Como a Accentuate aumentou sua receita em 1.000% com o CRM certo para uma empresa de web design

• A Accentuate cresceu de uma equipe de duas pessoas para um time com dez colaboradores
• Em quatro anos desde a adoção do Pipedrive, a empresa aumentou em dez vezes sua receita
• Trocar as planilhas por um CRM ajudou a gerenciar os dados

A Accentuate Web Design & Marketing adotou o Pipedrive há quatro anos, após Eden Brownlee, Diretor e Consultor Sênior de Estratégia Digital da empresa, identificar a necessidade de um melhor gerenciamento de dados e mais automatizações para poder escalar o negócio. Desde então, eles experimentaram um grande aumento no crescimento da receita.

A empresa australiana Accentuate Web Design & Marketing oferece soluções de presença online para empresas de pequeno a médio porte, bem como para alguns clientes corporativos maiores.

“O que realmente procuramos fazer é trazer as empresas para o espaço online de forma profissional, para que estejam prontas a executar qualquer tipo de marketing que desejem para atingir seus objetivos de negócios”, explica Eden.

“Nosso objetivo vai além de garantir que o site demonstre o negócio da melhor forma possível, mas que toda a presença online do cliente trabalhe a marca, incluindo sua mídia social, sua listagem como empresa no Google, e que ele está usando serviços de e-mail profissionais, que não são propensos a problemas de segurança - enfim, que todas as pequenas peças do quebra-cabeça se encaixem,” ele continua. “Na verdade, o que oferecemos é um pacote profissional em que tudo é feito para ele, e feito da maneira adequada.”

O desafio que a Accentuate enfrentou

Antes de recorrer ao Pipedrive, a Accentuate estava usando um modelo baseado em planilhas para gerenciar dados de leads e clientes, o que significava que algumas oportunidades acabavam passando despercebidas.

“Estávamos em um estágio em que tudo estava amarrado de forma afrouxada, usando planilhas manuais, então muita coisa se perdia”, explica Eden. “Como tenho treinamento em vendas, eu sei bem qual é o cenário ideal, e estávamos muito distantes dele na época”.

Também não havia um sistema ou uma localização central para a entrada de dados, o que causava confusão, pois as informações estavam sendo divididas entre e-mails e planilhas.

“Estávamos registrando manualmente as tarefas em e-mails, em planilhas e em um gerenciador de tarefas, sem uma referência central para nosso time de vendas. Era como contar com o acaso, poderíamos dizer.”

Tudo isso estava retardando o processo de vendas da Accentuate e obstruindo seu funil.

A solução fornecida pelo Pipedrive

Sendo um especialista em gerenciamento e otimização de processos, Eden começou a pesquisar para encontrar o melhor CRM para empresas de web design - um que garantisse que o processo de vendas da empresa funcionasse perfeitamente.

“Eu sou um consultor de gerenciamento de processos na minha essência, então, embora eu ame a web e tenha construído meu primeiro site aos 13 anos, o que eu realmente amo fazer é realizar palestras e prestar consultoria em gerenciamento de processos e otimização de negócios”, ele nos diz.

“Qualquer coisa na empresa que demande uma grande mudança para melhorar um processo, geralmente eu mesmo irei tomar a frente, e com certeza era o momento de focar internamente ao invés de nos concentrar apenas em melhorar os negócios de nossos clientes.”

Eden não enxergou apenas o que o Pipedrive era, mas enxergou o que poderia ser, percebendo rapidamente que o Pipedrive é um CRM que pode ser dimensionado de acordo com as necessidades do cliente, e permite um alto nível de integrações e automatizações com outros processos de negócios.

“Eu avaliei todos os outros grandes concorrentes do mercado e vocês estavam começando, então obviamente tratava-se de avaliar onde vocês estavam no momento e qual parecia ser sua trajetória de crescimento, porque não se sabe quando você está no início.”

O custo também foi um fator.

“Nossa indústria é muito competitiva, então tentamos manter nossos custos baixos. A velocidade com que vocês estão tentando atualizar a plataforma é bastante atraente para nós porque estamos evoluindo e mudando muito rapidamente em relação à atualização de nossos processos, otimização, automatização, esse tipo de coisa.”

“O Pipedrive tinha o conjunto de recursos iniciais que precisávamos e, pelos meus testes, também era o mais fácil e rápido de configurar — além do fato de poder integrá-lo e coletar quaisquer dados que precisávamos de outros softwares e processos para começar a automatizar tarefas repetitivas e a entrada de informações. Então esse foi um grande ponto de venda para nós.”

Os principais recursos e integrações de um CRM para uma empresa de web design

A equipe da Accentuate gostou do pouco tempo necessário para começar a usar o Pipedrive; agora eles estão gostando da rapidez com que conseguem adicionar dados à ferramenta.

“O maior benefício é ter algo que foi fácil de configurar, porque isso é muito importante”, diz Eden. “Você tem anotações em todos os lugares, listas manuais, e é tudo organizado em uma plataforma da maneira que queremos.”

Eden, que gerencia mais de 100 negócios simultaneamente (sem mencionar os negócios que seus colegas estão gerenciando, nos quais ele pode ter que se envolver), expressa preocupação pelas pessoas que tentam manter tudo em suas cabeças.

“O espaço para negócios oferece tantos benefícios para uma empresa. Fazemos consultoria de processos, web e de marketing para centenas de clientes a cada ano, e praticamente a primeira coisa que perguntamos é: 'Você tem um CRM?' Se eles não têm um CRM, então o que estão fazendo? Como estão rastreando vendas e levantando seu ROI? Quais negócios estão em andamento? Como gerenciam com eficácia o relacionamento com seus clientes?”

