Conheça uma Maneira Simples de Transformar seus Dados de Relatórios em Resultados

“A meta é transformar dados em informação e informação em visão.” Carly Fiorina, ex-CEO da Hewlett Packard

Imagine entregar um celular para todas as pessoas acima de 85 anos em um asilo local.

Primeiro, provavelmente os idosos não entenderão nada.

A seguir, talvez você enfrente alguma confusão.

Você poderia encher a lista de contatos de cada um com seus entes queridos e explicar como mandar mensagens, fazer ligações e enviar e-mails, mas nós sabemos que as chances de isso realmente acontecer são quase nulas.

O que essa curta história sobre uso de tecnologia nos ensina sobre relatórios de vendas?

Que dados são inúteis a menos que você saiba como tirar proveito deles.

Os moradores do asilo têm um mundo quase infinito de dados ao seu alcance, mas eles não sabem usar um telefone, o que não ajuda em nada.

A mesma coisa acontece com o seu CRM de vendas.

Você precisa aproveitar os dados de vendas para melhorar o seu desempenho.

3 passos simples que o seu processo de geração de relatórios precisa

  1. Automatização eficiente de coleta de dados
  2. Geração de relatórios simples a partir desses dados
  3. Usar a informação coletada para melhorar seu processo de vendas

Essa é a sua lista de verificação de relatórios.

Se você conseguir alcançar essas três coisas, verá melhoras sustentáveis.

Você não pode se dar ao luxo de se tornar um gerente de vendas versão idosos no asilo. Se você não tiver as ferramentas ou as habilidades certas para dar sentido aos seus números de vendas, precisa priorizar uma solução para esse problema se estiver falando sério sobre expandir a sua empresa.

Ao mesmo tempo, informação demais às vezes é ainda menos útil.

O processamento pode consumir muito do seu tempo e parece mais fácil ignorar a quantidade enorme de informação do que tentar entender todos os dados.

Não caia nessa armadilha. Assim como acontece com muitas outras partes do processo de vendas, o estabelecimento metódico de metas e execução delas vai levá-lo ao sucesso sustentável.

Queremos ajudá-lo a gerar o tipo de informação que vai realmente auxiliar na expansão do seu negócio.

Todo gerente de vendas deveria ter essa mensagem na cabeça sempre que abrir o seu CRM:

“Não fazer bom uso de informações e dados é o mesmo que não ter acesso a eles.”

Guia prático em 5 passos para usar seus relatórios de vendas para melhorar seu desempenho

O seguinte guia em 5 passos vai fazê-lo sentir que os dados estão servindo você, e não o contrário.

Nossa meta é fazer com que você aprenda a transformar os dados de vendas em crescimento de receita.

1.Defina objetivos claros que apoiam suas metas de vendas

Antes de começar a organizar seus dados e informações, você precisa entender para que eles servirão.

Esse deveria ser um trabalho coletivo.

Peça a participação de seus vendedores e pergunte a eles que informações seriam importantes para tornar o trabalho deles mais fácil. A sua empresa é única.

As informações que você precisa para fechar mais negócios que os seus competidores depende de como você mira os seus clientes, a sua região, a sua indústria e vários outros fatores.

Talvez você precise tomar algumas decisões executivas separando alguns tipos de métricas de coisas importantes.

Você precisa de métricas simples para cada estágio do seu funil. Se você tiver muitas métricas, vai começar a tornar a análise difícil. Faça esforço e gaste energia nesta parte do processo.

Mas atenção: não apenas estabeleça e depois as esqueça. Você precisa testá-las e revisá-las também.

Se você não está gerando informações úteis a partir das métricas que estabeleceu, vai achar difícil fazer melhorias em seu desempenho de vendas.

Você pode acrescentar ou subtrair diferentes métricas de seus relatórios em futuros ciclos de vendas.

2. Simplifique, automatize e selecione

“Se você torturar os dados por tempo suficiente, eles irão confessar.” Ronald Coase, Economista

Quando você determinar quais métricas são mais importantes, vai precisar criar menos trabalho para si mesmo.

Simplifique e automatize tudo o que for possível.

É nesse aspecto que um CRM de vendas ajuda a economizar tempo.

Configure seus painéis de relatórios e notificações corretamente de acordo com suas necessidades específicas.

Os painéis de vendas são projetados para que você tenha uma ideia precisa de como sua empresa está se saindo.

Uma visão simples de seus dados não apenas ajuda a identificar áreas de que precisam de melhora, como também simplifica seu ciclo de vendas. É ainda melhor quando as visões do painel são totalmente ajustáveis para serem compatíveis com as necessidades da sua empresa. 

Os painéis personalizáveis do Pipedrive dão a você a possibilidade de organizar uma clara visibilidade das métricas específicas que você gostaria de monitorar, para que você possa rastrear o desempenho em tempo real. Funciona dessa forma:

No futuro você conseguirá passar mais tempo gerando informação do que reunindo e filtrando dados.

Não tenha medo de pedir ajuda para configurar seus relatórios e painéis. A maioria dos empresas de software oferecem alguma forma de suporte ou treinamento.

