Wie ein deutscher Kinderkrankenversicherer bereits vor der Krise komplett auf Remote-Arbeit setzte

Leni, Leon & die Luchse fallstudien
  • Ein Team, das über ganz Europa und momentan sogar den Oman verteilt ist
  • Eine stetig wachsende Zahl an versicherten Kindern durch das Unternehmen
  • Arbeiten mit digitalen Tools als Alltag des täglichen Geschäfts

Remote arbeiten. Für Christoph Huebner, Gründer von, Leni, Leon & die Luchse, die Experten für Kinderkrankenversicherungen, eigentlich nichts ungewöhnliches. Doch was ist in diesen Zeiten schon gewöhnlich?

Und so findet sich der Digitalnomade derzeit im Oman.

Anfang März ist Christoph in den Oman gereist und wollte dort eigentlich nur drei Wochen bleiben. Aufgrund von Corona bleibt er nun erstmal für unbestimmte Zeit dort. Und das nicht, weil er nicht mehr aus dem Oman ausreisen könnte. Es wäre schon möglich für ihn nach Deutschland zurückzukehren, allerdings will er lieber im Oman bleiben. „Das Internet hier ist sehr gut und die Stimmung ist auch besser, als ich sie in Deutschland wahrnehme“, sagt er.

Christoph gibt uns deshalb ein paar Einblicke und Tipps für die Remote-Arbeit.

Sein Unternehmen gilt als Experte für Kinderkrankenversicherungen. Alle sieben Angestellten sowie sein Mitgründer Markus Herrmann arbeiten remote. Und das schon von Beginn an und nicht erst durch die aktuelle Coronakrise.

„Am Anfang waren es nur wir beiden Gründer, Markus und ich - mit etwa 500 Kilometern zwischen unseren beiden Wohnorten. Wir haben das Geschäft in den ersten Jahren im Nebenerwerb betrieben und uns nur alle paar Wochen mal irgendwo persönlich gesehen.

Als der Markt dann gezeigt hat, dass er Experten für Kinderkrankenversicherungen wirklich braucht und unser Team anfing zu wachsen, war für uns klar, dass wir deswegen nicht anfangen wollen, ein Büro einzurichten. Vollständig papierlos arbeiten wir schon seit langem. Deswegen war der Schritt nur logisch, auch unser gesamtes Team als ortsunabhängige Digitalnomaden bei freier Zeiteinteilung einzurichten.“

Natürlich erfordert diese Struktur auch einiges an Selbstdisziplin.

“Diese Art zu arbeiten erfordert ein besonders hohes Maß an Selbstorganisation und Disziplin. Die Erfahrung zeigt, dass wir das tatsächlich besser mit Leuten schaffen, die schon über eine gewisse Berufserfahrung verfügen. Berufseinsteiger überfordert das scheinbar eher,” so Christoph.

In normalen Zeiten ist das Team über ganz Europa verteilt. Im europäischen Winter auch gern einmal weit darüber hinaus. Dreimal im Jahr verabredet sich das Team an wechselnden Orten in Europa. Das ist nun erstmal ausgesetzt, allerdings hindert es das Team nicht daran, weiter seiner Arbeit nachzugehen.

„Ich kann mein Unternehmen auch aus der Wüste im Oman heraus führen. Für uns ändert das nichts an unserer Arbeitsorganisation“, so Christoph.

Neueinstellungen komplett online

Dank der gängigen digitalen Tools wie Zoom und Slack kann das Team über Länder hinweg miteinander kommunizieren und Meetings abhalten. Auch im Recruiting ändert sich durch die Coronakrise eigentlich nicht viel. „Viele unserer Einstellungsgespräche haben wir ohnehin über Videocalls geführt. Einige unserer Mitarbeiter haben ihren Arbeitsvertrag sogar unterschrieben, ohne uns je persönlich getroffen zu haben“, erzählt Christoph. Und auch in den letzten Wochen sind zwei neue Angestellte hinzugekommen.

„In Deutschland sind wir derzeit damit immer noch Exoten - vor allem in der Versicherungsbranche! Und in vielen Bereichen betreten wir auch immer wieder komplettes Neuland.“

Digitale Tools für die Remote-Arbeit

Alle Teammitglieder sind mit Touchscreens und sogenannten Active Pens ausgestattet, mit denen sie die Verträge dann direkt am Computer unterzeichnen können. Einige Versicherungsanträge kommen natürlich immer noch auf dem klassischen Postweg, die Zahl nimmt jedoch ab. Firmenpost leitet Christophs Unternehmen dann an eine Berliner Firma weiter, die diese Unterlagen dann digitalisiert.

