Cómo Accentuate aumentó los ingresos en un 1,000% con el CRM adecuado para una empresa de diseño web

• Accentuate creció de un equipo de dos a un equipo de diez
  
• En los cuatro años transcurridos desde la adopción de Pipedrive, la empresa ha multiplicado por diez sus ingresos
• Cambiar de hojas de cálculo a CRM les ha ayudado a gestionar los datos

La empresa de diseño web Accentuate adoptó Pipedrive hace cuatro años, después de que Eden Brownlee, consultor de estrategia digital de la empresa, identificara la necesidad de una mejor gestión de datos y más automatizaciones para poder ampliar el negocio. Desde entonces, sus ingresos aumentaron muchísimo.

La empresa australiana Accentuate ofrece soluciones de presencia en línea para pequeñas y medianas empresas, así como para algunos clientes corporativos más importantes.

“Lo que en realidad buscamos es llevar a las empresas al espacio en línea de manera profesional, para que estén listas para ejecutar el marketing que quieran y lograr sus objetivos comerciales”, explica Eden.

“No solo nos aseguramos de que el sitio web sea adecuado, sino que además las redes sociales sean consistentes, su ficha de empresa de Google tenga una marca, que utilicen servicios de correo electrónico profesionales que no sean propensos a problemas de seguridad; es decir, que encajen todas las pequeñas piezas del rompecabezas”, continúa. “Lo que ofrecemos es un paquete de políticas en el que incluimos todo, y lo hacemos bien”.

Las dificultades que tenía Accentuate

Antes de recurrir a Pipedrive, Accentuate usaba hojas de cálculo para gestionar los datos de los prospectos y los clientes, lo que significaba que las oportunidades pasaban desapercibidas.

“Estábamos en una etapa en la que hacíamos todo manualmente, por lo que se estaban descuidando muchas cosas”, explica Eden. “Al estar capacitado en ventas, sé cuál es el ideal, y en ese momento estábamos lejos de ese ideal”.

Tampoco existía un sistema o un lugar central para ingresar datos, lo que causaba confusión, ya que la información estaba dividida entre el correo electrónico y las hojas de cálculo.

“Estábamos registrando tareas manualmente en el correo electrónico y en un gestor de tareas; se podría decir que estábamos algo desordenados”.

Todo esto estaba desacelerando el proceso de ventas de Accentuate y obstruyendo sus embudos.

La solución de Pipedrive

Experto en gestión de procesos, Eden comenzó a investigar para encontrar el mejor CRM para empresas de diseño web, uno que asegurara que el proceso de ventas de la empresa estuviera a la altura.

“La consultoría de gestión de procesos es lo mío, así que, aunque me encanta la web y construí mi primer sitio web a los 13, años, lo que me fascina de verdad es hablar y asesorar sobre gestión de procesos", nos dice. "Cuando hace falta implementar un cambio importante en la empresa para mejorar un proceso, generalmente lo encabezo yo mismo”.

Eden no solo consultó lo que ofrecía Pipedrive, estudió lo que podría ser, y se dio cuenta rápidamente de que Pipedrive es un CRM que puede ir escalando con las necesidades del cliente.

“Evalué todas las demás ofertas importantes del mercado y ustedes estaban en sus primeras etapas, así que obviamente se tenía que evaluar dónde se encontraban en ese momento y cómo se veía su trayectoria de crecimiento, porque en los inicios de una empresa no se puede saber”.

El costo también fue un factor.

“Nuestra industria es muy feroz, así que intentamos mantener nuestros costos bajos. La velocidad a la que están tratando de mejorar la plataforma nos atrae bastante porque estamos adaptándonos y cambiando con bastante rapidez en cuanto a actualizar nuestros procesos, optimizar, automatizar, ese tipo de cosas”.

“Pipedrive tenía el conjunto de funciones iniciales que necesitábamos y, según mis pruebas, también era el más fácil y rápido de configurar, y esa fue una característica atractiva para nosotros”.

Funciones e integraciones clave de un CRM para una empresa de diseño web

Al equipo de Accentuate le agradó el poco tiempo que tomó comenzar a usar Pipedrive; ahora disfrutan de la rapidez con la que pueden agregar datos a la herramienta.

“El mayor beneficio era contar con algo que fuera fácil de configurar, porque eso es muy importante”, dice Eden. “Tienes notas en todas partes, listas manuales y eso nos conduce a una plataforma tal como la queremos”.

Eden, que normalmente gestiona entre 50 y 100 tratos de forma simultánea (sin mencionar los tratos que gestionan sus colegas, en los que a veces se tiene que involucrar), expresa su consternación por las personas que tratan de retener todo en la cabeza.

“El espacio de Tratos ofrece muchos beneficios a una empresa. Asesoramos mucho, por eso hacemos consultoría de marketing con los clientes y prácticamente lo primero que preguntamos es: ‘¿Tienen un CRM?’ Si no tienen un CRM, ¿cómo operan? ¿Dónde registran a sus clientes? ¿Qué tratos tienen en el panel?”.

