Nel mondo della gestione dei progetti è fondamentale disporre degli strumenti giusti per pianificare, organizzare e monitorare tutte le attività. Tra questi, il diagramma PERT, acronimo di "Program Evaluation and Review Technique”, viene considerato un metodo tradizionale (al contrario di quelli alternativi come il metodo agile Scrum) e può rivelarsi molto efficace nell'ottimizzazione della gestione dei progetti. Quest'ultima può risultare più facile da comprendere grazie alla rappresentazione grafica del diagramma PERT.
Questo articolo esplora in dettaglio questa tecnica, i suoi vantaggi, i passaggi per crearla e come può essere utilizzata per migliorare la pianificazione e l'esecuzione dei tuoi progetti.
PERT: definizione
Il diagramma di PERT (spesso semplicemente "diagramma PERT" o anche "grafico PERT") è uno strumento di gestione e pianificazione dei progetti. Permette di analizzare le attività e le risorse necessarie per portare a termine un progetto e di visualizzarle come una rete su un diagramma di flusso. In particolare, vengono sottolineate le scadenze e le interdipendenze di ciascuna componente del progetto (si parla infatti di rete PERT).
Il diagramma PERT o grafico PERT consente di suddividere un progetto in attività più circoscritte, determinare le interdipendenze tra queste attività e stimare il tempo necessario per ciascuna di esse. Risulta particolarmente utile per la gestione di progetti complessi, in cui coordinamento e pianificazione, oltre che una corretta gestione delle risorse necessarie, sono essenziali.
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I vantaggi del diagramma PERT
Pianificazione accurata: la fase di pianificazione aiuta a stimare con precisione le risorse necessarie e la durata di ogni attività, nonché a identificare il percorso fondamentale, ovvero la sequenza di attività che determina la durata complessiva del progetto.
Identificazione delle interdipendenze: consente una visualizzazione molto concreta delle relazioni tra ciascuna attività. Il project manager può quindi comprendere meglio le interdipendenze e pianificare attività che possono essere eseguite in parallelo.
Anticipazione delle risorse: guida la pianificazione delle risorse umane, finanziarie e tecniche necessarie per ogni fase del progetto.
Gestione del rischio: evidenzia le attività chiave e i potenziali colli di bottiglia per facilitare la gestione proattiva del rischio.
Flessibilità: garantisce flessibilità nella riprogrammazione delle attività in base a eventi imprevisti o cambiamenti nelle priorità del progetto.
Migliore comunicazione: facilita la comunicazione tra i membri del team e le parti interessate. Può essere complementare a metodi di risoluzione dei problemi come il diagramma di Ishikawa.
Distinguere tra diagramma PERT e diagramma GANTT
I diagrammi PERT e GANTT sono due strumenti di project management che spesso vengono utilizzati in modo complementare e talvolta confusi.
Il diagramma di PERT viene solitamente utilizzato all'inizio di progetti importanti per suddividerli in attività più circoscritte, mentre il diagramma di GANTT viene utilizzato per organizzare queste attività in ordine cronologico e quindi monitorarne l'avanzamento. Questi due strumenti si distinguono inoltre per:
Storia: Il metodo PERT fu inventato nel 1958 dalla Marina Militare degli Stati Uniti. Il diagramma di GANTT è più vecchio: fu sviluppato nel 1910 dall'ingegnere meccanico americano Henry Gantt.
Scopo principale: il diagramma PERT si concentra sull'analisi delle attività e dei tempi di completamento stimati, con un focus sulle interdipendenze e sul percorso fondamentale. Il diagramma di GANTT è uno strumento di pianificazione che si concentra sulla visualizzazione delle attività su una scala temporale.
Rappresentazione visiva: visivamente, i due diagrammi sono radicalmente diversi. Il diagramma PERT utilizza nodi e frecce per rappresentare le attività e le loro relazioni, ma non ha assi. Al contrario, il diagramma di GANTT rappresenta le attività come barre, su una scala cronologica lineare (l'asse X corrisponde alla linea del tempo e l'asse Y alle attività).
Complessità: il diagramma PERT è adatto a progetti complessi con un gran numero di interdipendenze, mentre il diagramma di GANTT è più utilizzato per progetti meno "articolati" o per fornire una rapida panoramica delle scadenze.
Come creare un diagramma PERT?
Andiamo ora a esaminare i passaggi necessari per creare un diagramma PERT. Puoi scegliere di disegnare il tuo diagramma a mano su un foglio di carta o su una lavagna (utile per rappresentare visivamente un progetto durante una riunione) oppure utilizzare uno strumento digitale dedicato.
1. Definire attività ed eventi
La fase di definizione inizia elencando tutte le attività e le risorse necessarie per completare il tuo progetto. Occorre suddividere l'intero progetto in singole attività e annotarle una per una. Questo primo passaggio può essere eseguito su un semplice foglio di calcolo. Non trascurare nessun compito, nemmeno quelli che ti sembrano banali. Ciò che è ovvio per una persona potrebbe non esserlo per un'altra, quindi fai attenzione a non lasciare nulla al caso. Per farlo, puoi, ad esempio, organizzare una fase di brainstorming con tutte le parti interessate oppure utilizzare il metodo Kanban (un buon modo per comprendere i passaggi di un processo dalla A alla Z).