Telefonate führen die Mitarbeiter über eine digitale Telefonielösung. Kunden rufen dann auf der deutschen Firmennummer an, der Anruf kann jedoch von überall auf der Welt aus angenommen werden.

Und für die Vertriebsarbeit nutzt das Team Pipedrive. 

“Pipedrive ist das Rückgrat unserer kleinen Firma“, sagt Christoph. „Hier laufen alle Deal- und Kontaktinformationen zusammen und von hier aus werden alle automatischen Prozesse über die Integrationen mit anderen Webservices gesteuert. Die Kanban-Darstellung in Spalten hilft uns, die Übersicht zu behalten. Und weil bei uns ein Deal-Zyklus auch mal mehrere Monate dauern kann, helfen uns die Tasks und andere Automatisierungen, sowohl selbst immer im Bilde zu bleiben als auch den Kunden bei der Stange zu halten. Denn werdende Eltern nehmen durchaus schon mit Bekanntwerden der Schwangerschaft Kontakt zu uns auf. Bei einer Krankenversicherung angemeldet werden kann das Kind aber erst nach der Entbindung. Bis dahin sind oft viele Fragen zu klären, Alternativen abzuwägen und Entscheidungen zu treffen.“

Die einfach nachvollziehbaren Prozesse in Pipedrive machen zudem das Onboarding neuer Teammitglieder effizient. Neue Mitarbeiter können so nach der fachlichen Einarbeitung sehr schnell in die praktische Umsetzung kommen – und das komplett ortsunabhängig.

“Die Tatsache, dass sich Pipedrive auf seine Kernkkompetenz als CRM konzentriert und nicht versucht, alle möglichen Features zu implementieren, gefällt uns dabei sehr gut und passt auch zu unserer eigenen Philosophie als Nischenexperten. Dass wir dank offener API selbst Lösungen in Pipedrive integrieren können, erleichtert uns die Arbeit enorm, zudem macht es auch unsere Kunden glücklicher. Für uns ist das ein guter Grund, uns auch in Zukunft auf Pipedrive zu verlassen. Wenn wir zum Beispiel die Idee haben, einfach mal auszuprobieren, wie Kunden auf Statusbenachrichtigungen per SMS reagieren, ist das mittels Zapier und TextMagic innerhalb einer halben Stunde implementiert.”

Für andere Unternehmen, die in diesen Zeiten auch darauf angewiesen sind, komplett remote zu arbeiten, hat er einen Tipp:

“Es ist natürlich einfacher, wenn man das ganze Unternehmen von vornherein so aufbaut und dafür keine bestehenden Strukturen verändern muss. Denn nicht alle Mitarbeiter sind auch wirklich dafür gemacht. Doch es ist auch eine Frage der Führungsmentalität. Ich muss als Führungskraft in der Lage sein, meinem Team zu vertrauen, ohne es ständig zu kontrollieren. Wenn das funktioniert, dann muss ich auch nicht permanent miteinander Zeit im selben Gebäude verbringen. Alles Weitere ist lösbar: Technische Hürden, Datenschutz, Datensicherheit. Mit der nötigen Sorgfalt kann man das alles so einrichten, dass es keine offenen Flanken übrig lässt. Pipedrive zum Beispiel erfüllt da alle Erfordernisse des europäischen Datenschutzes und bietet mit der 2-Faktor-Authentifizierung etc. hohe Standards an Sicherheit.”

Wie man seinem Team in diesen Zeiten Sicherheit bieten und es motivieren kann, haben wir zudem in diesem Artikel hier aufgelistet.

Christoph will vorerst im Oman bleiben. Anders als die meisten seiner Mitarbeiter, die sonst normalerweise ebenfalls mehrere Monate im Jahr im Ausland verbringen und von denen die meisten bereits wieder nach Deutschland zurückgekehrt sind. „Viele haben sich nicht mehr wirklich wohl gefühlt. Nicht so sehr aus Angst vor dem Virus, sondern weil sich das Verhältnis von Einheimischen gegenüber Touristen verschlechtert hat. Ganz im Gegenteil zum Oman, hier sind alle sehr freundlich.“

Und dank Pipedrive ist all das kein Problem.

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