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Wie Gray Matters Pipedrive nutzt, um Trends zu erkennen und neue innovative Produkte zu entwickeln

  • Die Unternehmensberatungsfirma Gray Matters nutzt Pipedrive zur Analyse ihrer Kunden und ihrer Sales-Pipeline

  • Mit den gewonnenen Informationen erkennt Gray Matters Branchentrends und entwickelt spezielle Produkte für Kreativagenturen

  • Dank Pipedrive konnte Gray Matters seine Konversionsrate in den vergangenen 18 Monaten von 20 % auf 30 % steigern.

Nach über zehn Jahre Tätigkeit in der Verkaufsbranche gründete Adam Graham Gray Matters, ein Beratungsunternehmen für Geschäftsentwicklung, das Kreativagenturen beim Wachstum und bei der Anwerbung und Gewinnung neuer Kunden unterstützt.

Das Unternehmen hilft Kreativ- und Marketingagenturen bei ihrer Geschäftsentwicklung, ihrer Positionierung, der Frage, wer sie sind, wie ihr Zielpublikum aussieht und wie sie es ansprechen können. Außerdem unterstützt es die Vertriebsabteilungen von Agenturen.

"Viele Geschäftsinhaber bringen keinen Vertriebshintergrund mit. Unsere Aufgabe ist es, sie zu schulen, sie zu unterstützen und ihnen die Bedeutung einer erfolgreichen Vertriebstätigkeit zu verdeutlichen, damit sie diese Möglichkeiten voll ausschöpfen können", erklärt Adam.

Aufgrund seiner Erfahrung hat Adam in der Vergangenheit zahlreiche CRM-Systeme verwendet. Als er Gray Matters gründete, vertraute er jedoch aus Kostengründen für die Verwaltung seiner Vertriebsdaten auf Google Sheets.

Als ihm klar wurde, dass er zur Verwaltung der Daten seiner potenziellen Kunden und der Sales-Pipeline ein leistungsfähigeres, aber dennoch erschwingliches Tool benötigte, wandte er sich an Pipedrive.


Der Abschied von den Tabellen

Adam verwendete Google Sheets, 'weil es genau auf meine Bedürfnisse zugeschnitten war'.

Mit dem Wachstum von Gray Matters wurde Adam jedoch schnell klar, dass das Unternehmen durch das Festhalten an Tabellen Geschäftsmöglichkeiten verpasst.

Also suchte er nach einem CRM mit denselben individuellen Anpassungsmöglichkeiten wie Tabellenkalkulationen.

"Es war die Tatsache, dass es nach belieben angepasst werden kann. Das ist für mich die wichtigste Funktion des CRM-Systems. Die Möglichkeit, einen Kontakt - einen Interessenten oder einen Kunden - in Sekundenschnelle zu markieren."


Größere Erkenntnisse durch Pipedrive

Schon bald stellte Adam fest, dass er mit benutzerdefinierten Feldern und anderen Pipedrive-Funktionen noch viel mehr bewirken konnte.

"Pipedrive hat die Art und Weise, wie wir Berichte erstellen,erheblich verändert. Auch dies ist auf die benutzerdefinierten Felder zurückzuführen, also auf die Daten, die wir erfassen", sagt Adam.

"Die Möglichkeit, verschiedene Dateninputs und -quellen hinzuzufügen, hat dazu geführt, dass wir unsere bestehenden und potenziellen Kunden auf unterschiedliche Weise analysieren können. Das wiederum hat sich auf die von uns angewandte Strategie auswirkt.

"Wir haben inzwischen Felder wie das Gründungsdatum, die Größe und den Umsatz des Unternehmens hinzugefügt. Wenn wir nun auf diese Daten zurückgreifen, können wir erkennen, wo wir erfolgreich waren, wo wir gescheitert sind und was die Gründe dafür waren.

"Wir sind in der Lage, unsere Konversionsraten für bestimmte Zielgruppen nachzuvollziehen und zu erkennen, wo wir erfolgreicher sein könnten und dann diese Personen auf andere Weise anzusprechen. Außerdem konnten wir dadurch unsere Schwachstellen aufdecken, was uns wiederum bei der Produktentwicklung geholfen hat.

"Wir haben basierend auf einer bestimmten Zielgruppe neue Produkte entwickelt, weil wir diesen Trend anhand unserer Vertriebsdaten in Pipedrive erkannt haben."


Verbesserung aller Messgrößen

"Seit wir Pipedrive einsetzen, haben wir bei allen unseren Metriken Verbesserungen festgestellt, sei es beim Upselling an bestehende Kunden oder bei Neukunden", verrät Adam.