2. Determinare le interdipendenze
Per ogni attività, identifica le interdipendenze (o gli antecedenti), vale a dire le attività che fungono da evento predecessore alle attività successive. Questo passaggio è essenziale per costruire un diagramma coerente e chiarire visivamente la sequenza di compiti da eseguire.
3. Stimare la durata di ogni attività
Esegui una stima del tempo necessario per completare ogni attività. Per una stima accurata e, ancora una volta, coerente, utilizza tre valori: una durata ottimistica, una durata pessimistica e la durata più probabile.
La formula PERT per stimare la durata è:
Durata stimata = (Durata ottimistica + 4 × Durata più probabile + Durata pessimistica) / 6
4. Integrare dei margini di tolleranza
I margini di tolleranza rappresentano la flessibilità disponibile per ogni attività. Indicano il tempo massimo possibile per svolgere un'attività senza ritardare il completamento del progetto. Nel calcolare questi ritardi, bisogna identificare le attività indipendenti i cui ritardi non incidono sul percorso fondamentale. Collegando le durate stimate ai margini di libertà, è possibile ottimizzare ulteriormente la pianificazione e la gestione delle risorse.
5. Disegnare il diagramma
A questo punto, il tuo diagramma può iniziare a prendere forma. Utilizza i nodi per rappresentare i passaggi e le frecce per rappresentare le attività. Collega i nodi in base alle relazioni di interdipendenza che hai identificato. Indica la durata stimata per ogni attività sulle frecce corrispondenti.
Se più attività convergono nella stessa fase (come spesso succede per il caso della fase finale), prendi in considerazione la data più lontana tra tutte le opzioni possibili per determinare la data più prossima.
Nota: esiste una moltitudine di strumenti per creare il diagramma vero e proprio, tra cui Miro, che puoi facilmente integrare con Pipedrive.
6. Identificare il percorso fondamentale
Il percorso fondamentale è un concetto chiave del project management: si tratta della sequenza delle attività più importanti, che determina la durata totale del progetto. Viene detto fondamentale perché qualsiasi ritardo in questa sequenza può causare un ritardo nell'intero progetto. Identifica questo percorso sul tuo diagramma: corrisponde all'intervallo di tempo incomprimibile per il completamento del tuo progetto.
7. Aggiornare col passare del tempo
Come per qualsiasi strumento organizzativo, è essenziale mantenere i dati aggiornati con un attento monitoraggio. I grafici PERT vanno aggiornati regolarmente per riflettere eventuali cambiamenti nelle attività, in particolare negli elementi critici, o nelle scadenze. Rivedi in modo periodico il tuo diagramma per adattarlo in base all'effettivo avanzamento del progetto e alla durata prevista.
Quando utilizzare il diagramma PERT: esempi
Ecco alcuni tipici casi d'uso del metodo PERT:
Sviluppo software: nell’ambito di un progetto di sviluppo software, il diagramma PERT aiuta a pianificare le diverse fasi di sviluppo, dalla progettazione iniziale al test finale, fornendo una struttura chiara, una precisa sequenza dei compiti e una stima delle tempistiche che offrono un prezioso punto di riferimento. L'identificazione delle interdipendenze tra diverse attività di codifica e test è particolarmente utile.
Edilizia: in un progetto edile, il diagramma PERT può essere utilizzato per pianificare le varie fasi, dallo scavo al completamento, assicurando che attività critiche come la realizzazione di fondamenta e strutture siano adeguatamente coordinate.
Campagne di marketing, settore B2C: il diagramma PERT aiuta a pianificare i numerosi passaggi necessari per il lancio di un nuovo prodotto. Ad esempio, ricerca di mercato, creazione di contenuti, pianificazione dei media online e offline, lancio della campagna ecc. Ciò consente di identificare le interdipendenze e di coordinare efficacemente i diversi fornitori di servizi (agenzia, inserzionista, risorse freelance ecc.).
Enti di beneficenza, ONG: nell’ambito di una campagna di sensibilizzazione, il diagramma PERT sarà utile per strutturare le diverse fasi, dalla progettazione alla valutazione dell'impatto. Ciò implica la raccolta di dati, l'elaborazione di una strategia di comunicazione e l'attuazione di azioni specifiche. Questo approccio ottimizza l'utilizzo delle risorse.
Per concludere
Il diagramma PERT è uno strumento di gestione progetti molto avanzato. Consente una pianificazione precisa, la gestione delle interdipendenze, una visione dettagliata degli eventi principali e l'identificazione proattiva dei rischi, nonché dei potenziali colli di bottiglia. Aiuta i gestori di progetto a realizzare i loro progetti in modo più efficiente e quindi più redditizio. Che tu utilizzi metodi agili o altre tecniche di project management, integrare il diagramma PERT nella tua cassetta degli attrezzi può accrescere notevolmente i risultati conseguiti.
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