Organize a bagunça dos dados com o Dedupely e pare de perder seus melhores leads

Um funil de vendas lotado não pode continuar lhe custando vendas.

Quantas vezes você deixou um lead escapar enquanto ia atrás de clientes potenciais menos importantes?

O excesso de dados pode transformar o seu funil em uma bagunça e você não deveria ter que fazer um trabalho de investigação para encontrar os leads certos.

No entanto, é muito fácil fazer uma confusão com seus dados, especialmente quando você importa ou edita um volume muito grande.

A confusão começa a prejudicar a qualificação de leads quando esse tipo de erro começa a aparecer nos dados de seus contatos:

  • Números de telefone com o código do país vs. apenas números locais
  • Uso de diferentes convenções para anotar nomes, como iniciais, nomes do meio ou sobrenomes
  • Palavras escritas erradas por causa de erro humano (o que pode causar duplicatas)

Esse problema pode custar tempo e dinheiro, mas vamos ser honestos: a manutenção de dados geralmente não é uma prioridade para vendedores.

Fazer a sua equipe parar para corrigir dados duplicados implica em gastar menos tempo em tarefas importantes como ligações, envio de e-mails e reuniões e o seu tempo é precioso.

Embora seja difícil evitar a confusão com os dados, por que não focar em questões simples e fáceis de resolver que poderiam causar problemas para sua equipe?

5 erros comuns de acúmulo de dados que você precisa evitar

Sincronização com redes sociais

Antes de sincronizar várias contas de redes sociais, pense em quais são os benefícios de ter que lidar com 10.000 perfis do Twitter no seu CRM. Se você quer esses dados especificamente, adicione apenas os principais perfis para seus leads mais importantes ou de maior potencial.

Adicionar diretamente nas redes sociais pode fazer com que você acabe tendo entre seus contatos um grande números de contas de spam ou pessoas que não são o seu público-alvo (e criar um única conta do Twitter para contatos não parece uma boa proposta para a sua equipe de vendas).

Algumas empresas nunca precisam sincronizar os seguidores de redes sociais pois, de acordo com nossa pesquisa, é pouco provável que esses contatos se mesclem com os já existentes. Em vez disso, recomendamos que você facilite a vida de todos e espere para adicionar contatos de redes sociais até ter uma boa razão para fazer isso.  

Sincronizando os contatos do Gmail de todos os membros da equipe

O Dedupely mostra que essa é uma das principais causas de duplicata e dados irrelevantes.

Há uma grande chance de que cada vendedor em sua equipe tenha um pequeno grupo de contatos compartilhados na lista de contatos do Gmail. O mais óbvio é que talvez eles estejam em suas próprias listas! E quanto a família, amigos, médicos e muitos outros que enchem o seu CRM com dados redundantes?

A verdade é que, se forem importantes, os clientes em sua lista de contatos já estarão em seu CRM e você poderá manter seu funil mais enxuto evitando que sua equipe faça a sincronização com contatos do Gmail.

Duplicação acidental na importação

Um grande número de gerentes de vendas procura o Dedupely para reduzir o excesso de dados por causa de problemas na importação. Felizmente o Pipedrive permite que os contatos duplicados sejam mesclados automaticamente. Não subestime o quanto isso pode poupar o seu tempo!

Você pode fazer isso verificando o seguinte:

  • Ligar o nome de contato com um número de telefone e/ou e-mail
  • Ligar o nome da organização com o endereço

Fazer isso garante que você possa atualizar os dados que já estão no Pipedrive com os novos dados do seu arquivo importado.

Para evitar a criação de novas duplicatas, verifique os campos usados como base para a fusão antes de importar os dados. Arrumar ou remover erros vai ajudá-lo a ter dados mais precisos.

As maneiras clássicas de criar duplicatas são:

  • Diferenças simples de dados entre usuários
  • Nomes de empresas com diferenças de grafia, como por exemplo Wal-Mart vs. Walmart
  • Diferentes formatos de número de telefone
  • Erros em endereços de e-mail
  • Organizações que não têm o mesmo endereço

Integrando sem testar

CRMs e ferramentas de integração como o Zapier são poderosos.

Mas se você conectar integrações sem cuidado, corre o risco bagunçar o seu banco de dados.

Por exemplo, alguns Zaps não verificam a duplicata antes de adicionar novos dados ao Pipedrive, o que pode se tornar um problema se novos contatos forem adicionados a cada hora ou diariamente.

A melhor maneira de evitar isso é testar as integrações antes de usá-las a longo prazo.

Não criar uma Política de Dados da equipe

A sua equipe precisa estar em sintonia em se tratando da organização de dados.

Discutir algumas políticas pode evitar muitas dores de cabeça no futuro.

Essas políticas podem consistir em:

  • Como você importa dados
  • Como prevenir a importação de duplicatas
  • Padronização da entrada manual de dados
  • Uniformidade dos formatos de número de telefone
  • Anotações durante ligações
  • Verificação de duplicatas antes de inserir novos contatos
  • Grafia correta
  • Verificar se as integrações são simples e se estão causando mais problemas do que trazendo benefícios
  • Sincronização de contatos
  • Leads originados de formulários web

Cada equipe tem seu próprio estilo, mas definir algumas regras simples para manter seus dados organizados significa que você vai gastar menos tempo corrigindo erros depois.

Quais são as suas metas para o Pipedrive?

Perguntar a si mesmo o que você espera ganhar com o Pipedrive e por que você precisa de um CRM vai lhe direcionar para o tipo de dado que você precisa.

Se sua meta é ligar para os clientes potenciais e movê-los em cada estágio do funil, você vai precisar de números de telefone, por isso coletar só esse tipo de dado deve fazer sentido para você.

Se o marketing por e-mail e e-mails de contato são muito importantes para você, então você precisará dessas informações.

Você vai conseguir evitar muito acúmulo de dados se seguir estes princípios básicos.

Estabelecer algumas regras simples para sua equipe vai erradicar esse problema em sua base de dados e garantir que você não perca nenhum lead promissor no meio do caminho.

Não busque a perfeição

Coletar dados é fácil, mas é difícil mantê-los organizados e relevantes. Você com certeza vai querer extrair o melhor do Pipedrive, mas não é produtivo almejar a base de dados perfeita.

Provavelmente você vai se deparar com contatos duplicados e por isso desenvolvemos o Dedupely, pois você vai precisar de uma solução para os problemas mencionados acima.

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