Participe de webinars, assista vídeos de provedores de CRMs e leia o maior número possível de artigos em blogs que puder.

Quando você sentir que entendeu como um determinado CRM funciona, comece a configurá-lo da maneira que desejar.

Seja implacável ao decidir quais métricas manter e quais eliminar.

Todos nós gostamos de estatísticas que nos façam parecer bons, mas infelizmente aprendemos mais com as que apontam nossas falhas.

Então, embora um relatório de “Negócios ganhos” seja ótimo para aumentar a moral da equipe de vendas (e essa é uma ótima maneira de usá-lo), talvez haja dados mais importantes nos quais focar nos seus relatórios e painel.

Ataque o problema. Dê uma olhada no relatório de “Negócios perdidos”. Você vai aprender mais com os seus erros.

3. Torne a experiência agradável para o usuário

“Se você não pode explicar de maneira simples, você não entendeu direito.” Albert Einstein (você sabe quem ele é!)

Se toda a sua equipe usa os mesmo dados, os relatórios precisam ser simples para que pessoas com todos os níveis de experiência possam usá-los.

A apresentação e a organização são essenciais.

As informações importantes precisam ser de fácil acesso e compreensão.

Um bom software de vendas ajuda. É claro que o blog do Pipedrive diria isso, certo?

É verdade. Mas todos os CRMs deveriam transformar os dados em relatórios visuais. Se você ainda está lidando com planilhas cheias de números e estatísticas, está na hora de pensar em trocar seu CRM. Os relatórios realmente são muito importantes.

A apresentação clara e simples de dados é o primeiro passo para gerar crescimento sustentável. Sem isso, você está apenas fazendo palpites.

Entenda qual o ritmo de geração de relatórios funciona para você com base em seus ciclos de vendas específicos. Após cada período, faça o acompanhamento e veja se os relatórios e informações gerados se encaixam no que você precisa.

  • Os membros da sua equipe entendem o que estão vendo?
  • A informação os ajuda a melhorar seu desempenho?
  • Você está vendo melhorias significativas e constantes?

Converse com cada vendedor individualmente para saber se eles entendem os relatórios e, tão importante quanto, se sabem como usar as informações de maneira prática.

4. Use a história a seu favor

“Quando aprendemos algo, achamos difícil imaginar como era viver sem aquela informação.” Chip e Dan Heath, autores de Made to Stick, Switch

Talvez você já tenha muitos dados que pode usar para estabelecer metas, fazer previsões e informá-lo de novos resultados.

Os dados se tornam significativos quando vistos em termos de contexto e desempenho anteriores e podem nos dizer muito sobre o futuro.

A previsibilidade em vendas é originada a partir de previsões precisas e você não pode fazer isso sem informações de relatórios anteriores.

Decida qual é o período de tempo importante para a sua empresa. Comparações mensais funcionam para a maioria das equipes de vendas, mas se os números são altamente influenciados  por sazonalidade, você precisará alinhar dados por períodos anuais. A duração do seu ciclo de vendas tem muito a ver com o modo como você cria esses conjuntos de dados.

Analise dados existentes no contexto da sua empresa e logo você encontrará um ritmo útil de geração de relatórios.

5.Faça os dados trabalharem a favor da sua empresa

“Os dados são apenas resumos de milhares de histórias. Conte algumas delas para ajudar a torná-los significativos.” Chip e Dan Heath, autores de Made to Stick, Switch

Você pode ter vários conjuntos de dados organizados e informações sobre cada pequeno detalhe do seu processo de vendas e comportamento de clientes e do mercado no qual você opera, mas se você não estiver formulando ações, essas informações não estarão gerando melhoras.

Se você já tem uma conta, gratuita ou não, personalize alguns dos relatórios básicos disponíveis no painel do Pipedrive.

Abaixo você pode assistir um vídeo que explica exatamente como você pode automatizar o desenvolvimento de relatórios personalizados no aplicativo do Pipedrive para tornar ainda mais fácil a extração de informações:

Um dos usos mais valiosos de dados nas vendas é a possibilidade de previsão de receita.  Previsões confiáveis podem diminuir muito o estresse e as incertezas das vendas, ajudando-o a fazer correções que podem evitar uma crise.

Mantenha seus olhos no prêmio

Como gerente de vendas, você já tem muito o que fazer, por isso é importante evitar a armadilha da paralisia de informações que acomete algumas pessoas quando elas começam a imersão em dados de vendas. Se você seguiu as cinco dicas acima, o processo deve ser simples.

Reúna os dados -> Reúna informações -> Parta para a ação

Se você sentir que está tendo dificuldades para passar das duas primeiras para a terceira, talvez esteja olhando os dados errados.

Lembre-se de que os dados são apenas uma das ferramentas do vendedor e eles precisam ser usados a serviço de metas e resultados.

“Uma ideia não acompanhada de uma ação nunca vai se tornar maior do que o cérebro que ela ocupou.”

Arnold Glasow, empresário americano

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