możesz mieć do czynienia z różnymi rodzajami kapitału własnego.

Oto sześć typowych form kapitału własnego:

Wiedza o tym, kto jest udziałowcem i jaki ma udział w kapitale, pomaga lepiej zrozumieć, jak zbudowana jest firma i jak podejmowane są w niej decyzje finansowe.

Całkowite pasywa oraz kapitał własny to suma zobowiązań i inwestycji właścicieli. W bilansie powinna ona być zawsze równa Twoim całkowitym aktywom.

Jeśli zainwestowałeś w swoją działalność wyłącznie własne środki, kapitał własny będzie odpowiadał właśnie tej kwocie. Całkowity kapitał własny nazywany jest również wartością netto (net worth).

4 kroki do stworzenia własnego bilansu w małej firmie

Postępując zgodnie z tymi prostymi instrukcjami, możesz łatwo śledzić swoje aktywa, pasywa i kapitał własny, aby uzyskać jasny obraz sytuacji finansowej swojej małej firmy.

Oto jak stworzyć bilans w czterech krokach:

Krok 1: Zbierz informacje finansowe

Przed sporządzeniem bilansu firmy zbierz wszystkie dane dotyczące aktywów, pasywów i kapitału własnego.

Dokładna sprawozdawczość finansowa pomaga podejmować bardziej świadome decyzje. Zebranie tych danych zapewni, że bilans będzie odzwierciedlał rzeczywisty stan Twojego biznesu.

Oto pięć kluczowych źródeł danych, które pomogą Ci rozpocząć tworzenie bilansu:

• Dochód netto (net income). Określ zyski zatrzymane i ogólną rentowność na podstawie rachunków zysków i strat.

• Salda gotówkowe (cash balances). Odzwierciedl płynność finansową swojej firmy (łatwość zamiany aktywów na gotówkę) za pomocą rachunków przepływów pieniężnych.

• Dane sprzedażowe (sales data). Oceń trendy w przychodach ze sprzedaży i zaległe faktury sprzedaży za pomocą oprogramowania do zarządzania relacjami z klientami (CRM), takiego jak Pipedrive.

• Poziomy zapasów (inventory levels). Nadzoruj aktywa obrotowe za pomocą systemu zarządzania zapasami.

• Raporty dotyczące zobowiązań i należności (Accounts payable and receivable reports). Rejestruj zaległe zobowiązania i kwoty należne od klientów.

Dobrze prowadzona księgowość sprawia, że większość potrzebnych danych będziesz mieć pod ręką. Dzięki temu stworzysz bezbłędne bilanse, które kompleksowo przedstawią sytuację finansową Twojej firmy.

CRM Pipedrive możesz wykorzystywać nie tylko do tworzenia lejków sprzedażowych, ale także do monitorowania działań finansowych, takich jak sprzedaż i płatności.

Możesz również zintegrować to narzędzie z wiodącymi systemami księgowymi (np. Quickbooks i Paycove), aby zarządzać informacjami dotyczącymi sprzedaży i księgowości w jednym miejscu.

Krok 2: Trzymaj się preferowanego formatu

Następnie wybierz ustrukturyzowany format i utwórz bilans ręcznie (np. za pomocą arkusza kalkulacyjnego) lub użyj narzędzia cyfrowego (np. oprogramowania księgowego, takiego jak QuickBooks lub Xero).

Wybór jednego formatu jest kluczowy dla zachowania spójności. Zaglądanie do poprzedniego arkusza o innym układzie może utrudniać znalezienie potrzebnych informacji.

Istnieją trzy typowe sposoby formatowania bilansu:

• Pozioma forma bilansu (account). Aktywa umieszczone są po lewej stronie, a pasywa i kapitał własny po prawej, co pozwala na wyraźne porównanie obu stron – tak jak w darmowym szablonie Pipedrive.

• Pionowa forma bilansu (report). Aktywa, pasywa i kapitał własny ułożone są w jednej kolumnie, co ułatwia czytanie i zapewnia logiczny przepływ informacji.

• Bilans porównawczy (comparative). Prezentuje dane z kilku okresów obok siebie (np. grudzień 2022 vs. grudzień 2023), umożliwiając analizę zmian w sytuacji finansowej w miarę upływu czasu.

Jeśli wybierzesz preferowany format i będziesz się go trzymać, uprościsz sobie również proces aktualizacji i przeglądu bilansów finansowych.

Krok 3: Sporządź listę aktywów i pasywów

Teraz wypisz i zsumuj swoje aktywa obrotowe i trwałe oraz pasywa bieżące i długoterminowe. Prawidłowe sklasyfikowanie tych elementów jest niezbędne do zachowania zgodności ze standardami rachunkowości.

Załóżmy, że masz małą firmę, która sprzedaje oprogramowanie dla HR. Wśród Twoich aktywów i pasywów mogą znaleźć się:

W sumie Twoje aktywa obrotowe i trwałe wynoszą 275 000 dolarów, a pasywa bieżące i długoterminowe – 77 000 dolarów.

Możesz scentralizować te informacje przez zestawienie i zsumowanie tych aktywów i pasywów, co pozwoli Ci podejmować lepsze decyzje dotyczące budżetu, inwestycji i strategii finansowej.

Krok 4: Oblicz kapitał własny i sprawdź równanie bilansowe

Na koniec oblicz kapitał własny swojej firmy i upewnij się, że bilans się zgadza – to ważny krok, by mieć pewność, że dane finansowe są poprawne.

Możesz obliczyć kapitał własny za pomocą tego równania księgowego:

Wykorzystajmy wspomniane wcześniej liczby, aby go obliczyć. Jeśli Twoje aktywa wynoszą 275 000 dolarów, a pasywa 77 000 dolarów, Twój kapitał własny wyniesie 198 000 dolarów.

Aby sprawdzić, czy cały bilans jest poprawny, możesz skorzystać z tego wzoru:

Pamiętaj, aby na górze bilansu finansowego dodać datę jego sporządzenia. Dzięki temu interesariusze mogą łatwo porównać aktualne dane z poprzednimi okresami.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące bilansów

Podsumowanie

Bilans jest kluczowym narzędziem do zrozumienia finansów Twojej firmy. Postępując zgodnie z powyższymi krokami, uzyskasz dokładniejszy wgląd w kondycję finansową swojej firmy i lepiej przygotujesz się do planowania przyszłości.

Pamiętaj, że bilans finansowy jest poprawny tylko na tyle, na ile poprawne są wprowadzone dane. Upewnij się, że korzystasz z systemów i narzędzi, które odpowiednio je obliczają.