"Die Transparenz ist für uns das Entscheidende", fährt er fort. "Wir haben die Möglichkeit zu sehen, an welchem Punkt sich ein Kunde oder Interessent in unserer Geschäftsbeziehung befindet. Wir können die Notizen einsehen und sie mit verschiedenen Mitarbeitern und Freelancern teilen. Wir verschwenden keine unnötige Zeit mit der Aktualisierung von Informationen über einen potenziellen Kunden und es gibt keine Überschneidungen mehr, weil jemand einspringt, ohne zu wissen, was vorher passiert ist und damit der Markenreputation schadet.

"Mit Pipedrive konnten wir unsere Konversionsrate in den vergangenen 18 Monaten von 20 % auf 30 % steigern, weil wir uns auf den Abschluss der richtigen Deals und die richtigen Kunden konzentrieren. Pipedrive hat uns ermöglicht zu erkennen, auf wen wir uns fokussieren müssen und wer unsere Zielgruppe ist, damit wir sie genauer qualifizieren und sie in der Pipeline pflegen können."

"Im Endeffekt ist Pipedrive dazu da, uns auf Kurs zu halten, den Vertrieb in den Vordergrund zu stellen und sicherzustellen, dass wir Interessenten stets dazu motivieren, den nächsten Schritt zu machen."

Die Lehren in die Tat umsetzen

Als Beratungsunternehmen arbeitet Gray Matters mit zahlreichen Agenturen zusammen, die von einem CRM-Tool profitieren könnten. Adam und sein Team empfehlen Pipedrive mittlerweile vielen ihrer eigenen Kunden.

"Wir verwenden Pipedrive seit 18 Monaten und können die Vorteile dieser Lösung klar und deutlich erkennen. Wir haben uns für Pipedrive entschieden, weil es sehr visuell, äußerst anpassbar und erschwinglich ist und genau das bietet, was wir brauchen", erklärt Adam. "Als Unternehmen, das andere Organisationen beim Vertrieb und bei der Geschäftsentwicklung unterstützt, ist es enorm wichtig, dass wir das, was wir unseren Kunden 'predigen', auch selbst in die Tat umsetzen und die bewährten Verfahren anwenden."

"Ein fester, geregelter Vertriebsprozess ist nicht nur für unseren Erfolg, sondern auch für unsere Kunden entscheidend. Dabei geht es darum, den Tagesablauf zu organisieren, Aktivitäten zu planen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Eine visuelle Pipeline vor Augen zu haben, hilft Ihnen, ehrlich zu sich selbst zu sein und zu erkennen, was sich in der Pipeline befindet und was nicht. Und das zwingt Sie zum Handeln."

Adam arbeitet oft mit Gründern und Geschäftsführern von kleinen Agenturen zusammen und viele davon haben keine Erfahrung im Vertrieb. Sie neigen dazu, sich auf die Jahresabschlusszahlen zu konzentrieren, was gemäß Adam nur zusätzlichen Druck erzeugt. Stattdessen ermutigt er sie, sich stets die aktuelle Situation vor Augen zu halten.

"Wir verwenden Pipedrive, um diese Leute zu unterstützen. Mit jeder erledigten Aktivität wird die nächste Maßnahme festgelegt. Das ist meiner Meinung nach das Wichtigste: sie dazu zu bringen, sich auf das Hier und Jetzt zu konzentrieren. Wenn man den Fokus auf diese Dinge richtet, erledigt sich der Rest von selbst."

"Wir beschreiben Pipedrive als besten Freund eines Geschäftsinhabers. Sie bleiben damit auf Kurs, müssen ehrlich mit sich selbst sein und werden dazu ermutigt, ihre Geschäftsziele konsequent zu verfolgen."

Viele ihrer Kunden brechen ihre Verkaufsprozesse zu schnell ab - und genau das möchte das Team von Gray Matters mit Pipedrive verhindern.

"Viele Kunden wenden sich an uns und fragen: 'Wie bauen wir eine Pipeline auf? Wie kommen wir an die Kunden heran?'", sagt Adam. "Die Kunden, die sie mit ihren Dienstleistungen ansprechen, sind nicht zwangsläufig auf der Suche nach einer Lösung. Das bedeutet aber nicht, dass sie ihre Dienstleistungen nicht kaufen wollen, sondern dass sie sie einfach nicht zu diesem Zeitpunkt benötigen.

"Das ist der Sinn und Zweck eines CRMs: Der Deal-Prozess kann sich manchmal bis zu zwei Jahre hinziehen, aber die meisten Unternehmer stellen ihren Prozess innerhalb von drei bis sechs Monaten um, weil er nicht funktioniert. Kurzfristiges Denken ist oftmals der Grund für Misserfolg. Ein 'Nein' bedeutet zu diesem Zeitpunkt ''Nein'', aber was können wir tun, um diese Beziehung langfristig zu fördern?

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