3 Poderosas Táticas De Gestão De Calendário Para Atingir Suas Metas De Vendas

calendário de vendas

Uma coisa que eu notei em vendas foi que era muito fácil chegar no final da semana exausto, sentindo como se eu tivesse trabalhado muito só pra não conseguir atingir minhas metas de reuniões marcadas ou terminadas ou ligações para clientes.

Conforme a semana passava, chegavam mais e-mails que o previsto, reuniões mais longas com clientes, conversas com a equipe… e bum! — Eu saía do caminho, sem atingir as metas de ação semanais.

Eu odiava essa sensação. Eu pensava "Preciso de um milagre agora." O medo de não atingir a cota (leia-se: não receber minha comissão) e ações não planejadas "tudo ou nada" produziam uma semana que eu sentia que era atípica para mim — e definitivamente improdutiva.

Mas o engraçado é que eu já não era mais um novato. Eu sabia que o ritmo e a constância eram mais importantes que compras individuais. Mas ainda era complicado seguir com as minhas coisas, o mundo só me engolia e eu me sentia como uma vítima.

Eventualmente, aprendi com um vendedor mais experimente experiente que você não deve ter espaço "livre" no seu calendário semanal. Mesmo se uma reunião com um cliente ainda vai ser proposta, os momentos em que isso talvez aconteça devem ser marcados na agenda. É a mesma coisa com qualquer outra ação importante (ligações a clientes potenciais, criação de propostas, responder e-mails).

Com mais experiência, descobri que esse método mais robusto era a única maneira de continuar nos trilhos e atingir as metas que eu buscava. Deixe-me compartilhar três coisas importantes que aprendi sobre esse conceito que chamo de lógica de bloco:

1. Agrupar em blocos todas as atividades importantes no seu calendário antes de propor qualquer compromisso

Digamos que você tenha uma meta de 10 reuniões de demonstração por semana (duas por dia) e 100 ligações a clientes potenciais por semana (20 por dia).

A primeira coisa que você atinge com a lógica de agrupamento em blocos é que tudo parece factível e seus compromissos se tornam um plano mais realista. É como se você dividisse as metas em dias e horas.

Segundo, é importante perceber que é um compromisso que você, e só você, deve manter. Então você precisa de disciplina para manter o ritmo conforme vai executando, e tudo começa com uma decisão de seguir seu plano. Mas só de ver sua semana cheia de ações importantes já dá uma sensação suficiente de urgência conforme você se programa ou passa pelo seu dia.

Terceiro, leva algum tempo para saber suas preferências e se isso funciona bem para clientes potenciais e habituais. Quando você deve planejar suas ações? Você deveria planejar ligar para clientes potenciais de manhã ou à tarde? Você deve começar o dia respondendo aos e-mails ou fazer isso depois? Você deve se encontrar com clientes potenciais e habituais um depois do outro ou fazer uma reunião de manhã e outra à tarde?

Faz sentido brincar com isso e ver o que funciona melhor. Aprendi que eu queria não mais que meia hora de manhã para ver e-mails (para ver as respostas mais urgentes) e deixava o resto dos e-mails para a tarde. Reparei que estava na minha melhor forma fazendo ligações para clientes potenciais das 16 às 18h. Tentei em outros horários, mas esse era o que sempre funcionava melhor. Sempre que eu fazia essas ligações, era melhor fazer as 20 seguidas, em vez de dividir em 10 de manhã e 10 à tarde. Eu percebi que fazer reuniões seguidas era melhor pra mim, primeiro do ponto de vista logístico, segundo que eu gostava que algo bom da primeira reunião era levado para a segunda.

A beleza do método de bloco era que tudo o que era importante ia para meu calendário ANTES de outras coisas importantes do mundo externo quererem entrar lá. Eu conseguia olhar para esses intrusos com uma sensação de urgência e um equilíbrio muito melhor.

2. Execução e planejamento acontecem de mãos dadas

Outro ponto crucial é perceber que a execução do planejamento semanal e o planejamento da movimentação da semana seguinte deviam acontecer simultaneamente. Se você quer atingir suas metas, você tem metas de planejamento e metas de execução. Por exemplo, você precisa fazer suas 10 reuniões de demonstração e 100 ligações de prospecção durante a semana atual e programar o mesmo número de reuniões e preparar a lista de ligações da semana seguinte

Não basta atingir uma meta de execução — você precisa atingir a meta de planejamento também e manter seu calendário futuro na sua frente o tempo todo. Prepare as listas de ligações, faça ligações a clientes potenciais, marque reuniões de demonstração — todas elas se alimentam e são necessárias para chegar mais perto dos resultados que você procura. Não atingir a meta de planejamento mata suas chances de atingir a meta de execução da semana seguinte. Então, falando de reuniões e seguindo o exemplo anterior — o dia é bom quando você fez duas reuniões e marcou outras duas para a semana seguinte.

