Como a Fibersals usa o Pipedrive para qualificar leads entre milhares de visitantes do blog

Em mais um de nossos bate-papos com clientes, conversamos com Dominic Dutra, sócio da Fibersals, para saber um pouco mais sobre como o Pipedrive tem ajudado a empresa.

Durante a conversa, Dutra destacou alguns pontos especialmente importantes que vêm ajudando a empresa: o uso de automatizações para agilizar o contato com clientes, o hábito saudável de revisar semanalmente os processos em andamento - porque às vezes é necessário mexer aqui e ali em time que está ganhando e o uso do Chatbot como peça fundamental para qualificação de leads com o perfil adequado.

Com a adoção do Pipedrive, a equipe de vendas da Fibersals - que atualmente conta com sete funcionários, conseguiu atingir números muito animadores.

• A automatização de tarefas ajuda a equipe a economizar semanalmente pelo menos 10% do tempo gasto em atividades administrativas, com espaço para aumentar ainda mais
• Impressionantes +100 mil visitas mensais ao blog, de onde a Fibersals consegue encontrar novos leads
• Economiza de 30% do tempo na qualificação de clientes com o uso do Chatbot

A Fibersals, empresa que trabalha no setor de serviços há mais de 30 anos, tem uma particularidade: as negociações são muito longas. E quando dizemos isso, queremos dizer longas mesmo. Dominic nos contou que um dos projetos está sendo negociado há 20 anos!

Há alguns anos - com o aumento constante do número de contatos - a empresa percebeu que precisava de um software para organizar seus processos. Eles então encomendaram um software para controlar as etapas das negociações e por um certo período de tempo, isso funcionou bem. A equipe podia controlar em qual etapa as negociações estavam, conseguia validar endereços e trabalhar com geolocalização, um aspecto que Dominic destaca ser muito importante para eles, mas logo veio a frustração. O software ficou defasado cedo demais e eles precisavam encontrar uma nova solução.

De acordo com Dominic:

“Eu busquei o que tinha de melhor no mercado e vi que o líder mundial era o Pipedrive. Fiz o teste, gostei e pronto. Migramos toda nossa base, entramos com uns 10 mil contatos no Pipedrive e ainda estamos classificando e agrupando dados. Hoje eu tenho potencial para continuar negociando com clientes que estão há 2, 3 anos comigo, por isso é essencial que eu tenha um CRM que vai me ajudar a controlar tudo.”

Uma das características da Fibersals é que a empresa dificilmente fecha um negócio no mês em que começa a conversar com clientes potenciais. Isso acontece porque no ramo em que ela atua, o de reformas, as negociações podem se estender muito por questões burocráticas (pense em um condomínio que realiza várias reuniões, assembleias, passa por trocas de síndico, etc). A solução ofertada pela Fibersals é diferenciada e por isso apresenta um custo mais elevado.

“Eu prospecto muito para fechar pouco. Outra coisa importantíssima no sistema para mim é poder clicar em um endereço, abrir o streetview, ver a residência, fazer filtros… A geolocalização é essencial porque vamos até a casa do cliente, fazemos medições, tiramos fotos.”

A primeira tentativa de solução

Há alguns anos, a Fibersals já usava uma solução, mesmo que um pouco mais rudimentar. Dominic conta que eles haviam contratado uma empresa que programou e disponibilizou um software para ser utilizado na tentativa de ordenar os processos, por isso a mentalidade de usar uma ferramenta já existia e era difundida dentro da empresa.

“O choque não foi tão grande porque já existiam mecanismos para controlar o que precisava ser feito, o que era ou não prioridade. Mas o software anterior era muito básico, e o que temos agora tem muito mais recursos.”

Dominic diz que a possibilidade de criar indicadores, que são preenchidos pelos vendedores depois do contato com os clientes, é fundamental.

“Os vendedores preenchem os dados e depois esses indicadores servem para fazer filtros que determinam o que vai ser priorizado e o que não vai. No dia a dia, usamos os filtros para priorizar quem vai ser atendido primeiro, atendemos e também esperamos o retorno de clientes.”

Alguns filtros, aqueles usados para clientes grandes, necessitam de um pouco mais de dedicação, mas o fato de a empresa ter adotado e adquirido o hábito de uso do CRM no cotidiano tem feito toda a diferença.

A automatização e a economia de tempo

Dominic destaca o recurso de automatização de tarefas como indispensável para ele no momento e disse que chega a economizar entre 5 e 10% do tempo de sua equipe com ela, mas que ainda há espaço e potencial para aumentar esse número.

“A automatização de tarefas é uma maravilha, porque me possibilita mandar um e-mail de apresentação que sai da minha caixa e vai para o cliente. Nesse e-mail eu já faço algumas perguntas, suposições… E a integração com o Google Apps é fantástica, porque eu integro tudo facilmente. Eu consigo ver os e-mails de representantes, consigo automatizá-los, faço follow up em massa e muitas outras coisas.”

Atenção semanal ao processo

Apesar de já ter um processo em andamento e funcionando muito bem, Dominic conta que o Pipedrive ajuda muito na hora de enxergar onde é preciso fazer alterações. Por isso, semanalmente a Fibersals promove modificações no funil, por exemplo.