“Ter um CRM permite que você coloque tudo em um único lugar fácil de gerenciar”, continua Eden. “Para ter sua lista de atividades, ter tudo mapeado, para que você não tenha que armazenar na sua cabeça e possa se manter focado no que precisa fazer, mas ainda saber que os clientes estão sendo acompanhados, os negócios estão sendo encaminhados. Você pode ter aquele cartão do negócio onde cada ligação, cada e-mail, tudo relacionado a esse negócio está lá, em um só lugar.

“Se alguém ligar e não for meu negócio, posso apenas dizer 'Me dê somente um minuto', e é só abrir o cartão daquele negócio onde encontro com rapidez exatamente em que ponto a negociação está e posso continuar a jornada do cliente direto daí. É como se meu time tivesse me contado tudo sobre o cliente, como se o cliente fosse VIP e eu soubesse exatamente o que está acontecendo.”

“Essa é a experiência do cliente ideal que você deseja oferecer, e isso é o que não apenas fechará mais negócios, mas também fará com que o cliente se sinta parte da família - você sabe quem ele é, se preocupa com ele e ele vai se tornar seu maior fã.”

O Agendador é outro recurso importante para a Accentuate, que Eden descreve como “uma fantástica ferramenta para poupar tempo e agendar compromissos”, enquanto as integrações do Pipedrive também são uma parte importante do processo de vendas da empresa.

“Recentemente, começamos a usar o PandaDoc, então isso economizou muito tempo. O simples fato de ser capaz de automatizar o processo de proposta, apenas em vendas, já é um grande benefício - sem falar no profissionalismo e na velocidade de enviar uma proposta a um cliente. Mesmo que tenha seu custo, nos ajudou a fechar incontáveis negócios e poupou muito tempo do time de vendas.”

A principal dica de automatização da Accentuate

Eden e seus colegas usaram suas habilidades de otimização de web e processos para agilizar e automatizar seu próprio processo, desde o fechamento de um negócio pelo time de vendas até a entrega do projeto pelo time de desenvolvimento, com algumas automatizações bem interessantes no Pipedrive — especialmente porque eles geralmente gerenciam vários projetos ao mesmo tempo.

“Temos uma série de integrações que usamos para realizar ações com base na data de fechamento de um negócio. Elas puxam dados sobre esse negócio e cadastram automaticamente itens como os briefings que enviamos aos clientes para preenchimento, que serão acionados automaticamente assim que o negócio for pago. Isso nos permite iniciar o processo de desenvolvimento assim que recebermos a confirmação do pagamento, enviando um briefing para o cliente e preenchendo previamente um monte de informações."

“Nós até usamos o ID daquele negócio específico para criar um ID do cliente, e então o usamos uniformemente em toda a empresa como um identificador para puxar informações do Pipedrive ou inserir informações no Pipedrive como parte desse negócio.”

“Esse ID de negócio também está relacionado aos campos BCC (cópia oculta) que são usados para agregar e-mails em um negócio. Normalmente, quando e-mails são enviados de fora do Pipedrive e um negócio é fechado, ele não irá inserir os e-mails automaticamente. O negócio ainda está ativo de certa forma: embora esteja fechado, ainda está sendo desenvolvido e queremos registrar essa informação para ser usada com facilidade pela equipe de gerenciamento, portanto, usamos esse ID de negócio para criar o endereço de e-mail BCC."

“Então, quando qualquer um dos gerentes de projeto enviar e-mails padrão para nossos clientes, eles serão automaticamente anexados ao negócio e, por sua vez, a resposta do cliente será anexada, para que possamos entrar naquele negócio mesmo depois de fechado e verificar a conversa."

“Portanto, se um vendedor receber uma ligação que diz: 'Ei, eu estava ligando apenas para saber como está o andamento do site, ele já está em desenvolvimento há algum tempo, o que está acontecendo?’, o vendedor pode acessar o negócio e ver: 'Ah, estou vendo aqui que o Eden enviou um e-mail para você há uns três dias, ele estava esperando que você respondesse, você recebeu esse e-mail?’

“Isso simplesmente permite que tudo flua melhor em nosso processo, então estamos muito focados em integração e automatização - é sobre isso que falo em minhas palestras.”

Nós interligamos tudo usando o Zapier e enviamos uma carga de informações de negócios do Pipedrive para preenchimento automático de formulários, e para uma ferramenta bem legal chamada Process Street, para darmos início a vários processos na operação assim que os negócios são ganhos."

Em quatro anos, a Accentuate aumentou sua receita em dez vezes

Nos quatro anos desde que Eden descobriu o Pipedrive como o CRM ideal para a empresa de web design, a Accentuate aumentou em dez vezes sua receita anual.

“Vou atribuir isso a duas coisas: a capacidade do Pipedrive de armazenar informações de leads e ter uma abundância de leads.”

São duas coisas que Eden reconhece que devem andar de mãos dadas.

“Encontramos algumas boas fontes de leads com as quais fomos capazes de obter boas oportunidades, e investimos para obtê-los e fazer as vendas, mas sem ter o CRM certo e ser capaz de construir o processo de vendas, não conseguiríamos fazer isso."

“Você precisa ter a capacidade de escalar e gerenciar sua base de clientes de forma efetiva se quer competir para valer na arena de negócios atual. E se você quiser escalar e gerenciar sua base de clientes de forma efetiva, você precisa de um CRM, simples assim.”