“Tener un CRM te permite poner todo en un lugar”, continúa Eden. “Tienes tu lista de acciones, tienes todo planeado para no tener que almacenarlo en tu cabeza y poder mantenerte enfocado en lo que debes hacer, aun sabiendo que los clientes están siendo atendidos y los tratos se están procesando. Puedes tener una tarjeta de tratos donde cada llamada, cada correo electrónico, todo lo relacionado con ese trato está en un solo lugar.

“Si alguien llama y ni siquiera es mi trato, puedo ir directamente a esa tarjeta y decir: ‘José, solo dame un minuto’, abrir su tarjeta y decirle: ‘Veo que estabas hablando con Roy sobre ...’ Puedo continuar el recorrido del cliente directamente desde allí, es como si Roy me lo hubiera contado todo y yo supiera exactamente lo que está pasando”.

“Esto brinda la experiencia ideal que quieres darle a los clientes, y eso es lo que no solo cerrará tus tratos, sino que también hará que el cliente se sienta como parte de la familia: sabes quiénes son, los atiendes bien y así se convierten en fans tuyos”.

La Agenda inteligente es otra función clave para Accentuate, que Eden describe como "fantástica", y las integraciones de Pipedrive también son una parte importante del proceso de ventas de la empresa.

“Recientemente comenzamos a utilizar PandaDoc, con lo que ahorramos un montón de tiempo. Básicamente, poder automatizar el proceso que requiere armar una propuesta, solo para las ventas, es un gran beneficio, y no se diga el profesionalismo y la velocidad para enviar una propuesta a un cliente”.

El mejor consejo de Accentuate sobre la automatización

Eden y sus colegas han utilizado sus habilidades de desarrollo web para agilizar sus procesos de desarrollo y sus proyectos con una ingeniosa automatización de Pipedrive, especialmente porque a menudo gestionan varios proyectos al mismo tiempo.

“Tenemos una serie de integraciones que utilizamos para realizar acciones en función de cuando se cierra un trato. Obtienen información sobre ese trato y automáticamente completan cosas como los formularios breves que les damos a los clientes para que los completen, que se activan automáticamente una vez pagado el trato. Esto nos permite comenzar el proceso de desarrollo tan pronto como recibamos la confirmación del pago, enviamos un resumen al cliente y completamos previamente una gran cantidad de información.

“De hecho, usamos la ID de ese trato en particular para crear una ID de cliente, por lo que lo usamos de manera uniforme en toda la empresa como un identificador para extraer información de Pipedrive o entregar información a Pipedrive como parte de ese trato”.

“Esa ID de trato también se relaciona con los campos CCO que se utilizan para asociar correos electrónicos a un trato. Normalmente, cuando los correos electrónicos se envían desde fuera de Pipedrive y se cierra un trato, un trato no incluye automáticamente los correos electrónicos. El trato todavía está activo de alguna manera: mientras está cerrado, todavía se está desarrollando y queremos registrar esa información, por lo que usamos esa ID de trato para crear la dirección de correo electrónico BCC.

“Después, cuando cualquiera de los gerentes de proyecto envía correos electrónicos estandarizados a nuestros clientes, automáticamente se adjuntan a ese trato y, a su vez, se adjunta la respuesta del cliente, por lo que podemos atender el trato incluso después de que se cerró y ver la conversación que se entabló en el proceso.

“Así, si un representante de ventas recibe una llamada y le dicen: ‘Oye, solo estaba llamando, quería saber qué está pasando con el sitio web, ha estado en progreso por un tiempo, ¿qué está sucediendo?’ El representante puede entrar en el trato y ver: ‘Bien, puedo ver que Eden le envió un correo electrónico hace unos tres días, estaba esperando que respondiera, ¿recibió el correo electrónico?’

“Hace que todo el proceso se desarrolle y avance mejor, por lo que estamos muy interesados en la integración y la automatización, eso es lo que me encanta hacer”.

Accentuate ha multiplicado por diez los ingresos en cuatro años

En los cuatro años desde que Eden descubrió Pipedrive como el CRM ideal para la empresa de diseño web, Accentuate ha aumentado diez veces los ingresos anuales.

“Voy a atribuir eso a dos cosas: La capacidad de Pipedrive para almacenar información de prospectos y captar una gran cantidad de prospectos”.

Dos cosas que Eden reconoce que van de la mano.

“Encontramos buenas fuentes de prospectos a través de las cuales pudimos obtener buenos prospectos, y pudimos gastar para obtenerlos y realizar las ventas, pero sin el CRM y sin desarrollar el proceso de ventas, no hubiéramos podido hacerlo.

“Es necesario ampliar el negocio, y si quieres hacerlo y tomar en serio las ventas y los negocios, entonces debes usar un CRM, así de simple”.