Veja esse exemplo para ilustrar o porquê de você marcar e manter as metas de planejamento junto das metas de execução. Eu prestava consultoria de vendas para uma firma de advocacia. Quando começamos, cada sócio tinha uma meta de marcar cinco reuniões para a semana seguinte — o sucesso era incrível e eles começaram a enxergar crescimento desde o início.

Mas depois de dois meses, a empresa fez uma pequena mudança na maneira de definir suas metas. Em vez de contar as reuniões que eles marcavam para a semana seguinte eles começaram a contar o número de reuniões que faziam toda semana. Isso levou a uma queda repentina na quantidade real de reuniões, já que a meta de planejamento era removida e substituída com uma meta de execução — que é claro que não podia ser realizada se não fosse planejada com antecedência.

Ótimo planejamento, mas execução ruim também não funcionam. Compare as duas frases a seguir e as mentalidades por trás de cada uma:

“Só faltam 10 minutos para as 18h e cheguei a 18 ligações hoje. Fiz o melhor que pude.”

vs.

“faltam 10 minutos para as 18h  — apesar de ser tarde, como consigo fazer duas ligações hoje para atingir a meta de 20?"

Se você não atingiu sua meta, você precisa corrigi-la. Ela existe por um motivo e esse motivo é seu sucesso geral, atingindo suas metas e ganhando comissão. Se você tem uma mentalidade corretiva, você vai começar a encontrar maneiras de atingir seus números mesmo um dia tendo perdido uma meta em um dia. A solução é simples — você tem que ser teimoso, se ajustar e trabalhar duro para atingir sua meta de atividades a qualquer custo.

Um aspecto final sobre a definição de metas de planejamento e como atingi-las? O sucesso gera sucesso, e você se sente muito bem de dizer a um cliente "o único horário que eu posso encontrar com você é quinta que vem às 16h." É um sinal de que você está preenchendo seu calendário direitinho.

3. Controle-se e se recompense por ações importantes que fazem a maior diferença para seu negócio

Se estiver em uma situação em que seu ciclo de vendas demande várias reuniões antes do fechamento, você arrisca cair na armadilha de contar as reuniões erradas como seus indicadores de sucesso. Por exemplo, se você tem uma média de três reuniões por negócio antes do fechamento, você precisa fazer todas elas, claro, mas conta só as primeiras.

A melhor maneira de evitar essa armadilha? Crie uma regra para blocos da primeira atividade por negócio.

Você tem um bloco para as primeiras ligações de prospecção ('quente' ou 'frio') em vez de 'todas as ligações', e outro bloco para as primeiras reuniões, em vez de todas as reuniões. Você ainda deve bloquear agrupar o tempo em seu calendário para a segunda e terceira reuniões.

Isso garante que você não infla suas metas e realizações de uma maneira que não consiga refletir a realidade. Mais importante, garante que você não perca o foco das ações que alimentam seu negócio.

Dinheiro no banco e a linha de bônus no seu contracheque são suas recompensas tangíveis. Estar dentro da sua programação é a maior recompensa que você pode ter até lá. E é a única coisa que vai levar você até sua meta de vendas (e a um contracheque gordo). Portanto, aprenda a se recompensar com base nisso, pelo menos mental e emocionalmente.

Epílogo: Não deixe que prospectos ou clientes orientem sua agenda

Você conhece sua programação de produtividade pessoal melhor que qualquer um. Só você conhece o caminho dos bons resultados. É um trabalho que você não pode delegar. Uma vez que alguém começa a guiar quando e onde você precisa ser produtivo e afiado, você começa a perder ritmo e produtividade.

Por exemplo, seu dia foi programado para ter duas horas de ligações a frio de manhã, uma hora de confecção de propostas, duas horas de reuniões de almoço e outras duas horas de ligações a frio à tarde — de repente um prospecto oferece uma reunião bem cedo — você vai perder metade das suas ligações. Isso significa menos prospectos no funil, menos reuniões que seguem e menos negócios fechados.

É difícil rejeitar um pedido como esse quando você está desesperado e fora dos trilhos, mas quando você está ritmado e nos trilhos, você negocia um horário melhor, fazendo o que for preciso para que o dia gere resultados.

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