A empresa faz modificações porque precisa focar em negócios de grande potencial para atingir suas metas de faturamento. Como os ciclos de vendas podem ser longos, dificilmente seria possível lembrar do que foi conversado com um cliente há quase meio ano, assim, todas as informações precisam estar no lugar certo e os funis precisam estar perfeitamente claros e não gerar nenhuma confusão para gerentes e representantes.

Gestão de contatos com integrações

Sobre novos contatos e leads, Dominic conta que, através de uma API, toda vez que um cliente potencial preenche um formulário, isso é integrado diretamente dentro do CRM.

Investindo no Google Ads, a Fibersals consegue fazer a importação de conversões direto para lá. No entanto, Dutra diz que não é incomum que clientes preencham errado o formulário, ou preencham com pedidos que estão fora da alçada de trabalho da empresa. Então como separar esses leads?

“Vamos supor que o João entrou em contato com a Fibersals. Eu consigo dizer para o Google Ads que ele é muito importante. E aí o Carlos entrou em contato também e eu consigo ver que ele não tem exatamente o tipo de perfil que podemos atender. Eu consigo fazer isso com os dados offline da negociação. Como? Através do Pipedrive.”

“Toda a carga de dados do Google Ads, inclusive o anúncio no qual ele clicou, vai junto para dentro do Pipedrive. Temos campos personalizados que eu criei que já armazenam essas informações, inclusive a ID única do clique no meu anúncio.”

Com o Pipedrive, Dominic e sua equipe criam relatórios nos quais conseguem ver até em que posição estava o anúncio no qual o visitante clicou, qual o anúncio de melhor desempenho e qual a campanha de maior retorno.

A experiência com o Chatbot do LeadBooster até agora

A Fibersals começou a usar o Chatbot do LeadBooster recentemente e Dominic compartilhou alguns números que nos impressionaram!

O blog da empresa tem 100 mil visitas únicas por mês. Dutra conta que isso acontece porque os termos usados em artigos são bastante amplos e não necessariamente relacionados ao segmento deles.

“Temos artigos com termos muito amplos, e nem sempre necessariamente ligados ao que oferecemos. De toda forma, estamos numa crescente em termos de posicionamento no Google. Esses artigos acabam gerando 1 milhão de visitas por ano, e pensamos o seguinte: o blog não estava convertendo tanto, então colocamos um pop-up no qual perguntamos de cara “Você tem problemas de infiltração? Sim ou não?”. Pode ser que a pessoa não tenha esse problema e esteja procurando outra coisa e está no nosso site, mas pode ser que ela tenha e ao responder sim, começamos o fluxo dela.”

Por essa razão, Dominic conta nem pestanejou ao pagar pelo complemento e a empresa já pensa em criar playbooks no contexto dos posts.

No início, o fluxo de qualificação da Fibersals era mais simples e eles perceberam que recebiam muitos contatos que não valiam a pena, mas ao fazer os ajustes necessários e fazendo perguntas mais direcionadas, a empresa conseguiu perceber a melhora na qualidade de leads com o perfil mais adequado ao seu negócio.

“A minha página mais visitada tem 70 mil cliques. É um artigo sobre impermeabilização em parede, algo que não fazemos. Se no Chatbot o visitante responder “parede”, ele já é desqualificado. Priorizamos os leads pelas respostas deles.”

Conversões

O mais impressionante para a Fibersals tem sido a quantidade de conversões por causa do Chatbot. Dominic conta que o uso do chatbot chama muito a atenção e que atualmente os artigos geram mais conversões do que quando tinham apenas um formulário com um call to action, que muitas vezes acabava sendo ignorado por clientes.

Dutra ainda estima que chega a economizar 30% de tempo usando esse processo de qualificação.

Mas mais do que a economia de tempo, a Fibersals reforça que o fato de poder selecionar os visitantes com potencial ou não para se tornarem clientes tem sido fundamental.

“A primeira pergunta do Chatbot do LeadBooster é: ‘Você tem problema de infiltração? Sim ou não?’. Se não tem, agradecemos e sugerimos que o visitante navegue pelo blog, já que não temos solução comercial para ele. Dessa forma ele nem vira um contato. Se usássemos o formulário, ele preencheria e eu teria que filtrar esse negócio.”

Além disso, uma dica de Dominic é não sobrecarregar o Chatbot com perguntas, já que isso poderia afastar os clientes. Ele menciona que o ideal é usá-lo de maneira granular e direcionada para melhor aproveitamento.

Depois da nossa conversa com Dominic, percebemos que o uso do Pipedrive para a Fibersals tem se focado em alguns pilares em particular:

• As automatizações ajudam e muito na hora de manter o fluxo de negócios, já que com elas é possível eliminar grande parte do trabalho manual e atingir uma base de clientes muito maior
• A revisão constante de funis é fundamental para eliminar as “gordurinhas” do processo e com isso facilitar o acesso a informações direcionadas e por fim
• O uso do Chatbot - com perguntas muito focadas - que traz números surpreendentes para a empresa. Mesmo que nem todos os visitantes sejam qualificados, ainda assim a Fibersals gera tráfego e se posiciona como especialista em seu segmento com os conteúdos postados no blog.

Nem precisamos dizer que, mais uma vez, ficamos muito felizes em saber o que podemos fazer por nossos clientes. Desejamos vida longa e próspera à Fibersals! :)

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Até a próxima! :)